Деловое письмо

Москва
Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°»
2023

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Учебно-справочное пособие

Автор-составитель И. Н. Кузнецов

13-е издание

Серия «Учебные издания для бакалавров»

УДК 651.4/8
ББК 65.050.2
Д29

Деловое письмо : учебно-справочное пособие для бакалавров / 
авт.-сост. И. Н. Кузнецов. — 13-е изд. — Москва : 
Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2023. — 
161 с.

ISBN 978-5-394-05357-3.

Излагаются правила подготовки, оформления и отправки 
деловых писем.
Рассмотрены правила оформления делового письма в России 
согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и правила оформления международного 
письма, которые выработаны национальными службами 
стандартизации в рамках ИСО. Особое внимание уделяется 
тексту письма, приводятся примеры составления писем в органы 
государственной власти и различные организации.
Пособие содержит образцы основных видов и разновидностей 
деловых писем, используемых в управленческой деятельности 
и бизнесе при осуществлении деловых коммуникаций с российскими 
и зарубежными партнерами.
Правила оформления деловых писем излагаются на основе 
современных нормативных документов в сфере связи, информации 
и документации.
Для работников органов власти и управления, предпринимателей, 
преподавателей, студентов, изучающих делопроизводство 
и менеджмент.

Д29

ISBN 978-5-394-05357-3 
© Кузнецов И. Н., 2021, с изменениями
 
© ООО «ИТК «Дашков и К°», 2021,
 
     с изменениями

Рецензент:
О. Н. Герасимович — кандидат юридических наук.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

1. ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

1.1. Назначение и классификация деловых писем . . . . . . . . . . . . . 7

1.2. Общие требования к структуре, стилю изложения 
и оформлению деловых писем. 
Сроки подготовки и объем деловых писем. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1.3. Подготовка инициативных деловых писем . . . . . . . . . . . . . . . . 29

1.4. Подготовка ответных деловых писем . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

2. ЯЗЫК И СТИЛЬ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА. ТИПИЧНЫЕ 
ОШИБКИ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

2.1. Общая характеристика стиля официальной 
документации  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

2.2. Язык и стиль делового письма. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

2.3. Типичные ошибки при подготовке деловых писем. . . . . . . . 68

3. СТРУКТУРА ТИПОВОГО ДЕЛОВОГО ПИСЬМА  . . . . . . . . . . . 79

3.1. Основные элементы структуры делового письма  . . . . . . . . . 79

3.2. Приветствие . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

3.3. Обращение к адресату . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

3.4. Лид-абзац. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

3.5. Текст делового письма  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

3.6. Заключительная формула вежливости  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

3.7. Подпись отправителя  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

3.8. Постскриптум (постпостскриптум)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

4. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ В СООТВЕТСТВИИ 
С ТРЕБОВАНИЯМИ ГОСТ Р 7.0.97–2016 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

4.1. Требования к реквизитам делового письма. . . . . . . . . . . . . . . . 92

4.2. Правила оформления реквизитов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

5. МЕЖДУНАРОДНЫЕ ПИСЬМА. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

5.1. Международные стандарты по оформлению 
документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

5.2. Реквизиты международного письма . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102

ЛИТЕРАТУРА. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

ПРИЛОЖЕНИЯ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117

Приложение 1. Примеры деловых писем . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117

Приложение 2. Рекомендуемые формулировки 
официальных деловых писем  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141

