Служебные документы: формуляры и примеры оформления. Альбом

В. А. Арасланова, Е. С. Бурмистрова

СЛУЖЕБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:
ФОРМУЛЯРЫ И ПРИМЕРЫ 

ОФОРМЛЕНИЯ

Альбом

Учебно-практическое пособие

Разработано в соответствии с требованиями 

новых национальных стандартов Российской Федерации:

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»,

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому 

делу. Организационно-распорядительная документация. 

Требования к оформлению документов»

Издаётся по рекомендации: 

отдела сертификации и методического сопровождения учебного процесса 

Сургутского государственного педагогического университета, 
методического совета Сургутского политехнического колледжа

Москва
Берлин

2020

УДК 651:35.077.1(075)
ББК 60.844я7

А79

Рецензенты:

Гололобов Е. И., доктор исторических наук, профессор,

Сургутский государственный педагогический университет;

Латыпова Л. В., кандидат экономических наук, доцент, 

Сургутский государственный педагогический университет;

Кайдалова А. А., начальник архивного отдела управления документационного

и организационного обеспечения Администрации города Сургута

Арасланова, В. А.

А79
Служебные документы: формуляры и примеры оформления. Альбом : учебно-практическое 
пособие / В. А. Арасланова, Е. С. Бурмистрова. — Москва ; Берлин : Директ-Медиа, 2020. — 107 с. 

ISBN 978-5-4499-1453-8

Учебно-практическое пособие предназначено для студентов, обучающихся по направлениям подготовки: До
кументоведение и архивоведение; Управление персоналом и др. 

Являясь дополнением к учебно-методическому комплексу, альбом может оказать практическую помощь сту
дентам при самостоятельной подготовке. Альбом содержит справочные материалы, которые обучающиеся могут 
использовать при выполнении индивидуальных заданий различной степени сложности на разных уровнях подготовки в индивидуальном процессе обучения.

Данное пособие может быть использовано при изучении документационного обеспечения управления 

и архивного дела при подготовке по профессиям секретарь и делопроизводитель, кроме того, может оказать 
практическую помощь широкому кругу специалистов при составлении документов.

Альбом разработан в соответствии с требованиями действующих нормативных документов, ГОСТ Р 7.0.8
2013. Национальный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации «Система стандартов по информации, 
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

УДК 651:35.077.1(075)
ББК 60.844я7

ISBN 978-5-4499-1453-8
© Арасланова В. А., Бурмистрова Е. С., текст, 2020
© Сургутский государственный педагогический университет, 2020
© Сургутский политехнический колледж, 2020
© Издательство «Директ-Медиа», оформление, 2020

ОГЛАВЛЕНИЕ

ПРЕДИСЛОВИЕ.............................................................................................................................................5

Раздел 1.  ФОРМУЛЯРЫ ДОКУМЕНТОВ................................................................................................7

СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ ДОКУМЕНТА  (с продольным расположением реквизитов).......................7

СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ ДОКУМЕНТА  (с угловым расположением реквизитов) .............................8

ФОРМУЛЯР ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ (с угловым 
расположением реквизитов)........................................................................................................................9
ФОРМУЛЯР ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ (с угловым расположением реквизитов) ..............10

ФОРМУЛЯР ПРИКАЗА (с продольным расположением реквизитов).................................................11

ФОРМУЛЯР ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА  (с продольным расположением реквизитов).....................12

ФОРМУЛЯР АКТА  (с продольным расположением реквизитов) .......................................................13
ФОРМУЛЯР АКТА (с угловым расположением реквизитов)...............................................................14

ФОРМУЛЯР ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА (с продольным расположением реквизитов) ......................15

ФОРМУЛЯР ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА  (с угловым расположением реквизитов)............................16

ФОРМУЛЯР КРАТКОГО ПРОТОКОЛА (с угловым расположением реквизитов) ...........................17
ФОРМУЛЯР СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА (с продольным расположением реквизитов)......................18

ФОРМУЛЯР СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА (с угловым расположением реквизитов) ............................19

ФОРМУЛЯР ТЕЛЕГРАММЫ (с угловым расположением реквизитов)..............................................20

