Кадровое делопроизводство: Начинаем с нуля. Аудит своими силами

Москва

ИНФРА-М

2014

КАДРОВОЕ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО:

· НАЧИНАЕМ С НУЛЯ

· АУДИТ СВОИМИ СИЛАМИ

И.В. Журавлева, М.В. Журавлева 

ПРОСТО, КРАТКО, БЫСТРО

Второе издание

УДК 651.4/8
ББК 65.050.2
 
Ж91

Ж91

Материалы, отмеченные знаком 
, доступ
ны в электронно-библиотечной системе znanium 
(www.znanium.com)

Журавлева И.В., Журавлева М.В.
Кадровое делопроизводство: Начинаем с нуля. Аудит своими си
лами. — 2-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2014. — 188 с. + Доп. материалы 
[Электронный ресурс; Режим доступа http://www.znanium.com]. — (Просто, кратко, быстро).

ISBN 978-5-16-008986-7 (print)
ISBN 978-5-16-100798-3 (online)

Каждый кадровик на своем профессиональном пути неизбежно сталкивается с 

необходимостью восстановления запущенного кадрового делопроизводства или же 
оказывается в ситуации, когда налаживать кадровый учет приходится «с нуля». Авторы 
книги — специалисты по трудовому праву и кадровому делопроизвод ству с большим 
опытом работы — предлагают коллегам алгоритм построения и восстановления кадрового делопроизводства, отработанный в ходе многолетней практики.

ББК 65.050.2

© Журавлева И.В., 
 
Журавлева М.В., 2010, 2014

ФЗ 
№ 436-ФЗ
Издание не подлежит маркировке 
в соответствии с п. 1 ч. 2 ст. 1

ISBN 978-5-16-008986-7 (print)
ISBN 978-5-16-100798-3 (online)

ВВЕДЕНИЕ

В редакцию журнала «Кадровые решения»1 достаточно часто об
ращаются читатели с такими вопросами:

До моего назначения кадровым делопроизводством практически 

никто не занимался. Да и мой опыт работы в этой области невелик. 
С чего мне начать?

Открыта новая организация, надо выстроить систему кадрово
го делопроизводства. С чего начать?
Подобные вопросы нередко задают авторам этой книги и участ
ники семинаров по кадровому делопроизводству.

К сожалению, руководство многих организаций, особенно с не
большой численностью работников, не придает должного значения 
кадровому документообороту, а оформление документов по личному 
составу поручает сотрудникам, не имеющим ни опыта кадровой работы, ни теоретической подготовки в этой области и вынужденным героически преодолевать трудности, встающие на их новом профессиональном пути. Первая же проблема, которая возникает у «новорожденного» кадровика, — это запущенность кадровых документов, а 
зачастую и их отсутствие. С аналогичной ситуацией сталкиваются порой и достаточно опытные кадровики, перешедшие на работу в другую организацию: прежде чем заняться ведением кадрового учета в 
нормальном режиме, приходится разгребать авгиевы конюшни и восстанавливать кадровое делопроизводство.

Предлагаем всем, кто столкнулся с подобными проблемами, алго
ритмы построения с нуля и восстановления кадрового делопроизводства, отработанные авторами за много лет работы.

ЧЕМ РУКОВОДСТВОВАТЬСЯ?

Основной нормативно-правовой документ, которым должен ру
ководствоваться в своей работе каждый кадровик, — это Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ) со всеми внесенными в 
него изменениями и дополнениями2.

Чтобы по всем правилам заниматься такой важной частью кадро
вой работы, как ведение трудовых книжек работников, следует хорошо знать еще два наиважнейших документа:

1) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления 

бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 в редакции от 19.05.2008 (далее — Правила ведения и хранения трудовых 
книжек);

2) Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную 

постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек).

1
 Сайт журнала «Кадровые решения»: www.profiz.ru.

2 
 Материал в книге дается по состоянию законодательства на 28.02.2013.