ВВЕДЕНИЕ

Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, 
учреждений, фирм с внешним миром является деловое письмо. 
С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются 
отношения между субъектами хозяйствования, в письмах 
излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения 
принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма 
сопровождают материальные ценности, важные документы.
Несмотря на наличие современных форм связи, роль делового 
письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое 
письмо — это документ, а более надежного и доступного носителя 
информации, чем бумага с текстом на ней, нет.
Переписка является инструментом оперативного информационного 
обмена на различных стадиях выработки, принятия и 
выполнения управленческих решений, при ведении справочной 
и аналитической работы, при установлении деловых связей и заключении 
сделок. Переписка, как и любые документы, служит для 
закрепления и передачи информации. При этом главной для переписки 
считается ее коммуникативная функция. В связи с этим 
основным отличительным признаком переписки служит ее назначение — 
обеспечение информационного обмена с применением 
средств связи.
Деловая переписка ведется с помощью почтовой связи и электросвязи. 
Почтовой связью пересылаются письма и почтовые карточки. 
С помощью средств электросвязи осуществляется телефонная, 
телеграфная, факсимильная связь, передаются сообщения 
компьютерной электронной почты.
Письмо — обобщенное название различных по содержанию 
документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — 
пересылкой по почте. В настоящее время при подготовке и 

изготовлении деловых писем широко используются средства компьютерной 
техники.
По своему назначению переписка, как любая другая документация, 
подразделяется прежде всего на официальную и личную. 
Личная переписка — это переписка между физическими лицами 
вне сферы их служебных (официальных) отношений (дружеские, 
любовные и т. п. послания). Письма с пометкой “Лично”, поступающие 
в организации на имя конкретных работников, также относятся 
к личной, а не официальной переписке, что определяет особый 
порядок обработки этих документов
В форме писем могут создаваться не только документы, служащие 
для ведения переписки частного или официального характера. 
Термин “письмо” используется также в названиях публикаций 
в средствах массовой информации (“открытое письмо”), литературных 
и научных произведений.
Важным моментом при организации работы по подготовке и 
оформлению писем является наличие официально утвержденной 
формы письма или требований к его составу и содержанию. Так, 
выделяются типовые письма и письма в произвольной форме. Правила 
оформления и обработки деловых писем во многом определяются 
законодательством в области делопроизводства и связи.
Предлагаемое учебно-справочное пособие — результат изучения 
и обобщения существующей практики подготовки и оформления 
деловых писем.
Материалы, представленные в пособии, дают наиболее полное 
представление о методике подготовки, оформления и отправки 
деловых писем. Учебно-справочное пособие базируется 
на действующей общегосударственной нормативной базе; особое 
внимание уделено правилам оформления служебных документов 
в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. 

1. ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

1.1. Назначение и классификация деловых писем 

Деловые письма — самый распространенный вид документов 
предприятия (организации, учреждения), используемых для 
нужд переписки по весьма широкому кругу вопросов.
Деловое письмо — это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) 
документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно 
взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный 
для осуществления оперативного информационного обмена между 
предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными 
подразделениями (должностными лицами).
Приступая к изучению особенностей подготовки деловых писем, 
нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Заметим, что 
для классификации деловых писем существует немалое количество 
оценочных критериев.
В частности, известно, что деловые письма отличаются 
друг от друга:
а) по степени доступности содержащейся в них информации (
по грифу ограничения доступа) — обычные и ограниченного 
доступа (конфиденциальные);
б) по срокам исполнения — исполняемые в общепринятые 
сроки, а также оперативно и срочно;
в) по объему — короткие, средние и длинные;
г) по виду содержащейся в них информации — текстовые и 
комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами, 
анкетами и графическими изображениями);
д) по стилю изложения — официальные и частные;
е) по комплектности — с приложениями и без приложений;

ж) по композиции — простые (касающиеся одного вопроса) и 
сложные (касающиеся двух и более вопросов);
з) по способу адресования — направляемые в один (целевого 
назначения) или несколько (циркулярные) адресов;
и) по информационному поводу для подготовки — инициативные 
и ответные письма.
Однако главным классификационным критерием для деловых 
писем по-прежнему остается их функциональное назначение. 
Исходя из результатов анализа деловой переписки, представляется 
вполне допустимым разделить все деловые письма на три базовые 
классификационные категории:
а) официальные деловые письма; 
б) частные деловые письма;
в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки (
переписки, осуществляемой исключительно внутри предприятия).

