Документационное обеспечение управления

 
В. А.  Арасланова 
 
 
 
 
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ 
ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ 

 
Учебно-практическое пособие 
в схемах, таблицах, образцах 
 
 
 
2-е издание, дополненное и переработанное  
в соответствии с действующими нормативами 
 
 
 
Рекомендовано Советом Учебно-методического объединения 
по образованию в качестве учебного пособия для студентов, 
обучающихся по направлению подготовки  
«Документоведение и архивоведение» 
 
 
 
 

 
Москва 
Берлин 
2020 

 
УДК  651:35.077.1(075)              
ББК 60.844я7  
А79 

Рецензенты: 
Быкова Т. А., кандидат исторических наук, доцент,  
Томский государственный университет; 
Ларьков Н. С., доктор исторических наук, профессор,  
Томский государственный университет; 
Гололобов Е. И., доктор исторических наук, профессор, 
Сургутский государственный педагогический университет 

Арасланова, В. А.

А79
Документационное обеспечение управления : учеб.-практ. пособие 

в схемах, таблицах, образцах / В. А. Арасланова. — Москва ; Берлин : 
Директ-Медиа, 2020. — 265 с.

 ISBN 978-5-4499-1454-5  

Пособие разработано в соответствии с требованиями действующих нор
мативных документов, Национальных стандартов Российской Федерации: 
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. 
Требования к оформлению документов».  

В пособии приведены термины, даны определения, теоретический материал систематизирован и представлен в виде схем, таблиц, формуляров, что 
значительно облегчает усвоение материала. Каждый раздел пособия завершается вопросами и заданиями для самостоятельного контроля. 
Адресовано студентам направления «Документоведение и архивоведение». Пособие может быть использовано в учебном процессе студентами различных направлений, обучающимися по программам высшего и среднего 
профессионального образования, изучающими делопроизводство, а также 
оказать практическую помощь широкому кругу специалистов при составлении документов. 

УДК  651:35.077.1(075) 
ББК 60.844я7  

 

ISBN 978-5-4499-1454-5
© Арасланова В. А., текст, 2020
© Издательство «Директ-Медиа», оформление, 2020

ОГЛАВЛЕНИЕ 

ОГЛАВЛЕНИЕ .................................................................................................................................................................. 3 

ВВЕДЕНИЕ ......................................................................................................................................................................... 6 

Раздел 1.  ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ..................................... 10 
ДОКУМЕНТ И СПОСОБЫ ЕГО ПЕРЕДАЧИ ......................................................................................................................... 10 

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ...................................................................... 11 

ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ............................................................................................. 11 

ДОКУМЕНТЫ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ .............................................................................................................................. 12 

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ............................................................................. 13 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ............................................................................................................................................................. 14 

Раздел 2.  ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СООТВЕТСТВИИ 
С НАЦИОНАЛЬНЫМ СТАНДАРТОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ГОСТ Р 7.0.972016 ................................................................................................................................................................................... 15 
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ .................................... 15 

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ............................................................................................. 34 

СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ ДОКУМЕНТА (С ПРОДОЛЬНЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМ 
РЕКВИЗИТОВ) .......................................................................................................................................................................................... 35 

СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ ДОКУМЕНТА (С УГЛОВЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМ 
РЕКВИЗИТОВ) .......................................................................................................................................................................................... 36 

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ .......................................................................................................................... 37 

ПОЛЯ НА БЛАНКАХ ДОКУМЕНТОВ ....................................................................................................................................... 38 

НУМЕРАЦИЯ СТРАНИЦ В МНОГОСТРАНИЧНОМ ДОКУМЕНТЕ .................................................................... 39 

ПРИМЕРЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ ................................................................................................................................... 40 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ............................................................................................................................................................. 44 

КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ .............................................................................................................................................................. 45 

Раздел 3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ .......................................................................................... 46 
КЛАССИФИКАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ................................................................................ 46 

УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ ...................................................................................................................................................................... 47 

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ ............................................................................... 50 

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ....................................................................................................................... 51 

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА ОРГАНИЗАЦИИ................................................. 52 

ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ............................................................................................... 53 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ................................................................................................................................................ 55 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ............................................................................................................................................................. 57 

КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ .............................................................................................................................................................. 58 

