Электронные архивы: отечественный и зарубежный опыт

А.К. Макарова

ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ: 

ОТЕЧЕСТВЕННЫЙ 

И ЗАРУБЕЖНЫЙ ОПЫТ

Монография

Москва 
Издательство «ФЛИНТА» 
2017 

УДК 930.25
ББК  79.3

М15

Рецензенты:

профессор кафедры истории ФГБОУ ВО

«Магнитогорский государственный технический университет 
им. Г.И. Носова», доктор исторических наук Ю.Д. Коробков;
главный архивист ПАО «Магнитогорский металлургический 

комбинат» С.А. Белобородова

Макарова А.К.

М15
Электронные архивы: отечественный и зарубежный опыт

[Электронный ресурс] : монография / А.К. Макарова. — М. :
ФЛИНТА, 2017. — 94 с.

ISBN 978-5-9765-3754-5

В данном исследовании рассматривается понятие электронного 
архива. 
Монография 
посвящена 
проблемам 
обеспечения 
информационной безопасности функционирования электронных архивов. 
Дается 
описание 
стандартизации 
управления 
электронными 
документами во Франции, тенденций регламентации обмена данными 
и архивации, практики и перспектив применения «Cloud» технологий 
в функционировании электронных архивов. Раскрывается специфика 
обеспечения 
информационной 
безопасности 
функционирования 
электронных архивов, а также управление информационными 
рисками. 
Издание 
предназначено 
для 
архивистов, 
работников 
служб 
делопроизводства, студентов высших учебных заведений, обучающихся 
по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение 
управления», «Документоведение и архивоведение», а также всех 
интересующихся подобной проблематикой. 

УДК 930.25
ББК  79.3

ISBN 978-5-9765-3754-5
© Макарова А.К., 2017
© Издательство «ФЛИНТА», 2017

Содержание

ВВЕДЕНИЕ........................................................................................................ 4

ПЕРВЫЙ ОПЫТ ПОСТРОЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА В 

УЧРЕЖДЕНИЯХ РОССИИ И ЗА РУБЕЖОМ....................................................... 5

АНАЛИЗ ТЕХНИЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ РОССИЙСКИХ КОМПАНИЙ 

ПО РАЗРАБОТКЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ 

ЭЛЕКТРОННЫМИ ХРАНИЛИЩАМИ ............................................................... 11

РАЗВИТИЕ УНИВЕРСИТЕТСКИХ СИСТЕМ РОССИЙСКОГО И 

ФРАНЦУЗСКОГО ОБУЧЕНИЯ АРХИВИСТОВ: ИСТОРИЯ И ПРОБЛЕМЫ 

СОВРЕМЕННОСТИ ............................................................................................... 16

ИНФОРМАЦИОННАЯ И КУЛЬТУРНО-ПРОСВЕТИТЕЛЬСКАЯ 

РАБОТА КОМПЛЕКСОВ ПАРИЖА И ПЬЕРРЕФИТ (PARIS, PIERREFITTE
SUR-SEINE) НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВА ФРАНЦИИ ................................. 34

СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ 

ДОКУМЕНТАМИ ВО ФРАНЦИИ: АКТУАЛЬНЫЕ ТЕНДЕНЦИИ 

РЕГЛАМЕНТАЦИИ ОБМЕНА ДАННЫМИ И АРХИВАЦИИ......................... 41

ПРАКТИКА И ПЕРСПЕКТИВЫ 

ПРИМЕНЕНИЯ «CLOUD» ТЕХНОЛОГИЙ 

В ФУНКЦИОНИРОВАНИИ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ .............................. 47

СПЕЦИФИКА ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ 

БЕЗОПАСНОСТИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ ....... 65 

УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫМИ РИСКАМИ ПРИ 

ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ДОКУМЕНТАЦИИ ............... 74

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ............................................................................................... 85

Список источников ......................................................................................... 87

ВВЕДЕНИЕ

Автор описывает требования, предъявляемые к электронному архиву в 

современных 
условиях: 
системность, 
структурированное 
хранение 

электронных 
документов, 
обеспечение 
надежности 
хранения, 

конфиденциальность, возможность отслеживания истории использования 

документа. Дает обзор крупных российских центров, специализирующихся на 

электронных архивах, а также специализированных систем и продуктов в сфере 

IT-архивирования. 

Характеризует 
основные 
информационные 
риски, 
связанные 
с 

созданием и функционированием электронного архива организации. Относя к 

их перечню размещение некорректно обработанных документов при 

оцифровке, а также трудности обеспечения сохранности электронных баз 

данных и систем электронного документооборота, в которые входит 

электронный архив.

Один из
разделов посвящен
научным исследованиям в области 

архивного хранения электронных документов: вопросу регламентации 

транзакций электронных архивных документов. Автор обращается к опыту 

французских архивистов, создавших стандарты обмена данными для архивации 

SEDA и NF Z44-022 MEDONA. Очерчена область применения этих 

нормативных документов, описаны их адресаты. Также описаны попытки 

регламентации функционирования облачных вычислений при электронном 

архивировании, предпринятые Ассоциацией французских архивистов.

