Кадровое делопроизводство

Москва

ИНФРА-М

2010

Библиотека журнала

“Трудовое право Российской Федерации”

Кадровое

делопроизводство:

· начинаем с нуля

· аудит своими силами

И.В. Журавлева, М.В. Журавлева 

УДК 651.4/8
ББК 65.050.2
 
Ж91

Журавлева И.В., Журавлева М.В.
Кадровое делопроизводство: Начинаем с нуля. Аудит своими силами. — М.: ИНФРА-М, 2010. — 184 с. + CD-R. — (Б-ка журн. 
«Трудовое право Российской Федерации». Вып. 7(194)).

ISBN 978-5-16-004489-7

Каждый кадровик на своем профессиональном пути неизбежно сталкивается 

с необходимостью восстановления запущенного кадрового делопроизводства или 
же оказывается в ситуации, когда налаживать кадровый учет приходится «с нуля». 
Авторы книги — специалисты по трудовому праву и кадровому делопроизводству с большим опытом работы — предлагают коллегам алгоритм построения и 
восстановления кадрового делопроизводства, отработанный в ходе собственной 
многолетней практики.

ББК 65.050.2 

ISBN 978-5-16-004489-7 
© Журавлева И.В., Журавлева М.В., 2010

Ж91

Библиотека журнала  
«Трудовое право Российской Федерации»

УчредИтель  
ООО «Издательский дом ИНФрА-М»
Свидетельство о регистрации  
средства массовой информации Минпечати РФ: № 015422
Главный редактор Прудников В.М.

Выпуск 7(194)
Оригинал-макет подготовлен в «Издательстве ИНФРА-М»

Подписано в печать 15.06.2010
Формат 60×88/16. Бумага офсетная. Гарнитура Newton  
Печать офсетная. Усл. печ. л. 11,27. Уч.-изд. л. 14,26 + 7,56 CD-R.  
Тираж 1000 экз. Заказ      
Цена свободная.

Издательский Дом «ИНФРА-М» 
127282, Москва, ул. Полярная, д. 31в.
Тел.: (495) 380-05-40, 380-05-43.   Факс: (495) 363-92-12. 
E-mail: books@infra-m.ru    http://www.infra-m.ru

Отдел «Книга–почтой»: 
(495) 363-42-60 (доб. 246, 247)



ВВедеНИе

В редакцию журнала «Кадровые решения»1 достаточно часто обращаются читатели с такими вопросами:

До моего назначения кадровым делопроизводством практически 

никто не занимался. Да и мой опыт работы в этой области невелик. 
С чего мне начать?

Открыта новая фирма, надо выстроить систему кадрового де
лопроизводства. С чего начать?
Подобные вопросы нередко задают авторам этой книги и участники семинаров по кадровому делопроизводству.
К сожалению, руководство многих организаций, особенно с небольшой численностью работников, не придает должного значения 
организации кадрового документооборота, а оформление документов 
по личному составу поручает сотрудникам, не имеющим ни опыта 
кадровой работы, ни теоретической подготовки в этой области и вынужденным героически преодолевать трудности, встающие на их новом профессиональном пути. Первая же проблема, которая возникает 
у «новорожденного» кадровика — это запущенность кадровых документов, а зачастую и их отсутствие. С аналогичной ситуацией сталкиваются порой и достаточно опытные кадровики, перешедшие на работу в другую организацию: прежде чем заняться ведением кадрового 
учета в нормальном режиме, приходится разгребать «авгиевы конюшни» и восстанавливать кадровое делопроизводство.
Предлагаем всем, кто столкнулся с подобными проблемами, алгоритм построения с нуля или восстановления кадрового делопроизводства, отработанный авторами за много лет работы.

чеМ рУКОВОдСтВОВАтьСЯ?

Основной нормативно-правовой документ, которым должен руководствоваться в своей работе каждый кадровик, — это Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ) со всеми внесенными с 
него изменениями и дополнениями2.
Чтобы по всем правилам заниматься такой важной частью кадровой работы, как ведение трудовых книжек работников, следует хорошо знать еще два наиважнейших документа:
1) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления 
бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 в редакции от 19.05.2008 (далее — Правила ведения и хранения трудовых 
книжек);
2) Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную 
постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек).


