Документирование деятельности гостиниц
Покупка
Тематика:
Экономика туризма и сферы обслуживания
Издательство:
ФЛИНТА
Автор:
Еланцева Ольга Павловна
Год издания: 2017
Кол-во страниц: 404
Дополнительно
Вид издания:
Учебное пособие
Уровень образования:
Среднее профессиональное образование
ISBN: 978-5-9765-3463-6
Артикул: 760966.01.99
Доступ онлайн
350 ₽
В корзину
Содержит теоретический курс, методические материалы, практикум, задания для контроля, глоссарий, список источников и литературы, приложения. Подготовлено в соответствии с требованиями ФГОС высшего профессионального образования по дисциплине «Документационное обеспечение деятельности гостиниц». Предназначено для студентов специальности 100103 «Социально-культурный сервис и туризм», специализации «Гостиничный сервис», среднего профессионального образования по укрупненной группе профессий, специальностей 43.00.00 Сервис и туризм. Рекомендовано к изданию УМО по образованию в области сервиса и туризма.
Скопировать запись
Фрагмент текстового слоя документа размещен для индексирующих роботов
О.П. Еланцева ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСТИНИЦ Учебное пособие 2-е издание, стереотипное Рекомендовано УМО учебных заведений Российской Федерации по образованию в области сервиса и туризма в качестве учебного пособия для обучения студентов высших учебных заведений по специальности 100103.65 – Социально-культурный туризм Москва Издательство «ФЛИНТА» 2017
УДК: 338.48 (075.8) ББК: 65.432 Е48 Рецензенты: доктор исторических наук, ректор Тюменского института культуры Шишкин И.Г. кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления ТюмГУ Щербич С.Н. Еланцева О.П. Е48 Документирование деятельности гостиниц [Электронный ресурс] : учебное пособие / О.П. Еланцева. — 2-е изд., стер. — М. : ФЛИНТА, 2017. — 404 с. ISBN 978-5-9765-3463-6 Содержит теоретический курс, методические материалы, практикум, задания для контроля, глоссарий, список источников и литературы, приложения. Подготовлено в соответствии с требованиями ФГОС высшего профессионального образования по дисциплине «Документационное обеспечение деятельности гостиниц». Предназначено для студентов специальности 100103 «Социальнокультурный сервис и туризм», специализации «Гостиничный сервис», среднего профессионального образования по укрупненной группе профессий, специальностей 43.00.00 Сервис и туризм Рекомендовано к изданию УМО по образованию в области сервиса и туризма. УДК: 338.48 (075.8) ББК: 65.432 ISBN 978-5-9765-3463-6 © Еланцева О.П., 2017 © Издательство «ФЛИНТА», 2017
СОДЕРЖАНИЕ ПРЕДИСЛОВИЕ ............................................................................................................ 4 ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ ОСНОВА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ ГОСТИНИЧНОГО СЕРВИСА ....................................................................................................................... 6 § 1. КАТЕГОРИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ............................................................................................................ 6 § 2. ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСТИНИЦ ................................................... 22 § 3. ПРАВОВАЯ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ ОСНОВА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ГОСТИНИЦАХ ......................................................................................................... 41 РЕЗЮМЕ .................................................................................................................. 77 ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ ........................................................................ 79 ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ ГОСТИНИЧНЫМ ПРЕДПРИЯТИЕМ ............................. 80 § 1. УПРАВЛЕНИЕ ГОСТИНИЦЕЙ. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА .......... 80 § 2. ПОНЯТИЕ И СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ................................. 100 § 3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. СОСТАВ И НАЗНАЧЕНИЕ БЛАНКОВ ...................................................................................... 141 § 4. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ......................................................... 150 РЕЗЮМЕ ................................................................................................................ 172 ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ ...................................................................... 172 ГЛАВА 3. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОСНОВНЫХ СЛУЖБ ГОСТИНИЦЫ. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССАМИ ............................................................. 176 § 1. ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ СЛУЖБ ГОСТИНИЦЫ. НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ................................................................ 176 § 2. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ В УПРАВЛЕНИИ ГОСТИНИЦАМИ .................................................................................................... 197 § 3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЛУЖБЫ ПРИЕМА И РАЗМЕЩЕНИЯ ГОСТЕЙ .................... 288 РЕЗЮМЕ ................................................................................................................ 325 ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ ...................................................................... 327 ГЛАВА 4. ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ .......................................... 328 § 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ..................................................... 