Документационное обеспечение управления (делопроизводство)

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ 

ОБЕСПЕЧЕНИЕ 
УПРАВЛЕНИЯ

(ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО)

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Москва

ИНФРА-М

2021

Т.А. БЫКОВА
Т.В. КУЗНЕЦОВА
Л.В. САНКИНА

Рекомендовано 

Учебно-методическим советом СПО в качестве учебного пособия 

для студентов учебных заведений, реализующих программу 

среднего профессионального образования по специальностям 

38.02.01 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)», 

38.02.02 «Страховое дело (по отраслям)», 38.02.03 «Операционная 

деятельность в логистике», 38.02.04 «Коммерция (по отраслям)», 

38.02.05 «Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров», 

38.02.06 «Финансы», 38.02.07 «Банковское дело»

2-е издание, переработанное и дополненное

Под общей редакцией профессора Т.В. Кузнецовой

Быкова Т.А.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : 

учебное пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина ; под 
общ. ред. Т.В. Кузнецовой. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва : 
ИНФРА-М, 2021. — 304 с. + Доп. материалы [Электронный ресурс]. — 
(Среднее профессиональное образование).

ISBN 978-5-16-013913-5 (print)
ISBN 978-5-16-106774-1 (online)
В учебном пособии дана характеристика современной законодательной 

и нормативной правовой базы работы с управленческими документами; 
излагаются способы документирования; рассматриваются функции управленческих документов. Отдельная глава содержит современные требования 
к составлению и оформлению управленческих документов; освещаются 
вопросы организации службы делопроизводства, документооборота, регистрации, контроля и хранения документов. 

Учебное пособие предназначено для студентов учреждений среднего 

профессионального образования.

УДК 651.41.8(075.32)

ББК 65.050.2я723

Б95

ISBN 978-5-16-013913-5 (print)
ISBN 978-5-16-106774-1 (online)

© Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., 

Санкина Л.В., 2012

А в т о р ы:

Быкова Т.А., кандидат исторических наук, доцент (гл. 3, 4; список источ
ников и литературы, приложения 1–28);

Кузнецова Т.В., профессор (предисловие, гл. 1, 2);
Санкина Л.В., кандидат исторических наук, доцент (гл. 5–7, приложе
ния 29–44)

УДК 651.41.8(075.32)
ББК 
65.050.2я723

 
Б95

Подписано в печать 06.07.2020. 

Формат 6090/16. Бумага офсетная. Гарнитура Newton. 

Печать цифровая. Усл. печ. л. 19,0.

ППТ50. Заказ № 00000

ТК 682860-1141796-250611

Оригинал-макет подготовлен в НИЦ ИНФРА-М
ООО «Научно-издательский центр ИНФРА-М»

127214, Москва, ул. Полярная, д. 31В, стр. 1

Тел.: (495) 280-15-96, 280-33-86. Факс: (495) 280-36-29

E-mail: books@infra-m.ru        http://www.infra-m.ru

Отпечатано в типографии ООО «Научно-издательский центр ИНФРА-М»

127214, Москва, ул. Полярная, д. 31В, стр. 1

Тел.: (495) 280-15-96, 280-33-86. Факс: (495) 280-36-29

Материалы, отмеченные знаком 
, 

доступны в электронно-библиотечной системе Znanium.com

ПРЕДИСЛОВИЕ

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) 
представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую составление и оформление официальных служебных документов, их обработку и хранение.
Документы регулируют управленческую деятельность в любой 
организации независимо от направления ее деятельности и организационно-правовой формы. В документах отражаются и фиксируются все стадии управленческого процесса. Поэтому от того, насколько правильно они составлены и как организована работа с 
ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия 
управленческих решений.
Организация документационного обеспечения управления — достаточно трудоемкий процесс, требующий специальных знаний. 
Только четкий, основанный на правовых нормах порядок работы с 
документами позволяет избежать многих конфликтных ситуаций в 
деятельности учреждений, организаций и предприятий.
Документ — это сложное понятие, в котором выделяют информационную сущность документа, способы его создания и материальный носитель. В первой главе раскрываются способы документирования в их историческом развитии, а также функции документов, 
соответствующие их назначению, в том числе и в сфере управления.
Во второй главе дана характеристика законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации, которые составляют 
в настоящее время правовую основу документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Кроме того, 
работы по документационному обеспечению управления как в государственных, так и в организациях иных форм собственности должны проводиться в соответствии с действующими нормативно-методическими документами межотраслевого действия, которые определяют порядок составления и оформления документов и организацию 
работы с ними.
В деятельности любого аппарата управления используются документы, которые входят в унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Требования к составу, текстам 
и элементам оформления организационно-распорядительных документов установлены рядом нормативно-методических документов, 
в частности ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и 

Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Особенности составления и оформления наиболее часто встречающихся 
в управленческой практике видов документов раскрываются в 
третьей главе.
Документационное обеспечение управления в любой организации 
осуществляется специальным структурным подразделением или 
службой, которые создаются для организации, координации, контроля и выполнения типовых операций по получению, обработке и 
хранению документов.
Отдельная глава учебника содержит описание технологии документационного обеспечения управления. В ней рассмотрены правила документооборота, регистрации и контроля за сроками исполнения документов.
Документация, создаваемая в любой организации, необходима 
для решения конкретных управленческих вопросов, соответствующих направлениям деятельности. Организация активно использует документы в течение двух–трех лет. Для эффективной работы 
документы необходимо систематизировать, сформировать в дела 
и организовать их хранение таким образом, чтобы можно было их 
использовать в справочных целях.
Существующие правила хранения предполагают обязанность 
каждой организации проводить экспертизу ценности документов для 
отбора их с целью дальнейшего хранения и уничтожения тех документов, которые утратили практическую значимость. Подготовка 
документов к передаче в архив относится к наиболее регламентированным операциям делопроизводства. Ответственность организаций 
разных организационно-правовых форм за сохранность документов 
в Российской Федерации установлена законодательно. Поэтому упорядочение документов является важной задачей документационного 
обеспечения управления. Эти вопросы вошли в седьмую главу учебного пособия.
Учебное пособие предназначено для студентов, обучающихся по 
направлениям «Управление», «Экономика», Юриспруденция», так 
как документационное обеспечение входит в профессиональную 
деятельность этих специалистов.

ГЛаВа 1. 
СПОСОбы СОзДанИя ДОкумЕнтОВ 
(ДОкумЕнтИРОВанИя) И назначЕнИЕ 
ДОкумЕнтОВ (функцИИ)

1.1. 
СПОСОбы СОзДанИя ДОкумЕнтОВ (ДОкумЕнтИРОВанИя)

Документ — понятие сложное и неоднозначное. Над его определением задумываются многие ученые, оно вызывает споры; документ 
по разному трактуется в законодательных актах не только нашей 
страны, но и других стран.
Первостепенную роль в большинстве определений документа играют информационная сущность документа, способ его создания и 
материальный носитель.
Информационная сущность документа ни у кого не вызывает 
сомнений, она всегда постоянна. Документ возникает, чтобы закрепить информацию для ее передачи во времени и пространстве. Но 
вот способы закрепления и передачи информации, ее материальные 
носители постоянно совершенствуются. Поэтому меняется и само 
представление о документе. Следовательно, прежде чем давать определение документа, надо разобраться в способах документирования, 
т.е. способах закрепления информации, создания документов.
Всякое сообщество существует в информационном пространстве. 
Человек постоянно получает информацию об окружающем его мире 
органами зрения, слуха, вкуса, обоняния, осязания. Он осмысливает полученные данные и на их основе вырабатывает решения о своих 
дальнейших действиях. Результаты своей мыслительной деятельности человек хочет закрепить и передать другим. 
Первым способом запечатления мысли явилось слово. Оно передавало общее представление человека об окружающем мире. Однако 
слово как средство запечатления имеет существенные недостатки — 
оно ограничено расстоянием и кратковременно, и человек пытался 
преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние 
применялся язык костров, барабанов и иных сигнальных средств. 
Использовались и «предметные» письма. Но по-настоящему человек 
научился закреплять информацию с изобретением письменности.
Происхождение и развитие письма — одна из сложнейших проблем культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития. Первая 
ступень — пиктографическое письмо (картинно-синтетическое, 
8–6 тыс. лет до н.э.). Пиктографическое письмо характеризуется 
обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. Источник формиро

