Делопроизводство

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Т.А. БЫКОВА
Л.М. ВЯЛОВА
Ю.М. КУКАРИНА
Л.В. САНКИНА

Под общей редакцией доцента Т.А. Быковой

4-е издание, переработанное и дополненное

Рекомендовано 
Межрегиональным учебно-методическим советом 
профессионального образования в качестве учебника 
для студентов высших учебных заведений, 
обучающихся по направлению подготовки 
46.03.02 «Документоведение и архивоведение» 
(квалификация (степень) «бакалавр») 
(протокол № 9 от 28.09.2020)

Москва
ИНФРА-М
2021

УЧЕБНИК

УДК 651.5(075.8)
ББК 65.050.2я73
 
Б95

Быкова Т.А.
Б95  
Делопроизводство : учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Ю.М. Кукарина, Л.В. Санкина ; под общ. ред. доц. Т.А. Быковой. — 4-е изд., перераб. и доп. — Москва : ИНФРА-М, 2021. — 393 с. + Доп. материалы 
[Электронный ресурс]. — (Высшее образование: Бакалавриат). — 
DOI 10.12737/1014190.

ISBN 978-5-16-014992-9 (print)
ISBN 978-5-16-109358-0 (online)
В учебнике отражены основные этапы формирования и развития отечественной системы делопроизводства. Дана характеристика действующих законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих современные нормы работы с документами. Рассмотрены современные требования 
к оформлению документов; изложены проблемы создания и деятельности службы 
делопроизводства; приведено описание основных технологических операций документационного обеспечения управления. 
Подготовлен с учетом требований федеральных государственных образовательных стандартов высшего образования последнего поколения.
Для студентов учреждений высшего образования, обучающихся по направлению 
подготовки «Документоведение и архивоведение» (уровень «бакалавриат»).

УДК 651.5(075.8)
ББК 65.050.2я73

А в т о р ы:
Быкова Т.А., кандидат исторических наук, доцент — главы 5, 6, 7, 8, 9;
Вялова Л.М., кандидат исторических наук, доцент — глава 1: 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 
1.5; глава 10: 10.1;
Кукарина Ю.М., кандидат исторических наук, доцент — глава 10: 10.2, 10.3, 
10.4, 10.5;
Санкина Л.В., кандидат исторических наук, доцент — предисловие, глава 1: 
1.6; главы 2, 3, 4.
Общая редакция – доцента Быковой Т.А. 

Р е ц е н з е н т ы:
Ларин М.В., доктор исторических наук, профессор, заведующий кафедрой автоматизированных систем Российского государственного гуманитарного университета;
кафедра государственного и муниципального управления Института повышения 
квалификации госслужащих Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации

ISBN 978-5-16-014992-9 (print)
ISBN 978-5-16-109358-0 (online)

Материалы, отмеченные знаком 
, 
доступны в электронно-библиотечной системе Znanium.com

© Быкова Т.А., Вялова Л.М., 
Санкина Л.В., 2012
© Быкова Т.А., Вялова Л.М., 
Кукарина Ю.М., Санкина Л.В., 
2021, с изменениями

ПРЕДИСЛОВИЕ

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование 
и организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство включает: 
 
• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
 
• организацию работы с документами, направленную на создание в рамках отдельной организации системы норм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления, 
их использование в справочных целях;
 
• выполнение определенного цикла операций с документами 
(получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);
 
• хранение, систематизацию, подготовку документов длительных сроков хранения для сдачи в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения). 
Современное делопроизводство представляет собой систему информационного обеспечения управленческого аппарата, а не набор технических операций производимых с документами. 
Учебник подготовлен на кафедре документоведения Российского 
государственного гуманитарного университета для студентов, обучающихся по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение» (уровень бакалавриата).
Содержание учебника определилось составом знаний, которые 
в соответствии с федеральными государственными образовательными стандартами высшего образованияя последнего поколения необходимы документоведу для получения профессиональных знаний 
и формирования навыков и умений в области делопроизводства. Он 
призван помочь студентам сформировать следующие профессиональные компетенции:
 