Раздел 4. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ........................................................................................ 59 
КЛАССИФИКАЦИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ .............................................................................. 59 

ПРИКАЗ .......................................................................................................................................................................................................... 60 

РАСПОРЯЖЕНИЕ .................................................................................................................................................................................... 73 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ............................................................................................................................................................. 75 

КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ .............................................................................................................................................................. 76 

Раздел 5. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ ............................................................. 77 
КЛАССИФИКАЦИЯ  СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫХ  ДОКУМЕНТОВ ............................................ 77 

АКТ ..................................................................................................................................................................................................................... 78 

ПРОТОКОЛ ................................................................................................................................................................................................... 85 

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО ...................................................................................................................................................................... 96 

ТЕЛЕГРАММА ........................................................................................................................................................................................ 106 

ДОКЛАДНАЯ (СЛУЖЕБНАЯ), ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКИ ..................................................................... 109 

СПРАВКА .................................................................................................................................................................................................... 113 

ТЕЛЕФОНОГРАММА ........................................................................................................................................................................ 116 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ .......................................................................................................................................................... 119 

КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ ........................................................................................................................................................... 121 

Раздел 6.  ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ................................................................................. 122 
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ........................................................................ 122 

ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ .................................................................................................................... 123 

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ............................................................................... 125 

ВНЕСЕНИЕ ЗАПИСИ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ РАБОТНИКА ............................................................................ 141 

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ РАБОТНИКА ............................................................. 143 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ .......................................................................................................................................................... 144 

КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ ........................................................................................................................................................... 144 

Раздел  7.  ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ .................................................................... 145 
ВНУТРЕННИЕ И ВНЕШНИЕ ДОКУМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ........................................................................... 145 

ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ ............................................................................................................................. 146 

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ .................................................................... 147 

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ .......................................................................... 149 

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ ......................................................... 151 
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ................................................................................................................... 153 

ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА ..................................................................................................................... 155 

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛ ПРИ ТЕКУЩЕМ ХРАНЕНИИ ......................................................... 162 

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ  И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ 
ХРАНЕНИЕ ................................................................................................................................................................................................ 163 

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛ,  ОТОБРАННЫХ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ................... 164 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ .......................................................................................................................................................... 165 

КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ ........................................................................................................................................................... 166 

ПРИЛОЖЕНИЯ .......................................................................................................................................................... 167 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 ................................................................................................................................................................................... 167 

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,  ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ ................................ 167 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 ................................................................................................................................................................................... 169 

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,  НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ 
ПЕЧАТЬ........................................................................................................................................................................................................ 169 

ПРИЛОЖЕНИЕ 3 ................................................................................................................................................................................... 170 

СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ ....................................................................................................................... 170 

ПРИЛОЖЕНИЕ 4 ................................................................................................................................................................................... 185 

СЛОВАРЬ ИНОСТРАННЫХ СЛОВ  (НАИБОЛЕЕ ЧАСТО УПОТРЕБЛЯЕМЫХ В 
ДЕЛОВОЙ ПРАКТИКЕ) ................................................................................................................................................................... 185 

ПРИЛОЖЕНИЕ 5 ................................................................................................................................................................................... 209 

РЕКОМЕНДАЦИИ  ПО ПРИМЕНЕНИЮ НЕКОТОРЫХ СЛОВ ДЕЛОВОГО ЯЗЫКА .......................... 209 

ПРИЛОЖЕНИЕ 6 ................................................................................................................................................................................... 214 

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ОТДЕЛЬНЫХ  УСТОЙЧИВЫХ 
СЛОВОСОЧЕТАНИЙ ПРИ ПОДГОТОВКЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ ............................................... 214 

ПРИЛОЖЕНИЕ 7 ................................................................................................................................................................................... 217 

РЕКОМЕНДАЦИИ  ПО НАПИСАНИЮ ДАТ И ЧИСЕЛ В ТЕКСТЕ ДОКУМЕНТА ................................. 217 

ПРИЛОЖЕНИЕ 8 ................................................................................................................................................................................... 219 

РЕКОМЕНДАЦИИ  ПО УПОТРЕБЛЕНИЮ ДОПУСТИМЫХ СОКРАЩЕНИЙ  ПРИ 
УКАЗАНИИ АДРЕСОВ ...................................................................................................................................................................... 219 

