Быть секретарем руководителя фирмы
Покупка
Тематика:
Секретарское дело
Издательство:
ФЛИНТА
Автор:
Лукаш Юрий Александрович
Год издания: 2022
Кол-во страниц: 276
Дополнительно
Вид издания:
Учебное пособие
Уровень образования:
ВО - Бакалавриат
ISBN: 978-5-9765-1374-7
Артикул: 618246.02.99
Доступ онлайн
300 ₽
В корзину
Книга посвящена особенностям профессии секретаря руководителя коммерческой организации, включая вопросы этики, формирования взаимоотношений с непосредственным руководителем, руководителями среднего звена и остальным персоналом фирмы, профилактики конфликтов и управления ими, а также особенностям психологии различных типов сотрудников, без чего просто невозможно правильное построение с ними служебных отношений. Секретарь руководителя фирмы — это не только ее лицо, но и ее форпост, а потому секретарь должен быть не просто внимателен к посетителям, но и обязательно обращать внимание на характерные черты их в целях профилактики возможных конфликтных ситуаций и ограждения от негативного воздействия непосредственного начальника. Поскольку работа секретаря связана с документами, в книге должное внимание уделено вопросам делопроизводства, впрочем, как и иным вопросам обеспечения секретарем труда своего непосредственного руководителя. Как правило, на должностях секретарей работают женщины, многие из которых совмещают работу с обучением, в связи с чем в книге изложены предусмотренные законодательством гарантии в сфере трудовых отношений.
Книга рассчитана как на секретарей руководителей коммерческих организаций, так и на лиц, проходящих обучение на предмет приобретения данной профессии или повышения квалификации и профессионализма. Впрочем, книга была бы полезна также и руководителям коммерческих организаций — особенно тем из них, которые заинтересованы в установлении деловых взаимоотношений непосредственно с собственными секретарями и с их помощью — с остальным персоналом.
Скопировать запись
Фрагмент текстового слоя документа размещен для индексирующих роботов
Ю.А. Лукаш БЫТЬ СЕКРЕТАРЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ ФИРМЫ Учебное пособие 3-е издание, переработанное Москва Издательство «ФЛИНТА» 2022
УДК 35.077(075.8) ББК 65.050.2 я73 Л84 Лукаш Ю.А. Быть секретарем руководителя фирмы : учебное пособие Ю.А. Лукаш. — 3-е изд., перераб. — Москва : ФЛИНТА, 2022. — 276 с. — ISBN 978-5-9765-1374-7. — Текст : электронный. Книга посвящена особенностям профессии секретаря руководителя коммерческой организации, включая вопросы этики, формирования взаимоотношений с непосредственным руководителем, руководителями среднего звена и остальным персоналом фирмы, профилактики конфликтов и управления ими, а также особенностям психологии различных типов сотрудников, без чего просто невозможно правильное построение с ними служебных отношений. Секретарь руководителя фирмы — это не только ее лицо, но и ее форпост, а потому секретарь должен быть не просто внимателен к посетителям, но и обязательно обращать внимание на характерные черты их в целях профилактики возможных конфликтных ситуаций и ограждения от негативного воздействия непосредственного начальника. Поскольку работа секретаря связана с документами, в книге должное внимание уделено вопросам делопроизводства, впрочем, как и иным вопросам обеспечения секретарем труда своего непосредственного руководителя. Как правило, на должностях секретарей работают женщины, многие из которых совмещают работу с обучением, в связи с чем в книге изложены предусмотренные законодательством гарантии в сфере трудовых отношений. Книга рассчитана как на секретарей руководителей коммерческих организаций, так и на лиц, проходящих обучение на предмет приобретения данной профессии или повышения квалификации и профессионализма. Впрочем, книга была бы полезна также и руководителям коммерческих организаций — особенно тем из них, которые заинтересованы в установлении деловых взаимоотношений непосредственно с собственными секретарями и с их помощью — с остальным персоналом. УДК 35.077(075.8) ББК 65.050.2я73 ISBN 978-5-9765-1374-7 © Издательство «ФЛИНТА», 2017 Л84
Секретарь руководителя коммерческой организации должен быть не только лицом фирмы, и даже не просто ушами и глазами ее руководителя, но еще и «форпостом» защиты от внешнего и «внутрифирменного» негатива. Причем хороший секретарь защищает не столько руководителя фирмы, сколько саму фирму и в этом его миссия. Отсюда требования к знаниям, умению и компетенции секретаря руководителя фирмы.