• владение основами информационно-аналитической деятельности и способностью применять их в профессиональной сфере;
 
• владение знаниями основных проблем в области документоведения;
 
• способность анализировать ценность документов с целью их 
хранения;
 
• владение принципами и методами создания справочно-информационных средств к документам;

• способность совершенствовать технологии документационного 
обеспечения управления на базе использования средств автоматизации;
 
• владение современными системами информационного и технического обеспечения документационного обеспечения управления;
 
• способность использовать правила подготовки управленческих 
документов и ведения деловой переписки;
 
• способность использовать правила организации всех этапов работы с документами, в том числе с архивными документами;
 
• владение навыками обработки документов на всех этапах документооборота, систематизации, составления номенклатуры 
дел;
 
• способность принимать участие в работе по проведению экспертизы ценности документов;
 
• способность создавать и вести системы документационного 
обеспечения управления в организации на базе новейших технологий;
 
• способность организовывать работу службы документационного обеспечения управления;
 
• способность разрабатывать локальные нормативные акты 
и нормативно-методические документы по ведению информационно-документационного обеспечения управления;
 
• владение принципами и методами упорядочения состава документов и информационных показателей;
 
• владение методами оптимизации документопотоков;
 
• владение методами проведения анализа организации документационного обеспечения управления в конкретной организации;
 
• способность совершенствовать документационное обеспечение 
управления и др.
Основой получения профессиональных знаний является изучение 
соответствующих учебных дисциплин. Учебник предназначен для 
изучения дисциплин «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления» и др.
При изучении дисциплины «Документоведение» студенты должны получить теоретические знания о роли документа и информации 
в управленческом процессе, способах документирования и их развитии, системах документации, а также сформировать навыки составления и оформления управленческих документов.
При изучении курса «Организация и технология делопроизводства» основное внимание сосредоточено на трех блоках вопросов: 
организация службы делопроизводства, технология работы с документами, хранение документов и подготовка их к сдаче в архив. При этом 

для изучения курса принципиальное значение имеет не только современное состояние этих вопросов, но и история зарождения и развития этой деятельности. 
Современная работа с документами немыслима без использования информационных технологий. Поэтому документовед должен 
знать классификацию, структуру, назначение, область применения, 
эффективность, принципы организации личного и корпоративного 
информационного обеспечения. Кроме того, он должен иметь работать с документальными и фактографическими информационными 
системами, осуществлять обоснованный выбор вида, метода и технологии создания и применения информационных систем. 
Каждая глава учебника заканчивается списком контрольных вопросов, которые могут быть использованы для контроля усвоения 
теоретического материала. В учебник включен практикум, назначение которого состоит в тренинге практических навыков работы с документами. 

ГЛАВА 1. 
ИСТОРИЯ ОТЕЧЕСТВЕННОГО 
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

История отечественного делопроизводства складывается из двух 
периодов:
 
• дореволюционное делопроизводство (XVI — начало XX в.);
 
• советское делопроизводство (октябрь 1917–1980 г.).
Дореволюционное делопроизводство включает три этапа, получившие свои названия по центральным органам управления соответствующего исторического периода:
 
• первый этап — приказное делопроизводство (XVI–XVII вв.);
 
• второй этап — коллежское делопроизводство (XVIII в.);
 
• третий этап — министерское делопроизводство (XIX– начало 
XX в.).
Советское делопроизводство можно разделить на три этапа:
 
• первый этап — формирование (складывание) советского делопроизводства (октябрь 1917–1940 г.);
 
• второй этап — становление советского делопроизводства 
(1950–1960 гг.);
 
• третий этап — развитие советского делопроизводства (1970–
1980 гг.).
Однако до образования русского централизованного государства 
существовало Древнерусское государство — это был длительный период феодальной раздробленности. Это время характеризуется зарождением и развитием документирования различных сторон жизнедеятельности властных структур, населения. Поэтому, изучая делопроизводство как систему, нельзя оставить без внимания период, 
предшествовавший ее созданию. 

