Документационное обеспечение управления

А. Б. Вешкурова 
 
 
 
 
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ 
ОБЕСПЕЧЕНИЕ  
УПРАВЛЕНИЯ 
 
 
 
Учебное пособие  
для студентов среднего профессионального  
образования 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
Москва 
Берлин 
2020 

УДК 651:35.077.1(075) 
ББК 60.844я73 
 В40 

Рецензенты: 
Е. К. Самраилова, профессор кафедры «Экономика труда  
и управление человеческими ресурсами» ФГАОУ «Российский университет транспорта (РУТ(МИИТ)», д-р. полит. наук, профессор; 
С. А. Шапиро, профессор кафедры «Экономика труда и управление персоналом» ОУП ВО «Академия труда и социальных отношений», канд. 
экон. наук, доцент 

Вешкурова, А. Б. 
В40        Документационное обеспечение управления : учебное 
 пособие для студентов среднего профессионального  
 образования  / А. Б. Вешкурова — Москва ; Берлин :   
  Директ-Медиа, 2020. — 169 с. 

ISBN 978-5-4499-0436-2 

Настоящее учебное пособие посвящено рассмотрению технологий 
документационного обеспечения управления, являющегося одним из важнейших разделов современного менеджмента на всех уровнях управления. 
В пособии в доступном и хорошо структурированном виде изложены основные аспекты документационного обеспечения: сущность и содержание, история развития  данного процесса в России, виды документов, их 
классификация, порядок их оформления, системы документации, организация  документооборота и правила хранения документации. 
Наряду с освещением теоретических и методологических положений в пособии приведены иллюстративные примеры оформления документов. Все главы снабжены практикумами, содержащими контрольные 
вопросы и тесты, а также практические задания, направленные на формирование навыков ведения документооборота. Учебное пособие рассчитано 
на студентов среднего профессионального образования, обучающихся по 
различным специальностям, в том числе —  38.00.00 «Экономика и 
управление». Также может быть полезно студентам бакалавриата, обучающимся по специальности 38.03.03 «Управление персоналом», преподавателям управленческих дисциплин, а также всем, кто интересуется 
процессами организационного управления. 
УДК 651:35.077.1(075) 
ББК 60.844я73 

ISBN 978-5-4499-0436-2 
  © Вешкурова А. Б., текст, 2020 
  © Издательство «Директ-Медиа», макет, оформление, 2020 

Оглавление 

Введение.................................................................................................5 
Глава 1. Документирование управленческой деятельности..............7 
1.1 Предмет, содержание и понятие документационного 
обеспечения управления ...............................................................7 
1.2 История развития системы государственного 
документирования в России .......................................................10 
1.3 Место и роль документов в современном управлении. 
Классификация документов........................................................15 
1.4 Служба документационного обеспечения управления и ее 
место в организационной структуре..........................................19 
Практикум ....................................................................................23 
Практические задания.................................................................25 
Глава 2. Порядок оформления документов.......................................28 
2.1 Нормативно-методическая база документационного 
обеспечения управления .............................................................28 
2.2 Правила оформления служебной документации................32 
2.3 Бланки документов................................................................53 
Практикум ....................................................................................55 
Практические задания.................................................................57 
Глава 3. Системы документации. Организационнораспорядительная документация .......................................................61 
3.1 Организационные документы...............................................61 
3.2 Распорядительные документы..............................................71 
Практикум ....................................................................................81 
Практические задания.................................................................83 
Глава 4. Системы документации. Информационно-справочная 
документация.......................................................................................88 
4.1 Информационно-справочные документы............................88 
4.2 Служебные письма ..............................................................100 

