Документационное обеспечение управления (делопроизводство)

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ 

ОБЕСПЕЧЕНИЕ 
УПРАВЛЕНИЯ

(ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО)

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Москва

ИНФРА-М

202Т.А. БЫКОВА
Т.В. КУЗНЕЦОВА
Л.В. САНКИНА

Допущено 

Учебно-методическим объединением вузов России
по образованию в области историко-архивоведения 
в качестве учебного пособия для студентов высших 

учебных заведений, обучающихся по направлению подготовки 

46.03.02 «Документоведение и архивоведение» и специальности 

03.20.01 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

2-е издание, переработанное и дополненное

Под общей редакцией профессора Т.В. Кузнецовой

Быкова Т.А.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : 

учебное пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина ; под 
общ. ред. Т.В. Кузнецовой. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва : 
ИНФРА-М, 2023. — 304 с. + Доп. материалы [Электронный ресурс]. — 
(Высшее образование: Бакалавриат).

ISBN 978-5-16-004805-5 (print)
ISBN 978-5-16-101961-0 (online)
В учебном пособии  дана характеристика современной  законодательной 

и нормативной правовой базы работы с управленческими документами; 
излагаются способы документирования; рассматриваются функции управ-
ленческих документов. Отдельная глава содержит современные требования 
к составлению и оформлению управленческих документов; освещаются 
вопросы организации службы делопроизводства, документооборота, реги-
страции, контроля и хранения документов.  

Учебное пособие предназначено для студентов высших учебных заведе-

ний, обучающихся по направлениям подготовки: экономика, управление, 
юриспруденция.

УДК 651.41.8(075.8) 

ББК 65.050.2я73

Б95

ISBN 978-5-16-004805-5 (print)
ISBN 978-5-16-101961-0 (online)

© Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., 

Санкина Л.В., 2010, 2012

А в т о р ы:

Быкова Т.А., канд. ист. наук, доц. — гл. 3, 4; список источников 

и литературы,  приложения 1–28;

Кузнецова Т.В., проф. — предисловие, гл. 1, 2;
Санкина Л.В., канд. ист. наук, доц. — гл. 5–7, приложения 29–44

УДК 651.41.8(075.8)
ББК 
65.050.2я73

 
Б95

Подписано в печать 26.09.2022. 

Формат 6090/16. Бумага офсетная. Гарнитура Newton. 

Печать цифровая. Усл. печ. л. 19,0.

ППТ20. Заказ № 00000

ТК 160750-1906701-250611

Оригинал-макет подготовлен в НИЦ ИНФРА-М
ООО «Научно-издательский центр ИНФРА-М»

127214, Москва, ул. Полярная, д. 31В, стр. 1

Тел.: (495) 280-15-96, 280-33-86. Факс: (495) 280-36-29

E-mail: books@infra-m.ru        http://www.infra-m.ru

Отпечатано в типографии ООО «Научно-издательский центр ИНФРА-М»

127214, Москва, ул. Полярная, д. 31В, стр. 1

Тел.: (495) 280-15-96, 280-33-86. Факс: (495) 280-36-29

Материалы, отмеченные знаком 
, 

доступны в электронно-библиотечной системе Znanium

ПРЕДИСЛОВИЕ

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) 
представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую составление 
и оформление официальных служебных документов, их обработку 
и хранение.
Документы регулируют управленческую деятельность в любой 
организации независимо от направления ее деятельности и организационно-
правовой формы. В документах отражаются и фиксируются 
все стадии управленческого процесса. Поэтому от того, насколько 
правильно они составлены и как организована работа с 
ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия 
управленческих решений.
Организация документационного обеспечения управления — достаточно 
трудоемкий процесс, требующий специальных знаний. 
Только четкий, основанный на правовых нормах порядок работы с 
документами позволяет избежать многих конфликтных ситуаций в 
деятельности учреждений, организаций и предприятий.
Документ — это сложное понятие, в котором выделяют информационную 
сущность документа, способы его создания и материальный 
носитель. В первой главе раскрываются способы документирования 
в их историческом развитии, а также функции документов, 
соответствующие их назначению, в том числе и в сфере управления.

