Документационное обеспечение управления

С Р Е Д Н Е Е

П Р О Ф Е С С И О Н А Л Ь Н О Е

О Б Р А З О В А Н И Е

Е.В. ГЛАДИЙ

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Рекомендовано Методическим советом 
ГОУ ДПО Учебно-методический центр 
по профессиональному образованию 
Департамента образования г. Москвы 
в качестве учебного пособия для студентов 
и учащихся образовательных учреждений 
среднего профессионального образования

к у п и т ь
ч и т а т ь

о
н
л
а
й
н

znanium.com

Москва
РИОР

ИНФРА-М

УДК
ББК

Г52

651(075.8)
ФЗ
Издание не подлежит маркировке

65.050.2я73
№ 436-ФЗ
в соответствии с п. 1 ч. 4 ст. 11

Г52

Автор:
Гладий Е.В. — автор более 30 печатных работ, в том числе работ по 
проблемам профессионального образования

Рецензенты :
Торба Ю.И. — канд. пед. наук, заместитель начальника Управления 
образования донецкой облгосадминистрации;

Топалов В.П. — директор Донецкого профессионального полиграфического лицея

Гладий Е.В.

Документационное обеспечение управления : учебное пособие /  
Е.В. Гладий. — Москва : РИОР : ИНФРА-М, 2020. — 249 с. — (Среднее 
профессиональное образование). — DOI: https://doi.org/10.12737/14202

ISBN 978-5-369-01042-6 (РИОР)
ISBN 978-5-16-005440-7 (ИНФРА-М, print)
ISBN 978-5-16-103959-5 (ИНФРА-М, online)
В предлагаемом учебном пособии рассмотрены вопросы подготовки и 
оформления организационно-распорядительной, информационно-справочной документации, писем, а также вопросы организации документационного обеспечения на предприятиях, в организациях и учреждениях, 
основанные на изучении и обобщении существующей практики работы с 
документами и в соответствии с действующими в Российской Федерации 
законодательными актами и нормативно-методическими документами по 
вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности организаций. Главное внимание уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов.

Учебное пособие предназначено для студентов высших, средних профессионально-технических учебных заведений, изучающих документационное обеспечение управления и менеджмент, а также для практических 
работников управления.

УДК 651(075.8) 
ББК 65.050.2я73

ISBN 978-5-369-01042-6 (РИОР)
ISBN 978-5-16-005440-7 (ИНФРА-М, print) 
ISBN 978-5-16-103959-5 (ИНФРА-М, online)
© Гладий Е.В.

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире огромное внимание уделяется качеству и 
правильности составления документа. Ни одно современное предприятие не обходится без документального оформления своей деятельности. Исходя из этого важнейшим направлением управленческой деятельности является организация эффективной работы с документами, 
совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельно взятого предприятия, организации, учреждения.

Очень многое зависит от качества и правильности оформленных 
документов, и поэтому для квалифицированной работы с документированной информацией требуется значительное число профессионально подготовленных специалистов. В этой связи к 2000 г. более 
чем в 30 вузах Российской Федерации развернулась подготовка кадров высшей квалификации — документоведов, изучающих такой 
предмет, как «Документационное обеспечение управления».

А что такое «документ»? Какими бывают документы?
Документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт 
или право на что-либо.

В различных науках существует свое определение понятия «документ». В юриспруденции под документом понимается письменный 
акт, составленный в предусмотренной законом форме и удостоверя- 
ющий факты юридического значения (свидетельство о рождении 
и т.д.). В исторической науке документом называется письменное 
свидетельство о чем-либо.

Как мы уже определили, документ — это объект, несущий в себе 
определенную информационную нагрузку. Одновременно он выполняет несколько функций, среди которых выделяют общие и специальные.

Общие функции документа:
• информационная: документ создается для фиксирования и хранения информации;

• социальная: документ является социально значимым, так как 
олицетворяет ту или иную социальную потребность;

• коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры 
(отделами, учреждениями...);

• культурная: документ — средство закрепления и передачи 
культурных традиций, этапов развития цивилизации.

Специальные функции документа:
• управленческая: этой функцией наделены так называемые 
управленческие документы (плановые, отчетные, организаци3

онно-распорядительные и др.), которые специально создаются 
для целей управления;

• правовая: правовую функцию выполняют законодательные и 
правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (использование в целях доказательства любого документа);

• функция исторического источника: документ может выступать 
в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют основные правила составления и оформления документов.

