Деловая переписка

ДЕЛОВАЯ  
ПЕРЕПИСКА

М.В. КИРСАНОВА 
Ю.М. АКСЕНОВ

Москва 
ИНФРА-М 
2024

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

4-е издание, переработанное и дополненное

УДК 651.75(075.8)
ББК 65стд1-212.8я73
 
К43

Кирсанова М.В.
К43  
Деловая переписка : учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. — 4-е изд., перераб. и доп. — Москва : ИНФРА-М, 2024. — 153 с. — 
(Высшее образование). — DOI 10.12737/1891259.

ISBN 978-5-16-017841-7 (print)
ISBN 978-5-16-110848-2 (online)

Деловое письмо среди документов, создаваемых в сфере управления, занимает одно из ведущих мест. Многим управленцам ежедневно приходится составлять большое количество писем. В учебном пособии рассмотрены 
правила оформления делового письма в России согласно Национальному 
стандарту Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97—2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказу Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 
«Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, 
органах местного самоуправления» и правила оформления международного письма, которые выработаны национальными службами стандартизации 
в рамках ИСО. Особое внимание уделяется тексту письма, приводятся примеры составления писем в органы государственной власти и различные организации.
Соответствует требованиям федеральных государственных образовательных стандартов высшего образования последнего поколения.
Для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, а также 
для практических работников управления.

УДК 651.75(075.8) 
ББК 65стд1-212.8я73

А в т о р ы:
М.В. Кирсанова, доцент по кафедре государственного и муниципального управления, директор Новосибирского колледжа транспортных технологий имени Н.А. Лунина;
Ю.М. Аксенов, кандидат экономических наук, профессор

ISBN 978-5-16-017841-7 (print)
ISBN 978-5-16-110848-2 (online)

© Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., 
Аксенов Ю.М., 2006
© Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М.,  
с изменениями, 2024

Принятые сокращения

АО — акционерное общество
ГОСТ (Р) — государственный стандарт (России)
ИСО — Международная организация по стандартизации 
(International Organization for Standardization — ISO)
МВД — Министерство внутренних дел
ООО — общество с ограниченной ответственностью
ПАО — публичное акционерное общество
Росархив — Федеральное архивное агентство
ст. — статья(-и)
т.г. — текущий год

Предисловие

Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое письмо. 
С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма 
сопровождают материальные ценности, важные документы.
Наличие современных форм связи: электронной почты, 
спутниковой, сотовой связи, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, 
однако роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является важным документом, 
а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения 
информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная 
лента, магнитную ленту — бумажные перфокарты, перфокарты — гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, 
сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, 
если оно составлено на бумажном носителе, будет храниться 
в архиве несколько столетий. Важен и психологический 
фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное 
письмо на бланке, чем безликое послание по электронной 
почте. Таким образом, деловое письмо было и будет, независимо от форм передачи, основной частью документооборота, 
для которого есть правила составления и оформления.
Предлагаемое учебное пособие — результат изучения и обобщения существующей практики деловой переписки. Авторы 
проанализировали письма различных организаций, предприятий, учреждений в органы государственного управления 
и наоборот. По результатам анализа даны рекомендации по со

Предисловие

ставлению таких писем. При этом авторы опирались на исследования Л.В. Аверьяновой, П.В. Веселова, И.Н. Кузнецова, 
М.В. Ларина и других авторов, а также на ГОСТ Р 7.0.97—2016 
и международный стандарт по оформлению международной 
переписки.
В учебном пособии две главы: «Деловое письмо в России» 
и «Международные письма». Для закрепления изучаемого 
материала даны контрольные вопросы и практические задания, приводятся образцы оформления писем, что особенно 
полезно практическим менеджерам, слушателям факультета 
повышения квалификации, студентам-заочникам, изучающим делопроизводство самостоятельно или дистанционно. 
Авторы обращают внимание преподавателей, которые будут 
применять данное пособие в своей работе, что для формирования умений и навыков в составлении писем учащимся 
образовательных организаций среднего профессионального 
образования, студентам высших учебных заведений необходимо выполнить все задания и разобрать тексты, приведенные 
в разделах, посвященных отдельным видам писем. Следует 
отрабатывать скорость составления письма, обсуждать составляемые письма, а нормативные документы помогут овладеть 
знаниями делопроизводства.
В настоящем учебном пособии большое внимание уделено 
письмам в органы государственной власти. Это связано с тем, 
что авторы длительное время работают в этих органах и передают опыт своей работы с документами слушателям курсов 
повышения квалификации, работникам служб документационного обеспечения управления.
В результате изучения данного учебного пособия обучающиеся будут:
знать
• 
нормативно-правовые основы деловой переписки 
в России;
• 
стиль официальных писем и правила оформления делового письма;

Предисловие

• 
требования к оформлению различных правовых писем;
• 
международные стандарты оформления переписки, 
реквизиты международного письма;
уметь
• 
правильно составлять и оформлять деловые письма, 
в том числе международные;
владеть навыками
• 
подготовки деловой документации.

Глава 1.  