ПРИЛОЖЕНИЕ 9 ................................................................................................................................................................................... 220 

ПЕРЕЧЕНЬ  ПОЛНЫХ И СОКРАЩЕННЫХ НАИМЕНОВАНИЙ  ФЕДЕРАЛЬНЫХ 
ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ........................................................................................................................ 220 

ПРИЛОЖЕНИЕ 10 ................................................................................................................................................................................ 223 

ИЗВЛЕЧЕНИЯ  ИЗ ОБЩЕРОССИЙСКОГО КЛАССИФИКАТОРА  
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (ОК 011-93) ............................................................................................. 223 

ПРИЛОЖЕНИЕ 11 ................................................................................................................................................................................ 227 

ИЗВЛЕЧЕНИЯ  ИЗ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ  АРХИВНЫХ 
ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 
ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И 
ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ ................................................................................. 227 

ПРИЛОЖЕНИЕ 12 ................................................................................................................................................................................ 248 

ИНСТРУКЦИЯ  ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ 
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 
ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И 
ОРГАНИЗАЦИЙ,  С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ ................................................................................ 248 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ ................................................................................................... 255 

 
 
 
 

Документ — инструмент управления, а у хорошего мастера инструмент всегда в порядке. 

В. Янковая 

ВВЕДЕНИЕ 

Деятельность любой современной организации документируется, 
то есть в любой организации создаются документы. Основное назначение документа — зафиксировать и передать информацию, необходимую для осуществления управленческих функций.  
Современное делопроизводство представляет собой не набор 
технических операций, производимых с документами, а систему информационного обеспечения управленческого аппарата. 
Делопроизводство в организациях различных типов и видов осуществляется специальными структурными подразделениями (канцелярией, общим отделом, управлением делами и др.) или секретарскими службами. Характерной для современного управления чертой 
является комплектование штатов организаций компетентными специалистами соответствующих профилей. 
Подготовка специалистов в области документационного обеспечения управления и архивного дела осуществляется в образовательных организациях высшего и среднего профессионального образования на основе Федеральных Государственных образовательных 
стандартов, содержащих требования к обязательному минимуму 
знаний по общеобразовательным, профессиональным и специальным дисциплинам.  
Деятельность специалистов современной организации непосредственно связана с разработкой, оформлением, редактированием значительных объемов служебных документов. В практической работе 
специалисты в области делопроизводства оформляют и регистрируют 
организационно-распорядительные 
и 
информационносправочные документы, контролируют сроки их исполнения. Часто 
проекты служебных документов готовят отдельные должностные 
лица, либо структурные подразделения организации, не владеющие 
достаточными навыками в сфере делопроизводства, и специалистам 
по документационному обеспечению управления современной организации приходится приводить в соответствие с действующими 
нормативами данные проекты. 
Специалист в области документационного обеспечения управления и архивного дела должен знать порядок подготовки организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, 
ориентироваться 
в 
вопросах 
легитимности 
документов 

организации. Уметь доводить содержание служебных документов 
до конкретных исполнителей. 
При подготовке выпускников важным является изучение курсов 
документационного обеспечения управления, документоведения, 
делопроизводства и др. Так, при изучении документоведения студенты получают теоретические знания о роли документа и информации в управленческом процессе, о способах документирования и их 
развитии, системах документации, а также формируют навыки составления и оформления управленческих документов. 
Изучение организации и технологии делопроизводства предполагает сосредоточение внимания на трех блоках вопросов: организации 
службы делопроизводства, технологии работы с документами, текущем 
хранении документов и подготовке их к сдаче в архив организации. 
Современная работа с документами не мыслима без использования информационных технологий, поэтому молодые специалисты 
должны знать классификацию, структуру, назначение, область применения, эффективность, принципы организации личного и корпоративного информационного обеспечения. Кроме того, они должны 
уметь работать с документальными и информационными системами, 
осуществлять обоснованный выбор вида, метода, технологии создания и применения информационных систем. 
Материалы пособия ориентированы на формирование профессиональных компетенций обучающихся:  
— составлять, редактировать и оформлять организационно — 
распорядительную документацию, создаваемую в организации, согласно требованиям Государственных стандартов (ГОСТ) по оформлению документов с использованием современных видов организационной техники; 
— оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контролировать сроки их исполнения; 
— составлять и оформлять служебные документы, материалы 
с использованием формуляров документов конкретных видов; 
— самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному 
составу; 
— составлять и оформлять номенклатуру дел организации, 
формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, 
обеспечивать их сохранность в текущем делопроизводстве с использованием современных видов организационной техники; 
— осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение; 
— составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы и др. 