ОГЛАВЛЕНИЕ Личные и деловые качества секретаря ..........................................................6 Примерная совокупность обязанностей секретаря руководителя ............10 Технические функции секретаря .................................................................13 Отношения секретаря с посетителями ........................................................17 Алгоритм деловой коммуникации секретаря с посетителем ....................21 Алгоритм общения с посетителем в конфликтной ситуации ...................23 Алгоритм поведения в случае высказывания посетителем претензии ................................................................................................26 Конфликтогены и их недопустимость при общении с посетителями .......................................................................................28 Поведенческая модель обеспечения результативности работы с посетителем .........................................................................................30 Правила делового взаимодействия ..............................................................36 Особенности делового телефонного общения ...........................................37 Искусство речевого общения .......................................................................43 Качества, необходимые для позитивного межличностного общения ...................................................................................................48 Противодействие манипуляциям на «подавление» собеседника .............50 Власть руководителя .....................................................................................52 Основы взаимоотношений секретаря и руководителя ..............................54 Организация секретарем приема руководителем посетителей ................59 Анализ личности и характера человека ......................................................64 Защита от конкретных проявлений криминала ..........................................68 Защита секретов фирмы ...............................................................................81 Информация как элемент противоправной деятельности .........................95 Предотвращение компьютерного взлома ..................................................101 Классификация работников по типам поведения ....................................104 Бизнес-план фирмы .................................................................................... 111 Бизнес-этика секретаря ..............................................................................117 Подготовка секретарем совещаний у руководителя ................................119 Анализ причин производственного конфликта ........................................122 Взаимодействие сторон в конфликтной ситуации ...................................124 Рекомендации по устранению межличностных разногласий .................127 Информация о подборе персонала ............................................................129
Внешние факторы претендента на вакансию ...........................................131 Возможная характеристика личности и факторов влияния в отношении кандидатов на вакансии из бывших военнослужащих ...............................................................136 Возможные темы пресс-релизов ................................................................145 Регламентация деятельности компании при помощи внутренних документов ............................................................................................146 Принципы делопроизводства предприятия ..............................................153 Особенности составления служебного письма ........................................156 Реквизиты управленческого документа ....................................................158 Отличие рукописной подписи и электронной цифровой подписи .........160 Выявление манипулятора среди персонала фирмы .................................163 Распознавание лжи собеседника ...............................................................171 Информационное и практическое значение невербальных коммуникаций .......................................................................................179 Физиологические и поведенческие признаки напряженного состояния .....................................................................204 Мошенники (как распознать мошенника) ................................................207 Психологический портрет мошенника .....................................................209 Действия работников фирмы в случае прибытия сотрудников полиции .................................................................................................214 Первоначальные действия работников фирмы в случае прибытия представителей налоговых органов ....................................................228 Деловая репутация фирмы .........................................................................231 Деловые связи .............................................................................................238 Доверие как эффективный инструмент управления персоналом ...........242 Внешний вид секретаря ..............................................................................248 Должностная инструкция секретаря (секретаря-референта) ..................250 Перечень наиболее широко используемых при подготовке текстов управленческих документов устойчивых словосочетаний ..............255 Сокращения, принятые в международной практике при составлении и оформлении документов ..................................................................259
