Управление документами в цифровой экономике. Организация, регламентация, реализация

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ 
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное бюджетное  
образовательное учреждение высшего образования
«Российский государственный гуманитарный университет»
Историко-архивный институт

Управление документами 
в цифровой экономике 
Организация,  
регламентация, 
реализация
2-e издание, электронное
Москва 
2022

УДК 65.352
ББК 005.92
У66
Под редакцией М. В. Ларина
Рецензенты 
Н. Б. Баканова доктор технических наук, доцент, ведущий научный сотрудник 
отдела наукометрии и баз данных ФГУ «Федеральный исследовательский 
центр Институт прикладной математики им. М. В. Келдыша РАН»
А. В. Ермолаева доктор исторических наук, доцент, профессор кафедры 
государственного и муниципального управления 
Поволжского института управления – филиала РАНХ и ГС
Рекомендовано к изданию Редакционно-издательским советом РГГУ
У66           
Управление документами в цифровой экономике. Организация, регламентация, реализация / М. В. Ларин, Н. Г. Суровцева, Е. В. Терентьева, 
В. Ф. Янковая ; под ред. М. В. Ларина ; Министерство науки и высшего 
образования Российской Федерации, ФГБОУ ВО «Российский государственный гуманитарный университет», Историко-архивный институт. — 
2-е изд., эл. — 1 файл pdf : 247 с. — Москва : Издательский центр РГГУ, 
2022. — Систем. требования: Adobe Reader XI либо Adobe Digital Editions 
4.5 ; экран 10". — Текст : электронный.
ISBN 978-5-7281-3084-0
В центре внимания авторов книги — формирование государственной политики 
управления документами и аспекты ее совершенствования и развития в условиях 
цифровой экономики; законодательное регулирование деятельности по управлению 
документами в условиях цифровизации государственного управления; функционирование и развитие электронного правительства.
Особое внимание уделено международным стандартам по управлению документами, развитию систем электронного документооборота организаций, созданию 
систем хранения электронных документов в условиях цифровой экономики.
Для специалистов в области управления документами, преподавателей и студентов вузов, осуществляющих подготовку по направлению «Документоведение и 
архивоведение».
УДК 65.352 
ББК 005.92
Электронное издание на основе печатного издания: Управление документами в цифровой экономике. Организация, регламентация, реализация / М. В. Ларин, Н. Г. Суровцева, 
Е. В. Терентьева, В. Ф. Янковая ; под ред. М. В. Ларина ; Министерство науки и высшего 
образования Российской Федерации, ФГБОУ ВО «Российский государственный гуманитарный университет», Историко-архивный институт. — Москва : Издательский центр 
РГГУ, 2021. — 242 с. — ISBN 978-5-7281-2968-4. — Текст : непосредственный.
В соответствии со ст. 1299 и 1301 ГК РФ при устранении ограничений, установленных техническими средствами защиты авторских прав, правообладатель вправе требовать от нарушителя 
возмещения убытков или выплаты компенсации.
ISBN 978-5-7281-3084-0
© 
Ларин М. В., Суровцева Н. Г., 
Терентьева Е. В., Янковая В. Ф., 2021
© 
Российский государственный 
гуманитарный университет, 2021

Оглавление
Предисловие .....................................................................  7
Глава 1.  
Государственная политика 
управления документами в цифровой экономике .
.....  11
Государственная информационная политика .
................ 12

Государственная политика  
в сфере управления документами ............................... 19

Совершенствование законодательства  
в сфере управления документами ...............................  32

Стратегия цифрового развития управления 
документами .......................................................  39
Глава 2.  
Развитие нормативной базы 
управления документами в цифровой экономике .
......  51

Основы нормативного регулирования  
управления информацией и документацией ..................  51

Современное состояние понятийного аппарата  
в сфере управления документами ..............................  56

Нормативное регулирование процессов создания,  
хранения, использования документов  
в оперативной деятельности организаций ....................  65

Информационно-документационное обеспечение  
предоставления государственных  
и муниципальных услуг .........................................  83
Глава 3.  
Электронные документы 
в цифровой экономике .......................................  112
Теоретические аспекты .........................................  112

Практика применения электронных документов  
в цифровой экономике ..........................................  120
Глава 4.  
Международные стандарты 
как методологическая основа  
управления документами ....................................  132
5


Управление документами на основе  
стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 .......................  133

Интеграция системы управления организацией  
и управления документами на основе стандартов  
серии 30300 .......................................................  143

Метаданные документов и управление ими  
в информационных системах ..................................  151

Конвертация (конвертирование)  
и миграция электронных документов ........................  158
Глава 5.  
Основные тенденции развития 
систем электронного документооборота  
в цифровой экономике .......................................  166
Обзор рынка СЭД/ЕСМ-систем ..............................  166
Функции СЭД .
...................................................  173
Глава 6.  
Разработка информационных систем, 
обеспечивающих долговременное  
хранение электронных документов .......................  189

Зарубежный опыт создания  
информационных систем долговременного хранения  
электронных документов .......................................  189

Российский опыт разработки систем хранения  
электронных документов .......................................  214
Список источников и литературы .
...................................  228
6

