Трудовые книжки: Все правила. Всё правильно

Москва
ИНФРА-М
2010

Библиотека журнала
“Трудовое право Российской Федерации”

Трудовые книжки:

все правила
всё правильно

И.В. Журавлева

образцы всех записей 

с учетом разъяснений  
роструда и пенсионного фонда рф

УДК 658.31
ББК 67.405
 
Ж91

Журавлева И.В.
Трудовые книжки: Все правила. Всё правильно. — М.: ИНФРА-М, 
2010. — 160 с. + CD-R. — (Б-ка журн. «Трудовое право Российской Федерации». Вып. 14(201)).

ISBN 978-5-16-004505-4

Книга написана для использования в повседневной работе сотрудниками 
кадровых служб любого уровня. В ней изложены все имеющиеся на момент 
подписания в печать нормативные требования, методические и практические 
рекомендации по работе с трудовыми книжками; приведены образцы всех возможных записей в трудовых книжках, а также формулировки соответствующих 
приказов по личному составу; приложены ответы роструда и пФр на запросы 
автора. Раздел 2 книги написан с участием М.В. Журавлевой.

ББК 67.405 
ISBN 978-5-16-004505-4 
© Журавлева И.В., 2009

Ж91

Библиотека журнала  
«Трудовое право Российской Федерации»

УчредИтель 
ООО «Издательский дом ИНФрА-М»
Свидетельство о регистрации  
средства массовой информации Минпечати РФ: № 015422
Главный редактор Прудников В.М.
Выпуск 14(201)
Оригинал-макет подготовлен в «Издательстве ИНФРА-М»

Подписано в печать 25.06.2010.
Формат 60×88/16. Бумага офсетная. Гарнитура Newton. 
Печать офсетная. Усл. печ. л. 9,8. Уч.-изд. л. 13,16.  
Доп. тираж 200 экз. Заказ      
 Цена свободная.

Издательский Дом «ИНФРА-М» 
127282, Москва, ул. Полярная, д. 31в.
Тел.: (495) 380-05-40, 380-05-43.   Факс: (495) 363-92-12. 
E-mail: books@infra-m.ru    http://www.infra-m.ru

Отдел «Книга–почтой»: 
(495) 363-42-60 (доб. 246, 247)

РАЗДЕЛ 1
ВЕДЕНИЕ И ЗАПОЛНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

ТРУДОВОЙ КОДЕКС — О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ

Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) трудовая 
книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Эта норма дублируется в п. 2 Правил ведения и 
хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и 
обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 2251 (далее — Правила; Приложение 3). 
Трудовые книжки ведутся всеми работодателями на всех работников, 
если работники:
1) приняты на основную работу и
2) проработали у работодателя более пяти дней.
Исключением являются:
• во-первых, работодатели — физические лица, использующие наемный труд для личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства;
• во-вторых работники-совместители.
Федеральным законом от 30.06.2006 № 90-ФЗ2 внесено изменение в 
ст. 66 ТК РФ, которое постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 
№ 1323 было отражено и в Правилах, и в соответствии с которым трудовые книжки своих работников обязаны вести не только работодатели — 
юридические лица, но и работодатели — индивидуальные предприниматели.
Согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора, 
т.е. при приеме на работу, соискатель обязан передать работодателю, а работодатель обязан принять трудовую книжку для ведения и хранения. Тем 
соискателям, кто заключает свой первый в жизни трудовой договор, работодатель обязан оформить трудовую книжку. Не ведется трудовая 
книжка, как мы отмечали, только на совместителей.
Трудовая книжка оформляется соискателю, принимаемому на основную работу, и в тех случаях, когда его прежняя трудовая книжка утрачена 
(потеряна, украдена, сгорела при пожаре и т.п.), повреждена (порвана, 
обгорела, обветшала и т.п.) либо ее нет у соискателя по иной причине (например, в нарушение требований закона не возвращена ему при увольнении предыдущим работодателем). В подобных случаях он должен напи
1 
В ред. постановлений Правительства РФ от 06.02.2004 № 51, от 01.03.2008 № 132, от 
19.05.2008 № 373.

2 
Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс 
Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации».

