Документационное обеспечение управления негосударственных организаций

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ 
УПРАВЛЕНИЯ 
НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ 
ОРГАНИЗАЦИЙ

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Москва
ИНФРА-М
2020

Т.А. БЫКОВА
Л.В. САНКИНА

Рекомендовано 
Учебно-методическим объединением вузов России
по образованию в области историко-архивоведения 
в качестве учебного пособия для студентов 
высших учебных заведений, обучающихся 
по направлению 46.03.02 
«Документоведение и архивоведение»

Второе издание, переработанное и дополненное

Быкова Т.А.
Документационное обеспечение управления негосударственных 
организаций : учебное пособие / Т.А. Быкова, Л.В. Санкина. — 2-е 
изд., перераб. и доп. — Москва : ИНФРА-М, 2020. — 302 с. + Доп. 
материалы [Электронный ресурс]. — (Высшее образование: Бакалавриат). — www.dx.doi.org/10.12737/7599.

ISBN 978-5-16-010379-2 (print)
ISBN 978-5-16-102347-1 (online)

Анализируется современная правовая и нормативно-методическая основа 
документационного обеспечения управления (ДОУ) в негосударственных 
организациях на примере одной из организационно-правовых форм — акционерных обществ. Освещаются основные направления государственной 
регламентации документирования создания и деятельности акционерных 
обществ, функционирования их управленческих аппаратов, организация 
хранения документов.
Предназначено для студентов бакалавриата, обучающихся по направлению «Документоведение и архивоведение». Может быть использовано также 
студентами, обучающимися по экономическим, юридическим и управленческим направлениям бакалавриата.
УДК 651(075.8)
ББК 65.050.2я73

Б95

ISBN 978-5-16-010379-2 (print)
ISBN 978-5-16-102347-1  (online)
© Быкова Т.А., Санкина Л.В., 
2010, 2015

А в т о р ы:
Т.А. Быкова — канд. ист. наук, доц. — предисловие, раздел 1.1, 1.2; гл.  2, 3; список 
источников и литературы, приложения 1–5;
Л.В. Санкина — канд. ист. наук, доц. —  раздел 1.3; гл. 4, 5; приложения 6–11.

УДК 651(075.8)
ББК 
65.050.2я73
 
Б95

Материалы, отмеченные знаком 
, 
доступны в электронно-библиотечной системе Znanium.com

ФЗ 
№ 436-ФЗ
Издание не подлежит маркировке 
в соответствии с п. 1 ч. 4 ст. 11

предисловие

Акционерное общество — один из наиболее распространенных 

видов корпоративной организации, имеющий богатую историю. 
Предпосылки для создания акционерной формы собственности в 
нашей стране сложились еще в начале XVIII в. Организации данной 
формы собственности продолжали функционировать вплоть до ее 
ликвидации в 1917 г.

Политические и экономические изменения в России в конце 

1980-х — начале 1990-х гг. открыли новую страницу в деятельности 
акционерных обществ. Они стали активно завоевывать практически 
все сферы хозяйственной деятельности.

За время своего существования акционерные общества показали 

себя как наиболее перспективная форма собственности, обладающая 
правовым механизмом по организации экономики на основе объединения имущества частных лиц, позволяющая более эффективно 
использовать материальные и другие ресурсы, оптимально сочетать 
личные и общественные интересы всех участников.

Возрождение акционерной формы собственности после более чем 

полувекового перерыва нашло отражение в формировании законодательно-правой базы, регулирующей порядок учреждения акционерных обществ и их дальнейшей деятельности. Законодательные и 
нормативные акты стали основой для формирования условий функционирования акционерных обществ.

Определяющее влияние на деятельность акционерных обществ 

оказывают органы управления: их структура, состав, порядок формирования и деятельности. Поэтому не случайно акционерное законодательство большинства стран с развитой рыночной экономикой 
регулирует вопросы организации и функционирования органов 
управления обществ, уделяя им особое внимание. Современное российское законодательство о хозяйственных обществах имеет относительно короткий срок развития, однако и в нем уже нашло отражение большинство общепризнанных принципов корпоративного 
управления, определяющих в том числе и особенности его документационного обеспечения. Сформированная к настоящему времени 
система правовых актов включает в себя Гражданский кодекс РФ, 
федеральные законы, подзаконные правовые нормативные акты.

Деятельность любой системы управления невозможна без доку
ментов. Являясь носителем информации, документация выступает 
обязательным элементом внутренней организации акционерных обществ. Она тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность. С другой стороны, именно 
документы используются аппаратом управления для реализации возложенных на него функций. В целом ряде случаев обязательность 

документирования устанавливается законами или актами государственного управления.