 Сайт журнала «Кадровые решения»: www.profiz.ru.

 
 Материал в книге дается по состоянию законодательства на 6.06.00.



Необходимым для кадровиков является постановление Государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 № 1, которым для 
некоторых видов приказов по личному составу утверждены унифицированные формы приказов:
№ Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;
№ Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;
№ Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую 

работу»;
№ Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;
№ Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работ
нику»;
№ Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работ
никам»;
№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) 
трудового договора с работником (увольнении)»;
№ Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) 
трудового договора с работниками (увольнении)»;
№ Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в ко
мандировку»;
№ Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в ко
мандировку»;
№ Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;
№ Т-11a «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
Имеются унифицированные формы и для некоторых других доку
ментов:
№ Т-2 «Личная карточка работника»;
№ Т-3 «Штатное расписание»;
№ Т-7 «График отпусков»;
№ Т-10 «Командировочное удостоверение»;
№ Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и 
отчет о его выполнении».
Перечисленные унифицированные формы обязательны для применения организациями всех форм собственности и организационноправовых форм.
Ряд унифицированных форм в бюджетных организациях применяются на факультативной основе, в остальных организациях — в обязательном порядке:
№ Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
№ Т-13 «Табель учета рабочего времени»;
№ Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»;
№ Т-51 «Расчетная ведомость»;
№ Т-53 «Платежная ведомость»;
№ Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»;
№ Т-54 «Лицевой счет»;
№ Т-54а «Лицевой счет (свт)»;
№ Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»;
№ Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;



№ Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Кадровикам важно знать, что в этом же постановлении Госкомстата (в самом его конце) имеются и Указания по применению унифицированных форм, в которых имеются ответы на многие вопросы, 
возникающие на практике. Кроме того, правила работы с унифицированными формами изложены в Порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.
Организациям, практикующим направление работников в служебные командировки, следует неукоснительно соблюдать Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 
№ 749 (далее — Положение о направлении в командировки), и вести 
журналы учета работников, выезжающих в командировки по форме, 
утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 
№ 739н. Следует заметить, что в настоящее время не отменена и также продолжает действовать Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках 
в пределах СССР» (в части, не противоречащей Трудовому кодексу 
РФ и Положению о направлении в командировки).
Кадровик должен быть хорошо знаком с целым рядом федеральных законов, в том числе:
от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности в связи с материнством» (в ред. от 09.02.2009; далее — Федеральный закон № 255-ФЗ);
от 19.05.1998 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющих детей» (с изм. от 24.07.2009; далее — Федеральный закон 
№ 81-ФЗ);
от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в 
Российской Федерации»;
от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»;
от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (в ред. от 24.07.2009; далее — Федеральный закон № 173-ФЗ);
от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (с изм. от 24.07.2009; далее — Федеральный закон № 167-ФЗ), —
и многими другими, а также с постановлениями Министерства 
труда и социального развития России (например, «Об утверждении 
перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» от 31.12.2002 № 85) и других 
ведомств (например, приказ Минтранса России от 20.08.2004 № 15 

•

•

•
•

•
•

•



«Об утверждении положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей»).
Для правильной организации текущего хранения кадровой документации, составления номенклатуры дел, подготовки дел к передаче 
на архивное хранение, правильного составления описей передаваемых на хранение дел и актов о выделении дел с истекшими сроками 
хранения к уничтожению необходимо внимательно изучить и соблюдать Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Сроки хранения дел и документов определяются по перечням документов с указанием сроков 
хранения, причем большинство негосударственных организаций руководствуется Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 
утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003; далее — 
Перечень типовых документов с указанием сроков хранения).
Конечно, приведенный список отнюдь не является исчерпывающим. Помимо этого, кадровик должен постоянно следить за изменениями законодательства, за появлением новых нормативных и методических документов. Кроме того, весьма полезными являются разъяснения и письма Роструда, Минздравсоцразвития, Минфина России, 
Фонда социального страхования и Пенсионного фонда России, а также постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации, 
в которых в концентрированном виде отражена судебная практика.