3 
Постановление Правительства Российской Федерации от 01.03.2008 № 132 «О внесении 
изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года 
№ 225».

сать об этом заявление своему новому работодателю, на основании которого ему и будет оформлена новая трудовая книжка.

Извлечение из Трудового кодекса РФ
Статья 65.  Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства… .
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются 
работодателем.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в 
связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан 
по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Термин «оформление» применительно к трудовым книжкам работников предполагает действие, которое на профессиональном сленге 
кадровики называют «завести трудовую книжку», т.е. взять бланк трудовой книжки и заполнить его, начиная с титульного листа. Поэтому прежде всего мы поговорим о бланках.

БЛАНКИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК 
И БЛАНКИ ВКЛАДЫШЕЙ В ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

Для оформления как самой трудовой книжки, так и дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее прежде всего нужен бланк этого документа.
Бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в трудовые книжки 
ни в коем случае нельзя принимать от работников, как и нельзя предлагать им самостоятельно купить бланки и принести кадровику для заполнения. Согласно Правилам каждый работодатель постоянно обязан 
иметь в наличии достаточный запас бланков трудовых книжек и вкладышей.

Извлечение из Правил
44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Бланки должны приобретаться работодателем только у легитимных 
продавцов. Продавцы получают бланки у оптовых поставщиков, которые в свою очередь закупают их непосредственно на Гознаке. Наиболее 
известными официальными продавцами бланков трудовых книжек и 
вкладышей в них являются фирмы «Комус», «Прагматик», «Legacy International». Однако есть еще много фирм, которые также являются легитимными продавцами бланков трудовых книжек и вкладышей в них. 

Если же вы не уверены в легитимности продавца, вы всегда можете это 
проверить: каждый официальный дилер всегда готов предъявить покупателю копии всей цепочки договоров о поставках бланков вплоть до 
Гознака.
Для приобретения бланков необходимо заключить договор с продавцом либо направить ему гарантийное письмо (если бланки приобретаются по безналичному расчету). При покупке за наличный расчет покупатель должен предъявить доверенность на получение определенного 
количества бланков. Такая доверенность оформляется на стандартном 
бланке доверенности на получение ТМЦ по форме № М-2 (Пример 1).

Типовая межотраслевая форма № М-2
Утверждена постановлением Госкомстата России 
от 30.10.97 № 71а

Коды
Организация      ЗАО «Новые технологии»   
Форма по ОКУД 
0315001
 
по ОКПО 
12345678

Доверенность №   12  

Дата выдачи « 15 »  января  20  09  г.
Доверенность действительна по « 14 »  февраля    20  09  г.

ЗАО «Новые технологии» Ленинский просп., д. 12, к. 2, Москва, 123456, ОГРН 
1234567890123

наименование потребителя и его адрес
он же

наименование плательщика и его адрес

Р/сч. №   1234678901234567890  в  ОАО «Банк Москвы»                                    

наименование банка

К/сч. №  12345678912345678912   БИК  123456789  ИНН/КПП  1234567890/321654987  

Доверенность выдана  
инспектору отдела кадров Звягинцевой 
 
 
 
Ирине Александровне

должность, фамилия, имя, отчество
Паспорт:  
серия   11 22   №   333444                                                                     

Кем выдан 
ОВД «Зябликово» гор. Москвы; код подразделения 078-255        

Дата выдачи 10.10.2000                                 

На получение от    ООО «Комус» 

наименование поставщика
материальных ценностей по   счету от 11.01.2009 № 06 

наименование

номер и дата документа

Оборот доверенности
Перечень материальных ценностей, подлежащих получению

Номер по 
порядку
Материальные ценности
Единица 
измерения
Количество 
(прописью)

1
2
3
4

1.
Бланки трудовых книжек
шт.
пятнадцать

2.
Бланки вкладышей в трудовые книжки
шт.
пять

Подпись лица, получившего доверенность    Звягинцева 
,

удостоверяем

Генеральный директор 
           Романов      
     Н.П. Романов     

должность руководителя организации 
             подпись 
      расшифровка подписи

Главный бухгалтер 
           Уткин      
     У.У. Уткин     

 
             подпись 
      расшифровка подписи

М.П.

