Документационное обеспечение управления

А. Б. Вешкурова 
 
 
 
 
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ 
ОБЕСПЕЧЕНИЕ  
УПРАВЛЕНИЯ 
 
 
 
Учебное пособие  
для студентов среднего профессионального  
образования 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
Москва 
Берлин 
2020 

УДК 651:35.077.1(075) 
ББК 60.844я73 
 В40 

Рецензенты: 
Е. К. Самраилова, профессор кафедры «Экономика труда  
и управление человеческими ресурсами» ФГАОУ «Российский университет транспорта (РУТ(МИИТ)», д-р. полит. наук, профессор; 
С. А. Шапиро, профессор кафедры «Экономика труда и управление персоналом» ОУП ВО «Академия труда и социальных отношений», канд. 
экон. наук, доцент 

Вешкурова, А. Б. 
В40        Документационное обеспечение управления : учебное 
 пособие для студентов среднего профессионального  
 образования  / А. Б. Вешкурова — Москва ; Берлин :   
  Директ-Медиа, 2020. — 169 с. 

ISBN 978-5-4499-0436-2 

Настоящее учебное пособие посвящено рассмотрению технологий 
документационного обеспечения управления, являющегося одним из важнейших разделов современного менеджмента на всех уровнях управления. 
В пособии в доступном и хорошо структурированном виде изложены основные аспекты документационного обеспечения: сущность и содержание, история развития  данного процесса в России, виды документов, их 
классификация, порядок их оформления, системы документации, организация  документооборота и правила хранения документации. 
Наряду с освещением теоретических и методологических положений в пособии приведены иллюстративные примеры оформления документов. Все главы снабжены практикумами, содержащими контрольные 
вопросы и тесты, а также практические задания, направленные на формирование навыков ведения документооборота. Учебное пособие рассчитано 
на студентов среднего профессионального образования, обучающихся по 
различным специальностям, в том числе —  38.00.00 «Экономика и 
управление». Также может быть полезно студентам бакалавриата, обучающимся по специальности 38.03.03 «Управление персоналом», преподавателям управленческих дисциплин, а также всем, кто интересуется 
процессами организационного управления. 
УДК 651:35.077.1(075) 
ББК 60.844я73 

ISBN 978-5-4499-0436-2 
  © Вешкурова А. Б., текст, 2020 
  © Издательство «Директ-Медиа», макет, оформление, 2020 

Оглавление 

Введение.................................................................................................5 
Глава 1. Документирование управленческой деятельности..............7 
1.1 Предмет, содержание и понятие документационного 
обеспечения управления ...............................................................7 
1.2 История развития системы государственного 
документирования в России .......................................................10 
1.3 Место и роль документов в современном управлении. 
Классификация документов........................................................15 
1.4 Служба документационного обеспечения управления и ее 
место в организационной структуре..........................................19 
Практикум ....................................................................................23 
Практические задания.................................................................25 
Глава 2. Порядок оформления документов.......................................28 
2.1 Нормативно-методическая база документационного 
обеспечения управления .............................................................28 
2.2 Правила оформления служебной документации................32 
2.3 Бланки документов................................................................53 
Практикум ....................................................................................55 
Практические задания.................................................................57 
Глава 3. Системы документации. Организационнораспорядительная документация .......................................................61 
3.1 Организационные документы...............................................61 
3.2 Распорядительные документы..............................................71 
Практикум ....................................................................................81 
Практические задания.................................................................83 
Глава 4. Системы документации. Информационно-справочная 
документация.......................................................................................88 
4.1 Информационно-справочные документы............................88 
4.2 Служебные письма ..............................................................100 

Практикум..................................................................................110 
Глава 5. Организация документооборота........................................114 
5.1 Сущность документооборота организации.......................114 
5.2 Регистрация документов.....................................................116 
5.3 Прохождение и порядок исполнения документов............119 
5.4 Электронный документооборот.........................................122 
Практикум..................................................................................127 
Тестовые задания.......................................................................127 
Практические задания...............................................................128 
Глава 6. Систематизация и хранение документов..........................130 
6.1 Оперативное хранение документов ...................................130 
6.2 Подготовка документов к архивному хранению..............136 
6.3 Передача дел в архив на постоянное хранение.................144 
Практикум..................................................................................147 
Практические задания...............................................................148 
Примерные вопросы к зачету...........................................................152 
Ответы на тестовые задания.............................................................154 

Ответы на кроссвор ...........................................................................155 
Список использованных источников  и литературы......................156 
Словарь терминов..............................................................................160 
Приложения .......................................................................................164 

