Документационное обеспечение управления

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ 
УПРАВЛЕНИЯ
М.М. БОГДАНОВА
П.А. НЕВЕРОВ
Е.В. ВАНИНА
Л.В. ЦИВИЛЕВА
Москва
ИНФРА-М
2027
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ
СРЕДНЕЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
Серия основана в 2001 году

УДК 651+005(075.32) 
ББК 65.291.212:60.844я723 
 
Б73
Богданова М.М.
Б73 
 
Документационное обеспечение управления : учебное пособие / 
М.М. Богданова, П.А. Неверов, Е.В. Ванина, Л.В. Циви лева. — 
Москва : ИНФРА-М, 2027. — 312 с. — (Среднее профес сиональное образование). — DOI 10.12737/2240445. 
ISBN 978-5-16-021877-9 (print)
ISBN 978-5-16-114648-4 (online)
В учебном пособии рассмотрены актуальные аспекты нормативного регулирования процессов делопроизводства, включая составление, оформление и систематизацию управленческой документации. Особое внимание уделено анализу действующей правовой базы, включающей законодательные и нормативно-методические 
акты, устанавливающие требования к документообороту и обеспечивающие правовую основу работы с делами.
Ключевым разделом выступает документирование процессов управленческой деятельности, охватывающее понятийный аппарат документа как носителя 
инфор мации, классификацию видов документов и их подтипов, а также регламент 
оформления документационных бланков и структуру реквизитов. Подробно раскрыты стандарты составления основных категорий управленческих документов — 
организационных, распорядительных, информационно-справочных, образующих 
совокупность организационно-распорядительной документации.
Рассматриваются механизмы организации документооборота, включая последовательность прохождения документов, алгоритмы регистрации входящих и исходящих 
материалов, порядок отслеживания сроков исполнения, а также принципы формирования коммерческой документации, регулирующей договорные и иные деловые 
отношения между контрагентами.
Изложены правила хранения управленческих документов на стадии текущего 
делопроизводства и процедуры их подготовки к передаче в архив в соответствии 
с действующими нормативами архивного дела. 
Соответствует требованиям федеральных государственных образовательных 
стандартов среднего профессионального образования последнего поколения. Базируется на положениях ГОСТ Р 7.0.97–2025, ГОСТ Р 7.0.8–2025 и других нормативных документах. 
Предназначено для студентов, обучающихся по программам подготовки специалистов среднего звена, высшего образования по укрупненной группе специальностей 
«Экономика и управление». Может быть использовано руководителями предприятий 
и учреждений, работниками делопроизводственных служб, секретарями-референтами.
УДК 651+005(075.32)
ББК 65.291.212:60.844я723
ISBN 978-5-16-021877-9 (print)
ISBN 978-5-16-114648-4 (online)
© Богданова М.М., Неверов П.А., 
Ванина Е.В., Цивилева Л.В., 2026
Р е ц е н з е н т ы:
Кокина М.Н., начальник отдела государственной службы и кадров 
управления государственной службы, кадров и спецработы аппарата 
Алтайского краевого Законодательного Собрания; 
Ильиных Ю.М., кандидат экономических наук, доцент, доцент кафедры экономики и финансов Алтайского филиала Финансового университета при Правительстве Российской Федерации

Авторский коллектив
Богданова Марина Михайловна  — кандидат экономических 
наук, доцент, доцент кафедры учета и информационных технологий  в бизнесе Алтайского филиала Финансового университета 
при Правительстве Российской Федерации.
Неверов Павел Александрович  — кандидат экономических 
наук, доцент кафедры учета и информационных технологий в бизнесе Алтайского филиала Финансового университета при Правительстве Российской Федерации.
Ванина Елена Владимировна — кандидат экономических наук, 
доцент кафедры общегуманитарных наук и межкультурных коммуникаций Алтайского филиала Финансового университета при 
Правительстве Российской Федерации.
Цивилева Людмила Владимировна — кандидат экономических 
наук, доцент кафедры учета и информационных технологий в бизнесе Алтайского филиала Финансового университета при Правительстве Российской Федерации.

Введение
Учебное пособие по дисциплине «Документационное обеспечение управления» подготовлено в соответствии с требованиями 
к содержанию и уровню подготовки специалистов по направлению 
38.02.01 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)» и основано на актуальных положениях нормативно-правового регулирования.
Рассматриваемая дисциплина охватывает область профессиональной деятельности, обеспечивающей фиксацию, обработку, 
систематизацию и  хранение управленческой информации в  документальной форме. Документационное обеспечение функционирования организации представляет собой важнейший элемент 
административной инфраструктуры, непосредственно влияющий 
на качество управленческих решений, их правомерность и обоснованность.
Документ как основной носитель зафиксированной деловой информации выполняет функции юридического свидетельства хозяйственной, кадровой и организационной деятельности. Структурированность, корректность оформления и соблюдение регламентов 
документооборота служат основой для обеспечения прозрачности 
и  достоверности управленческой отчетности. Законодательство 
требует обязательного ведения ряда категорий документов, отражающих ключевые аспекты функционирования хозяйствующего 
субъекта. Соответственно, при проведении проверок, ревизий 
и аудиторских процедур приоритет отдается анализу именно тех 
документов, в которых официально зафиксированы соответствующие процессы.
Поскольку организация работы с  документами предполагает 
владение специфическими компетенциями, выполнение данных 
функций в учреждениях возлагается на специализированные структурные подразделения. В малых организациях соответствующие 
обязанности, как правило, выполняют секретари или специалисты 
по административному сопровождению.
Учебное пособие предназначено для изучения курса, охватывающего следующие содержательные модули: функции, виды и классификационные признаки документов; стандартизированная структура 
документа и его формуляр; требования к оформлению реквизитов 
и разработке унифицированных бланков; правила составления 
организационно-распорядительных и информационно-справочных 

