Без воды: как писать предложения и отчеты для первых лиц

ПАВЕЛ БЕЗРУЧКО

БЕЗ ВОДЫ

КАК ПИСАТЬ
ПРЕДЛОЖЕНИЯ И ОТЧЕТЫ
ДЛЯ ПЕРВЫХ ЛИЦ

МОСКВА
2016

ISBN 978-5-9614-4459-9
ISBN 978-5-9614-1915-3 (Серия)

Все права защищены. Никакая часть этой 
книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы 
то ни было средствами, включая размещение 
в сети Интернет и в корпоративных сетях, 
а также запись в память ЭВМ для частного 
или публичного использования, без письменного разрешения владельца авторских прав. 
По вопросу организации доступа к электронной библиотеке издательства обращайтесь 
по адресу lib@alpinabook.ru.

© Безручко П., 2013
© ООО «АЛЬПИНА ПАБЛИШЕР», 2014

УДК 651.75
ББК 65.291.34:81.055.51-3
Б40

Редактор В. Подобед

Безручко П.

Без воды: Как писать предложения и отчеты для первых 
лиц / Павел Безручко. — М.: АЛЬПИНА ПАБЛИШЕР, 2016. — 
188 с. + 1 вкладка (Серия «Библиотека ЭКОПСИ»).

ISBN 978-5-9614-4459-9

У первых лиц — генеральных директоров или вице-президентов 
компаний — нет времени на анализ лишней информации и распутывание витиеватых рассуждений. Их рабочий день расписан поминутно. К сожалению, лишь очень немногие из нас умеют излагать 
свои мысли так, как того требуют первые лица, — коротко, ясно, 
«без воды». А ведь от умения правильно выстроить логику своего 
предложения или структурировать отчет может зависеть успех вашего проекта или даже ваша карьера.
Прочитав эту книгу, вы узнаете о том, каковы особенности первых лиц. Научитесь правильно формулировать цель своего обращения «наверх». Сможете создать структуру документа и написать 
текст, работающий на достижение этой цели. Вы научитесь писать 
кратко. И удивитесь тому, как часто ваши отчеты и предложения 
будут встречать понимание и согласие.

УДК 651.75
ББК 65.291.34:81.055.51-3

Б40

СОДЕРЖАНИЕ

Выжимка книги .................................................................................................................... 5
Введение .....................................................................................................................................17

Часть 1
Каковы особенности первых лиц, 
обусловленные их ролью? ...................................................................................23

Первые лица мыслят масштабно...........................................................................25

Первые лица нацелены на результат и не хотят ждать .......................33

Первые лица прагматичны ........................................................................................37

Первые лица критичны ................................................................................................40

Первые лица могут не вписываться в стереотип .....................................45

Часть 2
Как сформулировать цель документа? ................................................49

Формулируйте цель своего сообщения 
в терминах желаемой реакции адресата ........................................................51

Ставьте цели адекватного масштаба .................................................................55

Предлагайте одобрить анализ, выводы, 
подход, план или конкретные действия ..........................................................61

Ставьте цели и создавайте документы, полезные адресату .............68

Содержание

4

Часть 3
Как структурировать отчет или предложение? .........................77

Первым делом конкретизируйте мысли, 
затем выстраивайте пирамиду ...............................................................................79

Делайте немногочисленные главные мысли документа 
понятными с самого начала......................................................................................89

Пользуйтесь шаблонами ...........................................................................................101

Используйте логику ответов на вопросы первого лица ...................114

Часть 4
Как написать текст с учетом особенностей первого 
лица? .............................................................................................................................................125

Показывайте цену вопроса и размер отдачи, 
но воздерживайтесь от манипуляций ............................................................127

Будьте конкретны: опирайтесь 
на цифры, факты, бенчмарки ...............................................................................135

Упрощайте по-умному ................................................................................................144

Пишите понятно .............................................................................................................154

Часть 5
Как сократить все лишнее? ...............................................................................163

Сокращайте все, что не имеет отношения 
к цели и к главным мыслям документа ........................................................165

Когда длинный документ невозможно сократить, 
сопровождайте его выжимкой (executive summary) ..........................176

Приложения .........................................................................................................................179

1. Темы, оставшиеся за рамками книги .......................................................180