ФОРМУЛЯР ТЕЛЕФОНОГРАММЫ (с угловым расположением реквизитов)..................................21
ФОРМУЛЯР ДОКЛАДНОЙ (СЛУЖЕБНОЙ) ЗАПИСКИ (с продольным расположением 
реквизитов) .................................................................................................................................................22
ФОРМУЛЯР СПРАВКИ (с продольным расположением реквизитов) ................................................23

ФОРМУЛЯР СПРАВКИ (с угловым расположением реквизитов).......................................................24

ФОРМУЛЯР НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ  СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (с продольным 
расположением реквизитов)......................................................................................................................25

ФОРМУЛЯР СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ (с угловым расположением реквизитов)...........26

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРАКТИЧЕСКОМУ ПРИМЕНЕНИЮ ФОРМУЛЯРОВ 
ДОКУМЕНТОВ..........................................................................................................................................27

Раздел 2.  ПРИМЕРЫ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.....................................................................28

КНИГА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ. .................................................................28

КНИГА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ.....................................................................28

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА.....................................................................................................29

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ.......................................................................................34

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА ГОДОВОГО ПЛАНА РАБОТЫ  СЛУЖБЫ ДОУ ОРГАНИЗАЦИИ ...........35

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ ..............................................................................36
ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ АКТА.............................................................................................................38

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА...............................................................................................40

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ .............................................................42

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ  СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ .............43
ПРИМЕРНАЯ ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ 
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ................................................................................................................44

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА БЛАНКА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ  ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА........................45
ПРИМЕРНАЯ ФОРМА БЛАНКА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА .......................................................46

ФОРМА СПРАВКИ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ ОРГАНИЗАЦИИ. ПРИМЕРНАЯ ФОРМА 
СПРАВКИ О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ СТРУКТУРНОГО 
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ...................................................................................................................................47

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА СПРАВКИ О ТРУДОВОМ СТАЖЕ................................................................48

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ БЛАНКОВ ПРИМЕРНАЯ 
ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ВЫДАЧИ БЛАНКОВ ....................................................................................49

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА АКТА О СПИСАНИИ БЛАНКОВ ..................................................................50

ПРИЛОЖЕНИЯ............................................................................................................................................51

Приложение 1. Оформление документов в соответствии с национальным стандартом 
российской федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016............................................................................................51

Приложение 2. Извлечения из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «система стандартов по информации, 
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины 
и определения»...........................................................................................................................................64

Приложение 3. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению..................................67
Приложение 4. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать ................68

Приложение 5. Рекомендации по применению некоторых слов  делового языка...............................69

Приложение 6. Рекомендации по использованию отдельных устойчивых словосочетаний 
при подготовке служебных документов ..................................................................................................73

Приложение 7. Рекомендации по написанию дат и чисел в тексте документа ...................................75

Приложение 8. Рекомендации по употреблению допустимых сокращений при указании 
адресов ........................................................................................................................................................77

Приложение 9. Перечень полных и сокращенных наименований Федеральных органов 
исполнительной власти..............................................................................................................................78

Приложение 10. Извлечения из общероссийского классификатора управленческой 
документации (ОК 011-93)........................................................................................................................80

Приложение 11. Извлечения из перечня типовых управленческих архивных документов, 
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного 
самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения........................................................83

Приложение 12. Инструкция  по применению перечня типовых управленческих архивных 
документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов 
местного самоуправления и организаций,  с указанием сроков их хранения ......................................96

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ  И ЛИТЕРАТУРЫ.....................................................................................100

Информация об авторах............................................................................................................................106

ПРЕДИСЛОВИЕ

Актуальность. Своевременное правильное оформление документации является основой 

эффективной работы всей организации. От качественного и грамотного оформления документов 
напрямую зависит имидж организации. В современных условиях нормативно-методическая база 
и законодательство постоянно обновляются, и в этой связи необходимо научиться отслеживать 
изменения в данной сфере, чтобы использовать новые знания в будущей профессиональной деятельности. 

Деятельность специалистов современной организации непосредственно связана с разработ
кой, оформлением, редактированием значительных объемов служебных документов. В практической работе специалисты в области делопроизводства оформляют и регистрируют организационно-распорядительные и информационно-справочные документы, контролируют сроки их 
исполнения. Часто проекты служебных документов готовят отдельные должностные лица, либо 
структурные подразделения организации, не владеющие достаточными навыками в сфере делопроизводства, и специалистам по документационному обеспечению управления современной организации приходится приводить в соответствие с действующими нормативами данные проекты.

