Делопроизводство

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Т.А. БЫКОВА
Л.М. ВЯЛОВА
Ю.М. КУКАРИНА
Л.В. САНКИНА

Под общей редакцией доцента Т.А. Быковой

5-е издание, переработанное и дополненное

Москва
ИНФРА-М

2023

УЧЕБНИК

УДК 651.5(075.8)
ББК 60.844я73
 
Б95

ISBN 978-5-16-018052-6 (print)
ISBN 978-5-16-111064-5 (online)

Материалы, отмеченные знаком 
, 
доступны в электронно-библиотечной системе Znanium

Быкова Т.А.
Б95  
Делопроизводство : учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Ю.М. Кука-
рина, Л.В. Санкина ; под общ. ред. доц. Т.А. Быковой. — 5-е изд., перераб. 
и доп. — Москва : ИНФРА-М, 2023. — 403 с. + Доп. материалы [Элект-
ронный ресурс]. — (Высшее образование). — DOI 10.12737/1907620.

ISBN 978-5-16-018052-6 (print)
ISBN 978-5-16-111064-5 (online)
В учебнике отражены основные этапы формирования и развития отече-
ственной системы делопроизводства. Дана характеристика действующих 
законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации, 
регулирующих современные нормы работы с документами. Рассмотрены 
современные требования к оформлению документов; изложены проблемы 
создания и деятельности службы делопроизводства; приведено описание 
основных технологических операций документационного обеспечения 
управления. 
Соответствует требованиям федеральных государственных образова-
тельных стандартов высшего образования последнего поколения.
Для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направле-
нию подготовки «Документоведение и архивоведение».

УДК 651.5(075.8)
ББК 60.844я73

А в т о р ы:
Быкова Т.А., кандидат исторических наук, доцент — главы 5, 6, 7, 
8, 9;
Вялова Л.М., кандидат исторических наук, доцент — глава 1: 1.1, 1.2, 
1.3, 1.4, 1.5; глава 10: 10.1;
Кукарина Ю.М., кандидат исторических наук, доцент — глава 10: 
10.2, 10.3, 10.4, 10.5;
Санкина Л.В., кандидат исторических наук, доцент — предисловие, 
глава 1: 1.6; главы 2, 3, 4

© Быкова Т.А., Вялова Л.М., 
Кукарина Ю.М., Санкина Л.В., 
2021
© Быкова Т.А., Вялова Л.М., 
Кукарина Ю.М., Санкина Л.В., 
2023, с изменениями

ПРЕДИСЛОВИЕ

Делопроизводство (документационное обеспечение управле-
ния) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование 
и организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство включает: 
 
• обеспечение своевременного и правильного создания до-
кументов (документирование);
 
• организацию работы с документами, направленную на со-
здание в рамках отдельной организации си стемы норм, обес-
печивающих движение документов в аппарате управления, 
их использование в справочных целях;
 
• выполнение определенного цикла операций с документами 
(получение, передача, обработка, учет, регистрация, конт-
роль);
 
• хранение, си стематизацию, подготовку документов длитель-
ных сроков хранения для сдачи в архив, уничтожение до-
кументов с истекшими сроками хранения). 
Современное делопроизводство представляет собой си стему ин-
формационного обеспечения управленческого аппарата, а не набор тех-
нических операций производимых с документами. 
Учебник подготовлен на кафедре документоведения (с 2018 года — 
кафедре документоведения, аудиовизуальных и научно-технических 
архивов) Российского государственного гуманитарного университета 
для студентов, обучающихся по направлению подготовки «Докумен-
товедение и архивоведение» (уровень бакалавриата).
Содержание учебника определилось составом знаний, которые 
в соответствии с федеральными государственными образовательны-
ми стандартами высшего образованияя последнего поколения необ-
ходимы документоведам и архивистам для получения профессио-
нальных знаний и формирования навыков и умений в области делопроизводства. 
Он призван помочь студентам сформировать 
следующие профессиональные компетенции:
 
• способен применять теоретические знания для решения поставленных 
задач в области документоведения и архивоведения;
 
• владеет навыками разработки и внедрения локальных нормативных 
актов по документационному обеспечению управления 
в организациях различных организационно-правовых форм 
и форм собственности, государственных органах и органах 
местного самоуправления;

• способен организовать и осуществлять документационное обеспечение 
управления в организациях различных организационно-
правовых форм и форм собственности, государственных органах 
и органах местного самоуправления;
 
• владеет знаниями современных информационных си стем и навыками 
проектирования и внедрения си стем электронного документооборота 
в организации;
 
• способен организовать оперативное и архивное хранение документов 
в организациях различных форм собственности, государственных 
органах и органах местного самоуправления;
 
