Кадровый учет

Министерство науки и высшего образования Российской Федерации 

 

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СИСТЕМ 

УПРАВЛЕНИЯ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ (ТУСУР) 

 

ФАКУЛЬТЕТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБУЧЕНИЯ (ФДО) 

 

 

 

 

В. Н. Жигалова 

 

 

 

 

 

КАДРОВЫЙ УЧЕТ 

 

 

 

 

 

Учебное пособие 

 

 

 

 

Томск 
2018 

УДК
331.108.26(075.8)

ББК
65.240я73
Ж 681

 

Рецензенты: 

А. В. Богомолова, канд. экон. наук, доцент кафедры менеджмента  

Томского государственного университета систем управления и  

радиоэлектроники; 

Л. Л. Лычагина, канд. экон. наук, доцент кафедры экономики, организации, 
управления строительством и жилищно-коммунальным комплексом Томского 

государственного архитектурно-строительного университета 

 

 

Жигалова В. Н. 

Ж 681
Кадровый учет : учебное пособие / В. Н. Жигалова. – Томск :

ФДО, ТУСУР, 2018. – 170 с.

 

Пособие посвящено актуальным вопросам кадрового учета. Рассмотрены 

обязательный состав и виды кадровой документации, приведены правила ведения кадрового учета на предприятии, изложены правовые аспекты кадрового 
учета. На базе новейшей законодательной правовой и нормативно-методической 
базы показаны все аспекты работы с документами при ведении кадрового учета.   

Для студентов экономических направлений ТУСУР. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

© Жигалова В. Н., 2018 
© Оформление. 

ФДО, ТУСУР, 2018 

Оглавление 

Введение ............................................................................................................ 5 
1 Введение в кадровый учет .......................................................................... 7 

1.1 Обязательная кадровая документация .................................................. 7 
1.2 Коллективный договор ......................................................................... 10 
1.3 Правила внутреннего трудового распорядка ..................................... 14 
1.4 Дополнительные локальные нормативные акты ............................... 17 
1.5 Журналы по кадровому учету .............................................................. 24 

2 Прием работника на работу ..................................................................... 27 

2.1 Персональные данные работника. Перечень документов  

при приеме на работу ............................................................................ 27 

2.2 Заявление о приеме на работу и трудовой договор ........................... 31 
2.3 Приказ о приеме на работу и оформление трудовой книжки .......... 39 
2.4 Личная карточка и личное дело работника ........................................ 43 
2.5 Должностная инструкция и ознакомление с локальными 

нормативными актами .......................................................................... 47 

2.6 Типичные ошибки оформления документов по кадровому  

учету при приеме на работу ................................................................. 48 

3 Договор о полной материальной ответственности ............................. 52 

3.1 Полная материальная ответственность ............................................... 52 
3.2 Индивидуальная материальная ответственность ............................... 56 
3.3 Коллективная материальная ответственность ................................... 60 
3.4 Типичные ошибки при заключении договоров о полной 

материальной ответственности ........................................................... 63 

4 Текущие документы по кадровому учету ............................................. 67 

4.1 Оформление отпуска............................................................................. 67 
4.2 Порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск .......... 73 
4.3 Оформление внутреннего перевода работника ................................. 76 
4.4 Внутреннее совместительство и совмещение .................................... 82 
4.5 Поощрение работника .......................................................................... 84 
4.6 Дисциплинарные взыскания. Порядок наложения  

и оформления ......................................................................................... 86 

4.7 Внесение измененных сведений о работнике в кадровую 

документацию........................................................................................ 89 

4.8 Выдача дубликата трудовой книжки .................................................. 92 

4.9 Внесение изменений в кадровые документы предприятия .............. 94 
4.10 Типичные ошибки при оформлении текущей кадровой  

документации ........................................................................................ 96 

5 Увольнение работника .............................................................................. 99 

5.1 Общие требования к оформлению увольнения работника ............... 99 
5.2 Особенности увольнения по инициативе работника....................... 107 
5.3 Особенности увольнения по инициативе работодателя ................. 109 
5.4 Типичные ошибки при увольнении и способы их исправления .... 117 

