Документационное обеспечение управления в таможенных органах (с применением электронного обучения) В 2 частях. Часть 1

Государственное казенное образовательное учреждение  
высшего образования  
«Российская таможенная академия»

В.А. МАтВееВА

ДокуМентАционное 
обеспечение упРАВления 
В тАМоженных оРГАнАх  
(с пРиМенениеМ 
электРонноГо обучения)

курс лекций

В 2 частях
часть 1

Москва
2020

УДК 005.92
ББК 65
 
М33

Д о п у щ е н о 
координационным учебно-методическим советом  
Российской таможенной академии к использованию в учебном процессе

Р е ц е н з е н т
А.И. ЦЕХАНОВСКАЯ, заместитель начальника Домодедовской таможни – начальник 
информационно-технической службы, подполковник таможенной службы

Э к с п е р т
О.Е. КУДРЯВЦЕВ, заведующий кафедрой информатики и информационных таможенных 
технологий Ростовского филиала Российской таможенной академии, д-р физ.-мат. наук, 
доцент

Матвеева В.А.
М33  
Документационное обеспечение управления в таможенных органах (с применением электронного обучения): курс лекций: в 2 ч. Ч. 1 / В.А. Матвеева. М.: РИО 
Российской таможенной академии, 2020. 178 с.

ISBN 978-5-9590-1131-4 (ч. 1)
ISBN 978-5-9590-1130-7

Курс лекций подготовлен в помощь слушателям дополнительной профессиональной программы «Документационное обеспечение управления в таможенных органах» 
на основе лекций, прочитанных автором в системе дистанционного обучения Академии 
в 2016–2019 гг. В сборник вошли лекции к разделам 3 и 4 ДПП: «Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ) в Российской Федерации» 
и «Документирование управленческой деятельности таможенных органов».
Особое внимание уделено анализу действующего законодательства в сфере ДОУ и изменений, произошедших в нем за последнее время; современных подходов к управлению 
документами как в отечественной, так и зарубежной практике; требований к квалификации документоведов.
Курс лекций может быть полезен также для студентов всех форм обучения, изучающих дисциплины «Основы документооборота в таможенных органах», «Документационное обеспечение управления», «Информационные технологии в юридической деятельности», «Документирование управленческой деятельности в таможенных органах».

УДК 005.92
ББК 65

ISBN 978-5-9590-1131-4 (ч. 1)
ISBN 978-5-9590-1130-7 
© Российская таможенная академия, 2020

С о д е р ж а н и е

СПИСОК СОКРАщЕНИй ...............................................................................5

ПРЕДИСлОВИЕ ...............................................................................................7

л е к ц и я  1 
ДЕлОПРОИзВОДСтВО КАК ОтРАжЕНИЕ СИСтЕМы  
И тЕХНОлОгИИ УПРАВлЕНИЯ ДЕЯтЕльНОСтью  
ОРгАНИзАЦИИ: НОВАЯ ПАРАДИгМА УПРАВлЕНИЯ – 
ПРОЦЕССНый ПОДХОД .............................................................................20

л е к ц и я  2 
СОВРЕМЕННОЕ СОСтОЯНИЕ  
НОРМАтИВНО-МЕтОДИЧЕСКОй БАзы  
ДОКУМЕНтАЦИОННОгО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  
УПРАВлЕНИЯ (ДОУ) В РОССИйСКОй ФЕДЕРАЦИИ  
(КРАтКИй ОБзОР) .........................................................................................39
законы Российской Федерации ..............................................................43
Подзаконные акты ...................................................................................59
государственные стандарты Российской Федерации ..........................72
Методические материалы .......................................................................82

л е к ц и я  3 
тЕРМИНОСИСтЕМА В ОБлАСтИ ДОУ  
НА СОВРЕМЕННОМ ЭтАПЕ: ПРОБлЕМы  
И ПУтИ ИХ РЕшЕНИЯ ................................................................................86
терминосистема в области ДОУ ............................................................86
Информация .............................................................................................89
Документ ..................................................................................................95