1.1. 
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ В IX—XV ВЕКАХ

К моменту создания Древнерусского государства на его территории существовала письменность. Например, болгарин Храбр в начале Х в. пишет, что задолго до кириллицы славяне пользовались «чертами и резами»1. Дошедшие до нас из глубины веков письменные 
источники (летописи, путевые записки иностранцев) свидетельствуют о наличии документирования ряда функций управления. 
В Древнерусском государстве начинает складываться дипломатическая документация. В летописи, повествующей об отношениях 

1 
Подробнее о возникновении письменности на Руси см.: Лихачев Д.С. О возникновении русской письменности. М. – Л.: Изд-во АН СССР, 1952; Черных П.Я. Происхождение русского языка и письма. М.: Учпедгиз, 1950.

Киевского государства и Византии, сообщается о содержании договоров, заключенных между ними. Важным фактом является отмеченная в «Повести временных лет» необходимость замены устных договоров («просто словесем») письменными («писанием и клятвою 
твердою»). Дипломатические отношения фиксируются в грамотах. 
Грамота удостоверяла личность посла, его полномочия для подписания договора1. 
Возникает и развивается правовая документация. В ХI в. были 
созданы выдающиеся письменные памятники русского права: Русская правда, Правда Ярослава, Правда Ярославичей. К началу XII в. 
они были объединены в Краткую правду. Распространенным документом в Древнерусском государстве был договор или, как его 
называет Русская правда, — «ряд».
Права на владения частной собственностью закреплялись в жалованных, вкладных грамотах. В грамотах фиксировались также привилегии купцов, доходы церкви, различные соглашения, завещания.
Письменные документы, найденные при раскопках в Великом 
Новгороде, использовались для документирования частной жизни 
(частные письма новгородцев на бересте).
В период феодальной раздробленности (XIII–XV вв.) развитие 
феодальных отношений фиксировались в частноправовых актах 
(вкладные, купчие грамоты на землю и иное имущество, кабалы закладные, заемные, служилые, на заем денег, движимого и недвижимого имущества, полные грамоты на продажу в рабство, отпускные 
грамоты при отпуске на свободу и др.). Отношения между княжествами закреплялись в договорах великих и удельных князей. Создаются письменные памятники права: судные грамоты. Властные указания подчиненным верховная власть фиксировала в указных грамотах. Судебная деятельность сопровождалась составлением: судных 
списков, правовых грамот, бессудных грамот, мировых2.
Работа с документами осуществлялась специальными должностными лицами, имевшими небольшой штат помощников. В XIV в. 
людей, профессионально занимающихся работой с документами, 
стали называть «дьяк».
Документы писали на дорогостоящем материале — пергаменте. 
Он изготовлялся из козлиной или телячьей кожи, а лучшие сорта 
доставляли из ганзейских городов и Греции. В целях экономии утративший ценность и значение текст счищали, а лист пергамента использовали заново.

1 
Сахаров А.Н. Дипломатия Древней Руси IХ–X в. М.: Мысль, 1980. С. 116.
2 
Подробнее см.: Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России.  М.: РГГУ, 1992. С. 7–12.

Это период накопления опыта в области составления документов, 
когда формировались формуляры документов, устанавливались приемы их удостоверения (подписи, скрепы, печати), возникали стадии 
написания документа (черновик и беловик). Однако говорить о делопроизводстве как о системе определенных правил в период существования Древнерусского государства и во время феодальной раздробленности нельзя. Это период накопления традиций и обычаев 
в работе с документами.

1.2. 
ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (XVI—XVII вв.)