Специалист в области документационного обеспечения управления и архивного дела дол
жен знать порядок подготовки организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, ориентироваться в вопросах легитимности документов организации. Уметь доводить содержание служебных документов до конкретных исполнителей.

Цель альбома — оказать практическую помощь при выполнении практических и внеауди
торных работ в соответствии с избранной индивидуальной траекторией обучения. 

Альбом содержит достаточное количество справочных материалов, которые обучающиеся 

могут использовать при выполнении индивидуальных заданий различной степени сложности на 
разных уровнях подготовки в индивидуальном процессе обучения.

Материалы альбома ориентированы на формирование следующих профессиональных ком
петенций: 

— составлять, редактировать и оформлять организационно — распорядительную доку
ментацию, создаваемую в организации, согласно требованиям Государственных стандартов 
(ГОСТ) по оформлению документов с использованием современных видов организационной техники;

— оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контроли
ровать сроки их исполнения;

— составлять и оформлять служебные документы, материалы с использованием формуля
ров документов конкретных видов;

— самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информа
цию, в том числе с документами по личному составу;

— составлять и оформлять номенклатуру дел организации, формировать дела в соответ
ствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность в текущем делопроизводстве с использованием современных видов организационной техники;

— осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение;
— составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, 

государственные и муниципальные архивы и др.

Являясь дополнением к учебно-методическому комплексу, данный альбом может оказать 

практическую помощь при самостоятельной подготовке. Альбом целесообразно использовать на 
практических занятиях циклов: Документационное обеспечение управления, Секретарское дело, 
Методика и практика архивоведения, Методика рационализации документационного обеспечения управления и архивного дела и др., а также при выполнении курсовых и выпускных квалификационных работ.  Кроме того, данный альбом может быть рекомендован студентам для использования в учебном процессе при изучении дисциплин: «Документационное обеспечение 
управления», «Делопроизводство в кадровой службе» и др. 

Работа с альбомом поможет в освоении следующих видов профессиональной деятельности: 
— организация документационного обеспечения управления и функционирования орга
низации;

— организация архивной и справочно-информационной работы по документам организа
ции;

— информационно-документационная деятельность.
Учебно-практическое пособие разработано с учетом требований нормативно-правовой до
кументации в области делопроизводства и архивного дела и в соответствии с действующими нормативами.

Альбом содержит два раздела: 1 — Формуляры документов; 2 — Образцы документов.
В первом разделе приведены схемы построения документов с угловым и продольным рас
положением реквизитов. Схемы представляют собой алгоритм построения документов, а 
именно: номера и наименования реквизитов, расположение в документе. Далее приведены формуляры организационных, распорядительных и справочно-информационных документов. В формулярах определен состав и месторасположение реквизитов заголовочной, основной и оформляющей частей документа. В сносках даны комментарии по оформлению отдельных реквизитов 
документов. Предложенные формуляры позволят снизить временные затраты при разработке документов и исключить ряд возможных ошибок.

Второй раздел содержит примерные формы журналов, бланки и примеры оформления не
которых документов, которые дают возможность воспользоваться ими как рекомендуемыми эталонами при разработке документов. Используя примерные формы документов, предлагаемые 
данным альбомом, обучающиеся могут гораздо быстрее и качественнее выполнять практические 
задания. 

В приложениях приведены: термины и определения, представленные в виде словаря, что 

облегчает повторение изученного материала; словарь иностранных слов, наиболее часто употребляемых в деловой практике; рекомендации по написанию дат и чисел, употреблению допустимых сокращений при указании адресов. Кроме того, имеются перечни полных и сокращенных 
наименований Федеральных органов исполнительной власти; документов, подлежащих утверждению и заверению, а также извлечения из ряда нормативных актов.

Методические указания обучающимся. Работая с альбомом, обучающиеся должны знать 

нормативно-методическую базу и законодательство, регулирующее документационное обеспечение управления и архивное дело, поэтому им рекомендуется при подготовке к практическим занятиям актуализировать имеющиеся знания и алгоритмы для применения их на практике. Особое 
внимание следует уделить нормативно-правовой базе (Федеральные законы, ГОСТы, Инструкции, 
Правила в области документационного обеспечения управления и архивного дела). 