Введение 

Документационное обеспечение — важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. 
В современных условиях для повышения эффективности 
управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на 
информации, на служебном документе.  
Документационное обеспечение управления — вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу 
и 
хранение 
управленческой 
информации. 
Документационное обеспечение является важным аспектом деятельности любого предприятия, так как в создаваемых и получаемых организацией документах отражены вопросы работы с 
персоналом, административно-хозяйственная и производственная 
деятельность и т. д.  
Таким образом, от того насколько рационально организована 
работа с документами во многом зависит гибкость и оперативность 
управленческих решений, а также эффективность их выполнения и 
конкурентоспособность организации. 
В результате освоения дисциплины студенты будут: 
• уметь: оформлять организационно-распорядительные документы в соответствии с действующим ГОСТом; осуществлять 
обработку входящих, внутренних и исходящих документов, контроль за их исполнением; оформлять документы для передачи в 
архив организации; 
• знать: понятие документа, его свойства, способы документирования; правила составления и оформления организационнораспорядительных документов; систему и типовую технологию 
документационного обеспечения управления 
• владеть: навыками выполнения операций по созданию и
обработке документов; ведения срокового контроля исполнения 
документов; обеспечения текущего хранения документов, подготовки дел для передачи на архивное хранение. 
Данное пособие помимо изложения теоретического материала содержит практикумы по каждой главе, в которые входят контрольные вопросы по каждой теме, а также тесты, ответы на 
которые приведены в конце пособия. Кроме того, практикум содержит практические задания, ориентированные на закрепление 

полученных теоретических знаний и развитие навыков ведения организационного документооборота. 
Автор Вешкурова А. Б. — кандидат экономических наук, доцент кафедры «Экономика труда и управление человеческими ресурсами» Российского университета транспорта (РУТ (МИИТ) — 
благодарит рецензентов: доктора политических наук, профессора 
Е. К. Самраилову и кандидата экономических наук, доцента  
С. А. Шапиро за ценные замечания и рекомендации, учтенные при 
создании данного пособия.  
 
г. Москва, октябрь 2019 г.  
 

Глава 1 
Документирование управленческой деятельности 

1.1 Предмет, содержание и понятие документационного 
обеспечения управления 

Под управлением понимается сознательное целенаправлен
ное воздействие со стороны субъектов, органов на людей и экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия 
и получить желаемые результаты1. 

Все функции управления реализуются посредством форми
рования и доведения до заинтересованных лиц различных видов 
документов: контроль — отчеты, докладные и служебные записки, 
руководство или координация — приказы, указания, распоряжения 
и т. д., мотивация — приказы по личному составу, представления к 
награждению, докладные записки, организация — устав, правила 
внутреннего трудового распорядка, положения и т. д., планирование — отчеты, планы. 

Таким образом, документационное обеспечения управле
ния (ДОУ) можно определить, как деятельность по обеспечению 
функций управления документами. 

Также можно встретить такое понятие как «делопроизводст
во». ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» содержит следующее определение делопроизводства: «деятельность, 
обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов». 

Многие исследователи считают, что термины «документаци
онное обеспечения управления» и «делопроизводство» тождественны, т. е. близки по определению. Однако между ними все-таки 
существуют некоторые различия2. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной 
стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй — 
«документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую 
составляющую 
в 
современной  

                                                           
1 Экономический словарь. https://dic.academic.ru/dic.nsf/econ_dict/19981 
2 Документационное обеспечение управления. Организация документооборота 
и 
делопроизводства 
http://bmanager.ru/articles/документационноеобеспечение-управл.html 

организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь 
идет о компьютерных технологиях работы с документами. 

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или 

ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т. е. запись информации на различных носителях 
по установленным правилам, которые закрепляются в правовых 
актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее 
идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой 
материальный объект, используемый для закрепления и хранения 
на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том 
числе в преобразованном виде. При документировании необходимо 
помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или 
ином носителе является строго регламентированным, что, в свою 
очередь, обеспечивает юридическую силу документа. 

Реквизит документа — это перечень обязательных элемен
тов, которые должны быть представлены в зависимости от вида 
документа. 

Любое использование материалов допускается только при 

наличии гиперссылки. 

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только 

создание документов, но также и организацию работы с ними, 
которая включает в себя организацию документооборота, хранение 
и использование документов в текущей деятельности учреждения. 

Документооборот организации — это движение докумен
тов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. 

Наряду с организацией документооборота в понятие «орга
низация работы с документами» входит хранение документов и их 
использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации 
документов с целью их поиска, и использования в текущей деятельности. 