328 § 2. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ .................................................... 343 § 3. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ХРАНЕНИЮ .............................................................................. 355 РЕЗЮМЕ ................................................................................................................ 367 ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ ...................................................................... 369 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ........................................................................................................... 370 ПРАКТИКУМ .............................................................................................................. 373 ЗАДАНИЯ ДЛЯ КОНТРОЛЯ ..................................................................................... 376 ТЕСТЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ ............................................................................... 376 КЛЮЧИ ....................................................................................................................... 384 СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ ................................................................. 385 ПРИЛОЖЕНИЯ .......................................................................................................... 390
ПРЕДИСЛОВИЕ Гостиничный бизнес относится к отрасли предпринимательства, имеющей многовековую историю. Предоставление услуг проживания одна из перспективных, быстроразвивающихся отраслей мировой экономики. В XXI веке мировое гостиничное хозяйство выросло в глобальную по своим масштабам целостную, интегрированную и динамичную отрасль с огромным потенциалом к развитию. Современные гостиницы – это не только важнейший вид предприятий экономической деятельности, но и сложная организационная структура, характеризуемая распределением целей и задач управления между целыми подразделениями и отдельными работниками. В настоящее время гостиничная индустрия как вид экономической деятельности включает предоставление услуг и организацию краткосрочного проживания в гостиницах, мотелях, кемпингах, пансионатах и в других средствах размещения (гостиницы для постоянного проживания в России, в отличие от зарубежной практики, на данный момент практически отсутствуют). Управление предприятием, оказывающим услуги в сфере гостиничного сервиса, неизбежно требует создания многих видов документов, без которых невозможно решение основных задач организации и планирования его деятельности. В сфере обеспечения документирования деятельности предприятий гостиничного обслуживания, отнесенным к социально культурным услугам, вся документация может быть условно разделена на три группы: – документация, связанная с управлением жизнедеятельностью предприятия; – документация, связанная с технологическими процессами обслуживания гостей;
– документация, связанная с обеспечением безопасности, охраны труда и техники безопасности в гостиницах. В настоящем учебном пособии рассмотрены основные вопросы, относящиеся к документационному обеспечению деятельности предприятий, предназначенных для временного проживания, отнесенных в соответствии с ГОСТ Р 51185-2014 «Туристские услуги. Средства размещения. Общие требования» к коллективным средствам размещения гостиничного типа. Цель данного издания – оказание помощи в изучении теории и практики документационного обеспечения деятельности гостиниц, реализации важнейшей задачи высшего профессионального образования – подготовки высококвалифицированных специалистов.
ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ ОСНОВА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ ГОСТИНИЧНОГО СЕРВИСА § 1. КАТЕГОРИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Основной формой информации выступает ее документированная форма, объемы которой в современном мире постоянно увеличиваются. На смену текстовому документу, практически повсеместно пришел электронный, аудиовизуальный документ. Документ становится все менее материальным и все более виртуальным, перемещаясь во всемирной паутине в электронной форме на большой скорости, он меняется в процессе своего жизненного цикла, зачастую приобретает не только другую форму, но и содержание. Это явление можно сравнит со «снежным комом» – на старте мы видим маленький снежок (информация, документ), чем больше он перемещается в пространстве, тем более увеличивается его масса, растут документопотоки, нарушаются сроки исполнения документов, взрывное увеличение объема документооборота, способно поглотить любое предприятие, фактически парализовать его управление. Высокая социальная значимость документа привела к потребности в научном осмыслении его природы, практика документирования деятельности – к необходимости упорядочения понятийного аппарата. Делопроизводственная практика всегда тяготела к типовым решениям, неким стандартным алгоритмам, выработанным в течение длительного периода развития теории управления, документирования