6 Хранение документов по кадровому учету ......................................... 120 

6.1 Правила и сроки хранения кадровой документации ....................... 120 
6.2 Передача документов в архив ............................................................ 124 
6.3 Порядок уничтожения кадровых документов в связи  

с истечением срока их хранения ........................................................ 127 

7 Ответственность за нарушение установленных законом  

требований к кадровой документации ................................................ 130 
7.1 Контролирующие органы ................................................................... 130 
7.2 Виды ответственности ........................................................................ 138 

Заключение ................................................................................................... 142 
Литература.................................................................................................... 143 
Глоссарий ...................................................................................................... 148 
Приложение А .............................................................................................. 155 
Приложение Б .............................................................................................. 156 
Приложение В .............................................................................................. 158 
Приложение Г .............................................................................................. 162 
Приложение Д .............................................................................................. 163 
Приложение Е .............................................................................................. 165 
Приложение Ж ............................................................................................. 167 
Приложение И .............................................................................................. 169 

 

Введение 

Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы 

собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и 
квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, 
отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками работы в сфере 
кадрового делопроизводства. 

На сегодняшний день ни в одном из нормативных актов Российской Феде
рации не закреплен обязательный перечень документов по кадровому учету, который должен быть в той или иной организации. 

Любой грамотный сотрудник кадровой службы предприятия без труда на
зовет перечень документов, которые будут способствовать организованному 
кадровому учету на предприятии, а также соответствовать требованиям любого 
проверяющего при проведении контрольных мероприятий органами по труду.  

Формирование указанного перечня документов обусловлено в первую оче
редь практикой организации кадрового учета на предприятии, за время которой 
выработались те документы, которые не только прописаны в трудовом законодательстве, но и просто удобны и необходимы в жизни предприятия. 

Именно поэтому организовывать кадровый учет или восстанавливать его 

необходимо с определения перечня документов, которые уже имеются на предприятии (если речь идет о действующем предприятии), и тех, которые необходимо создать. Также нужно определить, есть ли необходимость в создании документов, наличие которых законодательство РФ определяет на усмотрение самой 
организации.  

Соглашения, принятые в учебном пособии 

Для улучшения восприятия материала в данном учебном пособии исполь
зуются пиктограммы и специальное выделение важной информации. 

 ································ ·····························   

Эта пиктограмма означает определение или новое понятие. 

 ································ ·····························   

································ ·····························   

Эта пиктограмма означает «Внимание!». Здесь выделена важ
ная информация, требующая акцента на ней. Автор может поделиться с читателем опытом, чтобы помочь избежать некоторых ошибок. 
 ································ ·····························   
 ································ ·····························   

Эта пиктограмма означает цитату. 

 ································ ·····························   
 ································ ·····························   

В блоке «На заметку» автор может указать дополнительные 

сведения или другой взгляд на изучаемый предмет, чтобы помочь читателю лучше понять основные идеи. 
 ································ ·····························   

 ·························   
 Пример  ·························   

Эта пиктограмма означает пример. В данном блоке автор может привести 

практический пример для пояснения и разбора основных моментов, отраженных 
в теоретическом материале. 
 ································ ································ ·······  

 ································ ·····························   
Контрольные вопросы по главе  
 ································ ·····························   

 
 
 

1 Введение в кадровый учет 

1.1 Обязательная кадровая документация 

Все без исключения предприятия и организации должны вести обязатель
ные кадровые документы. Не важно, в какой сфере деятельности они работают и 
какие у них организационно-правовые формы собственности.  

Кадровый учет непременно должен вестись каждым работодателем.  
Перечень документов не зависит от количества работников данного пред
приятия – это может быть организация с численностью до 10 работников или 
крупное предприятие с численностью более двухсот человек. 

Требования к кадровому учету отражает Трудовой кодекс Российской Фе
дерации (ТК РФ) [1]. 