вания пиктограмм — первобытное искусство, период, когда первобытные рисунки стали применяться не только для познания мира, 
но и для коммуникативных целей, т.е. передачи каких-либо сообщений и закрепления их во времени. С помощью пиктограмм записаны 
длинные истории и даже целые поэмы. Например, индейское племя 
делаваров записало с помощью пиктограмм свой эпос «Валумолум».
Язык рисунков нельзя читать. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать на любом языке, понимая общий 
смысл. Эту возможность пиктографического письма передавать информацию на любом языке стали широко использовать в ХХ в., когда 
расширились связи народов всего мира. Пиктографическое письмо 
применяется в изображении товаров на вывесках магазинов и мастерских. Целые инструкции о порядке пользования различными 
приборами стали «писать» в картинках, чтобы эту информацию понял покупатель в любом уголке мира. Самым ярким примером использования пиктографического письма сегодня могут служить компьютерные программы, рассчитанные на использование в любой 
стране земного шара. Пиктографические картинки подсказывают 
вам, какое действие вызывает нажатие на ту или иную кнопку. 
Вторая ступень — идеографическое (логографическое) письмо. 
В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Его первые 
образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья. Логографические знаки используются и в настоящее время (знаки доллара, фунта стерлингов и т.п.). 
Достоинством логографического письма является его большая 
емкость (компактность), так как знак — это целое слово. Для передачи одного и того же текста требуется в четыре раза меньше знаков, 
чем русских слов. Например: 25
5
= . 
Недостаток этого способа запечатления мысли — в трудности передачи абстрактных понятий и имен, многознаковости языка, его 
консервативности (рис. 1).
Третья ступень — слоговое письмо. В этой системе письма каждый 
знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).
Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35–40 
до 200–300 знаков. Древнейшие слоговые знаки возникли во II тысячелетии до н.э. в шумерском письме из логограмм.
Четвертая ступень — буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового во II тысячелетии до н.э. Появление буквенно-звукового 
письма имело огромное значение для развития мировой культуры. 
О происхождении письма до сих пор идут научные споры. Но 
наиболее распространено мнение, что оно создано на базе слогового 

письма финикийцами, у которых его заимствовали, усовершенствовав, греки. От греческого алфавита ведут происхождение почти все 
последующие системы мира. Возникшее на базе греческого алфавита, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма.
Развитие текстового документирования самым тесным образом 
связано с материалом для письма и орудиями, используемыми для 
текстового документирования.
Наиболее важную информацию человек всегда пытался запечатлеть на материале, гарантирующем ее сохранность. Древнейшие записи человечества сохранились на камне, например записи астрономических наблюдений, летописи сражений и даже медицинские 
рецепты.

Рис. 1. Развитие знаков египетской письменности от иероглифов к демотической 
скорописи

Человек научился записывать прежде всего для оперативных целей, и ему нужен был дешевый и более легкий материал, чтобы документ можно было передать или взять с собой. Для этого в древности использовали черепаховые щитки, в Китае — бамбуковые дощечки, шелк, на котором писали волосяными кисточками.
Массовым материалом для письма в Передней Азии стала глина1.
Документы создавались так: металлической палочкой писец выдавливал на мягких глиняных плитках клинописные значки. Чаще 
всего их сушили на солнце, иногда для большей прочности и сохранности обжигали.
В других странах материалом, широко используемым для записей, 
было дерево и металл. Например, в Индии сохранились древнейшие 
законы, созданные на медных пластинах.
Из Древней Греции и Древнего Рима до нас дошли деревянные 
дощечки, покрытые воском, на которых писали путем выдавливания 
заостренной медной палочкой. Другой конец палочки имел форму 
лопаточки и служил для стирания написанного.
Одним из древнейших материалов для письма по праву считается 
папирус, который изготавливался из стеблей болотного растения 
того же названия, растущего в дельте реки Нил2.
Поскольку папирус хрупок и на изгибе ломается, его сворачивали 
в свиток. Если для текста не хватало одного листа, листы склеивали 
и получали свиток нужной длины3.

1 
В развалинах храма древнего шумерского города Ниппур (современный 
Ирак) археологи нашли огромный архив, в котором насчитывалось более 
100 тыс. глиняных документов. Это были главным образом записи о покупке и продаже животных, отчеты о постройке и ремонте домов, реестры 
расходов и доходов храма. Архив занимал 80 комнат.
2 
Римский естествоиспытатель Плиний оставил подробное описание процесса изготовления из растения писчего материала. Трехгранный стебель 
растения очищали от листьев и тонкой коры, рыхлую пористую сердцевину разрезали на длинные тонкие пластинки и вымачивали несколько дней 
в воде. Затем пластинки укладывали слоями — один слой перпендикулярно другому. Полученные листы клали под пресс на несколько дней. Когда 
они высыхали, поверхность полировали пемзой или гладили раковинами. 
Края листов обрезали. Этот способ был известен египтянам уже в начале 
III тысячелетия до н.э. Сегодня древний способ изготовления папируса 
демонстрируется туристам в многочисленных лавках Каира, торгующих 
папирусами.
3 
Самый большой сохранившийся папирусный свиток «папирус Гарриса» 
имеет длину 40,5 м и хранится в библиотеке Британского музея в Лондоне. 
Свиток, на котором была записана «Илиада» Гомера, имел длину около 
150 м.

Папирус был основным писчим материалом в течение многих 
веков. На нем писали египтяне, греки, римляне и другие народы, 
пока на смену ему не пришли пергамент и бумага.
Первым серьезным соперником папируса стал пергамент — писчий материал, изготовлявшийся из особым образом обработанной 
кожи овец, телят, козлят (название происходит от малоазиатского 
города Пергама) — рис. 2.