деятельности и организации работы с документами. К категориям документационного обеспечения управления мы относим предельно широкие по своему объему понятия, т. е. те, для которых нельзя найти более широкие родовые понятия. Такая система категорий имеется в каждой конкретной науке, при этом часто ведутся терминологические споры о содержании тех или иных терминов. Категория (от греч. kategorein – высказывать) – в разговорном языке то же самое, что вид, сорт, класс, ранг, («определенная категория служащих», «определенные категории документов»); с одной стороны, наиболее общие и вместе с тем простейшие понятия, «родовые понятия», например документ, от которых происходят остальные понятия – документирование, документальный и т.д.; с другой – первоначальные и основные формы бытия объектов познания – которыми в нашем случае будут являться документ, его природа, делопроизводство и его организация. Будучи формами и устойчивыми организующими принципами процесса мышления, категории воспроизводят свойства и отношения бытия и познания во всеобщем и наиболее концентрированном виде. Терминологические споры, идущие сегодня в рамках наук о документе, в первую очередь в документоведении, архивоведении бесконечны, следует констатировать и тот факт, что вестись они будут еще не один десяток лет. Современные представления о документационном обеспечении управления (ДОУ) или делопроизводстве у рядового сотрудника любого коммерческого предприятия строятся на устоявшемся мнении, что это лишь формальная, вспомогательная часть, без которой на практике вполне можно было бы обойтись, при этом недооценивается
в первую очередь правовая природа современного документа как «письменного свидетельства». Такое поверхностное, ошибочное представление о документационном обеспечении в управлении деятельностью гостиничного предприятия во многом обусловлено исторически сложившейся недооценкой роли правового регулирования документирования общественных отношений в условиях рыночной экономики. Вся история развития делопроизводства в России свидетельствует о формализованном подходе к этому направлению деятельности, что в конечном итоге привело к сведению делопроизводства к уровню технических операций (определенному «ремеслу»), способствовало закреплению второстепенного положения подразделений ДОУ в структуре управления предприятиями, учреждениями и организациями. Практически повсеместно полномочия подразделений документационного обеспечения управления были сведены к осуществлению учетно регистрационных операций, формированию номенклатурных дел, обеспечению архивного периода жизненного цикла документов, остаточному принципу кадрового, финансового и материально технического обеспечения их функционирования. Хотя во всем мире службы, осуществляющие делопроизводственные функции занимают ведущее положение в структуре управления, а управление документами распространяется на практическую деятельность как управляющих документами, так и любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе их деловой деятельности. Попытаемся разобраться в сложившейся ситуации и начнем с синонимично используемых определений таких категорий (понятий)
как «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство»1. Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении, с применением технических средств и программного обеспечения. Согласно ГОСТ Р 7.0.8 – 2013 документационное обеспечение (управления), ДОУ – это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Появление этого термина связано с использованием в управленческих системах автоматизированных информационных технологий. Характерной чертой современного предприятия стала необходимость комплектования штатов специалистами соответствующих профилей, имеющих не кратковременную подготовку, а получивших соответствующее образование и квалификацию в этой области. Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов2. При этом выделяют общее и специальное делопроизводство. Общее (базовое) осуществляется в соответствии с установленными общими принципами документирования и документооборота для всех видов документов, специальное – учитывает отраслевую специфику деятельности конкретного предприятия. 1 Параллельно с термином «документационное обеспечение управления» в управленческой практике используется определение «делопроизводство», следует отметить, что языковой практике этот термин получил более широкое распространение. 2 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
В зарубежной практике рассматриваемые термины «ДОУ» и «делопроизводство» не применяются, т.к. используется понятие «управление документами». Управление документами (records management) – определяется как совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. (ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General.)3 Управление документами – деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации4. Немало курьезов на практике случается из-за терминологической трактовки этих категорий. Наиболее частыми ошибками считаются синонимическое употребление названых понятий, а также путаница в категориях «делопроизводство», «документирование» и «документооборот». 3 Наименование настоящего стандарта уточнено по отношению к русскоязычному переводу международного стандарта ИСО 15489-1-2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие требования» в части употребления термина «записи». Англоязычные термины «records» и «document» в настоящем стандарте объединены в русскоязычный термин «документ» на следующих основаниях: 1. Термины «records» и «document» в английском языке являются синонимами и употребляются в тексте англоязычной версии данного ИСО в терминологическом значении «документ», «документы», т.к. положения данного стандарта направлены на решение функциональных, технологических и технических вопросов работы с документами, возникающих в процессе деловой деятельности организаций. 2. В Российской Федерации термин «запись» в сфере информации и документационного обеспечения управления, а также в теории документоведения не используется. В правовых и нормативных документах, а также ГОСТах, регулирующих эти сферы деятельности, в Российской Федерации используется термин «документ». В практической деятельности персонал служб ДОУ, для которых, прежде всего, предназначен данный стандарт, работают исключительно с документами. 4 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. термины и определения.
Доступ онлайн
350 ₽
В корзину