Применение копирования в учете

В.О < СОЮЭОРГуЧЕ ’ >

Ленинградская контора организации и механизации учета «СОЮЗМАШУЧЕТ»



            ПРИМЕНЕНИЕ КОПИРОВАНИЯ

            В УЧЕТЕ



ЛЕНИНГРАД
1938

В. О. „СОЮЗОРГУ ЧЕТ"

Ленинградская контора ОРГАНИЗАЦИИ И МЕХАНИЗАЦИИ УЧЕТА
„С о ю з м а ш у ч е т“









ПРИМЕНЕНИЕ КОПИРОВАНИЯ В УЧЕТЕ

   ЛЕНИНГРА П
,     19 3 8

ОТ РЕДАКЦИИ

  Публикуемая работа о применении копирования в учете содержит материалы исследовательской темы, разработанной Научно-Исследователь-ской Секцией при ЛУНХУ в соответствии с задачами, поставленными Партией и Правительством в деле упрощения, улучшения и удешевления учета.
  Как показала практика, применение копирования дает на ряде участков учета значительный эффект. Одновременное получение записей в аналитическом учете и сводном формуляре, устранение ошибок при переписывании, разноске и осуществление контроля над бухгалтерской регистрацией операций являются также неоспоримым преимуществом форм копирования.
  Однако, опыт ряда предприятий и организаций показал, что последовательное применение одной из известных форм копирования в учете (копиручет или документно-копировально-ордерная форма), в их классическом виде, не дает должного эффекта на всех без исключения участках учетной работы.
  В некоторых случаях, применение общей для всего предприятия копировальной формы учета (наир, копиручета) не только не улучшает и не ускоряет работу на отдельных участках, но, наоборот, усложняет и замедляет технику учетной работы и вызывает непроизводительные потери рабочей силы.
  Поэтому нужно признать, что попытки перевести всю технику бухгалтерской работы предприятия или организации на одну из форм копирования, без критической оценки эффективности применения этой формы на том или ином участке учета, приводят к несправедливой дискредитации этой рациональной техники учетной работы.
  Наиболее правильной является такая постановка техники бухгалтерской работы, при которой на каждом отдельном участке используются те приемы копирования, которые дают наибольший эффект и отвечают задачам работы данного участка. При этом совсем необязательно связывать технику отдельных участков в общую „выдержанную “ форму, обязательную для всего аппарата учета.
  В данном случае основной вопрос заключается только во взаимной увязке техники работы отдельных, связанных между собой участков учета.

з

  Полученные материалы обследования 19 предприятий и организаций, применяющих копирование на отдельных участках учета, подтверждают изложенные выше основные положения, на которых мы и основывались в настоящем труде.
  В публикуемом труде использованы некоторые материалы из советской и иностранной литературы, а также ряд запатентованных аппаратов и приспособлений различных советских и иностранных авторов.
  Как видно из последующего изложения, в настоящее время назрела необходимость сконструировать и организовать массовый выпуск копировальных аппаратов нескольких типов, а равно разработать еще несколько вариантов и форм копирования в учете.
  Ленинградская контора „Союзмашучет", организованная на базе Научно-Исследовательской Секции ЛУНХУ, могла бы продолжать работу, начатую Научно-Исследовательской Секцией в 1937 г. при условии активной помощи счетных работников, которые поделятся своими знаниями и опытом и пошлют свои замечания и предложепия по всем вопросам, затронутым в настоящей книге, по адресу: Ленинград, 98, Красная ул. 27, Контора „Союзмашучет".
  Настоящая работа выполнена в 1937 г. т. т. Кумейко С. В. (методологическая часть) и Тихомировым В. А. (техническая часть) под руководством т. Краинского А. И.