• способен осуществлять организационное, документационное 
и информационное обеспечение деятельности руководителя ор-
ганизации и др.
Основой получения профессиональных знаний является изучение 
соответствующих учебных дисциплин. Учебник предназначен для 
изучения дисциплин «Документоведение», «Организация и техно-
логия документационного обеспечения управления» и др.
При изучении дисциплины «Документоведение» студенты долж-
ны получить теоретические знания о роли документа и информации 
в управленческом процессе, способах документирования и их разви-
тии, си стемах документации, а также сформировать навыки состав-
ления и оформления управленческих документов.
При изучении курса «Организация и технология делопроизвод-
ства» основное внимание сосредоточено на трех блоках вопросов: 
организация службы делопроизводства, технология работы с докумен-
тами, хранение документов и подготовка их к сдаче в архив. При этом 
для изучения курса принципиальное значение имеет не только со-
временное состояние этих вопросов, но и история зарождения и раз-
вития этой деятельности. 
Современная работа с документами немыслима без использова-
ния информационных технологий. Поэтому документовед должен 
знать классификацию, назначение, область применения, эффектив-
ность, принципы организации информационного обеспечения уп-
равления. Кроме того, он должен уметь осуществлять выбор и рабо-
тать с различными программными продуктами, в частности си-
стемами электронного документооборота, текстовыми процессорами 
и др. 
Каждая глава учебника заканчивается списком контрольных во-
просов, которые могут быть использованы для контроля усвоения 
теоретического материала. В учебник включен практикум, назначе-
ние которого состоит в тренинге практических навыков работы с до-
кументами. 

ГЛАВА 1. 
ИСТОРИЯ ОТЕЧЕСТВЕННОГО 
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

История отечественного делопроизводства складывается из двух 
периодов:
 
• дореволюционное делопроизводство (XVI — начало XX в.);
 
• советское делопроизводство (октябрь 1917–1980 г.).
Дореволюционное делопроизводство включает три этапа, получив-
шие свои названия по центральным органам управления соответ-
ствующего исторического периода:
 
• первый этап — приказное делопроизводство (XVI–XVII вв.);
 
• второй этап — коллежское делопроизводство (XVIII в.);
 
• третий этап — министерское делопроизводство (XIX — нача-
ло XX в.).
Советское делопроизводство можно разделить на три этапа:
 
• первый этап — формирование (складывание) советского де-
лопроизводства (октябрь 1917–1940 г.);
 
• второй этап — становление советского делопроизводства 
(1950–1960 гг.);
 
• третий этап — развитие советского делопроизводства (1970–
1980 гг.).
Однако до образования русского централизованного государства 
существовало Древнерусское государство — это был длительный пе-
риод феодальной раздробленности. Это время характеризуется заро-
ждением и развитием документирования различных сторон жизне-
деятельности властных структур, населения. Поэтому, изучая дело-
производство как си стему, нельзя оставить без внимания период, 
предшествовавший ее созданию. 

1.1. 
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ В IX—XV ВЕКАХ

К моменту создания Древнерусского государства на его террито-
рии существовала письменность. Например, болгарин Храбр в нача-
ле Х в. пишет, что задолго до кириллицы славяне пользовались «чер-
тами и резами»1. Дошедшие до нас из глубины веков письменные 
источники (летописи, путевые записки иностранцев) свидетель-
ствуют о наличии документирования ряда функций управления. 
В Древнерусском государстве начинает складываться дипломати-
ческая документация. В летописи, повествующей об отношениях 

1 
Подробнее о возникновении письменности на Руси см.: Лихачев Д.С. О воз-
никновении русской письменности. М. – Л.: Изд-во АН СССР, 1952; Чер-
ных П.Я. Происхождение русского языка и письма. М.: Учпедгиз, 1950.