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО В РОССИИ

1.1. ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ  
И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ  
ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ В РОССИИ

Под законодательной и нормативно-методической базой 
деловой переписки понимается комплекс правовых положений, требований и методов, которые в совокупности устанавливают нормы создания и обработки документов.
Этот комплекс включает:
• 
федеральные законы;
• 
нормативные правовые акты федеральных органов 
власти РФ;
• 
нормативные правовые акты субъектов РФ;
• 
государственные стандарты;
• 
межотраслевые нормативно-методические документы, 
регламентирующие работу с документами.
Законодательными актами регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств 
связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения). Так, в соответствии со ст. 4 Федерального закона 
от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 
№ 234 были утверждены Правила оказания услуг почтовой 
связи. Эти правила определяют комплекс требований к упаковке, адресованию, пересылке писем, почтовых карточек.
В Российской Федерации созданы законодательные нормы 
документирования и работы с документами, которые являются правовой основой процессов информатизации. Так, Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, 

Глава 1. Деловое письмо в России

информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий.
Ряд заключительных актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при ведении переписки. Официальное использование государственного языка закреплено Законом РФ 
от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской 
Федерации». Статья 16 этого закона определяет: «На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное 
делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик».
Увеличение доли электронных документов в общем документообороте, возрастание количества деловой переписки, 
которая ведется в электронной форме, сделали актуальным 
вопрос об удостоверении подобных документов. Разработанные законодательные нормы направлены на придание 
юридической силы документам на различных носителях.
С целью обеспечения правовых условий использования 
электронной подписи в электронных документах был принят 
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной 
подписи». Закон устанавливает нормы, при соблюдении которых электронная подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие 
закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок. Из этого следует, что 
закон устанавливает (при соблюдении определенных условий) 
одинаковую силу бумажного и электронного документа.
Отдельные законодательные нормы документирования 
и работы с документами в Российской Федерации направлены на упорядочение применения видов документов в той 
или иной области деятельности и установление единообразия 
их подготовки и оформления.

1.1. Законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки в России

Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование 
различных отношений, возникающих между ее участниками. 
Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) устанавливает понятие 
«юридическое лицо»: им признается организация, которая 
имеет в собственности, полном хозяйственном ведении или 
оперативном управлении обособленное имущество, отвечает 
по своим обязательствам этим имуществом и выступает в суде, 
арбитражном суде, третейском суде от своего имени (ст. 48). 
В соответствии со ст. 55 ГК РФ филиалы и представительства 
организаций не могут являться юридическими лицами.
Гражданский кодекс РФ определил правовые основы деятельности юридических лиц и взаимоотношений юридических 
и физических лиц, основания прав собственности, договорные 
и иные обязательства. В процедуре заключения, выполнения, 
изменения и расторжения договоров заметную роль играет 
деловая переписка. Кодекс дает определения некоторых разновидностей деловых писем, например ст. 435 содержит определение оферты, а ст. 438 — акцепта.
В ст. 52 ГК РФ приводятся требования к содержанию 
и оформлению таких документов, как устав (для юридических 
лиц, кроме хозяйственных товариществ и государственных 
корпораций), учредительный договор (для хозяйственных 
товариществ), которые являются основными видами их учредительных документов. Государственные корпорации 
действуют на основе федерального закона о такой государственной корпорации. Устав юридического лица, утвержденный учредителями (участниками) юридического лица, 
должен содержать сведения о наименовании юридического 
лица, его организационно-правовой форме, месте его нахождения, порядке управления деятельностью юридического 
лица, а также другие сведения, предусмотренные законом 
для юридических лиц соответствующих организационно-правовой формы и вида. В уставах некоммерческих организаций, 

Глава 1. Деловое письмо в России

уставах унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях в уставах других коммерческих организаций 
должны быть определены предмет и цели деятельности юридических лиц. Наименование юридического лица и место его 
нахождения принадлежат к числу сведений, которые обязательно включаются в бланк всех видов деловой переписки 
и не только придают ей официальный характер, но и влияют 
на ее юридическую силу.
Юридические лица также могут действовать на основании 
типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом, сведения об этом указываются в едином 
государственном реестре юридических лиц. При этом типовой 
устав, утвержденный уполномоченным государственным органом, не содержит сведений о наименовании, фирменном наименовании, месте нахождения и размере уставного капитала 
юридического лица. Такие сведения указываются в едином 
государственном реестре юридических лиц.
В ряде статей ГК РФ установлены нормы документирования — требования и к форме, и к содержанию документа, т.е. 
составу его информации. Например, ст. 184, 185 ГК РФ определяют, что коммерческое представительство осуществляется 
на основании договора в сфере предпринимательской деятельности, заключенного в письменной форме, и доверенности.
Уголовный кодекс РФ (ст. 324, 325) относит к правонарушениям незаконное приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, 
печатей.
В Кодексе РФ об административных правонарушениях 
(ст. 13.20) к числу правонарушений относится несоблюдение 
правил хранения, комплектования, учета или использования 
архивных документов. Административная ответственность 
при этом может выражаться в вынесении предупреждения или 
наложении штрафа на граждан в размере от 1000 до 3000 руб.; 
на должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.; на юридических 
лиц — от 5000 до 10 000 руб.