Тайм-менеджмент

Министерство науки и высшего образования Российской Федерации 

Томский государственный университет систем управления  

и радиоэлектроники 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ 

 

Учебное пособие 

 

Cоставители: 

В. Н. Жигалова, А. В. Богомолова  

 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 

Томск  

Издательство ТУСУРа 

2020 

УДК 005.962.11-057.17(075.8) 
 ББК 65.291.21я73 
         Т14 
 
 
Рецензенты: 

Матюгина Э. Г., д-р экон. наук, профессор кафедры 
управления инновациями Национального исследовательского  
Томского государственного университета; 
Полякова О. П., канд. экон. наук, доцент кафедры экономики, организации, 
управления строительством и жилищно-коммунальным хозяйством  
Томского государственного архитектурно-строительного университета 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Cост. В. Н. Жигалова А. В. Бого-  
Т14 молова. – Томск: Изд-во Томск. гос. ун-та систем управления и радио- 
лектроники, 2020. – 124 с. 

           ISBN 978-5-86889-885-3 
 
Содержится материал, посвященный самоменеджменту, методикам планирования времени и принятия решений, а также рекомендуемое программное обеспечение. Представлены вопросы для самопроверки.  
Для студентов, обучающихся по экономическим направлениям подготовки. 
 
     УДК 005.962.11-057.17(075.8) 
                                                                                   ББК 65.291.21я73 
 
 
        ISBN 978-5-86889-885-3                       © Составление: Жигалова В.Н.,  
                                                                        Богомолова А.В., 2020 
                                                                    © Оформление: Томск. гос. ун-т систем   
                                                                        управления и радиоэлектроники, 2020

 

Оглавление 

 

 
   Введение …………………………………………………………..
5

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА 
   1.1 Тайм-менеджмент как система …………………………….. 
6

   1.2 Целеполагание по методу SMART ………………………….
8

   1.3 Lifemanagement и жизненные цели ………………………… 
12

2 ОБЗОР ЗАДАЧ И ПЛАНИРОВАНИЕ  
   В ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТЕ 
   2.1 Суть и инструменты создания обзора задач  
         в тайм-менеджменте ………………………………………… 
17

   2.2 Методики планирования времени ………………………….. 
24

   2.3 Выбор индивидуального рабочего стиля ………………….. 
31

   2.4 Инструменты контекстного планирования …………………
33

   2.5 Метод структурированного внимания и горизонты  
         планирования …………………………………………………
37

   2.6 Планирование в самоорганизации и самообразовании …… 
41

   2.7 Выработка привычек …………………………………………
46

3 ПРИОРИТЕТЫ В ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТЕ 
   3.1 Метод «Альпы» ……………………………………………… 
51

   3.2 Принцип Парето …………………………………………….. 
53

   3.3 Определение приоритетности долгосрочных целей ……….
54

   3.4 Установление приоритетов с помощью анализа АБВ ……..
55

   3.5 Определение приоритетности текущих задач ……………... 
56

   3.6 Анализ по принципу Эйзенхауэра …………………………..
58

   3.7 Стратегии отказа …………………………………………….. 
60

4 ТЕХНОЛОГИИ ДОСТИЖЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ  
   В ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТЕ 
   4.1 Грамотное распределение рабочей нагрузки как основа  
         успеха и эффективной работы ……………………………… 
66

   4.2 Влияние суточных ритмов на распределение  
        рабочей нагрузки …………………………………………….. 
68

   4.3 Правила организации эффективного отдыха ……………….
72

   4.4 Самомотивация как эффективное решение  
        больших трудоемких задач ………………………………….. 
74

   4.5 Решение неприятных задач …………………………………. 
77

 
 

5 КОМПЬЮТЕРИЗАЦИЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА  
   5.1 Гибкое и жесткое планирование в Microsoft Outlook ……...
80

   5.2 Расстановка приоритетов …………………………………….
83

   5.3 Настройка пользовательского представления ……………...
85

   5.4 Удобная группировка задач ………………………………… 
92

   5.5 Планирование по методу «День – неделя» …………………
95

   5.6 Обзор сроков исполнения задач ……………………………..
96

   5.7 Контроль назначенных задач ……………………………….. 100
   5.8 Дополнительные программные продукты-помощники   
         в тайм-менеджменте …………………………………………. 102
Заключение ………………………………………………………… 112
Литература …………………………………………………………. 113
Глоссарий …………………………………………………………...
115

 
 

Введение 

 
Мы живем в сложном, быстро развивающемся мире, который 

полон безграничных возможностей. Актуальность курса «Тайм-менеджмент» определяется тем, что многие руководители, управляя теми или иными субъектами, недостаточно проявляют организованность, обязательность, не умеют рационально использовать рабочее 
время и т. п.  