Документ имеет юридическую силу. Юридическая сила документа 
обеспечивается комплексом реквизитов — обязательных элементов 
оформления документа. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.

Документы создаются по различным вопросам, различного содержания и в больших объемах. Классификацией документов, определением способа их создания и обработки занимается документоведение.

Обобщают и различают документы:
1) 
по назначению:

• организационные (должностная инструкция, положение, штатное расписание, устав, коллективный договор);

• распорядительные (приказ, выписка из приказа, распоряжение, 
указание, постановление, решение);

• информационно-справочные (акт, протокол, докладная записка, 
объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка);

2) 
по содержанию:

• научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчеты и описания);

• правовые (постановления, указы, договоры и др.);
• управленческие (приказы, директивы) и др.;
3) по времени создания:
• первичные (накладная, карта хронометража и т.д.);
• вторичные (рефераты, пояснения, бухгалтерская отчетность 
ит.д.);

4) 
по способу изготовления: рукописные; машинописные;

печатные (журнал, буклет, книга);

5) 
по типу содержания: текстовые; иконические (графические); 
идеографические (схемы, карты, ноты); аудиальные; мультимедийные;

6) 
по месту издания: внутренние; внешние.

7) 
по уровню секретности: несекретные; секретные; с разным 
уровнем секретности;

8) 
по направлению: входящие; исходящие;

4

9) 
по распространению: опубликованные; неопубликованные; 
непубликуемые; промежуточные;

10) 
по способу представления (носители): электронные; на бумажных носителях.

11) 
по необходимости привлечения технических средств:

• человекочитаемые;
• машиночитаемые — форма, коренным образом отличается от 
традиционно привычной формы документа. Обработка ее происходит с применением компьютерных технологий в рамках 
систем управления электронными документами (Electronic 
Document Management Systems —  EDMS);

12) 
no видам обработки:

• семантические (перевод, реферирование, аннотирование);
• несемантические (копирование, передача, преобразование в 
другую форму представления).

Документы, объединенные по направленности, смыслу, применяемости и т.д. называются документацией.

Движение документов в организации с момента их создания или 
получения до завершения исполнения или отправления называется 
документооборотом.

Так, например, в бухгалтерском учете существует пять основных 
этапов документооборота:

1. Составление документа в момент совершения хозяйственной 
операции.

2. Передача документа в бухгалтерию.
3. Проверка принятого документа бухгалтером по форме, содержанию и арифметическая проверка.

4. Обработка документа в бухгалтерии, которая включает:
• таксировку (расценку);
• группировку;
• котировку (указание в первичном документе корреспонденции 
счетов).

5. Сдача документа на хранение в архив.
В современном, постоянно прогрессирующем обществе особое 
значение придается электронному документу. В соответствии с этим 
было принято Постановление Правительства Российской Федерации 
от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002-2010 годы)"». Оно было принято с целью установления на законодательном уровне правовых основ документирования, организации работы с документами, их хранения на базе новых 
информационных технологий для обеспечения управленческой деятельности органов государственной власти, местного самоуправления 
и организаций.

5

Система электронного документооборота — организационнотехническая система, обеспечивающая и контролирующая процесс 
создания, хранения документа и полный контроль над документооборотом, осуществление обмена информацией, управляющая доступом 
к электронным документам внутри организации и за ее пределами.

Основные принципы действия электронного документооборота:
• однократная регистрация документа, позволяющая идентифицировать документ в данной системе;

• непрерывность движения документа и возможность контроля 
на любой стадии процесса за его исполнителем;

• возможность параллельного выполнения операций, повышение 
оперативности работы над документом;

• единая документальная информационная база, позволяющая 
избежать возможность дублирования документов;

• эффективная система поиска документа по имеющейся минимальной информации о нем;

Передача документов с аналогом собственноручной подписи между организациями при помощи факсов, электронной почты и иных 
средств допускается при наличии электронно-цифровой подписи 
(ЭЦП) либо письменного соглашения между организациями (в соответствии с действующим законодательством). В остальных случаях 
передача должна сопровождаться бумажным документом, оформленным в соответствии со стандартными требованиями. Порядок применения ЭЦП определен Федеральным законом от 10 января 2002 г. 
№ 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Что же такое документационное обеспечение управления?
Документационное обеспечение управления (ДОУ) — это деятельность аппарата управления компании, охватывающая вопросы 
документирования и организации работы с документами в процессе 
осуществления управленческой деятельности, при помощи которого 
процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

История возникновения данной дисциплины уходит своими корнями в далекое прошлое. Практическое документоведение возникло 
еще в XVI—XVII вв. с появлением науки о развитии письменности 
(палеографии) и науки, изучающей форму и содержание правовых 
актов (дипломатики). Научная же заинтересованность и появление 
специальностей, связанных с документоведением — сравнительно 
молодое направление. У истоков современного документационного 
обеспечения управления стояло архивоведение.

