Документационное обеспечение управления негосударственных организаций

документационное 
обеспечение  
управления  
негосударственных 
организаций

Учебное пособие

Москва
ИНФРА-М
2010

Т.А. быковА
Л.в. сАнкинА

Рекомендовано  
Учебно-методическим объединением вузов России 
по образованию в области историко-архивоведения  
в качестве учебного пособия для студентов  
высших учебных заведений, обучающихся  
по специальности 032001.65 «Документоведение  
и документационное обеспечение управления»

Быкова Т.А., Санкина Л.В.
Документационное обеспечение управления негосударственных 
организаций: Учеб. пособие. — М.: ИНФРА-М, 2010. — 288 с. + 
CD-R. — (Высшее образование).

ISBN 978-5-16-003958-9

В учебном пособии анализируется современная правовая и нормативнометодическая основа документационного обеспечения управления (ДОУ) в 
негосударственных организациях на примере одной из организационно-правовых форм — акционерных обществ. Освещаются основные направления 
государственной регламентации документирования создания и деятельности 
акционерных обществ, функционирования их управленческих аппаратов, 
организация хранения документов.
Приложения представлены на CD-R.
Предназначено для студентов высших учебных заведений, обучающихся 
по специальности «Документоведение и документационное обеспечение 
управления», а также по экономическим, юридическим и управленческим 
специальностям.
ББК 65.050.2я73

Б95

ISBN 978-5-16-003958-9
© Быкова Т.А., Санкина Л.В., 2010

А в т о р ы :
Быкова Т.А., к.и.н., доц. — предисловие, раздел 1.1, 1.2; гл.  2, 3; список источников 
и литературы, приложения 1–6,
Санкина Л.В., к.и.н., доц. —  раздел 1.3; гл. 4, 5; приложения 7–12.

УДК 651(075.8)
ББК 
65.050.2я73
 
Б95

Оригинал-макет подготовлен в «Издательстве ИНФРА-М»

Подписано в печать 25.03.2010.  
Формат 60×90/16. Бумага офсетная. Гарнитура Newton.  
Печать офсетная. Усл. печ. л. 18,0. Уч.-изд. л. 18,05 + 5,63 CD-R.
Тираж 500 экз. Заказ № 

Издательский Дом «ИНФРА-М»
127282, Москва, ул. Полярная, д. 31в
Тел.: (495) 380-05-40, 380-05-43. Факс: (495) 363-92-12
E-mail: books@infra-m.ru  
http://www.infra-m.ru

предисловие

Акционерное общество — один из наиболее распространенных видов 
корпоративной организации, имеющий богатую историю. Предпосылки 
для создания акционерной формы собственности в нашей стране сложились еще в начале XVIII в. Организации данной формы собственности 
продолжали функционировать вплоть до ее ликвидации в 1917 г.
Политические и экономические изменения в России в конце 1980-х — 
начале 1990-х гг. открыли новую страницу в деятельности акционерных 
обществ. Они стали активно завоевывать практически все сферы хозяйственной деятельности.
За время своего существования акционерные общества показали себя 
как наиболее перспективная форма собственности, обладающая правовым 
механизмом по организации экономики на основе объединения имущества частных лиц, позволяющая более эффективно использовать материальные и другие ресурсы, оптимально сочетать личные и общественные 
интересы всех участников.
Возрождение акционерной формы собственности после более чем полувекового перерыва нашло отражение в формировании законодательноправой базы, регулирующей поря док учреждения акционерных обществ 
и их дальнейшей деятельности. Законодательные и нормативные акты 
стали основой для формирования условий функционирования акционерных обществ.
Определяющее влияние на деятельность акционерных обществ оказывают органы управления: их структура, состав, порядок формирования 
и деятельности. Поэтому не случайно акционерное законодательство 
большинства стран с развитой рыночной экономикой регулирует вопросы 
организации и функционирования органов управления обществ, уделяя 
им особое внимание. Современное российское законодательство о хозяйственных обществах имеет относительно короткий срок развития, однако 
и в нем уже нашло отражение большинство общепризнанных принципов 
корпоративного управления, определяющих в том числе и особенности 
его документационного обеспечения. Сформированная к настоящему 
времени система правовых актов включает в себя Гражданский кодекс РФ, 
федеральные законы, подзаконные правовые нормативные акты.
Деятельность любой системы управления невозможна без документов. 
Являясь носителем информации, документация является обязательным 
элементом внутренней организации акционерных обществ. Она тесно 
связана со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту 
деятельность. С другой стороны, именно документы используются аппаратом управления для реализации возложенных на него функций. В целом 
ряде случаев обязательность документирования устанавливается законами или актами государственного управления.
Документационное обеспечение управленческой деятельности акционерных обществ имеет свою специфику, что напрямую связано с особым 
порядком организации управления. Управленческая деятельность общества как организованной системы строится на сочетании принципов кол