Практикум..................................................................................110 
Глава 5. Организация документооборота........................................114 
5.1 Сущность документооборота организации.......................114 
5.2 Регистрация документов.....................................................116 
5.3 Прохождение и порядок исполнения документов............119 
5.4 Электронный документооборот.........................................122 
Практикум..................................................................................127 
Тестовые задания.......................................................................127 
Практические задания...............................................................128 
Глава 6. Систематизация и хранение документов..........................130 
6.1 Оперативное хранение документов ...................................130 
6.2 Подготовка документов к архивному хранению..............136 
6.3 Передача дел в архив на постоянное хранение.................144 
Практикум..................................................................................147 
Практические задания...............................................................148 
Примерные вопросы к зачету...........................................................152 
Ответы на тестовые задания.............................................................154 

Ответы на кроссвор ...........................................................................155 
Список использованных источников  и литературы......................156 
Словарь терминов..............................................................................160 
Приложения .......................................................................................164 

Введение 

Документационное обеспечение — важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. 
В современных условиях для повышения эффективности 
управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на 
информации, на служебном документе.  
Документационное обеспечение управления — вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу 
и 
хранение 
управленческой 
информации. 
Документационное обеспечение является важным аспектом деятельности любого предприятия, так как в создаваемых и получаемых организацией документах отражены вопросы работы с 
персоналом, административно-хозяйственная и производственная 
деятельность и т. д.  
Таким образом, от того насколько рационально организована 
работа с документами во многом зависит гибкость и оперативность 
управленческих решений, а также эффективность их выполнения и 
конкурентоспособность организации. 
В результате освоения дисциплины студенты будут: 
• уметь: оформлять организационно-распорядительные документы в соответствии с действующим ГОСТом; осуществлять 
обработку входящих, внутренних и исходящих документов, контроль за их исполнением; оформлять документы для передачи в 
архив организации; 
• знать: понятие документа, его свойства, способы документирования; правила составления и оформления организационнораспорядительных документов; систему и типовую технологию 
документационного обеспечения управления 
• владеть: навыками выполнения операций по созданию и
обработке документов; ведения срокового контроля исполнения 
документов; обеспечения текущего хранения документов, подготовки дел для передачи на архивное хранение. 
Данное пособие помимо изложения теоретического материала содержит практикумы по каждой главе, в которые входят контрольные вопросы по каждой теме, а также тесты, ответы на 
которые приведены в конце пособия. Кроме того, практикум содержит практические задания, ориентированные на закрепление 

полученных теоретических знаний и развитие навыков ведения организационного документооборота. 
Автор Вешкурова А. Б. — кандидат экономических наук, доцент кафедры «Экономика труда и управление человеческими ресурсами» Российского университета транспорта (РУТ (МИИТ) — 
благодарит рецензентов: доктора политических наук, профессора 
Е. К. Самраилову и кандидата экономических наук, доцента  
С. А. Шапиро за ценные замечания и рекомендации, учтенные при 
создании данного пособия.  
 
г. Москва, октябрь 2019 г.  
 

Глава 1 
Документирование управленческой деятельности 

1.1 Предмет, содержание и понятие документационного 
обеспечения управления 

Под управлением понимается сознательное целенаправлен
ное воздействие со стороны субъектов, органов на людей и экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия 
и получить желаемые результаты1. 

Все функции управления реализуются посредством форми
рования и доведения до заинтересованных лиц различных видов 
документов: контроль — отчеты, докладные и служебные записки, 
руководство или координация — приказы, указания, распоряжения 
и т. д., мотивация — приказы по личному составу, представления к 
награждению, докладные записки, организация — устав, правила 
внутреннего трудового распорядка, положения и т. д., планирование — отчеты, планы. 

Таким образом, документационное обеспечения управле
ния (ДОУ) можно определить, как деятельность по обеспечению 
функций управления документами. 

Также можно встретить такое понятие как «делопроизводст
во». ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» содержит следующее определение делопроизводства: «деятельность, 
обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов». 

Многие исследователи считают, что термины «документаци
онное обеспечения управления» и «делопроизводство» тождественны, т. е. близки по определению. Однако между ними все-таки 
существуют некоторые различия2. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной 
стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй — 
«документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую 
составляющую 
в 
современной  

                                                           
1 Экономический словарь. https://dic.academic.ru/dic.nsf/econ_dict/19981 
2 Документационное обеспечение управления. Организация документооборота 
и 
делопроизводства 
http://bmanager.ru/articles/документационноеобеспечение-управл.html 

организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь 
идет о компьютерных технологиях работы с документами. 