Во второй главе дана характеристика законодательных и нормативных 
правовых актов Российской Федерации, которые составляют 
в настоящее время правовую основу документирования управленческой 
деятельности и организации работы с документами. Кроме того, 
работы по документационному обеспечению управления как в государственных, 
так и в организациях иных форм собственности должны 
проводиться в соответствии с действующими нормативно-методическими 
документами межотраслевого действия, которые определяют 
порядок составления и оформления документов и организацию 
работы с ними.
В деятельности любого аппарата управления используются документы, 
которые входят в унифицированную систему организационно-
распорядительной документации. Требования к составу, текстам 
и элементам оформления организационно-распорядительных доку-
ментов установлены рядом нормативно-методических документов, 
в частности ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы доку-
ментации. Унифицированная система организационно-распоряди-
тельной документации. Требования к оформлению документов» и 

Методическими рекомендациями по разработке инструкций по де-
лопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Осо-
бенности составления и оформления наиболее часто встречающихся 
в управленческой практике видов документов раскрываются в 
третьей главе.
Документационное обеспечение управления в любой организации 
осуществляется специальным структурным подразделением или 
службой, которые создаются для организации, координации, конт-
роля и выполнения типовых операций по получению, обработке и 
хранению документов.
Отдельная глава учебника содержит описание технологии доку-
ментационного обеспечения управления. В ней рассмотрены прави-
ла документооборота, регистрации и контроля за сроками исполне-
ния документов.
Документация, создаваемая в любой организации, необходима 
для решения конкретных управленческих вопросов, соответству-
ющих направлениям деятельности. Организация активно использу-
ет документы в течение двух–трех лет. Для эффективной работы 
документы необходимо систематизировать, сформировать в дела 
и организовать их хранение таким образом, чтобы можно было их 
использовать в справочных целях.
Существующие правила хранения предполагают обязанность 
каждой организации проводить экспертизу ценности документов для 
отбора их с целью дальнейшего хранения и уничтожения тех доку-
ментов, которые утратили практическую значимость. Подготовка 
документов к передаче в архив относится к наиболее регламентиро-
ванным операциям делопроизводства. Ответственность организаций 
разных организационно-правовых форм за сохранность документов 
в Российской Федерации установлена законодательно. Поэтому упо-
рядочение документов является важной задачей документационного 
обеспечения управления. Эти вопросы вошли в седьмую главу учеб-
ного пособия.
Учебное пособие предназначено для студентов, обучающихся по 
направлениям «Управление», «Экономика», Юриспруденция», так 
как документационное обеспечение входит в профессиональную 
деятельность этих специалистов.

ГЛаВа 1. 
СПОСОбы СОзДанИя ДОкумЕнтОВ 
(ДОкумЕнтИРОВанИя) И назначЕнИЕ 
ДОкумЕнтОВ (функцИИ)

1.1. 
СПОСОбы СОзДанИя ДОкумЕнтОВ (ДОкумЕнтИРОВанИя)

Документ — понятие сложное и неоднозначное. Над его опреде-
лением задумываются многие ученые, оно вызывает споры; документ 
по разному трактуется в законодательных актах не только нашей 
страны, но и других стран.
Первостепенную роль в большинстве определений документа иг-
рают информационная сущность документа, способ его создания и 
материальный носитель.
Информационная сущность документа ни у кого не вызывает 
сомнений, она всегда постоянна. Документ возникает, чтобы закре-
пить информацию для ее передачи во времени и пространстве. Но 
вот способы закрепления и передачи информации, ее материальные 
носители постоянно совершенствуются. Поэтому меняется и само 
представление о документе. Следовательно, прежде чем давать опре-
деление документа, надо разобраться в способах документирования, 
т.е. способах закрепления информации, создания документов.
Всякое сообщество существует в информационном пространстве. 
Человек постоянно получает информацию об окружающем его мире 
органами зрения, слуха, вкуса, обоняния, осязания. Он осмыслива-
ет полученные данные и на их основе вырабатывает решения о своих 
дальнейших действиях. Результаты своей мыслительной деятельно-
сти человек хочет закрепить и передать другим. 
Первым способом запечатления мысли явилось слово. Оно пере-
давало общее представление человека об окружающем мире. Однако 
слово как средство запечатления имеет существенные недостатки — 
оно ограничено расстоянием и кратковременно, и человек пытался 
преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние 
применялся язык костров, барабанов и иных сигнальных средств. 
Использовались и «предметные» письма. Но по-настоящему человек 
научился закреплять информацию с изобретением письменности.
Происхождение и развитие письма — одна из сложнейших проб-
лем культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития. Первая 
ступень — пиктографическое письмо (картинно-синтетическое, 
8–6 тыс. лет до н.э.). Пиктографическое письмо характеризуется 
обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, гра-
фически не расчлененные на отдельные слова. Источник формиро-