В свою очередь, классификация официальных и частных деловых 
писем с учетом особенностей их функционального назначения 
может быть продолжена.
Так, в группе официальных деловых писем следует выделить:
1) письма-просьбы;
2) письма-сообщения;
3) письма-запросы;
4) письма-заявления;
5) письма-подтверждения;
6) письма-заказы;
7) письма-предложения (оферты);
8) письма-дополнения;
9) письма-рекламации (претензии);
10) информационные письма;
11) гарантийные письма;
12) презентационные письма;
13) письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл);
14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания 
и т. п.);

15) сопроводительные письма.
Соответственно, в группе частных деловых писем следует 
выделить:

1) письма-поздравления;
2) письма-приглашения;
3) письма-извинения;
4) письма для выражения сожаления и соболезнования;
5) письма по случаю представления (при заочном знакомстве);
6) письма по случаю отъезда;
7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений 
(имиджевые письма);
8) благодарственные письма;
9) рекомендательные письма;
10) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т. п.);
11) письма-открытки;
12) письма негативного содержания (письма-отказы, письменные 
уведомления об увольнении или отказе в предоставлении 
вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания 
чьих-либо действий и т. п.);
13) письма для выражения отказа от какого-либо предложения;
14) письма для обращения в различные инстанции в частном 
порядке;
15) письма-резюме.
Дадим далее краткую характеристику перечисленных видов 
деловых писем.
Письмо-просьба — пожалуй, самая распространенная форма 
делового письма. Функциональное назначение — изложение 
какой-либо просьбы, связанной с осуществлением организацией 
своей деятельности (созданием для этого соответствующих условий). 
Отличается однотемностью содержания, краткостью и конкретностью 
изложения (в противном случае существует опасность 
того, что адресат не поймет, что именно от него требуется).
Письмо-сообщение — также весьма распространенная форма 
официального делового послания. Основное предназначение 
письма-сообщения — целенаправленная передача адресату 
какой-либо конкретной информации, как правило, предпринятая 
по инициативе автора (организации-отправителя). Таким образом, 
на практике письма-сообщения чаще являются инициативными, 
хотя в определенных случаях информация может сообщаться и 
в ответ на поступивший в адрес организации письменный запрос.

Письмо-запрос, в свою очередь, предназначено именно для запрашивания 
соответствующей информации. Особенностью данного 
вида писем является то, что они практически всегда предполагают 
обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа 
по существу и, как правило, в срок, установленный или отправителем 
запроса, или нормативно-правовым документом.
Письмо-заявление служит для официального (т. е. от имени 
организации) предварительного информирования адресата о позиции 
отправителя по тому или иному вопросу (выразить свое отношение 
к его сути и порядку разрешения) — скажем, подтвердить 
свои намерения в отношении реализации ранее согласованных 
планов сотрудничества. Как и письмо-просьба, является одно-
темным.
Письмо-подтверждение служит исключительно для подтверждения 
какого-либо факта — допустим, получения организацией 
письма, высланного ранее адресатом. По указанной причине 
данное письмо используется в деловой переписке исключительно 
в качестве ответного.
Письмо-заказ также является ответным. Функциональное 
назначение подобных писем — документирование заказа. Отметим, 
что письмо-заказ одновременно может выполнять и функцию 
сопроводительного письма — например, если к нему прилагается 
ранее высланное адресатом деловое предложение (оферта, проект 
договора и т. п.), дополненное необходимой информацией.
Письмо-предложение (оферта) — классический пример коммерческой 
переписки. Такое письмо направляется в адрес делового 
партнера для того, чтобы сделать ему официальное предложение 
относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Различают 
твердую оферту и оферту без обязательства. Первая отличается 
исключительной конкретностью и точностью в изложении 
условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры 
продукции, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Вторая, 
скорее, свидетельствует о принципиальной готовности адресата 
к сотрудничеству, для налаживания (развития) которого, однако, 
требуется предварительное согласие получателя такого письма.
Письмо-дополнение служит для оперативного сообщения 
адресату какой-либо важной информации, которая ранее по 

