Деловое письмо

Москва
Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°»
2023

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Учебно-справочное пособие

Автор-составитель И. Н. Кузнецов

13-е издание

Серия «Учебные издания для бакалавров»

УДК 651.4/8
ББК 65.050.2
Д29

Деловое письмо : учебно-справочное пособие для бакалавров / авт.-сост. И. Н. Кузнецов. — 13-е изд. — Москва : 
Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2023. — 
161 с.

ISBN 978-5-394-05357-3.

Излагаются правила подготовки, оформления и отправки 
деловых писем.
Рассмотрены правила оформления делового письма в России согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и правила оформления международного письма, которые выработаны национальными службами стандартизации в рамках ИСО. Особое внимание уделяется 
тексту письма, приводятся примеры составления писем в органы 
государственной власти и различные организации.
Пособие содержит образцы основных видов и разновидностей деловых писем, используемых в управленческой деятельности и бизнесе при осуществлении деловых коммуникаций с российскими и зарубежными партнерами.
Правила оформления деловых писем излагаются на основе 
современных нормативных документов в сфере связи, информации и документации.
Для работников органов власти и управления, предпринимателей, преподавателей, студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент.

Д29

ISBN 978-5-394-05357-3 
© Кузнецов И. Н., 2021, с изменениями
 
© ООО «ИТК «Дашков и К°», 2021,
 
     с изменениями

Рецензент:
О. Н. Герасимович — кандидат юридических наук.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

1. ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

1.1. Назначение и классификация деловых писем . . . . . . . . . . . . . 7

1.2. Общие требования к структуре, стилю изложения 
и оформлению деловых писем. 
Сроки подготовки и объем деловых писем. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1.3. Подготовка инициативных деловых писем . . . . . . . . . . . . . . . . 29

1.4. Подготовка ответных деловых писем . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

2. ЯЗЫК И СТИЛЬ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА. ТИПИЧНЫЕ 
ОШИБКИ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

2.1. Общая характеристика стиля официальной 
документации  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

2.2. Язык и стиль делового письма. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

2.3. Типичные ошибки при подготовке деловых писем. . . . . . . . 68

3. СТРУКТУРА ТИПОВОГО ДЕЛОВОГО ПИСЬМА  . . . . . . . . . . . 79

3.1. Основные элементы структуры делового письма  . . . . . . . . . 79

3.2. Приветствие . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

3.3. Обращение к адресату . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

3.4. Лид-абзац. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

3.5. Текст делового письма  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

3.6. Заключительная формула вежливости  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

3.7. Подпись отправителя  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

3.8. Постскриптум (постпостскриптум)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

4. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ В СООТВЕТСТВИИ 
С ТРЕБОВАНИЯМИ ГОСТ Р 7.0.97–2016 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

4.1. Требования к реквизитам делового письма. . . . . . . . . . . . . . . . 92

4.2. Правила оформления реквизитов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

5. МЕЖДУНАРОДНЫЕ ПИСЬМА. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

5.1. Международные стандарты по оформлению 
документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

5.2. Реквизиты международного письма . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102

ЛИТЕРАТУРА. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

ПРИЛОЖЕНИЯ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117

Приложение 1. Примеры деловых писем . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117

Приложение 2. Рекомендуемые формулировки 
официальных деловых писем  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141

ВВЕДЕНИЕ

Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, 
учреждений, фирм с внешним миром является деловое письмо. 
С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между субъектами хозяйствования, в письмах 
излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма 
сопровождают материальные ценности, важные документы.
Несмотря на наличие современных форм связи, роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое 
письмо — это документ, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет.
Переписка является инструментом оперативного информационного обмена на различных стадиях выработки, принятия и 
выполнения управленческих решений, при ведении справочной 
и аналитической работы, при установлении деловых связей и заключении сделок. Переписка, как и любые документы, служит для 
закрепления и передачи информации. При этом главной для переписки считается ее коммуникативная функция. В связи с этим 
основным отличительным признаком переписки служит ее назначение — обеспечение информационного обмена с применением средств связи.
Деловая переписка ведется с помощью почтовой связи и электросвязи. Почтовой связью пересылаются письма и почтовые карточки. С помощью средств электросвязи осуществляется телефонная, телеграфная, факсимильная связь, передаются сообщения 
компьютерной электронной почты.
Письмо — обобщенное название различных по содержанию 
документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте. В настоящее время при подготовке и 

изготовлении деловых писем широко используются средства компьютерной техники.
По своему назначению переписка, как любая другая документация, подразделяется прежде всего на официальную и личную. 
Личная переписка — это переписка между физическими лицами 
вне сферы их служебных (официальных) отношений (дружеские, 
любовные и т. п. послания). Письма с пометкой “Лично”, поступающие в организации на имя конкретных работников, также относятся к личной, а не официальной переписке, что определяет особый порядок обработки этих документов
В форме писем могут создаваться не только документы, служащие для ведения переписки частного или официального характера. Термин “письмо” используется также в названиях публикаций 
в средствах массовой информации (“открытое письмо”), литературных и научных произведений.
Важным моментом при организации работы по подготовке и 
оформлению писем является наличие официально утвержденной 
формы письма или требований к его составу и содержанию. Так, 
выделяются типовые письма и письма в произвольной форме. Правила оформления и обработки деловых писем во многом определяются законодательством в области делопроизводства и связи.
Предлагаемое учебно-справочное пособие — результат изучения и обобщения существующей практики подготовки и оформления деловых писем.
Материалы, представленные в пособии, дают наиболее полное представление о методике подготовки, оформления и отправки деловых писем. Учебно-справочное пособие базируется 
на действующей общегосударственной нормативной базе; особое 
внимание уделено правилам оформления служебных документов 
в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. 

1. ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

1.1. Назначение и классификация деловых писем 

Деловые письма — самый распространенный вид документов предприятия (организации, учреждения), используемых для 
нужд переписки по весьма широкому кругу вопросов.
Деловое письмо — это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный 
для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).
Приступая к изучению особенностей подготовки деловых писем, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Заметим, что 
для классификации деловых писем существует немалое количество оценочных критериев.
В частности, известно, что деловые письма отличаются 
друг от друга:
а) по степени доступности содержащейся в них информации (по грифу ограничения доступа) — обычные и ограниченного 
доступа (конфиденциальные);
б) по срокам исполнения — исполняемые в общепринятые 
сроки, а также оперативно и срочно;
в) по объему — короткие, средние и длинные;
г) по виду содержащейся в них информации — текстовые и 
комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами, 
анкетами и графическими изображениями);
д) по стилю изложения — официальные и частные;
е) по комплектности — с приложениями и без приложений;

ж) по композиции — простые (касающиеся одного вопроса) и 
сложные (касающиеся двух и более вопросов);
з) по способу адресования — направляемые в один (целевого 
назначения) или несколько (циркулярные) адресов;
и) по информационному поводу для подготовки — инициативные и ответные письма.
Однако главным классификационным критерием для деловых писем по-прежнему остается их функциональное назначение. 
Исходя из результатов анализа деловой переписки, представляется вполне допустимым разделить все деловые письма на три базовые классификационные категории:
а) официальные деловые письма; 
б) частные деловые письма;
в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой исключительно внутри предприятия).
В свою очередь, классификация официальных и частных деловых писем с учетом особенностей их функционального назначения может быть продолжена.
Так, в группе официальных деловых писем следует выделить:
1) письма-просьбы;
2) письма-сообщения;
3) письма-запросы;
4) письма-заявления;
5) письма-подтверждения;
6) письма-заказы;
7) письма-предложения (оферты);
8) письма-дополнения;
9) письма-рекламации (претензии);
10) информационные письма;
11) гарантийные письма;
12) презентационные письма;
13) письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл);
14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т. п.);

15) сопроводительные письма.
Соответственно, в группе частных деловых писем следует выделить:

1) письма-поздравления;
2) письма-приглашения;
3) письма-извинения;
4) письма для выражения сожаления и соболезнования;
5) письма по случаю представления (при заочном знакомстве);
6) письма по случаю отъезда;
7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений 
(имиджевые письма);
8) благодарственные письма;
9) рекомендательные письма;
10) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т. п.);
11) письма-открытки;
12) письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания 
чьих-либо действий и т. п.);
13) письма для выражения отказа от какого-либо предложения;
14) письма для обращения в различные инстанции в частном 
порядке;
15) письма-резюме.
Дадим далее краткую характеристику перечисленных видов деловых писем.
Письмо-просьба — пожалуй, самая распространенная форма делового письма. Функциональное назначение — изложение 
какой-либо просьбы, связанной с осуществлением организацией 
своей деятельности (созданием для этого соответствующих условий). Отличается однотемностью содержания, краткостью и конкретностью изложения (в противном случае существует опасность того, что адресат не поймет, что именно от него требуется).
Письмо-сообщение — также весьма распространенная форма официального делового послания. Основное предназначение письма-сообщения — целенаправленная передача адресату 
какой-либо конкретной информации, как правило, предпринятая 
по инициативе автора (организации-отправителя). Таким образом, 
на практике письма-сообщения чаще являются инициативными, 
хотя в определенных случаях информация может сообщаться и 
в ответ на поступивший в адрес организации письменный запрос.

Письмо-запрос, в свою очередь, предназначено именно для запрашивания соответствующей информации. Особенностью данного вида писем является то, что они практически всегда предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа 
по существу и, как правило, в срок, установленный или отправителем запроса, или нормативно-правовым документом.
Письмо-заявление служит для официального (т. е. от имени 
организации) предварительного информирования адресата о позиции отправителя по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения) — скажем, подтвердить 
свои намерения в отношении реализации ранее согласованных 
планов сотрудничества. Как и письмо-просьба, является однотемным.
Письмо-подтверждение служит исключительно для подтверждения какого-либо факта — допустим, получения организацией письма, высланного ранее адресатом. По указанной причине 
данное письмо используется в деловой переписке исключительно в качестве ответного.
Письмо-заказ также является ответным. Функциональное 
назначение подобных писем — документирование заказа. Отметим, что письмо-заказ одновременно может выполнять и функцию 
сопроводительного письма — например, если к нему прилагается 
ранее высланное адресатом деловое предложение (оферта, проект 
договора и т. п.), дополненное необходимой информацией.
Письмо-предложение (оферта) — классический пример коммерческой переписки. Такое письмо направляется в адрес делового 
партнера для того, чтобы сделать ему официальное предложение 
относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Различают твердую оферту и оферту без обязательства. Первая отличается исключительной конкретностью и точностью в изложении 
условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Вторая, 
скорее, свидетельствует о принципиальной готовности адресата 
к сотрудничеству, для налаживания (развития) которого, однако, 
требуется предварительное согласие получателя такого письма.
Письмо-дополнение служит для оперативного сообщения 
адресату какой-либо важной информации, которая ранее по