Также 
в 
монографии 
обозначена 
необходимость 
обеспечения 

информационной и кибербезопасности при функционировании электронных 

архивов, описаны решения, рекомендуемые для применения организациями 

банковской системы Российской Федерации.

ПЕРВЫЙ ОПЫТ ПОСТРОЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА 

В УЧРЕЖДЕНИЯХ РОССИИ И ЗА РУБЕЖОМ

С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными 

становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов 

электронных документов. Еще большую остроту этим вопросам придали ФЦП 

«Электронная Россия» и аналогичные программы в субъектах. Следует 

ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся 

в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех 

уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных 

информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают 

ключевое значение в методологии организации такого рода архивов [2].

Проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения 

электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они 

зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от 

видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, 

которые перед архивом стоят. Но самое главное – эти различия зависят от 

установленных сроков хранения электронных документов.

Несмотря на то что электронные документы появились несколько 

десятилетий назад, решения в области их архивного хранения еще далеки от 

своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее 

становятся информационные технологии и информационные системы, тем 

больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными 

документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, 

связанные с хранением электронных документов: права владения и 

интеллектуальной 
собственности, 
авторские 
права, 
защита 
от 

несанкционированного 
доступа, 
персональные 
данные 
и 
другие 

конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.

Если говорить об опыте долговременного (более 30 лет) хранения 

электронных документов, то следует обращаться к практике зарубежных 

национальных архивных служб и корпоративных архивов. Среди зарубежных 

национальных архивов следует отметить Центр хранения электронных 

документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству 

(CfER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также 

Национальный архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK).

Опыт хранения электронных документов в нашей стране гораздо меньше, 

чем в западных странах, и накапливаться он стал сравнительно недавно, 

максимум 15–20 лет назад. Главным образом это опыт, накопленный в 

организациях при оперативном использовании и хранении баз данных. 

Некоторые ведомственные архивы (имеются в виду вычислительные центры 

при таких ведомствах, как МВД, МПС) ведут отдельные базы данных еще с 

советских времен. Другие ведомства (МНС, Пенсионный Фонд РФ, 

Госкомстат) начали накапливать информацию в электронном виде с начала–

середины 90-х годов.

Архивная служба РФ и федеральные архивы, государственные архивы 

субъектов 
федерации 
только 
начинают 
рассматривать 
возможность 

комплектования электронными документами на постоянной основе. В 

последние годы в регионах были созданы специализированные архивы по 

государственному хранению электронных документов:

– Центр электронной документации Чувашской Республики, г. Чебоксары,

создан в 1996г.;

– Центральный архив документов на электронных носителях Москвы

(ЦАДЭНМ), создан в 2001 г., приступил к комплектованию с 2003 г.;

– Центр электронной документации Республики Калмыкия, создан в

2002 г. 

Уже сейчас существуют крупные государственные базы данных, которым 

установлен постоянный срок хранения, хотя никто не потрудился объяснить 

государственным органам – владельцам этих баз – что и как они должны 

сохранить и какими способами будет обеспечиваться юридическая значимость 

сохраняемой информации и документов. Одновременно наблюдается стойкое 

нежелание заниматься проблемами электронных архивов на государственном 

уровне. 

Можно привести два примера из жизни американских архивов. Так, на 

конец 2007 года в 36 филиалах и подразделениях национальных архивов США 

на постоянном хранении находилось 3,5 млрд электронных документов. Что 

касается электронного архива штата Вашингтон, то если в январе 2007 года 

только в онлайн-доступе было размещено более 10 млн документов, то к январю 

2008 эта цифра достигла 27 миллионов. 

Отечественный бизнес уже сейчас активно использует электронные 

документы. Что очень важно, суды, которые сами постепенно переходят на 

электронные формы работы, уже к ним привыкли и регулярно выносят решения 

на основе доказательств, представленных в электронном виде [5].

Агентство Сnews опубликовало 25.02.2010 года статью «Американцы 

помогут России запустить электронное правительство». В ней, в частности, 

говорилось: «В ходе визита в Россию делегации ИТ-деятелей из США были 

достигнуты договоренности о сотрудничестве в сфере информационных 

технологий, включая электронное правительство. Россия и США договорились 

сотрудничать в сфере информационных технологий. Ответственными за 

взаимодействие на тот момент стали вице-премьер Сергей Собянин и 

руководитель технического отдела Белого Дома Анэш Чопра (Anesh Chopra). 

Договоренности были закреплены в ходе визита в Москву на прошлой неделе 

представительной делегации «инноваторов» из США», – сообщает Vesti.ru [6].