вания пиктограмм — первобытное искусство, период, когда перво-
бытные рисунки стали применяться не только для познания мира, 
но и для коммуникативных целей, т.е. передачи каких-либо сообще-
ний и закрепления их во времени. С помощью пиктограмм записаны 
длинные истории и даже целые поэмы. Например, индейское племя 
делаваров записало с помощью пиктограмм свой эпос «Валум-
олум».
Язык рисунков нельзя читать. Информацию, написанную пик-
тограммой, можно лишь толковать на любом языке, понимая общий 
смысл. Эту возможность пиктографического письма передавать ин-
формацию на любом языке стали широко использовать в ХХ в., когда 
расширились связи народов всего мира. Пиктографическое письмо 
применяется в изображении товаров на вывесках магазинов и мас-
терских. Целые инструкции о порядке пользования различными 
приборами стали «писать» в картинках, чтобы эту информацию по-
нял покупатель в любом уголке мира. Самым ярким примером ис-
пользования пиктографического письма сегодня могут служить ком-
пьютерные программы, рассчитанные на использование в любой 
стране земного шара. Пиктографические картинки подсказывают 
вам, какое действие вызывает нажатие на ту или иную кнопку. 
Вторая ступень — идеографическое (логографическое) письмо. 
В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Его первые 
образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья. Лого-
графические знаки используются и в настоящее время (знаки доллара, 
фунта стерлингов и т.п.). 
Достоинством логографического письма является его большая 
емкость (компактность), так как знак — это целое слово. Для передачи 
одного и того же текста требуется в четыре раза меньше знаков, 
чем русских слов. Например: 25
5
= . 
Недостаток этого способа запечатления мысли — в трудности передачи 
абстрактных понятий и имен, многознаковости языка, его 
консервативности (рис. 1).
Третья ступень — слоговое письмо. В этой системе письма каждый 
знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская письменность, 
письмо майя, корейская, японская письменность, индейское 
слоговое письмо).
Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35–40 
до 200–300 знаков. Древнейшие слоговые знаки возникли во II ты-
сячелетии до н.э. в шумерском письме из логограмм.
Четвертая ступень — буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового 
во II тысячелетии до н.э. Появление буквенно-звукового 
письма имело огромное значение для развития мировой культуры. 
О происхождении письма до сих пор идут научные споры. Но 
наиболее распространено мнение, что оно создано на базе слогового 

письма финикийцами, у которых его заимствовали, усовершенствовав, 
греки. От греческого алфавита ведут происхождение почти все 
последующие системы мира. Возникшее на базе греческого алфавита, 
латинское письмо послужило основой для большинства современных 
систем письма.
Развитие текстового документирования самым тесным образом 
связано с материалом для письма и орудиями, используемыми для 
текстового документирования.
Наиболее важную информацию человек всегда пытался запечатлеть 
на материале, гарантирующем ее сохранность. Древнейшие записи 
человечества сохранились на камне, например записи астрономических 
наблюдений, летописи сражений и даже медицинские 
рецепты.

Рис. 1. Развитие знаков египетской письменности от иероглифов к демотической 
скорописи

Человек научился записывать прежде всего для оперативных це-
лей, и ему нужен был дешевый и более легкий материал, чтобы до-
кумент можно было передать или взять с собой. Для этого в древно-
сти использовали черепаховые щитки, в Китае — бамбуковые дощеч-
ки, шелк, на котором писали волосяными кисточками.
Массовым материалом для письма в Передней Азии стала гли-
на1.
Документы создавались так: металлической палочкой писец вы-
давливал на мягких глиняных плитках клинописные значки. Чаще 
всего их сушили на солнце, иногда для большей прочности и сохран-
ности обжигали.
В других странах материалом, широко используемым для записей, 
было дерево и металл. Например, в Индии сохранились древнейшие 
законы, созданные на медных пластинах.
Из Древней Греции и Древнего Рима до нас дошли деревянные 
дощечки, покрытые воском, на которых писали путем выдавливания 
заостренной медной палочкой. Другой конец палочки имел форму 
лопаточки и служил для стирания написанного.
Одним из древнейших материалов для письма по праву считается 
папирус, который изготавливался из стеблей болотного растения 
того же названия, растущего в дельте реки Нил2.
Поскольку папирус хрупок и на изгибе ломается, его сворачивали 
в свиток. Если для текста не хватало одного листа, листы склеивали 
и получали свиток нужной длины3.