Ранее необходимым для кадровиков было постановление Государ
ственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 № 1, которым для 
некоторых видов приказов по личному составу утверждены унифицированные формы приказов:

№ Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;
№ Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;
№ Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую 

работу»;

№ Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на дру
гую работу»;

№ Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работ
нику»;

№ Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работ
никам»;

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) 

трудового договора с работником (увольнении)»;

№ Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) 

трудового договора с работниками (увольнении)»;

№ Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в ко
мандировку»;

№ Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в ко
мандировку»;

№ Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;
№ Т-11a «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
Имеются унифицированные формы и для некоторых других доку
ментов:

№ Т-2 «Личная карточка работника»;
№ Т-3 «Штатное расписание»;
№ Т-7 «График отпусков»;
№ Т-10 «Командировочное удостоверение»;
№ Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и 

отчет о его выполнении».

Перечисленные унифицированные формы были обязательны для 

применения 
организациями 
всех 
форм 
собственности 
и 

организационно-правовых форм.

Ряд унифицированных форм в бюджетных организациях прежде 

применялись на факультативной основе, в остальных организациях — 
в обязательном порядке:

№ Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
№ Т-13 «Табель учета рабочего времени»;
№ Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»;
№ Т-51 «Расчетная ведомость»;
№ Т-53 «Платежная ведомость»;
№ Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»;
№ Т-54 «Лицевой счет»;
№ Т-54а «Лицевой счет (свт)»;
№ Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»;
№ Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудо
вого договора с работником (увольнении)»;

№ Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудово
му договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

В этом же постановлении Госком стата (в самом его конце) имеют
ся и Указания по применению унифицированных форм, в которых 
имеются ответы на многие вопросы, возникающие на практике, — 
большая часть этих подсказок и сегодня не утратила своего практического значения. Кроме того, правила работы с унифицированными 
формами изложены в Порядке применения унифицированных форм 
первичной учетной документации, утвержденном по становлением 
 Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.

Сегодня применение унифицированных форм, утвержденных по
становлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, уже не является 
обязательным для абсолютно всех работодателей в связи со вступлением в силу нового Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 
06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ), который пришел на 
смену одноименному Закону от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон 
№ 129-ФЗ).

Как и прежде, бухгалтерский (и, соответственно, разумеется, на
логовый) учет1 ведется на основании первичных учетных документов. Но 
если раньше, по Закону № 129-ФЗ, такими признавались документы, 
которые, при наличии унифицированных форм, были «вписаны» в эти 
формы, и только при их отсутствии составлялись в произвольной форме, то теперь, согласно Закону № 402-ФЗ, в негосударственных организациях первичными учетными документами могут служить только 
те, которые подготовлены на формах, утвержденных руководителем 
«экономического субъекта» (т.е. руководителем организации, либо руководителем управляющей компании, либо управляющим — индивидуальным предпринимателем) по представлению «лица, на которое 
возложено ведение бухгалтерского учета» (т.е., в большинстве случаев, 
главным бухгалтером). В госсекторе формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством России (т.е. кадровики продолжат работать с унифицированными формами, утвержденными Госкомстатом).

Таким образом, все небюджетные организации обязаны утвердить 

альбомы локальных унифицированных форм первичных учетных документов. Как же работать теперь кадровикам негосударственных организаций? Давайте разбираться.

Обратите, пожалуйста, внимание! Подчеркнем, что дальнейшие 

рассуждения о применении унифицированных и произвольных 
форм первичных учетных документов актуальны только и именно 
для негосударственных организаций.

Что же можно считать «первичными учетными документами»? 

Это все документы, которые являются основаниями для тех или 

1 
Авторы хотели бы сразу предупредить, что, поскольку книга ориентирована, в первую 
очередь, на сотрудников кадровых служб, а не на профессиональных бухгалтеров, некоторые аспекты подаются несколько упрощенно — насколько это можно сделать, не исказив 
сути правовой ситуации.

иных бухгалтерских операций. В рамках компетенций кадровика 
это, прежде всего, приказы по личному составу, но не только: это и 
табель учета рабочего времени, и записки-расчеты, оформляемые 
при предоставлении отпусков и при увольнении работников.

