Современное делопроизводство

М.В. КИРСАНОВА
СОВРЕМЕННОЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ
Четвертое издание
Рекомендовано в качестве учебного пособия 
для студентов высших учебных заведений,
обучающихся по направлениям подготовки 38.03.01 «Экономика»,
38.03.02 «Менеджмент», 38.03.03 «Управление персоналом», 
38.03.04 «Государственное и муниципальное управление» 
(квалификация (степень) «бакалавр»)
Москва
ИНФРА-М
2020

УДК 651.4/.8(075.8)
ББК 65.050.2я73
 
K43
К43
Кирсанова М.В.
Современное делопроизводство : учебное пособие / 
М.В. Кирсанова. — 4-е изд. — Москва : ИНФРА-М, 2020. —
312 с. — (Высшее образование: Бакалавриат).
ISBN 978-5-16-004491-0
Предлагаемое учебное пособие основано на изучении и обобщении существующей практики работы с документами и ведения делопроизводства 
в различных учреждениях государственных и негосударственных форм 
собственности с учетом нового государственного стандарта РФ ГОСТ 
Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной 
документации» и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных 
органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 
27.12.2000 № 68 (зарегистрирована в Минюсте РФ 26.12.2000 г., регистр 
№ 2508).
ББК 65.050.2я73
© Кирсанова М.В., 2000, 2001,
      2002, 2004
ISBN 978-5-16-004491-0

ПРЕДИСЛОВИЕ
Сегодня
совершенствование
управления
производственнохозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того,
насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают
все работники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают
на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что конечно не способствует повышению уровня делопроизводства.
Предлагаемое учебное пособие – результат изучения и обобщения существующей практики работы с документами, того нового,
что есть в этой области в России и за рубежом. Мы использовали
исследования известных авторов в области делопроизводства  – 
В.И. Андреевой, Т.Н. Бондаревой, П.В. Веселова, М.В. Кузнецовой, М.Т. Лихачева, А.Н. Соковой; Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденную приказом Росархива  27.11.2000  г. №  68;  разработанный архивными службами материал «Государственная система
документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»; новый ГОСТ Р  6.30-2003  «Унифицированная
система организационно-распорядительной документации» (требования к оформлению документов), который введен в действие с
1 июля 2003 г. во всех федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации (включая субъекты Федерации, имеющие наряду с русским
языком в качестве государственного национальный язык), органах
местного самоуправления, на предприятиях, в организациях и их
объединениях независимо от организационно-правовой формы и
вида деятельности; Закон  «Об обращении граждан к депутатам,
должностным лицам государственных органов, органов местного
3

управления, руководителям предприятий и организаций в Новосибирской области» от 9 июня 1995 г., а также материалы собственных исследований и разработок.
Особое внимание уделяется организационной структуре самих
служб делопроизводства, работе секретарей-референтов. Подробно
рассматриваются делопроизводственный процесс, включающий
оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу с использованием новых
информационных технологий; автоматизация работы. В пособии
приводятся развернутые характеристики основных нормативов в
этой области. Отдельной темой дается ведение номенклатуры дел,
подготовка документов для хранения в архиве – это наиболее слабое место в работе организаций.
Учебное пособие  «Современное делопроизводство» включает
восемь тем:
1. Организация служб делопроизводства.
2. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов.
3. Ведение делопроизводства в организации, учреждении.
4. Делопроизводство по личному составу.
5. Делопроизводство по письменным и устным обращениям
граждан.
6. Оформление и составление основных видов управленческих
документов.
7. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в
архиве.
8. Некоторые рекомендации при печатании текстов служебных
документов.
В конце каждой темы для закрепления изучаемого материала
предлагаются практические задания, прилагаются образцы оформления документов. В конце учебного пособия даны итоговые тестовые задания по курсу. Этот материал нам представляется особенно важным для самостоятельного изучения курса секретарямиреферентами. Мы обращаем внимание преподавателей, применяющих данное учебное пособие в своей работе, на то, что для
формирования у слушателей умений и навыков в области делопроизводства им необходимо выполнить все задания, приведенные в
конце каждой темы, и использовать приложения.
4

Тема 1 
ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1. Организационное построение службы делопроизводства
2. Разделение функций между подразделениями
делопроизводства и исполнителями
3. Организация работы секретаря-референта
1. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ
СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме организации делопроизводства
все операции по обработке документов сосредоточиваются  (централизуются) в едином для всего учреждения центре – канцелярии,
общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между
структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом
из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных
подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно  (прием,
регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел). Форму организации делопроизводства
выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборо5

та, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях
(когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных  (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и
организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация,
поскольку она позволяет:
• снизить стоимость делопроизводственных операций;
• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
• использовать прогрессивные и производительные технические средства;
• обеспечить единство организационного и методического руководства.
В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться
к
целесообразной
централизации
отдельных
функций
делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и
печатание документов, их размножение, методическое руководство
делопроизводством.
В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.
Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства
и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в
специально разрабатываемом положении (см. прилож. 1.1). 
С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в
организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции
по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения (см. прилож. 1.2). 
6

