Делопроизводство и режим секретности

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ
САМАРСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

О. И. Денисенко, С. В. Озерский

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РЕЖИМ СЕКРЕТНОСТИ

Учебное пособие

Самара 2021

УДК 351/354
ББК 67.401.213
Д33

Рекомендовано и одобрено на заседании методического совета
Самарского юридического института ФСИН России. Протокол № 10
от 24 июня 2021.

Рецензенты:
Пантелеева И. Г. – заместитель начальника отдела делопроизводства
и архивной работы УФСИН России по Самарской области, полковник
внутренней службы;
Кияйкин Д. В. – заместитель начальника кафедры уголовного
процесса 
и 
криминалистики 
Самарского 
юридического 
института
ФСИН России, кандидат юридических наук, доцент, полковник внутренней
службы.

Денисенко О. И., Озерский С. В.
Д33 Делопроизводство и режим секретности: учебное пособие /
О. И. Денисенко, С. В. Озерский. – Самара: Самарский юридический
институт ФСИН России, 2021. – 92 с.
ISBN 978-5-91612-348-7

В учебном пособим рассматриваются основные темы дисциплины
«Делопроизводство и режим секретности», в частности, цели, задачи и основные принципы делопроизводства; общие требования к составлению документа;
организация документооборота; хранение и уничтожение документов. Представленный теоретический материал направлен на формирование у будущих
сотрудников УИС профессиональных компетенций при работе с документами.
Учебное пособие предназначено для курсантов, студентов, слушателей
вузов ФСИН России и сотрудников УИС.

УДК 351/354
ББК 67.401.213

ISBN 978-5-91612-348-7                 © Денисенко О. И., Озерский С. В., 2021
© Самарский юридический институт
ФСИН России, 2021

ВВЕДЕНИЕ

Успех в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов,
в их числе – умение надлежащим образом преподнести информацию в
письменном виде, то есть правильно составить и оформить документы.
В ежедневной практической деятельности приходится решать комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др. С каждым документом
в аппарате управления проводится большая работа по составлению, перепечатке, сверке, учету (регистрации), сортировке, хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т. п.).
Кроме того, при необходимости может производиться копирование
документов и перенос сведений, содержащихся в них, а также их транспортировка внутри и вне аппарата управления. Документирование информации, ее поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных
финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени.
Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, циркулирующим в ней, быстро
найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.
Организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документальных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций,
учреждений, является важнейшим направлением управленческой деятельности. Все учреждения, организации и предприятия независимо от форм
собственности должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными
актами по делопроизводству.
Современная организация делопроизводства не ограничивается
только соблюдением правил оформления и контроля исполнения документов, но включает целый комплекс методических, технических, психологических аспектов, знание которых необходимо любому, чья специальность состоит в обработке управленческой информации.
Вся совокупность работы с документами – начиная с их создания до
передачи на хранение в архив или уничтожения – определяется понятием
«делопроизводство».
Основной целью изучения данной дисциплины является овладение
обучающимися основными требованиями и умениями ведения документооборота в организации.

Задачи изучения дисциплины:

— показать значение работы с документами в жизни общества;

— дать общие сведения об истории и организации служб документации, перспективах их развития и совершенствования;

— определить роль служб ДОУ (документационное обеспечение
управления) в организации работы с документной информацией;

— дать необходимый объем знаний в вопросах экспертизы ценности
документов;

— изучить процедуру регистрации документов, редактирования, контроля, согласования, поиска и рассылки документов, оформление и составление основных видов управленческих документов;
– привить необходимые навыки в работе с делами, законченными
делопроизводством, в их оформлении и порядке сдачи на архивное хранение.

Тема 1. ПОНЯТИЕ И СОДЕРЖАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ

1. История развития
Современные российские технологии документационного обеспече
ния управления (ДОУ) развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов. В развитии делопроизводства СССР в
XX в. было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 1920–1930 гг., период почти полного отсутствия
разработок в этой области в 1940–1950 гг. и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 1960–1990 гг.
(рис. 1).
Смена государственной системы в 1917 г. сопровождалась перестройкой концепции управления страной в целом, аппарата государственных учреждений, а следовательно, и смены системы делопроизводства.
В первую очередь – ускорения процессов обработки документов и прохождения дел по инстанциям.

Рис. 1. Основные периоды развития делопроизводства СССР в XX в.

Для управления государством был создан Совет Народных
Комиссаров (Совнарком, СНК), управлявший 13 отраслевыми народными комиссариатами (наркоматами).
После Октябрьского переворота 1917 г., так как старые работники министерств были уволены, для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и про
1 Этап

• Перестройка всей
системы организации
делопроизводства в
1920—1930-х гг.

2 Этап

• Период почти полного
отсутствия
разработок в области
делопроизводства в
1940—1950-х гг.

3 Этап

• Развитие обширной
законодательной
базы, норм и правил
делопроизводства в
1960—1990-х гг.