Правовые основы документирования, прежде всего в сфере государственного управления, стали зарождаться уже с начала XVIII в., 
когда многие формы документов были закреплены законодательными 
актами. В первой половине XIX в. предпринимаются первые попытки

6

подойти к этому вопросу с научной точки зрения. В своих работах 
Н. Варадинов и В. Вельдбрехт впервые предложили ввести правила 
составления документов на основании законодательных актов.

Вплоть до революции 1917 г. исследования в области документоведения не получили сколько-нибудь серьезного продолжения, за исключением, пожалуй, работ инженера-путейца И.И. Рихтера. Автор 
предпринял небезуспешную попытку классификации «делопроизводства и делохранения казенных железных дорог».

Начиная с 1920 г. кэтому вопросу стали подходить более серьезно. 
В Советском Союзе была создана целая система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций, занимавшихся вопросами научной организации управления и в 
этот же период возникло несколько школ управленческой мысли: 
школа А.К. Гастева (Центральный институт труда), направление 
П.М. Керженцева, школа Е.Ф. Розмирович (Институт техники управления при Наркомате рабоче-крестьянской инспекции СССР).

Но работа в данном направлении велась не только в России. Поль 
Отле с своим коллегой Анри Лафонтеном создал крупнейшую базу 
печатных материалов (в том числе небиблиотечных) — Универсальную десятичную классификацию, являющуюся одним из наиболее 
выдающихся примеров фасеточной классификации.

Развитие науки создало ряд неудобств и привлекло к себе негативное внимание со стороны правящих кругов: изучение и развитие документоведения привело к существенным изменениям во всех сферах 
жизни общества. Процесс был свернут и сопровождался массовыми 
политическими репрессиями. Это в значительной мере отразилось на 
научных и управленческих кадрах, отбросив и притормозив процесс 
развития на несколько лет. Только отдельные направления, такие как 
совершенствование системы учета советских граждан, введение паспортной системы, а также те, которые проводились некоторыми крупными ведомствами (рационализация бухгалтерской, кадровой документации и т.п.) избежали данной участи.

В начале 1930-х гг. в Москве был открыт Государственный историко-архивный институт (МГИАИ). Основной задачей его создания 
была подготовка специалистов высшей квалификации для работы в 
государственных архивах, а в последствии — и работников государ- 1 2

1 Варадинов Н.В. Делопроизводство или теоретическое и практическое 
руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному 
письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых 
бумаг и к ведению самых дел, с приложением к оным образцов и форм. СПб., 
1857; Делопроизводство. Руководство к составлению всех родов деловых 
бумаг и актов, по данным формам и образцам. Второе, по современному законодательству измененное издание. СПб., 1873.

2 Вельдбрехт В. Общие основания русского делопроизводства с приложением основных его форм. СПб., 1854.

7

ственного делопроизводства. В МГИАИ в рамках учебной дисциплины «Теория и практика архивного дела» появился учебный курс «Общее делопроизводство», а с 1942 г. уже возник самостоятельный курс 
«История и организация делопроизводства в СССР». Сам термин «документоведение» впервые появился в 1943 г. И уже в связи с появлением учебного курса «История и организация делопроизводства в 
СССР» изучение проблем документоведения приобрело новое дыхание. Это стимулировало ученых вновь направить свою деятельность 
на работу в этом направлении и исследовать данную проблему с 
большим интересом. В 1960-е гг. документоведение становится самостоятельной научной дисциплиной и в 1969 г. вносится в номенклатуру специальностей научных работников, а уже в 1966 г. создается 
Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и 
архивного дела (ВНИИДАД).

Начиная с середины XX столетия, в связи с бурным развитием 
наук об информации, документация стала рассматриваться как единая 
информационная система, способствующая достижению тех или иных 
управленческих целей и задач. При этом значительно расширилось 
само понятие управления. Исходя из этого можно считать 196070-е гг. поворотным моментом в развитии документоведения.