Документационное обеспечение управленческой деятельности 

акционерных обществ имеет свою специфику, что напрямую связано 
с особым порядком организации управления. Управленческая деятельность общества как организованной системы строится на сочетании принципов коллегиальности и единоначалия. Так, коллегиально принимаются решения высшим органом управления акционерного общества — общим собранием акционеров. Такой же 
порядок деятельности установлен и для другого органа управления — 
совета директоров общества. Исполнительный орган акционерного 
общества может быть как коллегиальным, так и единоличным. 
В процессе оперативного управления деятельностью общества его 
генеральный директор единолично решает многие вопросы и несет 
за них персональную ответственность. Законодательством Российской Федерации определены порядок деятельности каждого органа 
управления, требования к соответствующим процедурам и документам. Соблюдение установленных процедур напрямую связано с необходимостью работы с определенной документацией. Поэтому правовыми актами регулируется не только состав документов, которые 
образуются в деятельности органов управления в акционерных обществах, но и порядок их составления и оформления, устанавливаются требования к их содержанию, срокам подготовки, хранению 
и т.д.

На практике организация документационного обеспечения 

управления — это достаточно трудоемкий и требующий особого внимания и знаний процесс. Четкий порядок работы с документами с 
соблюдением требований юридических норм позволяет избежать 
возникновения многих конфликтных ситуаций в деятельности акционерных обществ.

Учебное пособие подготовлено с учетом требований новой обра
зовательной среды и специфики подготовки бакалавров в области 
документационного обеспечения управления. Знание современных 
норм документирования, работа с управленческой документацией 
позволят сформировать компетенции, связанные с реализацией деловых коммуникаций и регламентацией управленческих процессов. 
Текст пособия направлен на формирование следующих компетенций:
• владеть навыками решения задач, связанных с управленческой 

документацией предприятий и организаций различных форм 
хозяйствования в современных экономических условиях;

• знать законодательные и нормативные акты, регулирующие ор
ганизацию и документационное обеспечение управленческой 
деятельности негосударственных коммерческих организаций;

• знать нормативно-методические документы, определяющие по
рядок документационного обеспечения управления, особенности документации, которая образуется в деятельности органов 
управления негосударственных коммерческих организаций;

• быть способным использовать нормативные правовые акты и 

нормативно-методические документы в своей деятельности;

• быть способным ориентироваться в управленческих ситуациях 

и определять необходимость и возможность использования соответствующих документов;

• владеть принципами и методами упорядочения состава доку
ментов и информационных показателей;

• знать правила подготовки управленческих документов, использу
емых в деятельности компаний, и ведения деловой переписки;

• знать порядок работы с документами хозяйственных обществ, 

порядок организации их хранения;

• уметь разрабатывать локальные нормативные акты и методиче
ские документы по организации документационного обеспечения управления.
Содержание учебного пособия направлено на подготовку студен
тов, обладающих знаниями в области правового регулирования работы с документацией, современных технологий работы с документами, владеющих профессиональными компетенциями, необходимыми для организации документационного обеспечения управления 
в организациях любых форм собственности.

В первых разделах учебного пособия рассматриваются законода
тельные и нормативные правовые акты Российской Федерации, нормативно-методические документы межотраслевого действия, которые в настоящее время определяют основные требования к управленческим документам. Часть актов устанавливает общие правовые 
основы документационного обеспечения управления в российских 
организациях независимо от их организационно-правовых форм. 
Особое внимание уделяется нормам, которые регламентируют документационные процессы, присущие исключительно акционерным 
обществам.

Во многом особенности документационного обеспечения дея
тельности организаций закладываются при их создании. Ряд документов акционерных обществ составляется именно на этом этапе и 
продолжает действовать в дальнейшем. Так, например, устав после 
создания общества становится его основным внутренним нормативным документом. Правовое регулирование учреждения и государственной регистрации акционерных обществ включает в себя в том 
числе установление состава документов, необходимых для создания 
общества, требований к их содержанию и оформлению. Эти вопросы 
выделены в пособии в отдельную главу.

Основное внимание уделено документационному обеспечению 

деятельности органов управления акционерных обществ: общего 
собрания акционеров, совета директоров и исполнительного органа 
общества. Каждый из органов управления имеет свой установленный порядок деятельности, который находит отражение в соответствующих комплексах документов. Отдельные разделы пособия 
раскрывают особенности деятельности коллегиальных органов: процедуры подготовки и проведения общего собрания акционеров, созыва и проведения заседаний совета директоров. Рассматривается 
состав документов, создающихся на каждом этапе этих процессов, 
раскрываются законодательные и нормативные требования к содержанию и оформлению документации, а также к порядку работы с 
ней.