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные 

части делопроизводства (или ДОУ): 

документирование деятельности; 
организация работы с официальными документами. 

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффек
тивной системы делопроизводства в организации необходимы они 
обе, причем функционирующие в тандеме. 

Объект ДОУ — отдельный документ и вся совокупность до
кументации предприятия. 

Предметом ДОУ является документирование, документо
оборот, оперативное хранение и использование документов согласно ГОСТу. 

Цель изучения дисциплины состоит в том, чтобы освоить 

требования к оформлению документов и организации документооборота согласно ГОСТу. 

Главной задачей ДОУ является организация рационального 

и оперативного документооборота в организации, оптимизация работы с документами. 

Основные направления развития системы документационно
го обеспечения представлены на рис. 1.13. 

Рис. 1.1 Основные направления развития системы ДОУ 

в современных условиях 

3 Кузнецов Сергей Львович. О проблемах и перспективах развития информационно-документационного обеспечения управления // История и архивы. 2015. 
№ 
2. 
URL: 
https://cyberleninka.ru/article/n/o-problemah-i-perspektivah-razvitiyainformatsionno-dokumentatsionnogo-obespecheniya-upravleniya 
(дата 
обращения: 
16.07.2019). 

Для того чтобы повысить эффективность работы предпри
ятия необходимо совершенствовать систему документационного 
обеспечения управления4.  

В связи с этим основными принципами ДОУ становятся:  
• высокое качество документов;  
• оптимальность ДОУ (целесообразность документов, недо
пустимость их многократного дублирования и т. д);  

• оперативность в составлении и прохождении документов.  
Успешной реализации данных принципов способствуют сле
дующие организационные меры: 

• внедрение компьютерных сетей и современных сетевых 

технологий;  

• распределение обязанностей между сотрудниками предпри
ятия; оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, 
канцелярий компьютерами и современной оргтехникой. 

1.2 История развития системы государственного  
документирования в России 

В развитии системы государственного документирования 

можно выделить ряд этапов (рис. 1.2). 

Рассмотрим данные этапы более подробно. 
В древнерусском государстве система делопроизводства как 

таковая отсутствовала, однако уже тогда появляются первые формуляры документов — по единому образцу оформляются завещания, купчие, межгосударственные договора, грамоты и т. д. 

Государственное управление осуществлялось посредством 

«княжьих уставов» и «уроков». Княжьи уставы дополняли или вводили новые внутренние государственные нормы и порядки. Уроки 
регулировали вопросы финансового плана, например, налогообложение. 
 

                                                           
4 Баландина В. С. Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия // Молодой ученый. — 2016. — № 2. — С. 431-434. — URL https://moluch.ru/archive/106/25322/ 
(дата обращения: 16.07.2019). 

Рис. 1.2 Этапы развития системы государственного документирования в 

России 
 
Система приказного делопроизводства формируется в XV в. 

с момента создания централизованного государства. Усложнялись 
задачи управления, ранее находившиеся в ведении одного лица. 
Появилась необходимость в расширении штата чиновников и появляются приказы — центральные органы государственного управления, 
занимающиеся 
отдельными 
вопросами 
управления 

государством. Деятельность приказов регулировалась Боярской 
Думой. 

Структура приказа представлена на рис. 1.3.  
 

Рис. 1.3 Структура приказа 
 
Основные документы того периода — это указы, жалованные 

грамоты, акты, приговоры. Приказы между собой вели переписку с 
помощью «памятей», распоряжения из приказов в приказные избы 
назывались «грамоты», а ответы из приказных изб — «отписки». 
Гражданские лица подавали прошение с помощью «челобитных». 

Документы, относящиеся к одному делу, подклеивали друг 

другу и место склейки скрепляли подписью, затем документы наматывали на палочку и таким образом хранили. Такая форма называлась «столпик» или «столбец». Она была неудобной, так как 
необходимо было разворачивать весь столбец, чтобы найти нужный документ, места склейки быстро изнашивались, поэтому эту 
форму ведения делопроизводства скоро сменили «тетради». 

В начале XVIII в. появляется новая система ведения государ
ственного делопроизводства — коллежская, благодаря реформам 
государственного управления Петра I. В 1718-1719 гг. на смену 
многочисленным приказам пришло 12 Коллегий, каждая из которых имела свою область деятельности. Например, Коллегия иностранных дел занималась внешней политикой. Был также введен 
коллегиальный, т. е. совещательный принцип ведения дел и принятия решений, который должен был снизить уровень коррупции. В