КАКИе дОКУМеНтЫ ОФОрМлЯет КАдрОВАЯ СлУЖБА?

Прежде всего, перечислим наиболее важные документы, которые 
являются обязательными для любой организации, независимо от ее 
организационно-правовой формы, вида деятельности и численности 
работников, и ответственность за подготовку которых, как правило, 
возлагается на кадровую службу.
Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — ЛНА) — это внутренние законы работодателя, которые 
тот вправе принимать в соответствии со ст. 5 ТК РФ. ЛНА можно 
подразделить на безусловно обязательные, ситуативно-обязательные 
и факультативные.
Обязательными для каждого работодателя являются:
правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 и 4 ст. 189 и 
ст. 190 ТК РФ), далее — ПВТР;

Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами порядок приема и 
увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также 
иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ).

•



положение о защите персональных данных работников (абз. 5 
ст. 88 ТК РФ).
Ситуативно-обязательными (т.е. обязательными только при определенных условиях) можно считать:
положение об аттестации работников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ);
положение о коммерческой тайне (ст. 3 Федерального закона от 
29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»);
положение о командировках;
положение об оплате труда, премировании, материальном стимулировании работников, материальной помощи работникам — при 
наличии сложных схем оплаты труда (ст. 132 ТК РФ);
положение о нормировании труда (ст. 162 ТК РФ).
Любые другие ЛНА, в том числе и должностные (для служащих) 
или профессиональные (для рабочих) инструкции принимаются работодателями на факультативной основе.
Помимо ЛНА, каждый работодатель обязан оформлять следующие документы:
трудовые договоры с работниками (ст. 67 ТК РФ) — постоянными и временными, основными и совместителями, а также дополнительные соглашения к ним (ст. 72 ТК РФ);
личные карточки на всех работников организации (унифицированная форма № Т-2);
приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет (о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении и другие) и основания к ним;
приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет (о предоставлении ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых и 
учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, внутрироссийских командировках) и основания к ним;
табель учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-12 
или Т-13; а в бюджетных организациях применяется форма, установленная вышестоящей организацией);
график отпусков на каждый календарный год (унифицированная форма № Т-7);
книга учета;
книги и журналы регистрации и учета:
 
движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 
10.10.2003 № 69 (а в бухгалтерии ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей 
к ним);
 
работников, выбывающих в служебные командировки из 
командирующей организации (приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н);
 
работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (приказ Минздравсоцразвития России от 
11.09.2009 № 739н);

•

•

•
•

•
•

•

•

•

•

•

•

•

•
•



 
проверок, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав 
юридических лиц и индивидуальных предпринимателей 
при осуществлении государственного контроля (надзора) и 
муниципального контроля»; приказ Минэкономразвития 
от 30.04.2009 № 141).

Обратите, пожалуйста, внимание! Целый ряд регистрационных 
форм, которые не предписаны никакими нормативными документами, тем не менее, вести рекомендуется — для создания доказательственной базы на случай возникновения спорных ситуаций. 
К таким формам относятся, например, журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, а также журналы регистрации приказов по личному составу. Рекомендуется вести 
и журнал регистрации справок о месте работы, занимаемой должности и заработной плате, в котором предусматривается и графа, в 
которой работник должен расписаться в получении справки, а также справок, предоставляемых работником работодателю, с указанием даты получения каждой справки.

Кроме того, совместно с бухгалтерией кадровик отвечает за своевременную и правильную подготовку штатного расписания (ст. 15 и 
57 ТК РФ; унифицированная форма № Т-3).
Весьма желательно, чтобы в организации были разработаны должностные (профессиональные) инструкции, подлинники которых хранятся в кадровой службе, а копии выдаются под роспись работникам 
организации. Должностные и профессиональные инструкции становятся совершенно необходимыми документами, если в трудовых договорах с работниками не указаны их права и обязанности. О важности должностных инструкций неоднократно указывал и Роструд (например, в письме Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0).