материалов; особенности ведения документации по кадровым вопросам, договорным отношениям, внешнеэкономической деятельности и претензионно-исковой работе.
Кроме того, рассматриваются ключевые аспекты организации 
документооборота в учреждениях: процесс регистрации, маршрутизации и обработки документов, система оперативного и постоянного хранения, классификация дел по  номенклатуре, составление документальных массивов, регламенты выбраковки и уничтожения, а также подготовка дел к передаче на долговременное 
ведомственное хранение.
Значительное внимание уделено применению цифровых технологий в сфере документооборота. Рассматриваются этапы внедрения автоматизированных систем управления документами, 
включая электронную регистрацию, контроль исполнения, архивацию и хранение информации в электронно-цифровом формате.
Пособие направлено на  формирование у  студентов прочных 
теоретических знаний и практических навыков, необходимых для 
эффективной работы с  документами в  условиях современного 
управленческого процесса, характеризующегося нормативной 
регламентацией и  широким применением технических средств 
автоматизации. Изучение дисциплины строится с учетом знаний 
и  компетенций, полученных по  другим дисциплинам учебного 
плана, включая «Менеджмент» и «Маркетинг». Документоведение 
в  целом интегрируется с  теориями информации, лингвистикой, 
историей, правом, архивоведением, информатикой и рядом экономических специальностей среднего профессионального образования.
Актуальной задачей документоведения являются теоретическое 
обоснование и определение направлений совершенствования современных документационных процессов. Документированные 
бизнес-процессы — неотъемлемая характеристика современного 
этапа развития цивилизации. Документы и связанная с ними информация лежат в основе большинства управленческих решений, 
обеспечивая их юридическую силу и способствуя практическому 
исполнению. Владение знаниями в  области документоведения 
и  умение работать с  делопроизводством стали критически важными компетенциями для специалистов офисного профиля.
Изучение дисциплины «Документационное обеспечение управления» обеспечивает подготовку:
•
• менеджеров всех уровней;
•
• специалистов в области финансов и бухгалтерского учета;
• юристов;

• кадровых специалистов;
• работников других сфер, непосредственно взаимодействующих 
с документацией.
Основная цель курса заключается в изучении:
•
• теоретических основ документоведения;
•
• современных требований к составлению, оформлению и организации движения документов, их учету и хранению.
По итогам освоения дисциплины студент должен обладать 
знаниями:
•
• о способах и методах документирования;
•
• о свойствах и функциях документов;
•
• о структуре и формулярных требованиях к современным документам;
•
• о составе документов предприятия;
•
• о законодательных и нормативно-методических актах, регулирующих работу с документами;
•
• о системах документации;
•
• о правилах составления и оформления документов;
•
• об организации документооборота;
•
• о систематизации документов предприятия;
•
• о составлении номенклатуры дел;
•
• о проведении экспертизы ценности документов;
•
• об особенностях работы с конфиденциальными материалами;
•
• о структуре, составе и функциях службы документационного 
обеспечения управления;
•
• об основах создания и ведения архива организации.
Студент должен уметь:
•
• разрабатывать основные бланки и шаблоны документов предприятия;
•
• составлять документы по различным управленческим направлениям;
•
• формировать рациональную схему делопроизводства;
•
• организовывать контроль за сроками исполнения документов;
•
• самостоятельно систематизировать документы и формировать 
дела;
•
• составлять номенклатуру дел организации;
•
• определять сроки хранения документов;
•
• работать с конфиденциальной документацией;
•
• готовить дела к архивному хранению.
Каждая глава учебного пособия завершается списком ключевых 
терминов, контрольными вопросами и практическими заданиями, 

обеспечивая закрепление теоретических знаний и проверку усвоения практических навыков.
В учебном пособии используются следующие условные обозначения для практических заданий:

Задания повышенной трудности

Вопросы на смекалку

Работа со словарем, справочником, нормативным источником

Работа с учебным пособием

Творческое задание

Практическое задание на ПК

Решение ситуационных задач

Раздел I
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ 
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Глава 1
ДОКУМЕНТ: ПОНЯТИЕ, ФУНКЦИИ 
И КЛАССИФИКАЦИЯ
1.1. ОПРЕДЕЛЕНИЯ ТЕРМИНОВ «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» 
И «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»
Процесс организации работы с документами подчиняется определенной логической последовательности:
•
• ключевые и важные документы подлежат обязательной регистрации;
•
• исполнение срочных и значимых документов контролируется;
•
• при организации хранения проводится систематизация, обеспечивающая оперативный поиск необходимых материалов;
•
• по истечении нормативно установленных сроков часть документов передается на архивное хранение, а другая часть подлежит уничтожению.
Правила документирования и обращения с документами, первоначально носившие неформальный и разрозненный характер, со 
временем превратились в  закрепленные традиции, а  позднее  — 
в  обязательные нормы, отраженные в  нормативных актах. Этот 
процесс стал основой формирования теории документоведения.
Документоведение представляет собой научную дисциплину, 
изучающую:
•
• историческое развитие и закономерности возникновения и формирования документов; 
•
• методы их создания;
•
• становление и  развитие систем документации, формировавшихся в различных сферах человеческой деятельности.
Делопроизводство представляет собой специализированную 
сферу деятельности, направленную на обеспечение документальной 
фиксации управленческих процессов и организацию работы с документацией в учреждениях и на предприятиях.

Этот вид административной деятельности охватывает весь цикл 
обращения документационной информации и служит инструментом обеспечения правовой, информационной и организационной 
устойчивости управления.
В рамках делопроизводственной функции выделяется два 
ключевых направления. Первое направление включает создание 
документов, соответствующих требованиям нормативных правовых актов и внутренних регламентов — как по содержанию, так 
и по структуре. Второе направление охватывает организацию всей 
совокупности процедур, связанных с обращением документов: их 
поступлением, передачей между подразделениями, регистрацией, 
контролем исполнения, учетом, систематизацией, текущим хранением, подготовкой к архивному размещению, а также уничтожением в установленном порядке.
Наряду с традиционным понятием «делопроизводство» начиная 
с конца XX в. широкое распространение получило понятие документационное обеспечение управления (ДОУ). Возникновение и закрепление данного термина обусловлено активной цифровизацией 
управленческих процессов и необходимостью интеграции административной терминологии с лексикой, используемой в программных 
продуктах и информационных системах управления. Концепция 
ДОУ предполагает не только фиксацию и обработку информации, 
но и внедрение технологических, программных и организационнометодических решений, обеспечивающих эффективность документационного сопровождения управленческой деятельности в условиях 
цифровой трансформации.
Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные 
архивы документов, обеспечивают движение документов внутри 
и вне организации, их регистрацию и контроль. За счет оптимизации 
делопроизводства предприятия и организации получают реальный 
шанс улучшить качество своего управления, что является одной 
из актуальнейших задач современной российской экономики.
1.2. ИСТОРИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
Необходимость фиксации информации в письменной форме 
была осознана еще в древнейших обществах: уже тогда начали складываться устойчивые закономерности и правила в сфере создания, 
обращения и хранения документов.
Историческая эволюция делопроизводства свидетельствует 
о  значимости документа как средства институциональной и  со

циальной регуляции. Именно посредством письменных актов формировались основы государственного устройства, фиксировались 
межгосударственные договоренности, обеспечивалась правовая 
и информационная коммуникация между организациями, предприятиями и гражданами.
Современное делопроизводство представляет собой неотъемлемую составляющую управленческой инфраструктуры. Практика 
показывает, что грамотно выстроенная система работы с  документами позволяет получить достоверное и всестороннее представление о реальном состоянии дел в организации. Такая система 
становится важнейшим инструментом повышения управленческой 
эффективности. В условиях стремительных изменений в области 
коммуникационных средств и массового внедрения цифровых технологий значительно возрос объем информации, подлежащей фиксации, обработке и долговременному хранению. Это обусловливает 
необходимость формализованного документирования управленческих процессов для целей анализа, формирования отчетности 
и последующего ее использования.
В рамках управленческой деятельности документ выполняет 
двойственную функцию: с одной стороны, он является непосредственным объектом трудовой деятельности, с другой — представляет собой результат управленческого труда, фиксирующий принятые решения, взаимодействия и  процедуры. Таким образом, 
деловая документация становится ключевым элементом всей информационно-аналитической деятельности аппарата управления.
Ни одна управленческая функция, связанная с обработкой информации и принятием решений, не осуществляется вне документального сопровождения. Процесс документирования включает 
в себя разработку содержания, составление текста, его техническую 
обработку, редактуру, учет, регистрацию, хранение, последующий 
поиск и анализ информации. Кроме того, важной частью документооборота выступают процедуры копирования, транспортировки 
и  пересылки документов  — как в  пределах конкретной организации, так и за ее пределами, в рамках межорганизационного взаимодействия.
Документоведение в  России начало формироваться в  XVI–
XVII вв., когда появились первые устойчивые формы документов. 
Их возникновение было обусловлено развитием торговых и правовых отношений, а также расширением международных связей.
В начале XVIII в. рост документооборота обусловил необходимость создания унифицированных систем документации, формиро