2. РАЗДЕЛЕНИЕ ФУНКЦИЙ
МЕЖДУ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ИСПОЛНИТЕЛЯМИ
Основой организации труда делопроизводственного персонала
является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах  –  положениях о делопроизводственных подразделениях и
должностных инструкциях их работников.
Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение
о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель
этого подразделения совместно с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.
Положение об отделе или его структурном подразделении
включает следующие разделы:
• общие положения;
• основные функции и задачи;
• обязанности, права и ответственность руководителя  (этот
пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя);
• организация работы;
• управление подразделением.
Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто
кому подчинен и т. д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями,
должны быть согласованы с этими подразделениями.
При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют  (при необходимости – сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными
условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.
Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационноправовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы (см. прилож. 1.3). 
7

Инструкция состоит из следующих разделов.
Общая часть. Устанавливаются основные задачи работника
(например, основная задача делопроизводителя – регистрация документов), порядок замещения должности (т.е. кем назначается и
освобождается от должности данный работник), профессиональные требования к работнику  (уровень образования, стаж работы,
должен знать..., должен уметь...), лицо, которому непосредственно
подчинен работник, основные документы и материалы, которыми
обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
Функции работника. Определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ,
из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может слагаться из таких работ,
как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по
телефону и т.д.).
Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные
с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы  (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях,
проведение инструктажей и т.д.), требующие соблюдения сроков
выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементы
технологии выполняемых работ.
Права работника. Определяются права работника по реализации порученных ему функций.
Взаимоотношения (связи по должности). Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым
передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.
Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются
качество работы и своевременность ее выполнения.
Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.
8

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА
Главная фигура делопроизводственного процесса – секретарьреферент. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.
Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания
руководителей, специалистов в значительной мере определяются
качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт
либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство
аппарата управления или крупного структурного подразделения в
целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо
выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает
первый тип секретарско-референтской деятельности.
Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская
деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида
работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Вовторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт
помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей
деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции.
Наличие должностной инструкции  –  важнейшая предпосылка
рациональной организации секретарской деятельности. Рассмотрим особенности должностной инструкции секретаря-референта
(см. прилож. 1.4). 
В разделе «Общие положения» должен быть строго ограничен
круг лиц, которым непосредственно подчинен секретарь. Оптимальное
решение  –  непосредственное
подчинение
секретаряреферента одному лицу. Должен быть приведен максимально полный перечень инструктивно-методических документов, которыми
руководствуется секретарь-референт в своей деятельности, справочных и иных пособий. Следует определить требования не только
к профессиональной грамотности секретаря-референта, но и к его
9

профессиональному умению  (например, печатать, оформлять документы, пользоваться множительной техникой, владеть компьютером и т.д.).
В разделе «Функции и задачи секретаря-референта» необходимо в общем плане изложить главные направления деятельности
секретаря-референта. Например: прием и регистрация документов;
предварительное рассмотрение документов; контроль за исполнением документов; доставка документов; отправка всех видов служебной корреспонденции; прием и передача телетайпограмм; прием и передача телефонограмм; учет явки сотрудников на работу;
выполнение машинописных работ; организация приема посетителей; ведение протоколов (стенограмм) совещаний у руководителя;
оформление листов временной нетрудоспособности; оформление и
регистрация командировочных удостоверений; контроль за формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочего места руководителя; выполнение поручений руководителя и т.д.
С исчерпывающей полнотой должны быть определены обязанности секретаря по каждой из выполняемых им функций (делопроизводство, машинопись, связь, прием посетителей, обслуживание
руководителя и т.д.). При перечислении обязанностей, которые
должны излагаться ясно, четко и недвусмысленно, целесообразно
указывать действия, вытекающие из тех или иных условий или результатов выполнения установленных обязанностей.
В разделе «Ответственность секретаря-референта» следует указать ответственность, которую несет секретарь за неполное или
неправильное выполнение своих обязанностей, за неправильное
использование или неиспользование своих прав. При этом следует
иметь в виду, что в аппарате управления не бывает работ, за выполнение которых никто не несет ответственность.
Помимо работы с документами секретарь в большинстве случаев выполняет функции, связанные с организацией приема посетителей, подготовкой и участием в проведении совещаний и заседаний, ведет телефонные переговоры, занимается машинописью и
ксерокопированием документов.
Организация приема посетителей – одна из важнейших функций секретаря. При ее выполнении секретарь обязан проявлять
тактичность, умение вступать в контакт с посетителями, самостоятельно решать некоторые вопросы. Следует различать три группы
лиц, с которыми руководитель поддерживает постоянные или ра10