Документы организации должны разрабатываться в соответствии 
с требованиями ГОСТа Р 7.0.97–2016. Национальный стандарт Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному 
и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». 
Организационные документы разрабатываются, как правило, 
юридической службой организации в соответствии с требованиями 
существующих на момент разработки законодательных, нормативных и ведомственных актов. 
Особое внимание следует уделить изучению распорядительных 
документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы 
управления и основные оперативные задачи, стоящие перед органом 
управления. 
Справочно-информационные документы особенно часто применяются в деловой практике организаций и гражданских лиц. 
Среди общей массы управленческих документов выделяется отдельный комплекс оформления трудовых отношений между физическими и юридическими лицами, включающий документы, регулирующие вопросы приема на работу, перевода, предоставления 
отпусков, поощрений, взысканий и др., относящиеся к документам по 
личному составу (кадровым документам). 
Изучение раздела «Организация работы с документами» поможет 
создать и поддержать в организации условия, обеспечивающие своевременную, полную, качественную обработку документированной информации, подготовку и передачу документов на архивное хранение. 
Работа с пособием поможет обучающимся в освоении следующих 
видов профессиональной деятельности:  
— организация документационного обеспечения управления и 
функционирования организации; 
— организация архивной и справочно-информационной работы 
по документам организации; 
— информационно-документационная деятельность и др. 
В предлагаемом пособии теоретический материал сведен в таблицы, схемы, даны определения, приведены термины и примеры документов, предлагаются формуляры документов, которые могут оказать 
значительную 
помощь 
при 
разработке 
и 
оформлении 
документов. 
Каждый раздел пособия завершается контрольными вопросами 
и контрольными заданиями. 
В приложениях приведены: термины и определения, представленные в виде словаря, что облегчит повторение изученного материала; словарь иностранных слов, наиболее часто употребляемых в деловой практике; рекомендации по написанию дат и чисел, 

употреблению допустимых сокращений при указании адресов. Приведены перечни полных и сокращенных наименований Федеральных 
органов исполнительной власти; документов, подлежащих утверждению и заверению, а также извлечения из Перечня типовых 
управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённого приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. 
№ 236 и инструкция по применению перечня.  
Данное пособие может совершенствоваться, дорабатываться, 
и лицам, изучающим документационное обеспечение управления, 
предлагается дополнить изученные разделы схемами собственной 
разработки. 
Автор с благодарностью примет все замечания и предложения по 
совершенствованию пособия. Ваши замечания и предложения можно 
направить по адресу: oikovera@mail.ru. 
 
 

Какой-то странный человек 
Придумал, меру перепутав, 
Коротенькое слово — век 
И очень длинное — минута. 

В. Федотов 

Раздел 1.  
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И КЛАССИФИКАЦИЯ 
ДОКУМЕНТОВ 

ДОКУМЕНТ И СПОСОБЫ ЕГО ПЕРЕДАЧИ 

Документ — зафиксированная на носителе информация с рекви
зитами, позволяющими ее идентифицировать. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Документы, передаваемые и отправляемые по каналам связи 

Почтовая связь 
Прием и передача различных видов документов

Телеграфная связь 
Прием и передача телеграмм

Электронная связь 
Прием и передача e-mail-сообщений, различных видов документов

Курьерская связь 
Прием и передача различных видов документов

Телефонная связь 
Прием и передача телефонограмм

Факсимильная связь 
Прием и передача телефаксограмм

Факсимильная

связь 

Способы 
передачи  
информации 

Телеграфная

связь 

Почтовая

связь 
Телефонная

связь 

Электронная

связь 

Курьерская

связь