л е к ц и я  4 
ДОКУМЕНт В ДЕлОПРОИзВОДСтВЕ  
(ОСОБЕННОСтИ УПРАВлЕНИЯ БУМАжНыМИ  
И ЭлЕКтРОННыМИ ДОКУМЕНтАМИ) ................................................. 110

л е к ц и я  5 
ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССА ДОКУМЕНтИРОВАНИЯ. 
СИСтЕМы ДОКУМЕНтАЦИИ,  
ИСПОльзУЕМыЕ В тАМОжЕННыХ ОРгАНАХ ..................................125

л е к ц и я  6 
ДОКУМЕНтИРОВАНИЕ  
УПРАВлЕНЧЕСКОй ДЕЯтЕльНОСтИ  
тАМОжЕННыХ ОРгАНОВ ........................................................................149
Организационные документы ..............................................................150
Распорядительные документы .............................................................156
Информационно-справочные документы ...........................................162

зАКлюЧЕНИЕ .............................................................................................174

СпиСок Сокращений

БД 
База данных
ВНИИДАД 
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
ВНИИоргтехники 
Всесоюзный научно-исследовательский институт оргтехники
гАУ 
главное архивное управление при Совете Министров СССР
гОСт 
государственный стандарт
гУгтК СССР 
главное управление государственного таможенного контроля при Совете Министров СССР
Д 
Документ
ДОУ 
Документационное обеспечение управления
ДПП 
Дополнительная профессиональная программа
ЕгСД 
Единая государственная система делопроизводства
гСДОУ 
государственная система документационного обеспечения 
управления
ИПС 
Информационно-поисковая система
ИПЯ 
Информационно-поисковый язык
ИС 
Информационная система
ИСО 
Международная организация по стандартизации (ISO)
Ит (IT) 
Информационная технология
КЭП 
Квалифицированная электронная подпись
МФЦ 
Многофункциональный центр
МЭДО  
Система межведомственного электронного документооборота
НМБ 
Нормативно-методическая база
НПА 
Нормативный правовой акт
ОДО 
Одел документационного обеспечения
ОК 
Общероссийский классификатор
ОКОгУ 
Общероссийский классификатор органов государственной 
власти и управления
ОКПО  
Общероссийский классификатор предприятий и организаций
ОКУД 
Общероссийский классификатор управленческой документации
ОРД 
Организационно-распорядительный документ
ПО 
Программное обеспечение
Р 
Регламент
СД 
Система документации

СДО 
Система дистанционного обучения
СИБИД 
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
СМЭВ 
Единая система межведомственного электронного взаимодействия
СП 
Структурное подразделение
СПС 
Справочно-правовая система
СУБД 
Система управления базами данных
СУД 
Система управления документами
СХЭД 
Система хранения электронных документов
СЭД 
Система электронного документооборота
тО 
таможенный орган
тЭСИ 
технико-экономическая и социальная информация
УД 
Управленческий документ (управленческая документация)
УР 
Управленческое решение
УКЭП 
Усиленная квалифицированная электронная подпись
УСД 
Унифицированная система документации
УСОРД 
Унифицированная система организационно-распорядительной документации
УФД 
Унифицированная форма документа
УЦ 
Удостоверяющий центр
Фз 
Федеральный закон
ФОИВ 
Федеральные органы исполнительной власти
юзДО 
юридически значимый документооборот
ЭА 
Электронный архив
ЭВМ 
Электронно-вычислительная машина
ЭД 
Электронный документ
ЭП 
Электронная подпись
ARIS  
(от Architecture of Integrated Information Systems) Архитектура интегрированных информационных систем
DFD  
(от Data flow diagrams) Диаграмма поток данных
DVD-ROM 
Привод оптических дисков
IDEF 
Методология семейства ICAM (Integrated Computer-Aided 
Manufacturing) для решения задач моделирования сложных 
систем
OID 
Идентификатор объекта
PKI 
Инфраструктура открытых ключей
SADT 
(от Structured Analysis and Design Technique) Методология 
структурного анализа и проектирования
WFD  
(от Work Flow Diagram) Диаграмма потоков работ
XML 
(eXtensible Markup Language) Расширяемый язык разметки