Возникает естественный вопрос: могут ли негосударственные 

организации продолжать использовать госкомстатовские унифицированные формы? В Интернете появились даже сообщения, что эти 
формы якобы отменены, запрещены, не подлежат применению... 
Так ли это? Отнюдь. Формы не отменены и не запрещены. Просто 
теперь их применение перестало быть обязательным для целей бухгалтерского и налогового учета. Однако можно продолжать их использовать — но необходимо их «переутвердить» приказом по организации. Разумеется, мы можем доработать эти формы с учетом потребностей нашей организации — дополнить их какими-либо 
реквизитами, строками, графами, либо, напротив, удалить из форм 
какие-либо фрагменты (в первую очередь — гриф утверждения 
 Госкомстатом, код формы по ОКУД, да и код по ОКПО тоже — на 
внутренних документах, каковыми являются приказы, эти коды не 
несут ни правовой, ни смысловой нагрузки). Ну и, конечно же, 
можно разработать свои, уникальные формы взамен госкомстатовских, утвердить их и полностью отказаться от применения форм из 
альбома, утвержденного Госкомстатом.

Правда, многие кадровики высказывали опасения, что инспекто
ры государственной инспекции труда будут требовать, чтобы мы продолжали применять унифицированные формы, просто переутвердив 
их в соответствии с Законом № 402-ФЗ. Возможно ли это? Ведь и 
раньше, по идее (точнее, по закону), никто, кроме налоговых органов, 
не мог предъявить претензии к тем организациям, которые не применяли унифицированные формы, однако мы знаем, что трудовая инспекция делала замечания в случае неприменения или искажения этих 
форм! Но ведь каждый контролирующий и проверяющий орган вправе 
проводить проверку только в рамках своей отрасли законодательства, в 
частности ГИТ проверяет соблюдение только законодательства о труде 
и охране труда. Таким образом, из двух посылок:

1) если ГИТ проверяет в кадровой службе соблюдение трудового 

законодательства и

2) делает замечания по применению унифицированных форм,
напрашивается вполне, казалось бы, логичный вывод: Поста
новление Государственного комитета по статистике от 05.01.2004 
№ 1 содержит нормы трудового права. Однако анализ постановления показывает, что ни одной нормы, которую можно было бы отнести к трудовому праву, в нем не содержится! Следовательно, вывод неверен? Но как это может быть, если верны посылки? Да, правила формальной логики гласят, что ошибочный вывод может быть 
лишь из неправильных посылок — одной или всех. Так где же кроется ошибка? Это очевидно: государственная инспекция труда выходила за рамки своих полномочий, проверяя порядок применения 
унифицированных форм...

Авторы ни в коей мере не желают умалить заслуг государствен
ных инспекторов, благодаря деятельности которых во многом и 
формируется правовое поле в трудовых отношениях, вследствие 

чего снижается уровень произвола работодателей и повышается 
уровень защищенности работников: это становится очевидным, 
если вспомнить, как обстояли дела в 90-х годах ХХ века, и сравнить 
с современным положением дел.

Однако ничто не совершенно и никто не совершенен, и, как гово
рится, и на старуху бывает проруха, причем государственная инспекция труда (ГИТ) тоже не является, разумеется, исключением — как и 
любой орган, в котором работают живые люди. Подтверждением этому 
служит и сообщение пресс-службы Генеральной прокуратуры России, 
согласно которому в 2012 г. проведено 200 проверок территориальных 
органов Роструда, по результатам которых выявлено более 1,1 тыс. различных нарушений закона. Напомним, что ГИТ является подразделением Федеральной службы по труду и занятости (Роструда), в компетенцию которого входит проведение проверок работодателей.