Для деятельности исполнительного органа акционерного обще
ства и подчиненного ему аппарата управления характерно использование документов, которые входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Основным 
документом, который определяет в настоящее время требования к 
составлению и оформлению таких документов, как приказы, служебные письма, акты и др., является государственный стандарт ГОСТ 
Р 6.30-2003. Рассматриваются правила оформления реквизитов документов, особенности составления и оформления отдельных видов 
организационно-распорядительной документации.

Одна из самых серьезных проблем в настоящее время — органи
зация хранения документации негосударственных коммерческих 
предприятий. История современных российских акционерных обществ насчитывает уже 20 лет. За этот срок накоплен огромный объем документов, значительная часть которых давно потеряла свое 
значение. В то же время другая ее часть остается ценнейшим источником ретроспективной информации. Российское акционерное законодательство установило обязательность хранения документации 
акционерных обществ. Законодательно установлены и право собственности на архивные документы, и ответственность их владельцев. Конкретный порядок текущего хранения документов в обществах установлен федеральным законом, рядом нормативных правовых актов и нормативно-методических документов межотраслевого 
действия. Разработаны порядок организации и проведения экспертизы ценности документов, правила подготовки документов для передачи на архивное хранение. Организация документооборота в акционерных обществах не имеет ярко выраженной специфики. Делопроизводственные операции на каждом этапе движения 
документов (прием, регистрация, контроль за исполнением документов и др.) ведутся в соответствии с общими правилами. Поэтому 
в пособии эти вопросы не рассматриваются.

В книгу включены приложения, в состав которых вошли норма
тивные акты, устанавливающие требования к документации обществ 
и правила работы с ней, а также ряд типовых форм, которые используются при выполнении определенных управленческих действий.

Оценочные средства представлены контрольными вопросами. 

Они позволяют осуществлять самоконтроль и определять уровень 
сформированности компетенций.

Учебное пособие предназначено для студентов бакалавриата, обу
чающихся по направлению «Документоведение и архивоведение». 
Пособие также может быть использовано студентами, обучающимися по экономическим, юридическим и управленческим направлениям бакалавриата. Кроме того, оно может быть полезно: специалистам, которые работают с документной информацией и отвечают за 
соответствие документов современным правовым нормам; должностным лицам, обеспечивающим организационное и документационное обслуживание органов управления акционерных обществ; 
работникам служб документационного обеспечения акционерных 
обществ.

Глава 1. 
правовая и нормативнометодическая основа 
документационноГо обеспечения 
управления в акционерных 
обществах российской Федерации

1.1. 
акционерное общество — орГанизационноправовая Форма коммерческоГо предприятия

Акционерное общество — одна из наиболее распространенных 

в настоящее время форм ведения предпринимательской деятельности. Особое положение акционерного общества связано с рядом важных преимуществ именно такой организационно-правовой формы, 
которая получила широкое распространение во всех странах с рыночной экономикой.

Эта форма деятельности имеет многовековую историю.
Одним из первых акционерных обществ стала созданная лондон
скими купцами в 1555 г. «Московская компания торговых предпринимателей». Ее роль состояла не только в заключении выгодных 
торговых сделок, но и в установлении дипломатических отношений 
между Англией и Россией1.

В России реальные шаги к созданию акционерных обществ были 

сделаны при Петре I. Первой акционерной компанией можно считать учрежденную 24 февраля 1757 г. «Российскую в Константинополе торгующую компанию»2, капитал которой состоял из долей, 
именуемых акциями. Права акционеров удостоверялись билетом и 
могли быть свободно отчуждены (при этом на покупателя переходили не только права, но и обязанности по внесению дополнительных 
взносов для развития предприятия). В дальнейшем были созданы 
иные акционерные компании (1762 г. — Акционерный эмиссионный 
банк, 1798 г. — Российско-Американская компания и т.д.).

Практика деятельности акционерных обществ требовала появле
ния и развития соответствующего законодательства. Важным шагом 
в этом направлении является закрепление в императорском Указе 
1782 г. учреждения акционерных обществ, регулируемых манифестом 

1
Ануфриева Ю., Глушецкий А. и др. Федеральный закон «Об акционерных 
обществах». Практический комментарий к применению // Практикум 
акционирования. Бюллетень «Правовые нормы о предпринимательстве». 
М., 1995.

2
Полное собрание законов Российской империи. 1839. Т. 14. № 10694.