Посвящается  
В.К. Боярову, А.Д. Матвееву

предиСловие

за последние три года в рамках дополнительной профессиональной 
программы «Документационное обеспечение управления (ДОУ) в таможенных органах»1 прошли обучение в среднем около 400 слушателей ежегодно, что лишний раз подтверждает ее актуальность.
Как нам представляется, повышение квалификации любой категории 
обучающихся (государственные гражданские служащие, должностные 
лица, работники), наряду с другими задачами, предполагает:
 − обозначить вектор развития служб документационного обеспечения управления (в таможенных органах – это отделы документационного 
обеспечения (ОДО), отделения делопроизводства, ответственные за делопроизводство): не случайно в современных стандартах подчеркивается 
роль и значение таких документов, как «политика»;
 − сформулировать проблемы, которые придется решать;
 − дать знания и привить навыки, которые помогли бы принимать правильные решения и эффективно выполнять поставленные задачи.
Перечисленное возможно реализовать только в тесном взаимодействии Академии с основным заказчиком – Управлением делами ФтС 
России. здесь залогом успешного сотрудничества является действенная 
и конструктивная обратная связь, в том числе с таможенными органами на 
местах. Надеемся, что в перспективе так и будет, а пока наши предположения о том, что ждет в будущем службы ДОУ (в лекциях мы попытались 
отразить современные тенденции), строятся в большей степени на анализе 
передового опыта других ведомств, мнениях экспертов в области управления документацией и информацией и международного опыта.
В «библии» управляющих документацией – стандарте ISO 15489 – 
один из принципов управления документацией подразумевает разделение 

1 Исторически так сложилось, что с момента образования Института повышения квалификации программу разрабатывает, поддерживает в актуальном состоянии и сопровождает процесс обучения кафедра информатики и информационных таможенных технологий Российской таможенной академии.

ответственности за работу с документами. Применительно к программам обучения это можно трактовать как разный подход к различным 
целевым группам: требования к квалификации сотрудников даже в рамках отделов документационного обеспечения могут отличаться, не говоря 
уже о сотрудниках в других подразделениях. Пока такие целевые группы 
в таможенных органах не определены, и обучение проходит по единой 
программе, что может вызывать трудности у части аудитории (для кого-то 
программа избыточна, и, возможно, для этой категории достаточно двухтрех дней обучения; для кого-то некоторые разделы являются «открытием»; кто-то хочет специализироваться в области Ит-технологий, архивоведения и т.д.).
В практической деятельности часто по-разному используется понятие 
«документовед». С одной стороны, под этим подразумевается должность 
по штатному расписанию, с другой – название специальности, профессии: 
требования к квалификации отличаются и часто существенно. В одних 
случаях не обязательно иметь высшее образование, в других, наоборот, именно высшее специальное образование (документоведческое) должно служить «пропуском» в профессию, чтобы иметь право заниматься 
именно управлением документами – создавать, модернизировать и поддерживать в рабочем состоянии систему управления документами (СУД) 
в таможенном органе1.
Подтверждением этих слов являются профессиональные стандарты2, 
утвержденные приказами Минтруда России (все зарегистрированы в Минюсте России):
 − специалист по управлению документацией организации3 (среди 
уровней квалификации – три высших);

1 Интересен в этом плане опыт СшА: Национальный Архив СшА выдает сертификат руководителя службы управления документами органа исполнительной власти (Agency 
Records Officer Credential, AROC) после соответствующего курса обучения. Федеральные органы власти должны назначать на должности руководителей служб управления 
документами (Agency Records Officer) только лиц, имеющих такие сертификаты и периодически подтверждающих свою AROC-сертификацию [Электронный ресурс]. URL: 
http://rusrim.blogspot.com/2019/08/blog-post_8.html (дата обращения 15.03.2019).

2 Слушатели могут сами, например, сравнить указанные стандарты с профессиональными стандартами, принятыми в Европе, в частности в Италии. См.: Стандарт UNI 
11536:2014 «Квалификации специалистов в области обработки данных и документов – 
Профессиональный профиль архивиста – требования к знаниям, навыкам и компетенциям» [Электронный ресурс]. URL: http://store.uni.com/catalogo/index.php/uni-115362014.html (дата обращения 03.06.2019).