легиальности и единоначалия. Так, коллегиально принимаются решения 
высшим органом управления акционерного общества — общим собранием акционеров. Такой же порядок деятельности установлен и для другого органа управления — совета директоров общества. Исполнительный 
орган акционерного общества может быть как коллегиальным, так и единоличным. В процессе оперативного управления деятельностью общества 
его генеральный директор единолично решает многие вопросы и несет за 
них персональную ответственность. Законодательством Российской Федерации определены порядок деятельности каждого органа управления, 
требования к соответствующим процедурам и документам. Соблюдение 
установленных процедур напрямую связано с необходимостью работы с 
определенной документацией. Поэтому правовыми актами не только регулируется состав документов, которые образуются в деятельности органов управления в акционерных обществах, но и порядок их составления 
и оформления, устанавливаются требования к их содержанию, срокам 
подготовки, хранению и т.д.
На практике организация документационного обеспечения управления — это достаточно трудоемкий и требующий особого внимания и знаний процесс. Четкий порядок работы с документами с соблюдением требований юридических норм позволяет избежать возникновения многих 
конфликтных ситуаций в деятельности акционерных обществ.
В первых разделах учебного пособия рассматриваются законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации, нормативнометодические документы межотраслевого действия, которые в настоящее 
время определяют основные требования к управленческим документам. 
Часть актов устанавливает общие правовые основы документационного 
обеспечения управления в российских организациях независимо от их 
организационно-правовых форм. Особое внимание уделяется нормам, 
которые регламентируют документационные процессы, присущие исключительно акционерным обществам.
Во многом особенности документационного обеспечения деятельности организаций закладываются при их создании. Ряд документов акционерных обществ составляется именно на этом этапе и продолжает действовать в дальнейшем. Так, например, устав после создания общества 
становится его основным внутренним нормативным документом. Правовое регулирование учреждения и государственной регистрации акционерных обществ включает в себя в том числе установление состава документов, необходимых для создания общества, требований к их содержанию и 
оформлению. Эти вопросы выделены в пособии в отдельную главу.
Основное внимание уделено документационному обеспечению деятельности органов управления акционерных обществ: общего собрания 
акционеров, совета директоров и исполнительного органа общества. 
Каждый из органов управления имеет свой установленный порядок деятельности, который находит отражение в соответствующих комплексах 
документов. Отдельные разделы пособия раскрывают особенности деятельности коллегиальных органов: процедуры подготовки и проведения 
общего собрания акционеров, созыва и проведения заседаний совета 