ЛИЧНЫЕ И ДЕЛОВЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯ ✧ Известный специалист в области управленческой деятельности Дж. Харрисон сформулировал следующие необходимые секретарю качества: — секретарь не должен допускать ошибок в документации и тем самым способен освободить шефа от постоянной проверки каждого документа; — при разговоре по телефону секретарь должен уметь тактично и гибко ответить на любой вопрос, а руководитель должен доверять своему секретарю решение вопросов, которые в деятельности конторы считаются конфиденциальными; — секретарь должен уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах, чтобы избавить его от необходимости детально изучать материалы; — секретарь должен понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня; — секретарь должен четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть, в свою очередь, уверен, что секретарь справится с той работой, которая может возникнуть в его отсутствие; — секретарю необходимо чувство юмора; — поведение секретаря и эффективность его работы — пример для всех сотрудников; — секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т.д. Среди личных качеств секретаря в первую очередь следует выделить: опрятный внешний вид, аккуратность, отзывчивость, при ветливость, вежливость, внимательность к окружающим,
вы держанность, умение владеть своими чувствами и эмоциями. Вы соко ценится тактичность секретаря, ненавязчивость, тонкий юмор, наблюдательность, искренность. В целом среди личных качеств секретаря важное место занимают следующие: — любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей; — чувство юмора; — готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях; — стремление к пополнению знаний, любовь к книгам и периодике; — живой интерес и стремление быть в курсе событий, происходящих в фирме или организации; — отзывчивость, умение адаптироваться; — опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки; — умение быстро переключаться при изменении вида работы; — умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в период больших загрузок. В числе деловых качеств секретаря можно выделить нижеследующие: — хороший уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов; — проявления инициативы в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения; — важное значение имеет готовность принимать на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся конторских операций; умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение;
— высокая квалификация в области компьютерного набора; секретарских обязанностей, организационные навыки; — умение проявлять тактичность, соблюдать конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями. Секретарь также должна быть общительной в отношении с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях; — кроме того, для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, посещению совещаний. Секретарь должен знать: — положения и инструкции по документационному обеспечению; — руководящий состав предприятия, его подразделений; — машинопись; — работу на персональном компьютере; — правила орфографии и пунктуации; — порядок расположения материала при печатании различных документов; — правила эксплуатации пишущих машин, персонального компьютера, диктофонов, магнитофонов; — правила пользования приемно-переговорными устройствами; — стандарты унифицированной системы организационнорас порядительной документации; — правила внутреннего трудового распорядка; — основы научной организации секретарской службы; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной защиты. Считается, что секретарь должен пользоваться авторитетом не только у своего начальника, но и обязательно во всем коллек
тиве учреждения. Этот авторитет отчасти создается самим руководителем, когда он показывает сотрудникам, что секретарь в определенной степени делит с ним ответственность, участвуя в управленческой и координационной работе. Но в первую очередь авторитет секретаря зависит от ее преданности делу, принципиальности, профессионального уровня. Важно не просто поступать правильно, важно создать о себе такое мнение в коллективе, что, выполняя посреднические функции между руководителем и сотрудниками, секретарь в принципе не допускает субъективизма, не поддается минутному настроению, при этом его симпатии и антипатии не распространяются на служебные отношения.
ПРИМЕРНАЯ СОВОКУПНОСТЬ ОБЯЗАННОСТЕЙ СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ ✧ Примерный перечень обязанностей секретаря руководителя организации включает следующие функциональные действия: — просмотр и надлежащая обработка входящей и исходящей почты; — ведение телефонных разговоров, организация приемов, включая прием и обслуживание посетителей; — подшивка документов и ведение дел; — стенографирование, расшифровка и печатание стенограмм, составление писем, подготовка кратких справок по отчетам и т.д.; — оформление различных счетов; — руководство деятельностью подчиненного делопроизводственного персонала; — учет и регистрация деловой корреспонденции, включая личную переписку руководителя; — организация и участие в работе совещаний, включая подготовку повестки дня и ведение протокола; — организация дел в кабинете руководителя, т.е. ведение и своевременное уточнение настенных графиков, контроль документов и дел, хранящихся в кабинете; — освобождение руководителя от многочисленных рутинных операций; — информационное обеспечение руководителя, т.е. знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая информация; Важная часть работы секретаря — оформление и регистрация корреспонденции, контроль за исполнением приказов и постановлений свыше, подшивка дел и сдача материалов в архив.
Доступ онлайн
300 ₽
В корзину