Начало разработке системного подхода в исследованиях документоведения было положено фундаментальными работами Г. Г. Воробьева. Прежде всего стоит обратить внимание на его труд «Документ: 
информационный анализ», опубликованный в 1973 г., который способствовал появлению публикаций В.Д. Банасюкевича , Б. С. Илизарова, М.П. Илюшенко2, В.И. Кокорева1 2 3, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, В.М. Магидова, Е.А. Степанова, В.Ф. Янковой и других авторов, 
тем самым ознаменовав начало нового этапа в развитии отечественного документоведения.

1 Банасюкевич В.Д. Классификация форм и информации организационно 
распорядительной документации // Внедрение Унифицированной системы 
организационно-распорядительной документации (УСОРД) в условиях АСУ 
и 
традиционных 
методов 
управления: 
тез. 
докладов 
и 
сообщений

Всесоюзного совещания (Москва, 20-22 октября 1976 г.). М., 1977. С. 48-59; 
Банасюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник 
(на материалах Министерства угольной промышленности СССР за 1971— 
1975 годы): автореф. дис. к. ист. наук. М., 1977. 19 с.; Банасюкевич В.Д. 
Функции управленческих документов // Терминологические проблемы в 
области документоведения и архивоведения: тез. сообщ. к теорет. семинару 
(январь 1974). М., 1973. C. 35-42.

2 Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. 
Доюу'мент и системы документации: учеб. пособие / МГИАИ. М , 1977. 83 с.

Кокорев В.И. Основы стандартизации в информационных системах: 
учебник. М.: Изд-во стандартов, 1988.

8

В связи со сменой политического и экономического строя в России 

и входом в мировое информационное пространство в работе с документами стали широко применяться новейшие компьютерные технологии. Уже начиная с этого периода работа по усовершенствованию 
документоведения получает новые направления: информационнодокументационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности 
документов, создание электронных архивов и др. Дальнейшее развитие документоведения тесно связано с постоянно возрастающими социально-политическими, экономическими, культурными, техническими и иными потребностями.

После изучения курса «Документационное обеспечение управления» выпускник должен

знать:
• тенденции развития информационно-документационного обеспечения с применением новых технологий;

• закономерности документообразования;
• системы хранения текущей и ретроспективной документации;
• законодательные и нормативно-методические материалы по 
документированию и организации работы с документами;

• критерии и принципы оценки ценности документов и порядок 
определения сроков их хранения;

• новейшие информационные технологии;
• современные технические средства управления;
• основы развития и проектирования рациональных систем документационного обеспечения управления, методы и оценки эффективности проектирования документационного обеспечения 
управления;

уметь:
• разрабатывать организационные и нормативно-методические 
документы по документационному обеспечению управления;

• составлять и оформлять любые виды документов;
• проектировать унифицированные формы документов;
• проектировать унифицированные системы документации, осуществлять их внедрение и ведение в условиях автоматизированных технологий;

• выявлять закономерности изменения объема документооборота 
и проектировать его рациональную организацию;

• анализировать 
состояние 
документационного 
обеспечения 
управления конкретной организации;

• составлять техническое задание на проектирование систем информационно-документационного обеспечения деятельности 
конкретной организации;

9

• разрабатывать проектные решения по совершенствованию документационного обеспечения управления в целом (или ее отдельных составных частей);

• разрабатывать и внедрять новейшие информационные технологии в организации;

• организовывать контроль за исполнением;
• проводить экспертизу ценности документов, подготавливать их 
к архивному хранению или уничтожению;

• руководить службой документационного обеспечения управления и совершенствовать организацию ее работы;

• владеть методами анализа и проектирования систем документации, управления ими, подготавливать управленческое решение;

• осуществлять социально-психологическое регулирование в 
трудовых коллективах, разрабатывать программы и планы социального развития;

владеть:
• методами сбора, анализа, проектирования систем документационного обеспечения управления;

• методикой унификации и стандартизации управленческих документов;

• методами проектирования автоматизированных систем учета, 
регистрации, контроля и информационно-справочной работы 
по документам организации;

• методикой составления классификационных справочников;
• критериями проведения экспертизы ценности документов и 
определения сроков их хранения;

• навыками технической обработки документов для сдачи в архив;

• методами расчета экономической эффективности проектируемых систем.