директоров. Рассматривается состав документов, создающихся на каждом 
этапе этих процессов, раскрываются законодательные и нормативные 
требования к содержанию и оформлению документации, а также к порядку работы с ней.
Для деятельности исполнительного органа акционерного общества и 
подчиненного ему аппарата управления характерно использование документов, которые входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Основным документом, который 
определяет в настоящее время требования к составлению и оформлению 
таких документов, как приказы, служебные письма, акты и др., является 
государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003. Рассматриваются правила 
оформления реквизитов документов, особенности составления и оформления отдельных видов организационно-распорядительной документации.
Одна из самых серьезных проблем в настоящее время — организация 
хранения документации негосударственных коммерческих предприятий. 
История современных российских акционерных обществ насчитывает 
уже 20 лет. За этот срок накоплен огромный объем документов, значительная часть которых давно потеряла свое значение. В то же время другая ее 
часть остается ценнейшим источником ретроспективной информации. 
Российское акционерное законодательство установило обязательность 
хранения документации акционерных обществ. Законодательно установлено и право собственности на архивные документы, и ответственность 
их владельцев. Конкретный порядок текущего хранения документов в 
обществах установлен федеральным законом, рядом нормативных правовых актов и нормативно-методических документов межотраслевого действия. Разработаны порядок организации и проведения экспертизы ценности документов, правила подготовки документов для передачи на архивное хранение. Организация документооборота в акционерных 
обществах не имеет ярко выраженной специфики. Делопроизводственные 
операции на каждом этапе движения документов (прием, регистрация, 
контроль за исполнением документов и др.) ведутся в соответствии с общими правилами. Поэтому в пособии эти вопросы не рассматриваются.
В книгу включены приложения, в состав которых вошли нормативные 
акты, устанавливающие требования к документации обществ и правила 
работы с ней, а также ряд типовых форм, которые используются при выполнении определенных управленческих действий.
Учебное пособие предназначено для студентов, обучающихся по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», а также по экономическим, юридическим, управленческим специальностям. Кроме того, оно может быть полезно специалистам, которые работают с документной информацией и отвечают за соответствие 
документов современным правовым нормам; должностным лицам, обеспечивающим организационное и документационное обслуживание органов управления акционерных обществ; работникам служб документационного обеспечения акционерных обществ.

Глава 1. 
правовая и нормативнометодическая основа 
документационноГо обеспечения 
управления в акционерных 
обществах российской Федерации

1.1. 
акционерное общество — орГанизационноправовая Форма коммерческоГо предприятия

Акционерное общество — одна из наиболее распространенных 
в настоящее время форм ведения предпринимательской деятельности. Особое положение акционерного общества связано с рядом важных преимуществ именно такой организационно-правовой формы, 
которая получила широкое распространение во всех странах с рыночной экономикой.
Эта форма деятельности имеет многовековую историю.
Одним из первых акционерных обществ стала созданная лондонскими купцами в 1555 г. «Московская компания торговых предпринимателей». Ее роль состояла не только в заключении выгодных 
торговых сделок, но и в установлении дипломатических отношений 
между Англией и Россией1.
В России реальные шаги к созданию акционерных обществ были 
сделаны при Петре I. Первой акционерной компанией можно считать учрежденную 24 февраля 1757 г. «Российскую в Константинополе торгующую компанию»2, капитал которой состоял из долей, 
именуемых акциями. Права акционеров удостоверялись билетом и 
могли быть свободно отчуждены (при этом на покупателя переходили не только права, но и обязанности по внесению дополнительных 
взносов для развития предприятия). В дальнейшем были созданы 
иные акционерные компании (1762 г. — Акционерный эмиссионный 
банк, 1798 г. — Российско-Американская компания и т.д.).
Практика деятельности акционерных обществ требовала появления и развития соответствующего законодательства. Важным шагом 
в этом направлении является закрепление в императорском Указе 
1782 г. учреждения акционерных обществ, регулируемых манифестом 

1 
Ануфриева Ю., Глушецкий А. и др. Федеральный закон «Об акционерных 
обществах». Практический комментарий к применению // Практикум 
акционирования. Бюллетень «Правовые нормы о предпринимательстве». 
М., 1995.
2 
Полное собрание законов Российской империи. 1839. Т. 14. № 10694.