Извлечение из письма роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0
[…] Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и 
влечь за собой ответственность, однако может иметь негативные 
последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в 
связи с ее отсутствием.
Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, хотя должностная инструкция является неотъемлемым 
инструментом регулирования трудовых отношений. Это не просто 
формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника.
Представляется, что должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в 
штатном расписании.
Должностная инструкция необходима как в интересах работодателя, так и работника.



Так, отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях 
препятствует работодателю осуществить обоснованный отказ в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), 
объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между работниками, 
временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
[…] Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и 
влечь за собой ответственность, однако может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи 
с ее отсутствием.

Помимо перечисленных выше, при определенных условиях в кадровой службе должны быть следующие документы:
графики сменности;
списки:
 
работающих на производстве с вредными условиями 
труда;
 
работников, уходящих на льготную пенсию
 
несовершеннолетних работников;

 
пенсионеров;

 
инвалидов;
 
ветеранов и участников Великой Отечественной войны и 
других военных действий и др.

С чеГО НАчАть?

Начнем с составления таблицы, включающей в себя списочный 
состав работников с указанием их должностей и структурных подразделений, а также несколько граф для отметок, которые будут проставляться в ходе сверки (см. пример 1 на стр. 19).

1. 
Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения

Обратите, пожалуйста, внимание!
В организации должен быть издан приказ о назначении работника ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых 
книжек (Приложение 1) (в организациях с большой численностью 
работников ответственными за ведение трудовых книжек могут быть 
назначены два и более сотрудников кадровой службы). Если такого 
приказа нет, его необходимо подготовить в первую очередь. Назначение ответственного можно оформить и приказом о приеме на работу, указав в строке «условия приема на работу, характер работы» 
(или приказом о переводе на другую работу — в строке, где указывается новая должность), что работник назначается ответственным за 

•
•

ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. При отсутствии 
ответственного лица ставить свою подпись в трудовых книжках работников вправе только руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших в 
организации более 5 дней. Не ведутся трудовые книжки только на 
совместителей и лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера. При проверке заполнения трудовых книжек следует обратить внимание на соответствие:
наименования организации, указанной в трудовых книжках, 
учредительным документам компании;
названия должности (профессии) работника в трудовой книжке 
штатному расписанию и трудовому договору;
наименования должности (профессии) и структурного подразделения квалификационным справочникам, если работа дает право на 
льготную пенсию либо предусмотрены иные льготы и (или) ограничения, связанные с должностью (профессией);

Примечание. В СПС «КонсультантПлюс приведены Единые 
квалификационные справочники должностей руководителей, специалистов и служащих по отдельным отраслям, утвержденные приказами Минтруда России, а затем Минздравсоцразвития России за 
период с 2001 года.

наименования структурных подразделений должны соответствовать трудовому договору (если условие о работе в конкретном структурном подразделения имеется в трудовом договоре).
Помимо этого, следует проверить наличие в трудовых книжках 
всех записей о постоянных переводах работников на другую работу и 
отсутствие записей о временных переводах, а также — в случае, если 
было изменение наименования организации — правильность внесения записей о таких изменениях. Следует убедиться также в том, что 
в необходимых случаях оформляются новые трудовые книжки, вкладыши в трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек.
Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в Книге 
учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — Книга 
учета трудовых книжек). При проверке Книги учета трудовых книжек 
следует обратить внимание на наличие подписей уволенных работников за полученные трудовые книжки. Если отсутствуют подписи уволенных работников или заменяющие их отметки об отправке трудовой книжки по почте либо подписи доверенных лиц или родственников умершего работника, этот факт должен быть отражен в таблице 
сверки.
Трудовые книжки вместе с Книгой учета трудовых книжек должны храниться в сейфе. Невостребованные трудовые книжки хранятся 
также в сейфе, но отдельно от трудовых книжек работающих (или передаются в архив организации по описи).

•

•

•

•