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или 

ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т. е. запись информации на различных носителях 
по установленным правилам, которые закрепляются в правовых 
актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее 
идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой 
материальный объект, используемый для закрепления и хранения 
на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том 
числе в преобразованном виде. При документировании необходимо 
помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или 
ином носителе является строго регламентированным, что, в свою 
очередь, обеспечивает юридическую силу документа. 

Реквизит документа — это перечень обязательных элемен
тов, которые должны быть представлены в зависимости от вида 
документа. 

Любое использование материалов допускается только при 

наличии гиперссылки. 

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только 

создание документов, но также и организацию работы с ними, 
которая включает в себя организацию документооборота, хранение 
и использование документов в текущей деятельности учреждения. 

Документооборот организации — это движение докумен
тов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. 

Наряду с организацией документооборота в понятие «орга
низация работы с документами» входит хранение документов и их 
использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации 
документов с целью их поиска, и использования в текущей деятельности. 

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные 

части делопроизводства (или ДОУ): 

документирование деятельности; 
организация работы с официальными документами. 

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффек
тивной системы делопроизводства в организации необходимы они 
обе, причем функционирующие в тандеме. 

Объект ДОУ — отдельный документ и вся совокупность до
кументации предприятия. 

Предметом ДОУ является документирование, документо
оборот, оперативное хранение и использование документов согласно ГОСТу. 

Цель изучения дисциплины состоит в том, чтобы освоить 

требования к оформлению документов и организации документооборота согласно ГОСТу. 

Главной задачей ДОУ является организация рационального 

и оперативного документооборота в организации, оптимизация работы с документами. 

Основные направления развития системы документационно
го обеспечения представлены на рис. 1.13. 

Рис. 1.1 Основные направления развития системы ДОУ 

в современных условиях 

3 Кузнецов Сергей Львович. О проблемах и перспективах развития информационно-документационного обеспечения управления // История и архивы. 2015. 
№ 
2. 
URL: 
https://cyberleninka.ru/article/n/o-problemah-i-perspektivah-razvitiyainformatsionno-dokumentatsionnogo-obespecheniya-upravleniya 
(дата 
обращения: 
16.07.2019). 

Для того чтобы повысить эффективность работы предпри
ятия необходимо совершенствовать систему документационного 
обеспечения управления4.  

В связи с этим основными принципами ДОУ становятся:  
• высокое качество документов;  
• оптимальность ДОУ (целесообразность документов, недо
пустимость их многократного дублирования и т. д);  

• оперативность в составлении и прохождении документов.  
Успешной реализации данных принципов способствуют сле
дующие организационные меры: 

• внедрение компьютерных сетей и современных сетевых 

технологий;  

• распределение обязанностей между сотрудниками предпри
ятия; оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, 
канцелярий компьютерами и современной оргтехникой. 

1.2 История развития системы государственного  
документирования в России 

В развитии системы государственного документирования 

можно выделить ряд этапов (рис. 1.2). 

Рассмотрим данные этапы более подробно. 
В древнерусском государстве система делопроизводства как 

таковая отсутствовала, однако уже тогда появляются первые формуляры документов — по единому образцу оформляются завещания, купчие, межгосударственные договора, грамоты и т. д. 

Государственное управление осуществлялось посредством 

«княжьих уставов» и «уроков». Княжьи уставы дополняли или вводили новые внутренние государственные нормы и порядки. Уроки 
регулировали вопросы финансового плана, например, налогообложение. 
 

                                                           
4 Баландина В. С. Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия // Молодой ученый. — 2016. — № 2. — С. 431-434. — URL https://moluch.ru/archive/106/25322/ 
(дата обращения: 16.07.2019).