Киевского государства и Византии, сообщается о содержании дого-
воров, заключенных между ними. Важным фактом является отмечен-
ная в «Повести временных лет» необходимость замены устных дого-
воров («просто словесем») письменными («писанием и клятвою 
твердою»). Дипломатические отношения фиксируются в грамотах. 
Грамота удостоверяла личность посла, его полномочия для подписа-
ния договора1. 
Возникает и развивается правовая документация. В ХI в. были 
созданы выдающиеся письменные памятники русского права: Рус-
ская правда, Правда Ярослава, Правда Ярославичей. К началу XII в. 
они были объединены в Краткую правду. Распространенным до-
кументом в Древнерусском государстве был договор или, как его 
называет Русская правда, — «ряд».
Права на владения частной собственностью закреплялись в жа-
лованных, вкладных грамотах. В грамотах фиксировались также при-
вилегии купцов, доходы церкви, различные соглашения, завеща-
ния.
Письменные документы, найденные при раскопках в Великом 
Новгороде, использовались для документирования частной жизни 
(частные письма новгородцев на бересте).
В период феодальной раздробленности (XIII–XV вв.) развитие 
феодальных отношений фиксировались в частноправовых актах 
(вкладные, купчие грамоты на землю и иное имущество, кабалы за-
кладные, заемные, служилые, на заем денег, движимого и недвижи-
мого имущества, полные грамоты на продажу в рабство, отпускные 
грамоты при отпуске на свободу и др.). Отношения между княжест-
вами закреплялись в договорах великих и удельных князей. Созда-
ются письменные памятники права: судные грамоты. Властные ука-
зания подчиненным верховная власть фиксировала в указных гра-
мотах. Судебная деятельность сопровождалась составлением: судных 
списков, правовых грамот, бессудных грамот, мировых2.
Работа с документами осуществлялась специальными должност-
ными лицами, имевшими небольшой штат помощников. В XIV в. 
людей, профессионально занимающихся работой с документами, 
стали называть «дьяк».
Документы писали на дорогостоящем материале — пергаменте. 
Он изготовлялся из козлиной или телячьей кожи, а лучшие сорта 
доставляли из ганзейских городов и Греции. В целях экономии утра-
тивший ценность и значение текст счищали, а лист пергамента ис-
пользовали заново.

1 
Сахаров А.Н. Дипломатия Древней Руси IХ–X в. М.: Мысль, 1980. С. 116.
2 
Подробнее см.: Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюци-
онной России.  М.: РГГУ, 1992. С. 7–12.

Это период накопления опыта в области составления документов, 
когда формировались формуляры документов, устанавливались при-
емы их удостоверения (подписи, скрепы, печати), возникали стадии 
написания документа (черновик и беловик). Однако говорить о де-
лопроизводстве как о си стеме определенных правил в период суще-
ствования Древнерусского государства и во время феодальной раз-
дробленности нельзя. Это период накопления традиций и обычаев 
в работе с документами.

1.2. 
ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (XVI—XVII вв.)

Образование Русского государства в конце XV в. потребовало со-
здания специальных органов для реализации властных полномочий. 
Во главе государства стоял царь. Высшим органом управления 
в XVI–XVII вв. стала Боярская дума — собрание представителей ста-
ринных боярских фамилий и позднее в XVII в. выслужившихся при-
казных чинов — дьяков. Местные органы в лице воевод, городовых 
приказчиков, губных и земских старост, целовальников осуществля-
ли свою деятельность в избах (губной, приказной, земской) 
(рис. 1.1).
Во главе приказной избы стоял воевода, ему подчинялись дьяки 
и подьячие, которые вели делопроизводство. 

Рис. 1.1. Государственный аппарат России в XVI–XVII вв.

Наиболее четкая си стема делопроизводства в XVI–XVII вв. сло-
жилась в центральных учреждениях — приказах, поэтому делопро-
изводство этого периода называют приказным. 
Приказы как государственные учреждения возникли из личных 
поручений Великого князя своим доверенным лицам — боярам 
и дьякам. Постепенно не регулярные поручения («приказы») полу-
чили постоянный характер. Приказная си стема в своем развитии 
прошла четыре стадии: 
 
• приказа (в буквальном смысле слова) как разового поручения; 
 
• приказа как постоянного поручения;
 
• приказа избы как специального помещения, в котором осуще-
ствлялась управленческая деятельность; 
 
• приказа как государственного органа с определенным кругом 
управленческих задач, самостоятельными структурными под-
разделениями и специальным штатом «служилых людей», опре-
деленной си стемой делопроизводства.
Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки 
(их могло быть несколько). В подчинении у дьяков находились по-
дьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» 
(средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделе-
ниями приказов были столы или повытья. Принцип принятия реше-
ний в приказах — коллегиальный или единоначальный — до сих пор 
вызывает споры в научной среде, которые начались еще в XIX в.
Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроиз-
водство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали струк-
турными частями приказов, готовили проекты документов (черно-
вики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рас-
сматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, 
опечатывали их, младшие — переписывали документ набело.
Документирование управленческой деятельности государственных 
учреждений XVI–XVII вв. осуществлялось в конкретных видах 
и разновидностях документов.
От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным 
направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Между собой 
приказы сообщались «памятями», а также направляли их подчиненным. 
Из местных учреждений в приказы посылали «отписки». 
Письменные обращения частных лиц в государственные учреждения 
фиксировались в челобитных. 
Перечисленные виды документов составляли си стему «общего 
делопроизводства», предназначавшуюся для общения государственных 
учреждений между собой, а также частных лиц с государственными 
учреждениями. 
Помимо си стемы общего делопроизводства существовали системы 
документации, в которых фиксировались отдельные функции 

