Методические указания к изучению курса «Документные системы»

Московский государственный технический университет 
имени Н.Э. Баумана 
 
Е.И. Козлова 
Методические указания  
к изучению курса  
«Документные системы» 
 
Москва 
Издательство МГТУ им. Н.Э. Баумана 
2009 

УДК 025.17 
ББК 73 
  К59 
Рецензент Т.И. Агеева 
Козлова Е.И. 
К59 
Методические указания к изучению курса «Документные  
системы» / Е.И. Козлова. – М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 
2009. – 43, [1] с.: ил.  
 
Методические указания к изучению курса «Документные системы» содержат определения  и описания основных объектов и 
процессов жизненного цикла документной системы. В методических материалах использованы работы наиболее авторитетных 
отечественных исследователей данной области Ф.С. Воройского, 
В.П. Захарова, Ю.Н. Столярова, Я.Л. Штрайберга и других. 
Для студентов специализации «Автоматизированные информационно-библиотечные системы» (кафедра ИУ-7). 
УДК 025.17 
                                                                                                   ББК 73 
Учебное издание 
Козлова Елена Игоревна  
Методические указания к изучению курса  
«Документные системы» 
Редактор С.Ю. Шевченко 
Корректор Г.С. Беляева 
Компьютерная верстка А.Ю. Ураловой 
Подписано в печать 20.10.2009. Формат 60×84/16. 
Усл. печ. л. 2,56. Тираж 100 экз. Изд. № 66. Заказ 
Издательство МГТУ им. Н.Э. Баумана. 
Типография МГТУ им. Н.Э. Баумана. 
105005, Москва, 2-я Бауманская, 5. 
 
 МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2009 

ВВЕДЕНИЕ 
В рамках специализации «Автоматизированные информационно-библиотечные системы» на кафедре «Программное обеспечение ЭВМ и информационные технологии» (ИУ-7) факультета 
«Информатика и системы управления» осуществляется подготовка 
специалистов по проектированию, разработке, внедрению и сопровождению автоматизированных технологий в работе документных систем. В библиотеках накоплен значительный практический опыт в области комплектования, организации сохранности 
информационных ресурсов, предоставления к ним общественного 
доступа, консультирования пользователей по поиску и анализу 
информации. Поэтому изучение документных систем эффективно 
проводить на примере наиболее разработанной с точки зрения 
предметной области системы – библиотечной. Реализация задач 
автоматизации информационных процессов, создания и использования документов в электронном формате требует активного привлечения специалистов с инженерным образованием.  
Целью изучаемого курса является введение в предметную область, ознакомление с основными объектами документных систем, 
изучение свойств и процессов функционирования документной 
системы как объекта предпроектного исследования. Особое внимание уделяется рассмотрению методов формализованного представления документных систем для последующего проектирования 
автоматизированных информационных систем.  
Курс «Документные системы» является начальным курсом специализации. В процессе изучения курса студентам требуется выполнить ряд контрольных и лабораторных работ, создать свой информационный ресурс на заданную тему. В методических материалах использованы работы наиболее авторитетных отечественных 
исследователей данной области Ф.С. Воройского, В.П. Захарова, 
Ю.Н. Столярова, Я.Л. Шрайберга и др. Работы указаны в списке 
обязательной и дополнительной литературы, рекомендованной для 
изучения данной дисциплины. 
 
3 

ТЕМА 1. ИНФОРМАЦИЯ И ИНФОРМАЦИОННАЯ 
ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ 
Информация – сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемых человеком или специальным устройством1.  
Процесс обмена информацией с помощью знаковой системы называется коммуникацией. Существуют неформальные и формальные процессы обмена информацией. К неформальным процессам 
коммуникации относятся те процессы, которые осуществляются посредством личных контактов между индивидами и с помощью материалов ограниченного распространения (письма, препринты, отчеты 
и т. д.). К формальным процессам коммуникации относятся способы 
обмена информацией посредством документированных источников. 
По форме представления информационные сообщения подразделяют 
на документальные (кодированные и некодированные) и недокументальные. Код – текст сообщения, выраженный на определенном языке. 
Информатика – научная дисциплина, изучающая структуру и 
свойства семантической информации, а также закономерности научно-информационной деятельности. Область изучения информатики состоит из трех частей: 
 информационная деятельность как совокупность процессов 
подготовки научных документов, их сбора, аналитико-синтетической переработки, хранения, поиска и распространения информации, содержащейся в этих документах; 
 документы как носители научной информации; 
 средства обеспечения информационных процессов. 
Предметами изучения информатики являются структура, свойства и закономерности семантической информации. Данные – это 
сведения, представленные в знаковой форме, позволяющей производить их передачу, обработку, объяснение.  
Организация информационных потоков, управление ими требуют их структурирования, создания систем хранения и распространения информации. Возрастанию потоков информации способствует постоянное расширение познавательной деятельности 
людей и использования средств вычислительной техники. Это 
проявляется в увеличении, в первую очередь, потоков техникоэкономической, финансовой, технологической и иной информа                                                 
1 Ожегов С.И. Словарь русского языка. М.: Русский язык, 1986. С. 217. 
 
4 

ции, относящейся к сфере науки и техники. Таким образом, наиболее развитым направлением информационной деятельности является область научной и технической информации.  
До появления специальных информационных органов потребности в информации удовлетворялись библиотеками, поскольку их 
деятельность в течение многих веков ориентировалась на решение 
этой задачи. Библиотековедение было той отраслью знания, в которой накапливался, анализировался и обобщался опыт информационного обслуживания. Развитие информатики как отдельного 
направления было обусловлено потребностями пользователей в 
оперативном и регулярном обеспечении новыми сведениями в 
различных областях человеческой деятельности. 
ТЕМА 2. ДОКУМЕНТ. ЗАКОНОМЕРНОСТИ  
ДОКУМЕНТАЛЬНО-ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ. 
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ».  
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТНЫХ МАССИВОВ  
Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и 
пространстве1. 
Определение содержит ряд характеристик документа: 
 форма (материальный объект) – долговечность, вид носителя, 
способ перевода на другие носители; 
 содержание – информация в организованной форме; 
 свойства информации – способ и цель фиксации. 
Сущность (основное свойство) документа – содержание информации. 
Увеличение объемов информации привело к увеличению количества документов, возрастанию информационных потоков и потребовало разработки новых методов и систем для обработки данных и их своевременного представления пользователям.  
Основное назначение документа – использование в качестве 
источника информации при решении различных проблем в сфере 
управления, науки, образования и других направлениях человеческой деятельности. В процессе установления информационных 
                                                 
1 См.: ГОСТ 16487–83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 
 
5