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ

I. ВВЕДЕНИЕ

  Копирование, как прием одновременного получения нескольких оттисков производимой записи, в. конторской работе, имеет большое значение и издавна применяется. По старым патентам известен запроектированный в конце прошлого века венским купцом Ченкель специальный аппарат, дававший возможность выписывать документы одновременно в з-х подлинных экземплярах. Записи производились сложной вставочкой с тремя перьями на особом аппарате, передвигавшем бумагу при помощи З-х пар валиков.
  Аппарат этот распространения не получил, но его изобретение показывает давнее наличие в конторской практике мысли о полезности и необходимости получать оттиски производимых записей без применения печатающих станков или литографского камня.
  И только признание прав гражданства за копией, полученной как оттиск через угольную бумагу, и постановка производства этой угольной копировальной бумаги дали возможность широкого применения копирования в конторской работе и, в частности, в учете.
  Копирование в учете примерно до 1914 г. внедрялось медленно и постепенно.
  Хотя копирование записей в книгах, путем применения копировальной бумаги и наличия вторых отрывных листов, применялось в учете много десятков лет, но, как законченная форма ручной техники¹) в бухгалтерии, копирование в учете, связанное с отказом от книги и с переходом на веденпе счетов на свободных листах (карточках), особенно развилось в двадцатых годах нашего столетия.
  В советском бухгалтерском учете копирование; как систематически разработанная форма ручной техники в учете, впервые применено в Госторге, в Ленинграде—в 1925 г. и в Москве— в 1926 г.

  О В условный термин .ручная техника учета*, как в данном случае, так и в дальнейшем, нами вкладывается понятие учетного труда без применения машин и особых технических приспособлений, т. е. понятие немеханнзирован-ного учета.


5

  В Ленинграде опыт копирования был построен по форме, названной „Бескнижным учетом", и являвшейся продуктом мысли счетных работников СССР, в Москве же был применен опыт копирования на карточках по форме, названной „Копиручетом", и являвшейся продуктом работ европейских рационализаторов.
  Как видно из последующего изложения, цели и сущность этих двух форм различны и по идее и по выполнению, хотя обе формы в конечном счете преследовали сокращение технической работы и достижение своевременности в счетных записях.
  Появление новой формы бухгалтёрского учета вызвано назревшей к тому времени насущной необходимостью реконструкции патриархальной простейшей ручной техники, неразрывно связанной с книгой и многократным переписыванием, и переставшей удовлетворять советское предприятие и советское народное хозяйство в целом.
  Начавшийся реконструктивный период требовал социалистических темпов не только в производственном процессе, но и в учете, отражающем ход производственного процесса и вскрывающем результаты работы предприятия.
  К бухгалтерскому учету все чаще и более жестко стало применяться требование оперативности и ажура. Особенно это требование в те времена предъявлялось к торговым организациям.
  Старые формы—книги, будучи громоздкими и весьма трудоемкими, являлись тормазом для дальнейшей рационализации техники учета.                          '             •
  Начало' было положено пионерами из Госторга, внедрявшими бескнижные формы учета с применением методов копирования, как органических составных элементов ручной техники учета.
  Правда, в этот период стоял преимущественно вопрос только о технике обработки документов и их бухгалтерской систематизации на счетах.                               Низовой учет, первичная документация были затронуты только в связи с их бухгалтерским оформлением, преимущественно в торговле, в отношении документов, служащих непосредственным основанием для бухгалтерских проводок.
  Рационализация и стандартизация первичной документации в промышленном предприятии начались значительно позже, в первые годы первой пятилетки.
  Эта' работа была тесным образом связана с перестройкой методологии учета и, в частности, с начавшимся внедрением нормативного учета. В этом отношении первенство принадлежит уже не торговле, а промышленности.
  Весь путь развития копировальных форм ручной техники бухгалтерского .учета проходит под знаком рационализации и упрощения технической работы, приближения момента учетной записи к факту хозяйственной операции, ускорения сроков составления отчетности, оснащения учетных работ техническими приборами, а форма „Бескнижного учета" разрешила вопрос в