«О дарованных купечеству выгодах, отличиях, преимуществах и новых способах к распространению и усилению торговых предприятий». Были узаконены три формы хозяйствования: товарищество на 
вере, полное товарищество и товарищество по участкам. Последнее 
и представляло собой акционерное общество. Этот манифест впоследствии вошел в Свод законов Российской империи и выделился 
в Торговом уставе в отдельную главу «О торговом товариществе»1.

Порядок учреждения акционерных обществ в XIX в. в России ре
гулировался Положением о компаниях на акциях, который был 
утвержден законом от 06.12.1836. Он был одинаковым как для русских, так и для иностранных подданных. Практиковалась разрешительная система основания таких компаний.

В период с 1893 по 1904 г. Россия подписала ряд конвенций и 

соглашений о взаимном признании и ограждении прав акционерных 
обществ с десятью странами мира. Впрочем, эти соглашения не давали права заниматься предпринимательской деятельностью на территории России без особого разрешения русского правительства.

Дореволюционное российское законодательство довольно деталь
но регулировало и документирование деятельности акционерных 
обществ. Так, по закону 1836 г. общества действовали на основе уставов. Были введены некоторые обязательные требования к уставу, 
в котором, в частности, должны были оговариваться: размер уставного (складочного) капитала, порядок распределения акций, права 
и обязанности акционеров и компании, отчетность, распределение 
дивидендов, порядок закрытия и ликвидации компании. Уставы утверждались соответствующим министерством, публиковались в 
«Санкт-Петербургских сенатских ведомостях», а вплоть до 1912 г. — 
также в «Полном собрании законов Российской империи».

Законодательно закреплялся состав важнейшей документации. 

Так, для всей торговли были обязательны три книги:
• товарная — запись купленных и проданных товаров с ценой;
• кассовая — статьи прихода и расхода;
• расчетная — открытие специальных счетов отдельным лицам.

Если велась оптовая торговля, то в акционерных обществах долж
ны были вестись:
• мемориал — ежедневный журнал для записи всех дел;
• книга копий всех исходящих писем;
• фактурная книга — запись фактур на отправляемые товары;
• главная книга (гроссбух) — отдельные счета по всем оборотам 

торговли. Она служила для составления баланса.

1
Свод законов Российской империи. 1857. Т. 11. Ч. 2. Ст. 55–78.

Были установлены правила ведения книг: нумерация страниц, 

запрещение делать поправки и подчистки и т.д. Купеческие книги 
составляли коммерческую тайну и имели срок хранения 10 лет.

Отношения общества и работников регулировались договором. 

Например, все лица, работавшие в торговых предприятиях, должны 
были иметь договор о найме в письменной форме. В договоре оговаривались два вопроса: срок работы (не свыше 5 лет) и вознаграждение за труд.

В товариществах, в том числе и в акционерных обществах, долж
ны были вестись личные счета и расчетные книги их участников 
(аналог современного реестра акционеров).

Установлен был порядок документирования деятельности органов 

управления акционерным обществом. Проведение общего собрания 
регулировалось соответствующей инструкцией. Общее собрание 
один раз в год принимало постановление, которое удостоверялось 
протоколами. Деятельность правления регламентировалась уставом. 
За операционный период правление готовило отчет с приложением 
баланса оборотов, который утверждался общим собранием, публиковался и представлялся в Министерство финансов.

Вместе с тем дореволюционное акционерное законодательство до 

конца сформировано не было. В период с 1858 по 1897 г. было разработано несколько проектов новых положений об акционерных обществах, каждый из которых имел существенные недостатки. Однако это 
не сказалось существенным образом на развитии акционерных обществ в России. Так, в 1861 г. в России действовало 120 акционерных 
обществ с капиталами, равными 100 млн руб., к 1881 г. их число увеличилось до 635, а капитал достиг суммы 840 млн руб. В 1914 г. 2235 акционерных обществ имели капитал 4,7 млрд руб.1

В первые послереволюционные годы была произведена национа
лизация существовавших акционерных предприятий, однако их акции не аннулировались. Собственники акций могли распоряжаться 
ими с разрешения местных Советов. Передача акций, в том числе и 
по наследству, сопровождалась регистрацией в тех же Советах. Размер дивиденда по акциям ограничивался ставкой по вкладам в гострудсберкассах и составлял 4%.

Ситуация несколько изменилась в годы НЭПа. Так, постановле
нием ВЦИК от 22.05.1922 «Об основных частных имущественных 
паях» было разрешено создание акционерных обществ всем правоспособным гражданам. Принятый в 1922 г. Гражданский кодекс 
РСФСР содержал 45 статей, посвященных акционерным обществам, 
положение которых достаточно подробно регламентировали все необходимые вопросы деятельности обществ. В дополнение к этому 

1
Большая советская энциклопедия. М., 1970.