2. Алгоритм создания документа .......................................................................182

3. Советы первому лицу: что сделать для того, 
чтобы получать хорошие отчеты и предложения .................................186

ВЫЖИМКА КНИГИ

Вероятно, вы уже просмотрели оглавление. Если все то, что 
там упоминается, вам прекрасно известно, примите мои поздравления: по-видимому, вы в совершенстве владеете языком первых 
лиц или сами принадлежите к их числу. Моя книга вам не нужна.
Если после просмотра оглавления у вас остались вопросы вроде 
«Что имел в виду автор?» или «Как сделать то, что предложено 
в названии конкретной главы?», уделите десять минут прочтению 
выжимки книги. Возможно, этого окажется достаточно, — и тогда 
я порадуюсь за вас.
Если же выжимка показалась вам слишком концентрированной и потому непонятной или вас заинтересовали подробности, 
тогда прочтите всю книгу. Она поможет вам освоить тот язык, 
которым написана выжимка, — язык, позволяющий беречь свое 
и чужое время.

Введение

• Первые лица — это те люди, которые находятся на вершине 
организаций и принимают важные для вас решения.
• Они очень заняты. Поэтому самые распространенные способы общения с ними — короткие текстовые документы 
и электронные письма.
• В этой книге рассматриваются два основных вида документов для первых лиц: отчеты и предложения.

Выжимка книги

6

• Далеко не каждый из нас умеет излагать свои мысли так, как 
этого ждут первые лица: коротко и ясно, «без воды».
• От этого умения зависит не только решение конкретных рабочих вопросов, но и ваша карьера. Ваши инвестиции сил 
и времени в развитие этого умения обязательно окупятся.
• В основе книги лежит практический опыт автора в роли консультанта, работающего с первыми лицами, и в роли первого лица — генерального директора компании «ЭКОПСИ 
Консалтинг».

Часть 1. Каковы особенности первых лиц, 
обусловленные их ролью?

Первые лица мыслят масштабно

• В фокусе внимания первых лиц, как правило, находятся крупные вопросы: стратегические и персонально значимые цели; 
удовлетворенность заинтересованных групп; межфункциональная координация; возможности для прорывного развития 
организации; стратегические риски и другие «большие темы».
• Не следует загружать первых лиц мелкими вопросами, которые можно легко решить без их участия.
• Если мелкий вопрос нельзя решить без вовлечения первого 
лица, необходимо быть особенно кратким и заранее проработать вопрос до такой степени, чтобы решение можно было 
принять моментально.

Первые лица нацелены на результат и не хотят ждать

• Для большинства первых лиц результат важнее процесса.
• На языке первых лиц результат описывается в терминах достижения, а не выполнения. Результат — это эффект.
• Первые лица нетерпеливы. Они хотят получить результат незамедлительно.

Выжимка книги

7

• Не следует давать невыполнимые обещания лишь потому, 
что их хочет услышать нетерпеливый адресат. Указывать напряженные, но все же реалистичные сроки трудно, но необходимо.

Первые лица прагматичны

• Первые лица думают не только о стратегии, но и о ее реалистичности и исполнении. Большинству из них приходится 
мыслить глобально, а действовать локально.
• Они всегда хотят знать цену вопроса и размер отдачи от предложенного решения. Их интересуют также механизмы, сроки 
и вероятность получения отдачи и источники необходимых 
ресурсов.

Первые лица критичны

• Первые лица знают, что ситуация никогда не развивается 
точно по плану и что ошибки неизбежны.
• Они знают, что многие авторы предложений и отчетов не видят ясной картины реальности или намеренно искажают ее.
• Они не склонны доверять чужим суждениям, не основанным на фактах. Они верят цифрам и фактам только после 
проверки.
• Они «включают скептика» еще и потому, что хотят проверить автора — понять, в какой мере он заслуживает доверия.
• Они по-разному относятся к информации в зависимости 
от уровня доверия к автору документа.

Первые лица могут не вписываться в стереотип

• Портрет первого лица, нарисованный в четырех предыдущих главах, — это стереотип. В той мере, в которой он соответствует реальности, он поможет вам написать хороший 
документ.