Рис. 2. Фрагмент Кумранской рукописи
Примерно к IV в. н.э. пергамент вытесняет папирус. Особенно 
широко он применялся во времена раннего Средневековья. Лишь в 
XIII–XIV вв. его начинает активно вытеснять изобретенная в Китае 
бумага.
Пергамент, в отличие от папируса, хорошо сгибался. Это привело 
к исчезновению стародавней формы — свитка и к появлению новой — кодекса.
На Руси для бытовой переписки применяли бересту, которая была 
доступным материалом и могла использоваться каждым (рис. 3).
Однако береста применялась не только для бытовой переписки, 
на ней составлялись и деловые бумаги. В царствование Петра I собираемый на Камчатке налог мехами записывали в берестяную книгу1.

1 
См.: Розен Б.Я. Чудесный мир бумаги. 2-е изд. М.: Лесная промышленность, 1976. С. 19.

Самым распространенным материалом для текстового документирования во всем мире стала бумага.
Слово «бумага» происходит от итальянского bambagia — «хлопок» 
и означает многокомпонентный материал, состоящий в основном из 
специально обработанных мелких растительных волокон, тесно переплетенных между собой и образующих тонкий лист. 
В течение многих веков бумага остается самым удобным и надежным материалом для письма. Первое упоминание о бумаге относится к 12 г. н.э., но во многих книгах изобретение бумаги приписывается китайскому сановнику Цай Лунь (Чай-Лун), который в 105 г. 
усовершенствовал уже имевшийся способ производства бумаги.
Из Китая бумага проникла в Японию, затем через Персию в Северную Африку, на Кипр, в Испанию, Италию. Существует много 
легенд и исторических предположений о путях проникновения китайского секрета изготовления бумаги через арабские государства в 
Европу.
На Руси сначала употребляется привозная бумага. В 1716 г. Петром I была основана собственная бумажная мануфактура в селе Красном Копорского уезда Петербургской губернии. До начала ХIХ в. 
бумага в России производилась ручным способом. В 1818 г. на Петергофской бумажной фабрике была установлена одна из первых в 
России бумагоделательных машин, изготовленная на русских заводах.
Производство бумаги постоянно механизируется. Однако суть 
процесса изготовления бумаги остается прежней: размол компонен
Рис. 3. Пример берестяного письма

тов (древесных или растительных волокон, тряпья), смешение, проклейка, отбеливание или окраска бумажной массы, разбавление водой, очистка, отлив, прессование, сушка, отделка. При размоле волокнам придают необходимую толщину и определенные физические 
свойства. Чтобы сделать бумагу пригодной для письма, в массу вводят различные клеевые эмульсии (так называемая проклейка), для 
увеличения прочности добавляют различные смолы, проводят отбеливание.
В зависимости от назначения бумага характеризуется весом одного квадратного метра, толщиной, механическими свойствами, 
степенью проклейки, цветом, белизной, гладкостью, впитывающей 
способностью, проницаемостью и другими показателями. 
Бумага делится на классы: для печати; декоративная; для письма, 
машинописи, черчения и рисования; электротехническая; оберточная; упаковочная и т.д., в которых насчитывается несколько сотен 
разновидностей. Общее число выпускаемых видов бумаг доходит до 
600. Повышенные требования к бумаге стали предъявляться с развитием электронно-вычислительной техники и сопутствующих печатающих устройств, использующих технологии лазерной и струйной 
печати.
Не менее длинный путь развития прошли орудия письма.
На камне надписи высекались, на глиняных дощечках — выдавливались железным стержнем, на воске — специальным медным 
стилом, на папирусе писали тростниковой палочкой и камышовыми 
кисточками. В Китае для написания иероглифов были изобретены 
волосяная кисточка и тушь.
Древнейшим массовым орудием письма, встречающимся 
с VII в. н.э., было гусиное перо. На смену гусиному перу пришло 
металлическое. Его изобретение сыграло большую роль в истории 
мировой письменности, значительно ускорив сам процесс и создав 
большие удобства для письма.
В России металлические перья иностранного производства появляются в 30-х гг. XIX в. и достаточно долго сосуществуют с гусиными. 
В руководствах по чистописанию середины XIX в. гусиное перо долго рекомендуется как единственное орудие для каллиграфии. Широкое распространение в России металлические перья получают в 
1850-х гг., а с 1880-х гг. входят в учебную практику школ.
В конце XIX — начале XX в. стали пользоваться автоматическими 
(«вечными») ручками, в которые чернила поступали равномерно из 
специального резервуара и избавляли от необходимости постоянно 
обмакивать перо в чернильницу.