Предисловие
Содержание мероприятий Национального проекта «Цифро- 
вое государственное управление» предполагает внедрение цифровых технологий и платформенных решений в сферах государственного управления и оказания государственных услуг 
населению и представителям бизнеса. Если провести краткий 
анализ планируемых на ближайшие годы мероприятий, то можно увидеть, какое большое значение придается проблеме совершенствования государственного управления на разных его 
уровнях. В этих целях предполагается создание и внедрение национальной системы управления данными на базе единых функциональных и технических требований к информационным 
системам национальной системы управления данными, единых 
требований к управлению данными и их жизненным циклом, 
 
и взаимного соответствия и нормализации данных в информационных ресурсах государственных органов власти.
Для этих целей, согласно паспорту проекта, необходимо организовать межведомственное взаимодействие и обмен данными, 
 
в том числе нормативной справочной информацией, на базе системы межведомственного электронного взаимодействия и единой 
 
системы нормативной справочной информации.
Остро стоит задача внедрить межведомственный юридически 
значимый электронный документооборот с применением электронной подписи, базирующийся на единых инфраструктурных, 
технологических и методологических решениях. Для этого предполагается решить задачу соответствия данных, используемых 
при межведомственном электронном взаимодействии в государственных информационных системах, обеспечить единство 
форматов и состава метаданных, автоматизировать процессы 
межведомственного взаимодействия при оказании государственных услуг и исполнения функций федеральными органами исполнительной власти. При этом должна быть обеспечена 
возможность долгосрочного архивного хранения электронных 
документов с сохранением их юридической значимости для федеральных и региональных органов государственной власти.
7

Предисловие
Особое внимание проект уделяет вопросам взаимодействия 
граждан и организаций с государством. Доля взаимодействий граж- 
дан и коммерческих организаций с государственными (муниципальными) органами и бюджетными учреждениями, осуществляемых в цифровом виде, в 2024 г. составит, согласно прогнозу, 70%. 
Приведенные сведения далеко не полностью охватывают содержание всех разделов паспорта данного национального проекта. Однако даже на их основе можно осознать исключительное 
значение вопросов взаимодействия органов государственного 
управления в процессе реализации основных функций. С учетом 
того, что в настоящее время главным инструментом такого взаимодействия является документ, следует обратить особое внимание на вопросы управления документацией как неотъемлемой 
части мер по реализации проекта. При этом следует отметить два 
направления работы по цифровизации управления документами: 
а) переход на электронный документооборот; б) управление на 
основе данных. Очевидно, что эти два направления также призваны взаимодействовать между собой, причем по логике вещей, 
расширение сферы применения управления на основе данных 
должно привести к уменьшению объемов документооборота. Однако не только эта задача является актуальной при рассмотрении 
вопросов в сфере управления документами.
Предлагаемое издание раскрывает некоторые наиболее актуальные, на наш взгляд, проблемы, обеспечивающие управление 
документами в условиях современной трансформации государственного управления в рамках проекта «Цифровая экономика 
Российской Федерации». В первую очередь речь идет о становлении и развитии государственной политики в информационной сфере в целом и в сфере управления документами, организа- 
ционных и правовых возможностях ее реализации в современных условиях. Одним из направлений государственной политики является нормативно-правовое регулирование управления 
 
документами. Состоянию регламентации управления документами, возникающим правовым коллизиям, особенно в сфере терминологического аппарата, посвящена отдельная глава монографии. 
Учитывая важность развития проекта «электронное правительство», как основы для возможности оказания государственных 
 
и муниципальных услуг гражданам и организациям в электронной форме, в работе подробно рассмотрен также вопрос о нормативно-правовом обеспечении оказания этих услуг в электронном 
виде и документационном обеспечении этой деятельности.
8

Предисловие
Цифровизация различных сторон жизни общества порождает 
значительный рост электронных документов. Возникнув в конце 
прошлого века, они все в больших объемах создаются в органах 
государственного управления, в других организациях, используются при взаимодействии граждан, общества и государства. 
Современные теоретические подходы к изучению электронных 
документов и особенности их использования в практической 
 
деятельности изложены в данной монографии.
Управление электронными документами в условиях цифровой экономики невозможно без использования современных 
информационных систем. Методологические основы осуществления управления документами содержатся в международных 
стандартах по управлению документами, большинство из которых приняты в качестве российских национальных стандартов. 
Их положения относительно работы с электронными документами с применением информационных систем стали предметом 
внимания авторов монографии. В работе показано, что представляет собой рынок автоматизированных систем электронного 
 
документооборота (далее – СЭД), какие функции могут реализовать современные СЭД и каковы перспективы их развития.
Очевидно, что информационно-документационное развитие 
в условиях цифровой экономики будет носить весьма ограниченный характер, если не будет решена проблема долговременного хранения электронных документов в архиве. Эта задача 
сегодня является одной из наиболее актуальных при переходе 
на электронный документооборот, поэтому ее решению в монографии отведено значительное место.
Издание выполнено авторским коллективом кафедры автоматизированных систем документационного обеспечения управ- 
ления ИАИ РГГУ под общей редакцией заведующего кафедрой 
доктора исторических наук, профессора М.В. Ларина. Разделы 
1–3 главы 1 и глава 3 написаны М.В. Лариным; раздел 4 главы 1 
и глава 2 подготовлены канд. ист. наук, доцентом В.Ф. Янковой; 
главы 4 и 6 подготовлены канд. ист. наук, доцентом Н.Г. Суровцевой; автором главы 5 является канд. ист. наук, доцент Е.В. Терентьева.
Издание адресовано всем, кто интересуется современными 
тенденциями управления документами в цифровой экономике, 
и может быть использовано в преподавании различных дисциплин информационно-документационного профиля.
9