«О дарованных купечеству выгодах, отличиях, преимуществах и новых способах к распространению и усилению торговых предприятий». Были узаконены три формы хозяйствования: товарищество на 
вере, полное товарищество и товарищество по участкам. Последнее 
и представляло собой акционерное общество. Этот манифест впоследствии вошел в Свод законов Российской империи и выделился 
в Торговом уставе в отдельную главу «О торговом товариществе»1.
Порядок учреждения акционерных обществ в XIX в. в России регулировался Положением о компаниях на акциях, который был утвержден законом от 06.12.1836. Он был одинаковым как для русских, 
так и для иностранных подданных. Практиковалась разрешительная 
система основания таких компаний.
В период с 1893 по 1904 г. Россия подписала ряд конвенций и 
соглашений о взаимном признании и ограждении прав акционерных 
обществ с десятью странами мира. Впрочем, эти соглашения не давали права заниматься предпринимательской деятельностью на территории России без особого разрешения русского правительства.
Дореволюционное российское законодательство довольно детально регулировало и документирование деятельности акционерных 
обществ. Так, по закону 1836 г. Общества действовали на основе уставов. Были введены некоторые обязательные требования к уставу, в 
котором, в частности, должны были оговариваться: размер уставного 
(складочного) капитала, порядок распределения акций, права и обязанности акционеров и компании, отчетность, распределение дивидендов, порядок закрытия и ликвидации компании. Уставы утверждались соответствующим министерством, публиковались в «СанктПетербургских сенатских ведомостях», а вплоть до 1912 г. — также в 
«Полном собрании законов Российской империи».
Законодательно закреплялся состав важнейшей документации. 
Так, для всей торговли были обязательны три книги:
товарная — запись купленных и проданных товаров с ценой;
 
•
кассовая — статьи прихода и расхода;
 
•
расчетная — открытие специальных счетов отдельным лицам.
 
•
Если велась оптовая торговля, то в акционерных обществах должны были вестись:
мемориал — ежедневный журнал для записи всех дел;
 
•
книга копий всех исходящих писем;
 
•
фактурная книга — запись фактур на отправляемые товары;
 
•
главная книга (гроссбух) — отдельные счета по всем оборотам 
 
•
торговли. Она служила для составления баланса.

1 
Свод законов Российской империи. 1857. Т. 11. Ч. 2. Ст. 55–78.

Были установлены правила ведения книг: нумерация страниц, 
запрещение делать поправки и подчистки и т.д. Купеческие книги 
составляли коммерческую тайну и имели срок хранения 10 лет.
Отношения общества и работников регулировались договором. 
Например, все лица, работавшие в торговых предприятиях, должны 
были иметь договор о найме в письменной форме. В договоре оговаривались два вопроса: срок работы (не свыше 5 лет) и вознаграждение за труд.
В товариществах, в том числе и в акционерных обществах, должны были вестись личные счета и расчетные книги их участников 
(аналог современного реестра акционеров).
Установлен был порядок документирования деятельности органов 
управления акционерным обществом. Проведение общего собрания 
регулировалось соответствующей инструкцией. Общее собрание 
один раз в год принимало постановление, которое удостоверялось 
протоколами. Деятельность правления регламентировалась уставом. 
За операционный период правление готовило отчет с приложением 
баланса оборотов, который утверждался общим собранием, публиковался и представлялся в Министерство финансов.
Вместе с тем дореволюционное акционерное законодательство до 
конца сформировано не было. В период с 1858 по 1897 г. было разработано несколько проектов новых положений об акционерных обществах, каждый из которых имел существенные недостатки. Однако это не сказалось существенным образом на развитии акционерных 
обществ в России. Так, в 1861 г. в России действовало 120 акционерных обществ с капиталами, равными 100 млн руб., к 1881 г. их число 
увеличилось до 635, а капитал достиг суммы 840 млн руб. В 1914 г. 
2235 акционерных обществ имели капитал 4,7 млрд руб.1
В первые послереволюционные годы была произведена национализация существовавших акционерных предприятий, однако их акции не аннулировались. Собственники акций могли распоряжаться 
ими с разрешения местных Советов. Передача акций, в том числе и 
по наследству, сопровождалась регистрацией в тех же Советах. Размер дивиденда по акциям ограничивался ставкой по вкладам в Гострудсберкассах и составлял 4%.
Ситуация несколько изменилась в годы нэпа. Так, постановлением ВЦИК от 22.05.1922 «Об основных частных имущественных 
паях» было разрешено создание акционерных обществ всем правоспособным гражданам. Принятый в 1922 г. Гражданский кодекс 
РСФСР содержал 45 статей, посвященных акционерным обществам, 
положение которых достаточно подробно регламентировали все необходимые вопросы деятельности обществ. В дополнение к этому 

1 
Большая советская энциклопедия. М., 1970.