управления: военная, дипломатическая, статистики, бухгалтерского 
учета, хозяйственного учета и др. Например, дипломатические отношения 
с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами 
главам государств, грамотами на проезд по территории государства 
и др.; статистические данные заносили в книги — писцовые, 
дозорные, переписные, приправочные и др.; хозяйственный учет 
требовал ведения книг по учету, сметных списков, судебная деятельность 
нашла отражение в правых и судебных грамотах, судебных 
приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных 
речах. 
В период приказного делопроизводства текст писался на узких 
полосках бумаги (шириной 15–17 см) на одной стороне; оборотная 
сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания 
адреса1. Если текст занимал несколько листов, их склеивали 
по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, 
Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась 
в свиток, получивший название «столбец». Поэтому и система 
делопроизводства этого периода называется «столбцовой». 
Если до кумент состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял 
свою подпись (называемую «припись») по слогам на оборотной 
стороне до кумента по всем местам склейки листов так, чтобы 
буквы захватывали оба конца склеенных листов. Место склеивания 
листов называли «сстав».
Такой способ подписания обеспечивал охрану документов и за-
труднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. 
Право «приписи» мог иметь и старший подьячий. 
Удостоверение документа в XVI–XVII вв. было своеобразным. Ни 
царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Подьячий посоль-
ского приказа Г. Катошихин писал: «А на всяких делах закрепляют 
и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам… руки 
своей не прикладывают, для того устроены они думные дьяки, 
а к меньшим ко всяким делам прикладывают руки простые дьяки 
и приписывают подьячие свои имена»2.
Официальные документы могли удостоверяться печатью. В этот 
период применялись две государственные печати — большая и ма-
лая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложени-
ем печати. 

1 
Бумага вместо пергамента применялась в России с XV в. Ее привозили 
из Западной Европы. Отечественное производство бумаги началось во вто-
рой половине XVII в.
2 
Катошихин Г.О. Россия в царствование Алексея Михайловича. 3-е изд. М., 
1984. С. 27. 

Формуляр документов периода приказного делопроизводства 
представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не вы-
делялись, однако в зависимости от вида документа они располага-
лись в строго определенной последовательности.
Текст грамот чаще всего начинался с обозначения автора — цар-
ского титула, затем указывались адресат, должность, имя, фамилия 
лица, которому предназначался документ, или группа лиц; дата про-
ставлялась после текста: «Писана на Москве в 7179 году». Текст При-
говора Боярской думы начинался с даты составления «Лета 
7231 года», далее следовал царский титул. Приговор можно опреде-
лить по словесной формуле: «Царь-государь указал, а бояре приго-
ворили». Отписки начинались с обращения к царю. Сначала писал-
ся полный царский титул, а затем после слов «...бьет челом холоп 
твой», указывали имя и фамилию автора документа1. Далее шел 
текст. Формуляры документов периода приказного делопроизводства 
свидетельствуют о наличии определенных правил в составлении 
и оформлении документов, придававших им устойчивую форму. 
Но определить вид документа этого периода можно только после 
прочтения текста, выявления в нем расположения реквизитов и на-
личия устойчивых словесных формулировок, позволяющих точно 
назвать вид документа.
Сложившиеся правила составления и оформления документов, 
придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образ-
цовых книг», включавших образцы некоторых видов документов2. 
Организация работы с документами в период приказного дело-
производства осуществлялась в следующей последовательности. 
При поступлении документа на нем проставляли отметку о дате по-
лучения (обычно на оборотной стороне под адресатом). Дьяк про-
ставлял на документе помету (резолюцию), после чего документ по-
ступал в соответствующий стол или повытье, где осуществлялся 
процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий 
подбирал справочный материал, делались запросы в другие учрежде-
ния, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, 
который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил исправ-
ления — «чернил» проект или передавал его на доработку, или моло-
дым подьячим для переписки текста набело. Причем черновик оста-
вался в приказе в качестве отпуска (копии ответа). Затем беловой 
экземпляр сверялся с черновиком и, как «справленный», т.е. сверен-
ный, удо стоверялся подписью («справой») подьячего, которая озна-

1 
Обращаясь к царю, служилые люди называли себя холопами, посадские 
люди и крестьяне — сиротами, духовные лица — богомольцами.
2 
Шмидт С.О., Князьков С.Е. Документы делопроизводства правительствен-
ных учреждений России XVI–XVII вв.  М.: МГИАИ, 1985. С. 27.