Авторы с благодарностью примут все замечания и предложения по совершенствованию 

данного пособия. Ваши замечания и предложения можно направить по адресу: oikovera@mail.ru, 
burmistrova2@yandex.ru.

Раздел 1.

ФОРМУЛЯРЫ ДОКУМЕНТОВ

СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ ДОКУМЕНТА 

(с продольным расположением реквизитов)

Заголовочная часть документа

(01) Герб (Государственный герб РФ, герб субъекта РФ,
герб (геральдический знак) муниципального образования)

(02) Эмблема организации,

(03) Товарный знак (знак обслуживания)

(29) Отметка о контроле                            
(14) Гриф ограничения доступа к документу
(04) Код формы документа

(05) Наименование организации-автора документа

(06) Наименование структурного подразделения-автора документа

(07) Наименование должности-автора документа

(08) Справочные данные об организации

(09) Наименование вида документа

(10) Дата документа (11) Регистрационный номер документа           

(12) Ссылка на регистрационный номер

и дату поступившего документа

(13) Место составления или издания документа

(16) Гриф утверждения  
(15) Адресат

(17)  Заголовок к тексту
(28) Резолюция

Основная часть документа

(18) Текст документа

(19) Отметка о приложении

Оформляющая часть документа

(22) Подпись (23) Отметка об электронной подписи
(24) Печать

(20) Гриф согласования документа
(21) Виза
(26) Отметка о заверении копии

(25) Отметка об исполнителе  

(30) Отметка о 
направлении документа в дело

(27) Отметка о поступлении документа                           

СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ ДОКУМЕНТА 
(с угловым расположением реквизитов)

Заголовочная часть документа

(01) Герб (Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, 
герб (геральдический знак) муниципального образования)

(02) Эмблема организации, 

(03) Товарный знак (знак обслуживания)

(29) Отметка о контроле          

(16) Гриф утверждения  

(05) Наименование организации-автора документа

(06) Наименование структурного подразделения-автора доку
мента

(07) Наименование должности-автора документа

(08) Справочные данные об организации

(04) Код формы документа

(09) Наименование вида документа

(15) Адресат

(28) Резолюция

(10) Дата документа (11) Регистрационный номер документа        

(12) Ссылка на регистрационный номер 

и дату поступившего документа

(13) Место составления или издания документа

(17)  Заголовок к тексту

Основная часть документа

(18) Текст документа

(19) Отметка о приложении

Оформляющая часть документа

(22) Подпись  (23) Отметка об электронной подписи
(24) Печать

(20) Гриф согласования документа
(21) Виза
(26) Отметка о заверении копии

(25) Отметка об исполнителе

(30) Отметка о 
направлении документа в дело

(27) Отметка о поступлении документа                       

ФОРМУЛЯР ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

(с угловым расположением реквизитов)

Заголовочная часть

документа

Наименование организации
Гриф утверждения*

ПОЛОЖЕНИЕ

Заголовок к тексту
(отвечает на вопрос о чем?
наименование структурного подразделения)

Основная часть документа

текст

1. Общие положения

2. Основные задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Ответственность

6. Взаимоотношения

Оформляющая часть документа

Должность сотрудника, составившего положение  
подпись
И. О. Фамилия  

С положением ознакомлен: **
Наименование должности
подпись И. О. Фамилия
дата ознакомления

* положение о структурном подразделении утверждается руководителем и заверяется печатью организации;
** сотрудника с положением знакомят под подпись с выдачей копии положения. Первый экземпляр 
хранится у руководства.

ФОРМУЛЯР ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

(с угловым расположением реквизитов)

Заголовочная часть 

документа

Наименование организации
Гриф утверждения*

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Заголовок к тексту
(отвечает на вопрос кого? наименование должности)

Основная часть документа

текст

1. Общие положения

2. Функции

3. Должностные обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимоотношения

Оформляющая часть документа

Должность сотрудника, 
составившего должностную инструкцию 
подпись
И. О. Фамилия  

С должностной инструкцией ознакомлен: **
Наименование должности
подпись  И. О. Фамилия 
дата ознакомления

 должностная инструкция утверждается руководителем и заверяется печатью организации;
 сотрудника с инструкцией знакомят под подпись с выдачей копии. Первый экземпляр хранится у 
руководства.