Кодексу был издан целый ряд подзаконных актов, в том числе Положение об акционерных обществах от 17.08.1927. В нем, в частности, указывалось, что важнейшей задачей государственных акционерных обществ (а их было более 90% от общего числа акционерных 
компаний) является хозяйственная деятельность, а не преумножение 
капитала учредителей. Это означало, что идея создания акционерного общества как механизма для увеличения капитала посредством 
успешной хозяйственной деятельности утрачивала свою актуальность.
К началу 1930-х гг. практически все акционерные общества были 
преобразованы в государственные предприятия. Акционерная форма хозяйствования в нашей стране была забыта до начала 1990-х гг.
 Постановлением Совета Министров СССР от 19.06.1990 г. «Об 
утверждении Положения об акционерных обществах и обществах с 
ограниченной ответственностью и Положения о ценных бумагах» 
предусматривалась возможность создания акционерных обществ и 
выпуска ими акций, которые могли распространяться среди как юридических, так и физических лиц. Появление этого документа создало предпосылки для активного развития акционерной формы собственности. За год с небольшим, прошедший после выхода указанного постановления (по состоянию на 26.09.1991), в Единый 
государственный реестр акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью Министерства финансов СССР было внесено 1432 общества, из которых 402 были основаны на акционерной 
форме собственности, а 1030 были обществами с ограниченной ответственностью1.
Разделение полномочий российских и советских властей повлекло 
возникновение отдельного Положения об акционерных обществах 
(1990 г.), которое вплоть до 1995 г. стало основополагающим нормативным документом, регламентирующим деятельность акционерных 
обществ в России.
Современное правовое положение российских акционерных обществ определено нормами Гражданского кодекса РФ и Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». 
В соответствии с ними акционерным обществом является коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на определенное 
число акций, удостоверяющих обязательственные права участников 
общества (акционеров) по отношению к обществу.
Гражданский кодекс РФ устанавливает основные признаки организационно-правовых форм предприятий и организаций, в том числе и созданных как акционерное общество. Они определяют место 

1 
Асосков В.В. Акционерные общества в РФ, http://www.ropnet.ru/pages/
lawyer/ao.htm.

каждой организационно-правовой формы в общей классификационной схеме (рис. 1).
Прежде всего следует отметить, что акционерное общество признается юридическим лицом и, значит, имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может 
от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, иметь обязанности, быть истцом и 
ответчиком в суде.
Как юридическое лицо общество должно иметь самостоятельный 
баланс или смету. Кроме того, оно должно иметь круглую печать, 
содержащую его полное фирменное наименование и указание на 
место его нахождения, и вправе иметь штампы и бланки со своим 
наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный 
в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.
Юридические лица могут быть как коммерческими, так и некоммерческими организациями и предприятиями.
Коммерческие организации в качестве основной цели своей деятельности преследуют извлечение прибыли, которая распределяется 
между участниками.
Некоммерческие организации создаются для иных целей. Предпринимательская деятельность, которой они могут заниматься, является лишь средством достижения основных целей. Некоммерческие организации создаются в форме потребительских кооперативов, 
общественных или религиозных организаций, благотворительных 
фондов и др.
Коммерческие организации имеют различные формы: хозяйственные товарищества и общества; производственные кооперативы; 
государственные и муниципальные унитарные предприятия. Таким 
образом, коммерческими могут быть как государственные, так и негосударственные предприятия и организации. Кардинальные различия государственных и негосударственных предприятий состоят в 
следующем:
унитарные
 
•
 (государственные или муниципальные) предприятия 
не наделены правом собственности на закрепленное за ними 
имущество, они им управляют. Имущество находится соответственно в государственной или муниципальной собственности, 
поэтому не может быть разделено и распределено долями между 
работниками унитарного предприятия;
негосударственные коммерческие предприятия
 
•
 — это предприятия, уставный (или складочный) капитал которых составляется из долей (вкладов) их учредителей или участников. За 
счет вкладов создается определенное имущество товарищества