каким-либо причинам не была ему передана в предыдущем письме. 
Письмо-дополнение всегда является как бы продолжением 
предыдущего послания.
Письмо-рекламация — менее частое явление в современной 
деловой переписке. Основное назначение — выражение письменных 
претензий в связи с неудовлетворительным исполнением 
адресатом взятых им на себя деловых обязательств. Как правило, 
высылается в адрес с приложением документов, свидетельствующих 
о недобросовестности получателя в отношении отправителя 
письма (например, акта о некондиционности продукции).
Информационное письмо используется для развития деловых 
отношений с новыми партнерами. Такое письмо уместно отправить 
после того, как на предыдущее послание получен ответ, 
указывающий на принципиальную готовность к сотрудничеству. 
Основное функциональное назначение письма — информирование 
адресата с целью предоставления в его распоряжение конкретной 
информации относительно перспектив сотрудничества 
по возможно более широкому кругу направлений.
Гарантийное письмо предназначено для предоставления 
адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий 
отправителя, так или иначе затрагивающих деловые интересы 
адресата. Хрестоматийный пример гарантийного письма — 
подтверждение готовности отправителя оплатить запрашиваемую 
партию продукции и т. п. Обязательными для гарантийного 
письма являются сведения об отправителе — юридический и фактический 
адрес, банковские реквизиты и т. п., а также присутствие 
в тексте слова “Гарантирую”.
Презентационное письмо имеет целью презентовать (буквально — 
представить в выгодном свете) адресату какую-либо 
продукцию, организацию (производителя или распространителя 
продукции) или некое социально значимое событие — к примеру, 
праздник организации. На практике презентационное письмо 
чаще всего обращено не к конкретной организации (должностному 
лицу), а к публике, широкой общественности, и помимо информирования 
призвано вызвать у адресата заинтересованность и расположение 
по отношению к презентуемому объекту. Добавим, что 
презентационные письма никогда не рассылаются по одному, по-

скольку призваны проинформировать возможно большее количество 
людей.
Письмо прямой почтовой рассылки (директ-мейл, DM) в отличие 
от презентационного письма имеет куда более конкретную 
и прозаическую цель — побудить адресата к совершению покупки. 
Особенностью письма является то, что помимо описания предлагаемой 
продукции оно содержит — в качестве приложения — 
и бланк заказа для ее получения (по почте или с курьером), а в некоторых 
случаях — и образцы продукции для бесплатного (пробного) 
употребления. Другой особенностью писем прямой почтовой 
рассылки является то, что они адресуются многим сотням, тысячам, 
а в отдельных случаях — и сотням тысяч потенциальных покупателей.

Краткие письменные сообщения используются в целях немногословного 
срочного информирования адресата в связи с конкретным 
поводом (обстоятельствами). Среди кратких письменных 
обращений различают уведомления, напоминания и предупреждения, 
направляемые в адрес, как правило, последовательно, с 
определенным интервалом времени. Уточним, что предупреждение 
используется только в том случае, если уведомление и напоминание 
не достигли своей цели и адресат на них не отреагировал 
должным образом.
Сопроводительное письмо — письмо, предназначенное для 
сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). 
Включает в себя сообщение об отправке соответствующих документов (
материалов), а также их перечень с указанием их точных 
характеристик (названия, количества страниц и т. п.).
Письмо-поздравление — это, пожалуй, самый распространенный 
вид частных деловых писем. В зависимости от характера 
взаимоотношений, сложившихся между отправителем и получателем, 
считается вполне уместным направлять поздравления по 
следующим основным поводам:
а) день рождения адресата — должностного лица или дата 
основания предприятия-получателя;
б) государственные, церковные и профессиональные праздники;

в) назначение адресата на более престижную должность;