В ТК РФ определен перечень следующих обязательных документов кадро
вого учета, с указанием их существенных условий: 

 правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ); 

 коллективный договор (ст. 40 ТК РФ); 

 трудовой договор (ст. 56 и 67 ТК РФ); 

 трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ). 
Другие документы просто упоминаются в статьях ТК РФ, но при этом, как 

правило, утверждены другими нормативными актами, в частности положение о 
персональных данных – Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» [2]; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в 
них – Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых 
книжках» [3].  

Кадровую документацию условно можно классифицировать по следую
щим признакам [4]: 

1) по степени обязательности: 

 обязательные документы – для ведения во всех организациях, неза
висимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы; 

 рекомендательные документы – носящие рекомендательный харак
тер; 

 специфические документы – зависящие от специфики конкретного 

учреждения; 

2) по целевой принадлежности: 

 документы по учету личного состава работников (приказы о приеме 

на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, 
увольнении, личная карточка работника и др.); 

 документы, связанные с осуществлением функций по управлению 

персоналом и организацией труда; 

3) по функциональному назначению: 

 внутренние локальные нормативные акты – определяют общие 

принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются 
(положения, инструкции, постановления и др.); 

 информационно-расчетные документы – в них содержится инфор
мация, на которой базируются расчеты различного характера внутри организации, или документы, служащие для сохранения необходимых для работы сведений (графики, таблицы, расчетные листы 
и т. д.); 

 документы, подтверждающие трудовую деятельность работников. 

Согласно трудовому и пенсионному законодательству эти документы являются подтверждением трудовой деятельности; 

 распорядительные документы – документы, издающиеся работода
телем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания); 

 журналы контроля и учета – журналы (книги) учета и регистрации 

документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах. 

Любые документы, изданные на предприятии, содержащие нормы трудо
вого права, именуются локальными нормативными актами и, соответственно, 
после их издания включаются в систему кадрового учета [4].  

В соответствии со ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодате
лей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, 
принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, 
в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и 
иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового 
права, коллективными договорами, соглашениями [1].  

В случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и 

иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает 
мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).  

 ································ ·····························   

Не подлежат применению нормы локальных нормативных ак
тов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФ порядка 
учета мнения представительного органа работников. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные 
правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный 
договор, соглашения. 
 ································ ·····························   

В ст. 12 ТК РФ предусматриваются условия действия локальных норма
тивных актов во времени. Так, указывается, что локальный нормативный акт 
вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в 
этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие 
локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие [1].  

Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают 

свое действие: 

 в связи с истечением срока действия;  

 отменой (признанием утратившими силу) данного локального норма
тивного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом;  

 вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, со
держащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным 
нормативным актом) [5].  

Таким образом, создавая тот или иной документ по кадровому учету, кото
рый будет являться локальным нормативным актом, необходимо неукоснительно соблюдать нормы законодательства, а также иметь четкое представление 
о тех вопросах, которые могут быть определены самой организацией (работодателем), и тех, которые в императивном порядке определены законодателем.  

Перечень документов по кадровому учету в обязательном порядке должен 

включать в себя следующие документы:  

1) штатное расписание;  
2) трудовой договор на каждого работника; 
3) личная карточка на каждого работника; 
4) приказы о поощрениях, командировках, отпусках; 
5) график отпусков; 
6) приказы по личному составу; 
7) приказы по основной деятельности предприятия; 
8) правила внутреннего трудового распорядка; 
9) должностные инструкции на каждого работника; 
10) трудовые книжки; 
11) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; 
12) коллективный договор между работодателем и работниками; 
13) документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных 

работников, а также их права и обязанности в этой области [5]. 

В отдельных случаях по усмотрению руководителя предприятия с каждым 

из работников (или с отдельными работниками) может быть заключено соглашение о неразглашении коммерческой (служебной) тайны.  

С отдельными категориями работников, предусмотренными трудовым за
конодательством, должны быть заключены договоры о материальной ответственности.  

1.2 Коллективный договор 

Трудовой кодекс Российской Федерации дает следующее определение кол
лективного договора [1]: 

 ································ ·····························   

Коллективный договор – это правовой акт, регулирующий со
циально-трудовые отношения в организации или у индивидуального