освобождения бухгалтерии от излишнего многократного переписывания одних и тех же -сумм.
  В истории развития ручной техники работы в советском бухгалтерском учете ведущее значение имели указанные выше две формы: „Копиручет" (коппровально-карточная форма) и „Бес-книжный учет" (копировально-документная и копировальноордерная формы).
  В своем дальнейшем развитии обе формы претерпели значительные изменения под влиянием практики.
  В практике, „Копиручет" нашел наибольшее применение в торговых организациях, а „Бескнижный учет"—в промышленных предприятиях.
  Обе формы, при наличии ряда достоинств, имеют значительные недостатки, к преодолению которых ни практиками, ни теоретиками не было приложено достаточных усилий.
  Это привело к тому, что в настоящее время важный участок— техника бухгалтерской работы—оставлен без должного к себе внимания. Значительная доля вины в некоторой отсталости в развитии форм ручной техники учета лежит на самих защитниках этих форм. Проводя ортодоксальную линию защиты одной из форм, теоретики и практики исключают возможность использования другой формы, совершенно не считаясь с недостатками защищаемой формы в отношении применения ее на отдельных, конкретных участках учетной работы и с возможными достоинствами формы—антипода на этих именно участках.
  В вопросах техники учета необходимо помнить Марксистско-Ленинское положение о единстве формы и содержания, а также и о том, что содержание, в конечном счете, определяет форму.
  Именно поэтому, учитывая многообразие учетного содержания, необходимо использовать в предприятии все формы ручной техники, выбирая в каждом отдельном случае ту из них, которая, соответствуя данному содержанию, дает наибольший эффект от ее применения.
  Правильным является не подчинение содержания всего учета в предприятии одной из форм учета и не втискивание его в эту форму, а применение на каждом отдельном участке наиболее эффективной и полностью вскрывающей содержание формы учета.
  Необходимо все же отметить, что ряд бухгалтеров, оценив преимущества каждой из форм на отдельных конкретных участках работы, практически применили их на этих участках. Однако, так поступали далеко не все бухгалтеры.
  Что касается теоретиков, то у них подобного подхода при рассмотрении обеих форм не было вовсе.
  В задачу первой части настоящего труда входит по возможности краткое и схематическое изложение копировальных форм ручной техники бухгалтерского учета, рекомендуемых литературой нашей современной практике.

7

  Во второй части труда рассматривается опыт применения этих форм в практике работы предприятий, а также приводятся соображения о возможности их улучшения и наиболее рационального использования на отдельных участках учетной бухгалтерской работы.
  Признавая, что в недалеком будущем механизированный учет вытеснит ручную технику учета (в условиях централизации учета), следует вместе с тем заметить, что копирование находит большое применение в условиях механизированного учета.
  Учитывая, что в настоящее время все же преобладают формы с ручной техникой учета, мы во второй части труда и базируемся в основном на формах с ручной техникой учета. Считаем при этом целесообразным подчеркнуть необходимость наибольшего внедрения пишущей машинки в технику счетных записей, так как при этом наиболее удобно применять метод копирования с сохранением четкости во всех экземплярах счетных формуляров и документов.
  Рационализаторская мысль должна быть направлена на конструирование такого валика (или такой системы валиков) на пишущей машинке, чтобы можно было свободно вкладывать и вынимать карточки при неподвижности находящегося на валике другого листа (журнала) с копировальной бумагой. В условиях механизированного учета целесообразно применение счетнопишущей машины с валиком подобной конструкции или сальдирующей бухгалтерской машины типа „Националь**, которая производит запись и подсчет показателей и запись цифровых символов или шифров сразу в нескольких документах без применения копировальной бумаги.



II. КОПИРУЧЕТ


1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
   Выше уже указано, что применение методов копирования в бухгалтерском учете связано с отказом от книги и с переходом к записи на карточку.                           —   Карточка стала внедряться в бухгалтерский учет с конца прошлого века преимущественно в сортовом учете товаров и материалов и на других участках, требующих большого аналитического разложения. Карточка внедрялась в бухгалтерию, как прием подсобного „внесистемного* учета. Применение ее в учете имело место преимущественно заграницей.
   Техническая отсталость дореволюционной России сказывалась также и в учете. Карточка, как элемент технического усовершенствования бухгалтерского учета, стала входить в практику учета только в предреволюционный период.
   Развитие капитализма потребовало резких изменений в технике учета. Традиционная немецкая .и другие книжные формы уже не удовлетворяли капиталистическое предприятие периода импе