чие, не имеющие специального образования кадры. Уровень ДОУ
понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать
в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы
документирования.
Для этого стали использовать опыт работы предшественников,
ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании проекта
Положения о письмоводстве и делопроизводстве за основу был принят
аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов
документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях
ее экономии и т. п. Однако эта работа не была доведена до конца.
К тому же на уровне делопроизводства негативно отражались последствия Гражданской войны, необходимость экономить бумагу и
средства письма. Для создания документов стала использоваться низкосортная желтая бумага, иногда оберточная или папиросная, чернила
разбавлялись. Все это сказалось через несколько десятков лет, когда архивные документы начали стремительно портиться, бумага рассыпалась,
выцветала, чернила теряли яркость вплоть до полной потери текста.
Для обеспечения законодательной базы новой системы делопроизводства был издан Декрет СНК РСФСР от 30.10.1917 «О порядке
утверждения и опубликования законов». Для улучшения качества
оформления 
документов 
был 
принят 
Декрет 
СНК 
РСФСР
от 02.03.1918 «О форме бланков государственных учреждений». В нем
перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много
внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.
Затем было издано постановление Совета рабочей и крестьянской
обороны от 08.12.1918 «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». Были
доработаны и начали применяться Положения о письмоводстве и делопроизводстве. Также были разработаны и другие нормативнометодические документы в сфере ДОУ.
В 1920-е гг. стали проводиться исследования в области научной
организации труда (НОТ), совершенствования документирования исполнения, планирования и учета, улучшения делопроизводства в аппарате управления. Интересные и перспективные разработки проблем
делопроизводства велись также в Государственном институте техники

управления (основан в 1926 г.). Изучение вопросов проходило по
следующим основным направлениям: документооборот учреждений
и методы его оптимизации; способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации; контроль исполнения документов; хранение документов.
Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на
следующих общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:

— организация делопроизводства должна быть единой для всего
учреждения;

— регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;

— отказ, где возможно, от регистрации вообще;

— число инстанций, через которые проходит каждый документ,
сокращается до минимума;

— справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;

— контроль исполнения документов должен быть проверкой по
существу, не носить формальный характер;

— наблюдение, руководство и ответственность за постановку
делопроизводства возлагается на определенное лицо.
В 1928 г. Государственным институтом техники управления совместно с Центрархивом РСФСР были подготовлены и изданы Правила
постановки архивной части делопроизводства в государственных,
профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях
РСФСР, в которых давались рекомендации по составлению перечней
документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).
К концу 1920-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документооборота. Были разработаны стандарты составления
различных видов документов, форматы бланков. Стандартизировались
материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты
для пишущих машинок и т. п.). В делопроизводстве появляются системы специальной документации ‒ статистическая, плановая, бухгалтерская, кадровая. Издаются отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания,
правила и т. д. Проводятся исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.
В 1931 г. был издан проект Общих правил документации и документооборота. В нем был аккумулирован передовой практический опыт,
накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.

Великая Отечественная война, а затем необходимость восстановления хозяйства после нее привели к почти полному отсутствию теоретических и практических разработок в области ДОУ в 1940–1950 гг.
Интерес к делопроизводственной основе управления возродился
только к началу 1960-х гг., что негативно отразилось на развитии концепции безбумажного документооборота, которая в это время широко
внедрялась за рубежом.
В 1960–1980 гг. была разработана обширная законодательная база в области делопроизводства, созданы система стандартов по документации, общесоюзные классификаторы, УСД. Постановлением
Совета Министров РСФСР от 30.09.1961 «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР» была утверждена Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений
и организаций РСФСР.
В 1963 г. Главное архивное управление при Совете Министров
СССР (Главархив СССР) выпустило Основные правила постановки
документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР, которые на протяжении многих
лет были руководящим материалом (единственным), способствовали
упорядочению деятельности служб документации и архивов. Вышло
постановление Совета Министров СССР от 25.07.1963 «О мерах по
улучшению архивного дела в СССР».
Тогда же была осознана необходимость создания единой системы
делопроизводства, унификации делопроизводственных работ. Разработку ЕГСД поручили Главархиву СССР. В 1966 г. в рамках Главархива СССР был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому
была передана разработка ЕГСД.
Работа по разработке и внедрению ЕГСД была выполнена в несколько этапов:

— подготовка материалов к Единой государственной системе
делопроизводства (1965);

— разработка методической программы исследований (1967)
совместно с ВНИИДАД;

— создание проекта Основных положений ЕГСД (1970); в подготовке проекта приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт
государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации.
В 1973 г. Основные положения ЕГСД были одобрены Госкомитетом
СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования.

Основными моментами развития делопроизводства в 1980-х гг.
стали разработка и издание ГОСТ на управленческие документы,
общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) информации, УСД и госстандартов на эти системы.
В конце 1980–х гг. на основе ЕГСД была создана ГСДОУ. Приказом
Главархива СССР от 25.05.1988 была утверждена Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». Она до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в
нашей стране. При неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, 
актуализировалась, 
из 
нее 
изымались 
и 
добавлялись
отдельные положения.
Тогда же государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путем
их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока
не стало повсеместным.
В начале 1990-х гг. был издан ОКУД, в который включены
наименования форм документов унифицированных систем и основные
положения по ведению системы классификаторов и УСД.
На основе изложенного можно заключить, что традиционная
российская технология процессов ДОУ имеет следующие особенности:

— четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации; отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все
сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства,
контроле сроков исполнения, отчетах и т. п.;

— ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

— для обеспечения единого порядка обработки документов
предусматривается создание специализированных служб: управлений
делами, секретариатов, канцелярий;

— относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

— основы технологии ДОУ закреплены в государственных нормативно-методических документах.
Основная проблема данной технологии – централизованное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта технология

требует как получения своевременной информации, так и ведения объемных РКК. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают
непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью РКК.

2.
Делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII в.
Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяло процесс решения дела.
В настоящее время значение этого термина изменилось. Современное делопроизводство означает организацию информационного сопровождения дел, то есть ведение документации по их рассмотрению.
Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства – информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом
делопроизводства 
считается 
словосочетание 
документационное
обеспечение управления (ДОУ).
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
(рис. 2). Информация, содержащаяся в документах, необходима для
стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения.

Рис. 2. Цели делопроизводства

Цели
делопроизводства

Фиксирование информации
(создание текстовых
документов в сфере
управления)

Организация работы с
документами (создание
условий, обеспечивающих
движение, поиск и хранение
документов     в процессе
делопроизводства)