3 Приказ Минтруда России от 10.05.2017 № 416н // СПС «КонсультантПлюс».

− специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией1 (среди уровней квалификации – три низших);
 − специалист по формированию электронного архива2.
С 2015 г. находится в разработке профессиональный стандарт для 
архивиста3.
Ознакомившись со стандартами, можно сделать вывод о том, что 
в нашей профессиональной среде можно выделить восемь уровней требований к квалификации работников исходя из трудовых функций, которые 
они выполняют.
Не можем в этой связи не остановиться на тенденциях, которые наблюдаются в последние годы: мы согласны с мнением Н. Храмцовской, которая утверждает, что сложилась ситуация, когда, с одной стороны, «основными требованиями к представителям нашей профессии являются уникальные и востребованные в современных условиях знания и умения 
в области управления документами, отличающие их и от Ит-специалистов, и от юристов»4, с другой стороны, как это не прискорбно, специалисты в области ДОУ теряют монополию на свои знания5. Происходит обратный процесс: сегодня необходимо, в первую очередь, учиться и получать 
знания в области смежных специальностей (современные Ит-технологии, 
право, менеджмент и др.) (рис. 1).

1 Приказ Минтруда России от 06.05.2015 № 276н // СПС «КонсультантПлюс».

2 Приказ Минтруда России от 19.04.2018 № 266н // СПС «КонсультантПлюс».

3 Проект профессионального стандарта «Хранитель (главный) архивных фондов, архивист» опубликован 25.12.2014 на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов. В то же время на сайте Росархива в 2018 г. появилась информация о разработке профессионального стандарта «Специалист архива и руководитель архива». 

4 Храмцовская Н.А. Управление документами в электронную эпоху: мысли о будущем 
профессии // Вестник РггУ. 2014. № 2. С. 253.

5 Например, в магистерской программе МгУ им. ломоносова «Информационные правоотношения в инновационной экономике», которая была открыта в 2016 г. с целью 
подготовки юристов нового поколения для цифровой экономики, предусмотрены учебные курсы, традиционно читаемые в ВУзах, для подготовки документоведов по проблемам информационной безопасности, информационной культуры, информационного менеджмента, защиты персональных данных, использования и функционирования систем 
электронного документооборота.

Работодателям требуются: 

Специалисты, выполняющие не техническую работу  
с документами, а управленческую 

Организаторы работы с документами в условиях смешанного 
документооборота, которые готовы работать 

− с любой информацией,  
− с любыми системами документации, 
− на любых видах носителей 

Специалисты, способные быстро и постоянно самообучаться 

Специалисты, которые могут предлагать решения в условиях 
отсутствия надежных правовых и организационных ориентиров 

Рис. 1

Стремительное развитие IT-технологий, активное внедрение в практику организаций электронных документов и электронного документооборота, межведомственный обмен данными требуют «наведения порядка» 
в нормативной базе и терминосистеме ДОУ. Национальная программа 
«Цифровая экономика Российской Федерации» предусматривает это 
направление деятельности – по некоторым подсчетам, ожидается появление или изменение порядка 40 законодательных актов! Можно заметить, 
что точно так же, как законодательство оказывает влияние на выбор технологии работы с документами, внедрение современных IT-технологий 
в жизнедеятельность общества также побуждает постоянно совершенствовать законодательство.
По этой причине в нашем курсе лекции «Современное состояние нормативно-методической базы ДОУ в Российской Федерации» (модуль 3) 
и «Информатизация в сфере ДОУ» (модуль 51) носят ключевой характер.
Все понимают, что законы не пересказывают, их изучают. В подстрочных ссылках приводятся рекомендуемые источники и/или комментарии к ним. Не исключаем, что по истечении времени жизнь заставит вернуться (перечитать) к законам и взглянуть по-новому на те или иные явления. Для тех же, кто впервые приобщается к нашему сообществу, можно 

1 лекции из модуля 5 программы войдут в часть вторую сборника, выпуск которого запланирован в 2021 г.