Выжимка книги

8

• Если первое лицо не вписывается в этот стереотип, вам следует более тщательно проанализировать особенности своего 
адресата. В конце главы содержится список вопросов для такого анализа.

Часть 2. Как сформулировать цель документа?

Формулируйте цель своего сообщения 
в терминах желаемой реакции адресата

• Многие авторы документов пишут без цели — лишь для того, 
чтобы проинформировать. В ситуации с первыми лицами 
это большая ошибка.
• Для каждого сообщения «наверх» необходимо определить 
цель в терминах желательной реакции адресата.
• Если желаемая реакция не определена, любой полученный 
ответ может быть истолкован как блестящий успех и одновременно как полный провал.
• Когда вы инициатор запроса или предложения, ваша вероятная цель — получить ресурсы или согласие с решением, 
которое вы предлагаете.
• Когда вы пишете отчет по запросу первого лица, ваша вероятная цель — получить признание сделанной работы 
или помочь адресату прийти к полезным выводам и решениям.
• Цели документов не статичны — они могут и должны уточняться по мере сбора и анализа информации.

Ставьте цели адекватного масштаба

• Не пытайтесь получить от первого лица слишком много 
и слишком быстро с помощью одного короткого документа. 
Избегайте недостижимых и чрезмерно амбициозных целей. 
Решение сверхмасштабной задачи разбивайте на сравнительно небольшие части.

Выжимка книги

9

• Предлагайте первому лицу выдать такую реакцию на ваш 
документ, какую он может выдать, — совершить такой шаг, 
какой он готов совершить. Просите о возможном — не рассчитывайте на чудо.
• Цель документа может оказаться и недостаточно амбициозной. Не бойтесь предлагать сильную реакцию, если 
дело того требует и у вас есть шанс получить то, о чем вы 
просите.

Предлагайте одобрить анализ, выводы, 
подход, план или конкретные действия

• Цель вашего обращения к первому лицу должна соответствовать текущему этапу решения того вопроса, о котором 
вы пишете.
• Когда ситуация не ясна, просите согласия на ее анализ, а затем предлагайте одобрить выводы, содержащиеся в отчете.
• Когда ситуация ясна и выводы сделаны, предлагайте одобрить подход, концепцию решения.
• Когда концепция согласована, предлагайте рассмотреть план 
действий по ее реализации (включая необходимые ресурсы).
• Когда план одобрен, согласуйте конкретные действия (если 
такое согласование необходимо).

Ставьте цели и создавайте документы, полезные адресату

• Создавайте своими документами «добавочную стоимость», 
вносите вклад в принятие решений — даже если это потребует дополнительной работы и вам не поручали это в явном виде.
• Формулируйте выводы и рекомендации конкретно, чтобы 
их можно было применить с пользой для дела.
• Запрос первого лица может относиться к одному из пяти 
уровней: 1) запрос на анализ; 2) запрос на выводы; 3) запрос 

Выжимка книги

10

на концепцию; 4) запрос на план; 5) запрос на конкретные 
действия.
• При составлении документа мыслите и предлагайте на один 
шаг дальше полученного запроса.

Часть 3. Как структурировать отчет или предложение?

Первым делом конкретизируйте мысли, 
затем выстраивайте пирамиду

• Структурирование — это определение главных мыслей, последовательности их изложения и способа детали зации.
• Бессодержательные, «рыхлые» мысли нельзя хорошо структурировать. Подготовка к структурированию состоит из четырех шагов:

1. Определите темы.
2. Исключите темы, не имеющие отношения к цели документа.
3. Определите типы высказываний по каждой теме (суть 
проблемы, причины проблемы, варианты решения и т. п.).
4. Конкретизируйте содержание высказываний.
• После подготовительной работы используйте первый принцип пирамиды Барбары Минто: пункты — идеи или высказывания — верхнего уровня должны быть раскрыты при помощи пунктов нижележащего уровня.

Делайте немногочисленные главные мысли документа 
понятными с самого начала

• Напоминайте контекст в начале документа — но коротко.
• Большинство первых лиц быстро соображают и весьма умны. 
Они привыкли действовать и принимать решения молниеносно, уяснив главное и не вдаваясь во все детали.
• В отчетах и предложениях первым лицам лучше всего работает подход «от главного к второстепенному». Выделите