Прокуроры сообщают, в частности, что некоторые внеплановые 

проверки проводятся без установленных оснований, допускается 
проведение проверок без распоряжения руководителя контролирующего органа и согласования с прокуратурой, что является грубым 
нарушением закона. Выявлены также нарушения порядка осуществления проверочных мероприятий, их оформления, превышения 
срока проведения. Распоряжения о проведении проверок зачастую 
не содержат перечень административных регламентов проведения 
мероприятий по контролю, проверочных мероприятий, проведение 
которых запланировано, документов, предоставление которых юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем необходимо 
для достижения целей и задач проверки, ее предмет и цели. В ряде 
регионов проверяемые хозяйствующие субъекты своевременно не 
уведомлялись о проведении проверок, акты по их результатам не направлялись. Кроме того, как мы знаем, профессионализм трудовых 
инспекторов также не всегда на высоте, поэтому ряд замечаний, которые они делают кадровикам, порой не вполне обоснованы, либо 
вообще не основываются на нормах трудового законодательства.
Итак, каким будет теперь подход ГИТ к применению унифициро
ванных форм, утвержденных Госкомстатом, негосударственными организациями?

Чтобы внести полную ясность в ситуацию, авторы этой книги на
правили запрос в орган, уполномоченный давать официальные разъяснения по вопросам применения трудового законодательства: в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд). Ниже приводится 
наш вопрос и ответ Роструда.

ВОПРОС

С 1 января 2013 г. вступает в силу Федеральный закон от 

06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон 
№ 402-ФЗ).

Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129
ФЗ (в ред. от 28.11.2011) «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ), утрачивающим силу с 1 января 2013 г. в связи с 
принятием Закона № 402-ФЗ, первичные учетные документы 
принимались к учету, если были составлены по форме, содержа

щейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной 
документации. Такие кадровые процедуры, как прием на работу, 
переводы, предоставление отпусков, направление в командировки, материальные поощрения и увольнение, с позиции бухгалтерского учета относятся к хозяйственным операциям, в результате совершения которых бухгалтерия производит соответствующие выплаты. Расходы по этим выплатам должны 
производиться на основании принятых к учету первичных документов, которыми, в частности, являются приказы по личному составу, составленные, как того требовал Закон № 129-ФЗ, 
по унифицированным формам.

Согласно п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учет
ных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено 
ведение бухгалтерского учета. Таким образом, для целей бухгалтерского и налогового учета применение унифицированных 
форм по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, становится не обязательным, 
более того — они не могут применяться для этих целей, не будучи «переутверждены» руководителем организации (либо индивидуальным предпринимателем).

В связи с изложенным убедительно просим Вас ответить на 

следующие вопросы:

1. В связи с вступлением в силу Закона № 402-ФЗ можно ли 

считать с 1 января 2013 г. не обязательным применение унифицированных форм по учету труда, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, для целей кадрового учета, и, 
как следствие, могут ли организации в 2013 г. отказаться от применения унифицированных форм и перейти на оформление 
приказов по личному составу, а также штатного расписания, 
графика отпусков и других по локальным унифицированным формам, разработанным с соблюдением требований части 2 статьи 9 
Закона № 402-ФЗ, устанавливающей состав обязательных реквизитов первичного учетного документа?

2. По Вашему мнению, содержит ли Постановление Госком
стата от 05.01.2004 № 1 нормы трудового права и, соответственно, вправе ли государственная инспекция труда, как орган, проверяющий соблюдение норм трудового законодательства, проверять применение унифицированных форм и наказывать 
работодателей, оформляющих документы без использования 
унифицированных форм?

ОТВЕТ

ПИСЬМО РОСТРУДА
от 09.01.2013 № 2-ТЗ

В Федеральной службе по труду и занятости рассмотрено 

Ваше обращение от 23.11.2012 года. Сообщаем следующее.

Кадровые документы, в том числе документы по учету ка
дров и по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по 

оплате труда, являются первичными учетными документами организации.

Требования к оформлению первичных документов должны 

соответствовать положениям законодательства о бухгалтерском 
учете.

С 1 января 2013 года вступит в силу Федеральный закон от 

06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон № 402-ФЗ).

Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ формы 

первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на 
которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного 
сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Таким образом, считаем, что с 1 января 2013 года негосудар
ственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов (в том числе формой Т-2), разработанными ими самостоятельно.