1 
В развалинах храма древнего шумерского города Ниппур (современный 
Ирак) археологи нашли огромный архив, в котором насчитывалось более 
100 тыс. глиняных документов. Это были главным образом записи о по-
купке и продаже животных, отчеты о постройке и ремонте домов, реестры 
расходов и доходов храма. Архив занимал 80 комнат.
2 
Римский естествоиспытатель Плиний оставил подробное описание про-
цесса изготовления из растения писчего материала. Трехгранный стебель 
растения очищали от листьев и тонкой коры, рыхлую пористую сердцеви-
ну разрезали на длинные тонкие пластинки и вымачивали несколько дней 
в воде. Затем пластинки укладывали слоями — один слой перпендикуляр-
но другому. Полученные листы клали под пресс на несколько дней. Когда 
они высыхали, поверхность полировали пемзой или гладили раковинами. 
Края листов обрезали. Этот способ был известен египтянам уже в начале 
III тысячелетия до н.э. Сегодня древний способ изготовления папируса 
демонстрируется туристам в многочисленных лавках Каира, торгующих 
папирусами.
3 
Самый большой сохранившийся папирусный свиток «папирус Гарриса» 
имеет длину 40,5 м и хранится в библиотеке Британского музея в Лондоне. 
Свиток, на котором была записана «Илиада» Гомера, имел длину около 
150 м.

Папирус был основным писчим материалом в течение многих 
веков. На нем писали египтяне, греки, римляне и другие народы, 
пока на смену ему не пришли пергамент и бумага.
Первым серьезным соперником папируса стал пергамент — пис-
чий материал, изготовлявшийся из особым образом обработанной 
кожи овец, телят, козлят (название происходит от малоазиатского 
города Пергама) — рис. 2.

Рис. 2. Фрагмент Кумранской рукописи
Примерно к IV в. н.э. пергамент вытесняет папирус. Особенно 
широко он применялся во времена раннего Средневековья. Лишь в 
XIII–XIV вв. его начинает активно вытеснять изобретенная в Китае 
бумага.
Пергамент, в отличие от папируса, хорошо сгибался. Это привело 
к исчезновению стародавней формы — свитка и к появлению но-
вой — кодекса.
На Руси для бытовой переписки применяли бересту, которая была 
доступным материалом и могла использоваться каждым (рис. 3).
Однако береста применялась не только для бытовой переписки, 
на ней составлялись и деловые бумаги. В царствование Петра I со-
бираемый на Камчатке налог мехами записывали в берестяную кни-
гу1.

1 
См.: Розен Б.Я. Чудесный мир бумаги. 2-е изд. М.: Лесная промышлен-
ность, 1976. С. 19.

Самым распространенным материалом для текстового докумен-
тирования во всем мире стала бумага.
Слово «бумага» происходит от итальянского bambagia — «хлопок» 
и означает многокомпонентный материал, состоящий в основном из 
специально обработанных мелких растительных волокон, тесно пе-
реплетенных между собой и образующих тонкий лист. 
В течение многих веков бумага остается самым удобным и надеж-
ным материалом для письма. Первое упоминание о бумаге относит-
ся к 12 г. н.э., но во многих книгах изобретение бумаги приписыва-
ется китайскому сановнику Цай Лунь (Чай-Лун), который в 105 г. 
усовершенствовал уже имевшийся способ производства бумаги.
Из Китая бумага проникла в Японию, затем через Персию в Се-
верную Африку, на Кипр, в Испанию, Италию. Существует много 
легенд и исторических предположений о путях проникновения китайского 
секрета изготовления бумаги через арабские государства в 
Европу.
На Руси сначала употребляется привозная бумага. В 1716 г. Петром 
I была основана собственная бумажная мануфактура в селе Красном 
Копорского уезда Петербургской губернии. До начала ХIХ в. 
бумага в России производилась ручным способом. В 1818 г. на Пе-
тергофской бумажной фабрике была установлена одна из первых в 
России бумагоделательных машин, изготовленная на русских заводах.

Производство бумаги постоянно механизируется. Однако суть 
процесса изготовления бумаги остается прежней: размол компонен-

Рис. 3. Пример берестяного письма