Преимущества овладения искусством самоменеджмента: 
 выполнение работы с меньшими затратами времени; 
 лучшая организация труда;  
 меньше спешки и стрессов;  
 больше удовлетворения от работы;  
 активная мотивация труда;  
 рост квалификации; снижение загруженности работой;  
 сокращение ошибок при выполнении своих функций;  
 достижение профессиональных и жизненных целей кратчай
шим путем.  

Самоменеджмент – это самоорганизация, умение управлять со
бой, руководить процессом управления в самом широком смысле 
слова – во времени, пространстве, общении, деловом мире.  

Руководитель должен так уметь организовать свой труд, чтобы 

эффективность была максимальной. Овладеть методами самоменеджмента не так просто, и молодому руководителю необходимо начинать с самообразования, причем недостаточно только приобретать 
знания, нужна ещё и их практическая реализация.  

 

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ  

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА 

 

1.1 Тайм-менеджмент как система 

 
Тайм-менеджмент можно определить как искусство распоря
жаться собственным рабочим временем. В современных реалиях довольно сложно выполнять работу так, чтобы получать в результате 
максимальную продуктивность. Тайм-менеджмент – это не только 
лишь составление списка неотложных дел, но и умение эффективно 
распределять время и нагрузку. Суть тайм-менеджмента можно уложить в три основополагающих шага: 

1) планирование – составление списка задач, всего того, что не
обходимо сделать; 

2) выделение главного – выбор наиболее важных задач из всего 

списка; 

3) действие – непосредственное выполнение в первую очередь 

главных задач. 

Одно из важнейших правил управления временем – это не «ус
петь сделать все», а «успеть сделать главное». Ведь, как правило, задач намного больше, чем имеющегося на их решение времени. Необходимо сделать именно такие главные задачи, которые дают порядка 
80 % от общего результата. Понятие управление личным временем 
стало актуальным в связи с тем, что время является ценнейшим ресурсом каждого человека. Время – невозобновляемый и крайне ограниченный ресурс, поэтому все процессы управления стоит организовывать с его учетом. 

Современный тайм-менеджмент не просто набор приемов для 

решения проблем – «Как успеть все в срок» или «Как правильно провести совещание». Тайм-менеджмент – это система управления собой и своей деятельностью. 

Тайм-менеджмент как система состоит из четырех элементов 

(рисунок 1.1). 

Первый элемент (нижняя ступенька лестницы) – это эффектив
ность. Под эффективностью мы будем, прежде всего, понимать успех 
мероприятия. Можно рассмотреть практически любую цель на при

мере путешествия. Следовательно, на данной стадии определяется, 
каким способом лучше ехать, чтобы добраться до цели вовремя и как 
можно меньше утомившись, таким образом, основная задача – это 
получение ответа на вопрос «Как ехать?». 

 
 
 

 

 
 
 
 
 

Второй элемент системы – это технология. Понятие «техно
логия» в широком смысле трактуется как применение научного знания для решения практических задач, что позволяет находить наиболее успешные решения. Этот элемент системы требует применения 
знаний целого ряда дисциплин и научных областей, например, таких 
как теория решения изобретательских задач (ТРИЗ) или социальные 
науки, изучающие разные стороны общественной жизни человека.  

Управленческая борьба (или управленческие поединки) является 

одной из технологий повышения личной эффективности, позволяющей занимать «выигрышные» позиции при выстраивании коммуникаций с другими людьми и решении различных задач. К этому виду 
технологий относятся и другие инструменты – от метода десятипальцевой слепой печати и быстрочтения до разнообразных техник нейролингвистического программирования (НЛП). На примере путешествия технология поможет ответить на вопрос «На чем ехать?». 

Третий элемент – это стратегия. Естественно, нет смысла 

эффективно двигаться в неправильном направлении. Поэтому логично, что при обсуждении организации времени возникают вопросы 
стратегии. На примере путешествия стратегию можно сравнить с ответом на вопрос «Куда ехать?». 

Четвертый элемент – тема, к которой рано или поздно при
ходит индивидуум, решивший заняться своим временем всерьез. Это 

ЭФФЕКТИВНОСТЬ (Как ехать?) 

ТЕХНОЛОГИЯ (На чем ехать?) 

СТРАТЕГИЯ (Куда ехать?) 

ФИЛОСОФИЯ (Зачем ехать?) 

Рисунок 1.1 – Система тайм-менеджмента 

тема философии. Философия (в контексте всего тайм-менеджмента) означает простую вещь – ответ на вопросы «Зачем?»; «Зачем ставить 
именно такие цели, а не другие?»; «Как осознать свои жизненные ценности?»? «Как найти смысл жизни и нужно ли его вообще искать?». 