  8

риализма. Техника бухгалтерского учета при существовавших книжных формах была громоздка, препятствовала применению широкого разделения труда и вела к техническому отставанию учета, не обеспечивая ажура записей. Относительного ажура добивались лишь банки и кредитные предприятия, учет в которых был, по существу, очень прост.
  Капиталист эпохи империализма, при обострившейся конкурентной борьбе, желал знать результаты своего делового дня к концу этого же дня. В отношении оперативности его перестала удовлетворять даже интегральная форма учета, разработанная во второй половине прошлого века. И вот, в середине первого десятилетия нашего века, в Германии появляется копировальнокарточная форма Гинца.
  Эта форма бухгалтерского учета дает большие, чем при книгах, удобства для ежедневной выверки оборотов на основании откопированных в особые журналы записей по счетам. В последующем копировально-карточная форма учета получила большое распространение, особенно к 1925—29 годам.
  К этому времени иностранная копировально-карточная форма учета представляла собой, по некоторым исследованиям, многообразие 66 отдельных форм, различных как по принципу построения, так и по применяемым техническим приспособлениям.
  Сущностью копировально-карточной формы „Копиручет является производство систематической записи на счетах-карточках с одновременным копированием этой записи в хронологическом порядке на специальных формулярах-журналах ').
  Основным рационализаторским моментом в этой форме учета является, как отмечено выше, возможность ежедневной сверки записей аналитического учета с синтетическим, с целью локализации ошибок и уменьшения времени на их нахождение. Эта сверка, осуществляемая технически весьма просто, требует небольшой затраты времени. Поиски же ошибок при книжной форме учета составляют большую непроизводительную работу.
  Отказ от книги и использование при этой форме учета свободных листов-карточек и журналов позволяют проводить значительно большее разделение труда, чем при книжной форме учета, а применяемый способ вертикального хранения карточек упрощает пользование ими.
  Все остальные моменты рационализации учетной техники, сопутствующие внедрению копиручета, им непосредственно не обуславливаются, но лишь вытекают из общих задач рационализации бухгалтерского учета.
  Действительно, разноска по счетам непосредственно из документа, краткость записи, шифровка счетов и ряд других рационализаторских мероприятий могли быть свободно применены и применяются при книжной форме учета.


  х) При ведении нескольких журналов хронология сохраняется только в пределах операций, скопированных на отдельном журнале.

  При первоначальном применении в Госторге, при последующих постановках учета в других советских организациях, а также во всей учебно-популяризаторской литературе и ведомственных инструкциях, копиручет рассматривался и применялся как целостная форма, охватывающая собой все стороны работы бухгалтерии. Поэтому рассмотрение сущности копиручета в нашем труде также ведется по всей организационно-технической линии работы бухгалтерии, т. е. последовательно в таком порядке и содержании, в каком они изложены в литературе и ведомственных инструкциях: организация бухгалтерского аппарата, порядок документооборота, специфические технические приспособления и особые приемы обработки документов и записи по счетам, причем моменты, не присущие собственно копиручету, как-то счетный план, построение картотек и т. д., освещаются только в общих чертах, без особой детализации.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ШТАТА БУХГАЛТЕРИИ
  При копиручете предполагается организация штата бухгалтерии по функциональному признаку. Каждая функция возложена на одного или нескольких работников, в зависимости от объема работы.
  В бухгалтерском аппарате можно наметить следующие основные функции:
  а)   общее руководство, осуществление контроля за соблюдением финансовой, сметной и бюджетной дисциплины;
  б)   руководство технической работой;
  в)   оперативная и бухгалтерская обработка документов;
  г)   хронологическая регистрация и синтетический учет;
  д)   аналитический учет;
  е)   хранение документов;
  ж)   составление и представление в соответствующие организации бухгалтерской отчетности.
  Эти основные функции и положены в основу построения штата бухгалтерии при копиручете, который предполагается в следующем виде:
  а)   главный бухгалтер—руководитель бухгалтерии;
  б)   технический руководитель—распределяет документы между контролерами, наблюдает за технической работой, за своевременностью обработки документов, за ежедневной сверкой записей;
  в)   контролеры—по оперативной и бухгалтерской обработке документов;
  г)    контролер-группировщик—осуществляет хронологическую регистрацию документов, группирует их и ведет синтетический учет; , ’ .
  д)   картотетчики—производят записи по карточкам аналитического учета и осуществляют ежедневную группировку этих записей для проверки их с синтетическим учетом;
  е)   секретарь-архивариус—получает все входящие в бухгалтерию документы, распределяет их между контролерами, по ука

  10