«Мы рекомендуем, чтобы должностные лица лидирующих компаний 

Интернет-отрасли, такие как eBay, Cisco, Mozilla, EDventure, Howcast, Twitter, 

Social Gaming Network и Katalyst приехали бы в Москву в июне 2010 г. с целью 

провести встречу с соответствующими правительственными чиновниками и 

должностными лицами для установления партнерства по борьбе с кибер
преступлениями», – отмечается в распространенном сообщении. 

Концепция электронного правительства, разрабатываемая в США с 

1993 г., подразумевает двунаправленное взаимодействие государственных 

ведомств и представителей бизнеса посредством информационных технологий. 

Такой 
подход 
позволяет 
значительно 
упростить 
взаимодействие 
с 

государственным аппаратом. В свою очередь, чиновники освобождаются от 

многих рутинных дел, которые становятся автоматизированными. Последнее 

достижение американских чиновников – запуск ресурса Apps.gov, который 

позволит госорганизациям пользоваться различными бизнес-приложениями по 

модели SaaS.

В России, согласно плану,
объявленному президентом Дмитрием 

Медведевым, в электронный вид к 2015 г. должны быть переведены все 

госуслуги. Что практически осуществлено. Первым существенным шагом в 

этом направлении стал портал госуслуг, который в настоящее время пока 

выполняет только информационную функцию [6].

К первым реализованным международным проектам по оцифровке 

документов и построению электронного архива можно отнести следующие. 

Например, в фондах РГАНТД представлены материалы международного 

сотрудничества в области освоения космического пространства и космической 

техники, в частности по программе «ЭПАС». ЭПАС [от Э (кспериментальный) 

П (олёт) «А (поллон)» – «С (оюз)»], совместный экспериментальный полет 

американского и советского космических кораблей (КК) типа «Аполлон» и 

«Союз». Программа ЭПАС была утверждена Соглашением между СССР и 

США о сотрудничестве в исследовании и использовании космического 

пространства в мирных целях (24 мая 1972).

Определенный опыт получен в РГАНТД (до 1996 г. Российский научно
исследовательский центр космической документации). Представляют интерес 

два проекта: электронный архив «Вирт Йозеф
–
канцлер Германии», 

электронный архив «Фотографии Ю.А. Гагарина».

В 1992 г. РГАНТД совместно с Российским центром хранения историко
документальных коллекций осуществил проект оцифровки документов из 

фонда «Вирт Йозеф – государственный канцлер Германии». Особенности этого 

проекта:

1. Разноформатность документов (от ресторанных счетов и бумажных 

квитанций до газетных полос и плакатов). 

2. Тексты машинописные и рукописные. 

3. Бумага разных оттенков от серого до желтого; папки с делами при 

сканировании не расшивались, кроме дел, в которых подшивка затронула текст. 

Всего было отсканировано 14362 документа, в том числе 455 фотографий, 

рисунков и гравюр.

В 1996 г. была разработана системы хранения и поиска факсимильных 

копий фотодокументов Ю.А. Гагарина на оптических дисках с включением 

фрагментов соответствующих текстовых документов. Было отсканировано 850 

фотографий (цветных и черно-белых). Сканирование проводилось с 

«контролек», т.е. фотоотпечатков небольших размеров, применяемых в отделе 

использования в качестве элемента НСА. В качестве носителя был выбран 

оптический диск WORM фирмы «Plasman» (как и в первом проекте), в 1997 г. 

массив оцифрованных фотографий был записан на CD-R. В качестве 

инструмента для разработки программного обеспечения баз данных была 

использована программная система ISIS версии 3.2, разработанная UNESCO, и 

язык программирования Pascal ISIS.

В результате реализации рассмотренных проектов были разработаны 

технологии создания полнотекстовых страховых копий на оптическом диске, 

решены вопросы выбора формата записи архивной информации на оптическом 

диске, разработаны принципы построения системы поиска в массиве 

оцифрованных документов. Потребности общества в ретроспективной 

информации имеют межгосударственное значение, так как в архивах России 

хранится информация, интересная для целого ряда стран. Это обусловливает 

актуальность международного сотрудничества по данному направлению.

Список литературы

1. Бобылева М.П. Корпоративное регулирование документационного 

обеспечения управления – особенности нового этапа / М.П. Бобылева //

Делопроизводство. – 2002. – № 4. – С. 9-11.

2. Бобылёва М.П. Эффективный документооборот: от традиционного

к электронном/ М.П. Бобылева. – М. : МЭИ, 2004. – 172 с.

3. Кузнецов С.Л. Хранение документов в электронной форме / С.Л. 

Кузнецов //Секретарское дело. – 1997. – № 2.

4. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и 

о защите информации» от 27 июля 2006  № 149-ФЗ // Собрание 

законодательства. – 2006.

5. Храмцовская Н.А. Как хранить электронные документы [Электронный 

ресурс]. URL: http://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=2432684

6. Ильин В., Филимонов В. К вопросу о «помощи» США в построении 

электронного 
правительства 
в 
России 
[Электронный
ресурс].
URL:

http://www.kongord.ru/Index/Screst/sk175-1.htm