Печать

Пример 1. Доверенность на получение бланков трудовых книжек 
и вкладышей в них

Если руководитель маленькой фирмы или индивидуальный предприниматель сам лично занимается трудовыми книжками, то для приобретения бланков за наличный расчет он должен предъявить заверенную копию приказа о назначении руководителем организации, либо 
свидетельство о регистрации индивидуального предпринимателя.
Продавец учитывает номера всех бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки, проданных каждому работодателю. Поэтому 
бланки трудовых книжек, принесенные работодателю работником и 
купленные неизвестно у кого и как, могут впоследствии оказаться или 
фальшивыми, или зафиксированными за совершенно другим работодателем. В лучшем случае это выявится в тот момент, когда работник начнет оформлять себе загранпаспорт. В худшем — по прошествии многих 
лет: при оформлении пенсии (когда доказать наличие необходимого 
стажа окажется уже очень и очень непросто).
Никаким другим способом приобретать бланки нельзя. При этом 
следует иметь в виду, что на работодателя, т.е. на руководителя органи

зации либо на индивидуального предпринимателя, возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. В случае нарушения установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек 
соответствующие должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ — в том числе и в случае неправильного 
приобретения трудовых книжек, что подчеркнул Верховный Cуд РФ в 
своем определении от 06.09.2007 № КАС07-416.

Извлечение из определения Верховного Cуда РФ 
от 06.09.2007 № КАС07-416
На основании пункта 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225, Министерство финансов Российской Федерации приказом от 22 декабря 2003 года № 117н «О трудовых книжках» 
утвердило Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и 
вкладыша в трудовую книжку, в соответствии с пунктами 2 и 4 которого изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской 
Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на 
основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем.
Иной способ приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша может 
рассматриваться административным правонарушением в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена статьей 5.27 Кодекса об 
административных правонарушениях Российской Федерации.

Обратите, пожалуйста, внимание: бланки трудовой книжки и 
вкладыша в нее должны храниться у работодателя как документы 
строгой отчетности и выдаваться лицу, ответственному за ведение 
трудовых книжек, по его заявке1. Впрочем, должному лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, может быть поручено и хранение бланков.
Заявка может быть написана от руки (Пример 2) либо можно разработать для нее бланк. Заявка может подаваться по мере необходимости — как ежемесячно, так и в течение месяца.

ЗАО «Новые технологии»  
Отдел кадров
ЗАЯВКА 
Главному бухгалтеру
27.04.2009   №   3/09  
У.У. Уткину

Прошу выдать/приобрести 5 (пять) бланков трудовых книжек и 
2 (два) бланка вкладышей в трудовые книжки.
Начальник отдела кадров     
Фрол     А.И. Фролова

Пример 2. Заявка на бланки трудовой книжки и вкладышей к ней

1 
 На наш взгляд, заявка может быть объединена с ежемесячным отчетом (Пример 7).

ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ВЕДЕНИЕ, УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ВЫДАЧУ 
ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Пунктом 45 Правил ответственность за организацию работы с трудовыми книжками возложена на работодателя в лице руководителя организации и индивидуального предпринимателя. Следовательно, они 
по закону несут ответственность за правильность ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек работников.
Эта ответственность ни при каких обстоятельствах не может быть 
снята ни с руководителя организации, ни с индивидуального предпринимателя, но им самим непосредственно вести работу с трудовыми 
книжками совершенно необязательно. Руководители лично занимаются трудовыми книжками довольно редко — только в самых маленьких 
организациях. Непосредственное ведение, учет, хранение и выдачу 
трудовых книжек они вправе поручить одному или нескольким сотрудникам, в функции которых входит ведение кадрового учета своего 
работодателя. При этом кадровики1 могут быть привлечены к этой работе либо как технические работники, которые только вносят записи в 
трудовые книжки, но не несут ответственности за содержание этих записей, а следовательно, не могут заверять их своими подписями, и 
внесенные ими записи заверяет своей подписью руководитель организации; либо как ответственные лица, имеющие право не только вносить записи в трудовые книжки работников, но и заверять их своей 
подписью.
Возложение на сотрудников ответственности за работу с трудовыми 
книжками, которая включает и право подписи в трудовой книжке, производится путем издания соответствующего приказа. Подчеркнем, что 
издание этого приказа предписано п. 45 Правил. Очень важно понимать, что без такого приказа кадровик не имеет права заверять своей 
подписью записи в трудовых книжках.