При этом каждый первичный учетный документ должен со
держать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 
статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

По информации Минфина России № ПЗ-10/2012 с 1 января 

2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться 
формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в 
соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Заместитель руководителя Федеральной службы 

по труду и занятости 

И.И. Шкловец

Письмо Роструда подтверждает право работодателей (за исключе
нием государственных организаций) самостоятельно разрабатывать 
формы первичных учетных документов и, следовательно, отказаться, 
при желании, от применения госкомстатовских унифицированных 
форм. Обратите внимание, коллеги: в своем ответе И.И. Шкловец 
ссылается на закон о бухучете и информацию Минфина, что косвенно 
подтверждает отсутствие норм трудового права в постановлении Госкомстата. Следовательно, ни до 2013 г., ни теперь ГИТ не имела и не 
имеет права делать работодателям какие-либо замечания или предписания по поводу применения унифицированных форм — это прерогатива только налоговой инспекции.

Однако ГИТ и вправе, и даже обязана делать замечания и пред
писания по поводу содержания документов, оформляемых работодателями в связи с исполнением норм трудового законодательства. По

этому в случае, если самостоятельно разработанная в организации 
форма не будет содержать необходимую с позиции Трудового кодекса 
РФ информацию, трудовой инспектор вправе признать документ, изданный с использованием этой формы, незаконным, недействительным и не подлежащим применению и (или) потребовать внести изменения в документ и иными способами восстановить нарушенные 
права работников. Ну и, разумеется, в подобных случаях к работодателю могут быть применены санкции, предусмотренные Кодексом 
РФ об административных правонарушениях.

Возвращаясь к письму Роструда: авторы считают необходимым 

привлечь внимание читателей к тому, что в письме упомянута и унифицированная форма № Т-2 (личная карточка работника). Мы благодарны Роструду, что на нее было обращено особое внимание: действительно, если весь альбом унифицированных форм перестал быть обязательным для применения1, так ведь и форма № Т-2 — тоже! Правда, личная 
карточка никогда не была первичным учетным документом бухгалтерского учета и совсем непонятно, на каком основании от нас требовали 
применения унифицированной формы № Т-2 (как и форм № Т-3, Т-7 
и ряд других, не содержащих информации о хозяйственных операциях...)? Впрочем, будем говорить не о том, что было, — а о том, что есть 
сегодня. А сегодня альбом унифицированных форм не обязателен для 
применения, что подтверждено письмом Роструда! Таким образом, мы 
можем самостоятельно разработать формы для штатного расписания, 
графика отпусков и личной карточки — как на основе унифицированных форм, так и произвольно2. Причем эти формы даже нет особой необходимости утверждать, хотя ничто и не мешает это сделать. Для примера мы сделали форму личной карточки на основе унифицированной 
формы № Т-2 — так как, несмотря на признанную Рострудом необязательность формы № Т-2, отказаться от ведения личной карточки как 
таковой не представляется возможным: личные карточки необходимы, 
во-первых, для ведения воинского учета (для чего предназначен раздел 
II в форме № Т-2)3 и, во-вторых, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения 
ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ 
от 16.04.2003 № 225 (ред. от 19.05.2008), предписывают ознакомить работников с каждой вносимой в их трудовые книжки записью о выполняемой работе (т.е. о приеме на работу, переводе на другую постоянную 
работу и увольнении) под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (для чего предназначен 
раздел III в форме № Т-2).

Мы проанализировали личную карточку и пришли к выводу, что, 

прежде всего, имеет смысл удалить из формы ячейки, предусмотрен
1 
За исключением ряда форм документов, установленных уполномоченными органами в 
соответствии и на основании других федеральных законов, но не используемых в работе 
кадровиками (в частности, формы кассовых документов).

2 
Еще раз напомним, что освобождены от применения альбома унифицированных форм, 
утвержденных Госкомстатом, только негосударственные организации.

3 
В тех организациях, где для воинского учета ведутся другие личные карточки, обособленные от тех, которые ведутся в кадровой службе и дублирующие их, из личных карточек 
кадровой службы раздел II «Сведения о воинском учете» может быть удален.