Проблематика организации времени и личной эффективности 

тесным образом связана с определением наших собственных жизненных целей и находится в прямой зависимости от того, насколько точно 
и правильно удалось их сформулировать. Поэтому рассмотрение вопросов организации времени необходимо начинать с целеполагания [1]. 

 

1.2 Целеполагание по методу SMART 

 
Целеполагание – это определение и установка целей в какой
либо деятельности, а цель – это сформулированное представление о 
требуемом результате. Четко поставленная цель создает критерии для 
ее идентификации и соответственно дает возможность обоснованно 
ответить на вопрос, достигнута ли она.  

В зависимости от срока выполнения различают: 
 краткосрочные цели; 
 долгосрочные цели. 
Положение здесь и сейчас определено для краткосрочных целей,  

положение в будущем – для долгосрочных целей.  

Адекватность поставленных целей менеджменте можно прове
рить методом SMART (Specific Measurable Accepted Realistic Timely). 
Элементы метода SMART представлены на рисунке 1.2.  

 

Рисунок 1.2 – Элементы метода SMART 

Технология SMART (СМАРТ) – это современный подход к по
становке работающих целей. Система постановки smart-целей позволяет на этапе целеполагания обобщить всю имеющуюся информацию, 
установить приемлемые сроки работы, определить достаточность ресурсов, предоставить участникам процесса точные конкретные задачи.  

SMART– это критерий точного определения целей в процессе 

целеполагания. Рассмотрим подробно каждый элемент метода SMART. 

Элемент первый – Specific (определенный, конкретный). Цель 

должна быть конкретной. Это увеличивает вероятность ее достижения. Понятие «конкретный» означает, что при постановке цели точно 
определен результат, который необходимо достичь. Сформулировать 
конкретную цель помогут ответы на следующие вопросы: 

 какой результат я хочу получить при достижении цели и почему; 
 кто вовлечен в выполнение цели; 
 существуют ли ограничения или дополнительные условия, ко
торые необходимы для достижения цели. 

Для корректной формулировки целей рекомендуется придержи
ваться правила: «Одна цель — один результат». 

Если при постановке цели выяснилось, что в процессе ее реали
зации требуется достичь нескольких результатов, то цель должна 
быть декомпозирована (разделена) на несколько целей. 

Элемент второй – Measurable (измеримый). Цель должна быть 

измеримой. На этапе постановки цели необходимо установить конкретные критерии для измерения процесса выполнения цели. В постановке измеримой цели помогут ответы на вопросы: 

 когда будет считаться, что цель достигнута; 
 какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута; 
 какое значение у данного показателя должно быть для того, 

чтобы цель считалась достигнутой. 

Элемент третий – Achievableor, Attainable (достижимый). 

Цели должны быть достижимы, так как реалистичность выполнения 
задачи влияет на мотивацию исполнителя. Если цель не является достижимой, то вероятность ее выполнения будет стремиться к нулю. 
Достижимость цели определяется на основе собственного опыта с 
учетом всех имеющихся ресурсов и ограничений:  

 временные ресурсы; 
 инвестиции; 
 трудовые ресурсы; 
 знания и опыт исполнителя; 
 доступ к информации и ресурсам; 
 возможность принимать решения и наличие управленческих 

рычагов у исполнителя цели. 

Элемент четвертый – Relevant (значимый). Для определения 

значимости цели важно понимать, какой вклад внесет решение конкретной задачи в достижение глобальных стратегических задач компании. При постановке значимой цели необходимо ответить на следующий вопрос «Какие выгоды принесет компании решение поставленной задачи?». Если в процессе ее достижения компания не получит выгоды, то такая цель считается бесполезной и означает пустую 
трату ресурсов компании. Иногда Relevant заменяют на Realictic (реалистичный). 

Элемент пятый – Timebound (ограниченный во времени). 

Процесс достижения цели должен быть ограничен во времени. Установление и контроль финальных сроков позволяет судить об успешности или неуспешности достижения целей. Если мы не уложились в 
установленный срок, то цель считается недостигнутой. Установление 
для цели временных границ позволяет сделать процесс управления 
контролируемым. При этом временные рамки должны быть определены с учетом возможности достижения цели в установленные сроки [1]. 

Примеры целей и их грамотной формулировки в соответствии с 

методом SMART представлены в таблицах 1.1–1.4 [2, 3].  
Таблица 1.1– Пример № 1 

Верно, ли сформулирована цель по методу SMART? 

Нет, неверно 
Да, верно 

Стать финансово независимым
Обеспечивать себя и платить за аренду жилья 

Выучить английский 
Смотреть сериалы в оригинале 

Путешествовать 
Провести неделю за границей 

Быть счастливее 
Проконсультироваться с психотерапевтом 

Обрести семью 
Серия целей: познакомиться; сделать предложение; зарегистрировать брак; зачать ребенка; родить 

Улучшить физическую форму. 
Бегать через день