Извлечение из Правил
45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету 
и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек 
несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Возможны разные способы оформления такого приказа:
1) при приеме работника на работу в приказе о приеме по унифицированной форме № Т-1 в строке «условия приема на работу, характер 
работы» может быть распоряжение и о возложении ответственности за 
трудовые книжки (Пример 3);

1 
Здесь и далее «кадровиками» будем называть всех работников, в трудовую функцию которых входит ведение кадрового учета. Это могут быть как работники отделов кадров, департаментов управления персоналом, других кадровых служб независимо от их наименования, так и бухгалтеры, секретари и любые другие работники, если им поручено оформление документов по личному составу.

…

                ПРИНЯТЬ НА РАБОТУ: 

Дата

с
15.01.2009

по
—

Кириллову Инну Александровну
фамилия, имя, отчество
в  отдел кадров 

структурное подразделение
на должность инспектора 

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

и возложить ответственность за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек работников

условия приема на работу, характер работы
…

Пример 3. Фрагмент приказа о приеме на работу

2) при переводе сотрудника на соответствующую должность возложение ответственности за трудовые книжки можно прописать в приказе 
о переводе по унифицированной форме № Т-5 (Пример 4);

…

    ПЕРЕВЕСТИ НА ДРУГУЮ РАБОТУ: 

Дата

с
15.01.2009

по
—

Кириллову Инну Александрову 

Табельный номер

389

фамилия, имя, отчество
постоянно

вид перевода (постоянно, временно)

Прежнее 
место 
работы

администрация

структурное подразделение
офис-менеджер

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

причина перевода

Новое 
место 
работы

отдел кадров

структурное подразделение
инспектор с возложением ответственности за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек работников

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
…

Пример 4. Фрагмент приказа о переводе на другую работу

3) наконец, если работник уже работает на определенной должности 
и теперь на него нужно возложить ответственность за работу с трудовыми книжками, можно подготовить приказ об этом, составленный в произвольной форме (Пример 5).

ЗАО «Новые технологии»

наименование организации

ПРИКАЗ

 
Дата составления 
Номер документа

15.01.2009
78

О назначении ответственным за работу с трудовыми книжками
Кирилловой И.А.

фамилия, инициалы работника
С целью упорядочения работы с трудовыми книжками и во исполнение требования Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением 
Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225,

ПРИКАЗЫВАЮ:

назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек инспектора отдела кадров Кириллову Инну Александровну.

Генеральный директор     
Романов 
   Н.П. Романов

Ознакомлен(а):         Кириллова     «   15   »        января         20  09   г.

 
подпись (разборчиво) 
месяц прописью

Пример 5. Приказ о назначении работника ответственным 
за трудовые книжки

Разумеется, ответственными за трудовые книжки можно назначить и 
несколько сотрудников — в крупных организациях один человек просто 
не справится с такой работой, так же как и в организациях, где есть филиалы, которым делегировано право хранения и ведения трудовых книжек.
Роструд в своем ответе (письмо от 27.11.2008 № 2644-6-1) на запрос 
журнала «Кадровые решения» (Приложение 5) подтвердил, что Правила 
не устанавливают запрета на возможность распределения обязанностей 
по ведению трудовых книжек работников между несколькими сотрудниками. Правда, Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) выразила сомнения в целесообразности разделения обязанностей между несколькими сотрудниками, когда функции, связанные с ведением, учетом 
и хранением трудовых книжек выполняют разные люди: за одним закреплена функция по заполнению трудовых книжек, за вторым — функция по 
учету и хранению, третий подписывает трудовые книжки. Однако мы полагаем, что эти сомнения необоснованны. Ведь в тех организациях, где 
ответственность за работу с трудовыми книжками руководитель не стал 
делегировать кадровикам, именно так и происходит: кадровик делает за