Образование Русского государства в конце XV в. потребовало создания специальных органов для реализации властных полномочий. 
Во главе государства стоял царь. Высшим органом управления 
в XVI–XVII вв. стала Боярская дума — собрание представителей старинных боярских фамилий и позднее в XVII в. выслужившихся приказных чинов — дьяков. Местные органы в лице воевод, городовых 
приказчиков, губных и земских старост, целовальников осуществляли свою деятельность в избах (губной, приказной, земской) 
(рис. 1.1).
Во главе приказной избы стоял воевода, ему подчинялись дьяки 
и подьячие, которые вели делопроизводство. 

Рис. 1.1. Государственный аппарат России в XVI–XVII вв.

Наиболее четкая система делопроизводства в XVI–XVII вв. сложилась в центральных учреждениях — приказах, поэтому делопроизводство этого периода называют приказным. 
Приказы как государственные учреждения возникли из личных 
поручений Великого князя своим доверенным лицам — боярам 
и дьякам. Постепенно не регулярные поручения («приказы») получили постоянный характер. Приказная система в своем развитии 
прошла четыре стадии: 
 
• приказа (в буквальном смысле слова) как разового поручения; 
 
• приказа как постоянного поручения;
 
• приказа избы как специального помещения, в котором осуществлялась управленческая деятельность; 
 
• приказа как государственного органа с определенным кругом 
управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями и специальным штатом «служилых людей», определенной системой делопроизводства.
Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки 
(их могло быть несколько). В подчинении у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» 
(средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья. Принцип принятия решений в приказах — коллегиальный или единоначальный — до сих пор 
вызывает споры в научной среде, которые начались еще в XIX в.
Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, 
опечатывали их, младшие — переписывали документ набело.
Документирование управленческой деятельности государственных учреждений XVI–XVII вв. осуществлялось в конкретных видах 
и разновидностях документов.
От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным 
направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Между собой приказы сообщались «памятями», а также направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки». 
Письменные обращения частных лиц в государственные учреждения 
фиксировались в челобитных. 
Перечисленные виды документов составляли систему «общего 
делопроизводства», предназначавшуюся для общения государственных учреждений между собой, а также частных лиц с государственными учреждениями. 
Помимо системы общего делопроизводства существовали системы документации, в которых фиксировались отдельные функции 

управления: военная, дипломатическая, статистики, бухгалтерского 
учета, хозяйственного учета и др. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; статистические данные заносили в книги — писцовые, 
дозорные, переписные, приправочные и др.; хозяйственный учет 
требовал ведения книг по учету, сметных списков, судебная деятельность нашла отражение в правых и судебных грамотах, судебных 
приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах. 
В период приказного делопроизводства текст писался на узких 
полосках бумаги (шириной 15–17 см) на одной стороне; оборотная 
сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса1. Если текст занимал несколько листов, их склеивали 
по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, 
Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Поэтому и система делопроизводства этого периода называется «столбцовой». 
Если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял свою подпись (называемую «припись») по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, чтобы 
буквы захватывали оба конца склеенных листов. Место склеивания 
листов называли «сстав».
Такой способ подписания обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. 
Право «приписи» мог иметь и старший подьячий. 
Удостоверение документа в XVI–XVII вв. было своеобразным. Ни 
царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Подьячий посольского приказа Г. Катошихин писал: «А на всяких делах закрепляют 
и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам… руки 
своей не прикладывают, для того устроены они думные дьяки, 
а к меньшим ко всяким делам прикладывают руки простые дьяки 
и приписывают подьячие свои имена»2.
Официальные документы могли удостоверяться печатью. В этот 
период применялись две государственные печати — большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати. 

1 
Бумага вместо пергамента применялась в России с XV в. Ее привозили 
из Западной Европы. Отечественное производство бумаги началось во второй половине XVII в.
2 
Катошихин Г.О. Россия в царствование Алексея Михайловича. 3-е изд. М., 
1984. С. 27.