Конфиденциальное делопроизводство

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Т.А. ГУГУЕВА

Рекомендовано Межрегиональным учебно-методическим советом 
профессионального образования в качестве учебного пособия для студентов 
высших учебных заведений, обучающихся по программам специалитета
 (протокол № 8 от 22.06.2020)

Москва
ИНФРА-М
2021

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

УДК 651(075.8)
ББК 65.050.2я73 
 
Г93

Гугуева Т.А.
Г93 
 
Конфиденциальное делопроизводство : учебное пособие / Т.А. Гугу ева. — Москва : ИНФРА-М, 2021. — 199 с. — (Высшее образование: 
Специалитет).

ISBN 978-5-16-016537-0 (print)
ISBN 978-5-16-108815-9 (online)
Устойчивое положение организаций — государственных и негосударственных структур — на рынке товаров и услуг напрямую зависит от эффективности применяемых мер защиты конфиденциальной информации. 
В учебном пособии рассматриваются сущность и особенности конфиденциального делопроизводства, виды и специфика защиты конфиденциальной информации, организация работы с ее внешними электронными 
носителями. Приложения содержат нормативные правовые документы 
и комплект учетных форм, рекомендуемых к применению.
Соответствует требованиям федеральных государственных образовательных стандартов высшего образования последнего поколения.
Для студентов образовательных организаций высшего образования, 
обучающихся по укрупненным группам специальностей 38.00.00 «Экономика и управление», 10.00.00 «Информационная безопасность», 40.00.00 
«Юриспруденция».

УДК 651(075.8)
ББК 65.050.2я73 

Р е ц е н з е н т ы:
Козловский А.В., доктор экономических наук, профессор кафедры 
экономики строительства и управления инвестициями Государственного университета управления;
Тарасова Л.Н., кандидат юридических наук, доцент, заместитель 
заведующего кафедрой документационного обеспечения управления 
и информационной безопасности Московского финансово-юридического университета (МФЮА)

А в т о р:
Гугуева Татьяна Анатольевна, кандидат химических наук, главный 
специалист филиала ПАО «Газпром» «Служба корпоративной защиты 
ПАО “Газпром” в г. Москве»

ISBN 978-5-16-016537-0 (print)
ISBN 978-5-16-108815-9 (online)

© Гугуева Т.А., 2012
© Гугуева Т.А., 2017, 2021, 
с изменениями

ПРЕДИСЛОВИЕ

Надежность
функционирования
организации,

получаемая ею прибыль и устойчивость положения на рынке напрямую зависят от сохранности конфиденциальной информации. Для обеспечения информационной безопасности организации требуется применение целого комплекса правовых, организационных и технических мер защиты, в частности четкая
организация конфиденциального делопроизводства.

В настоящем учебном пособии рассмотрены сущность и осо
бенности конфиденциального делопроизводства, виды конфиденциальной информации и правовая база работы с ней, изложены этапы работы с бумажными и внешними электронными носителями конфиденциальной информации.

Контрольные вопросы, составленные к каждой главе, позво
ляют осуществлять проверку и самопроверку усвоения студентами теоретических положений пособия и приобретения необходимых навыков их реализации на практике.

В учебном пособии приведены примеры, обеспечивающие

понимание теоретических вопросов и ориентированные на практическое использование полученных знаний.

В приложениях приводятся нормативные правовые докумен
ты, относящиеся к теме пособия, а также комплект учетных форм,
рекомендуемых к применению в процессе ведения конфиденциального делопроизводства.

Изложенный в учебном пособии материал может быть исполь
зован студентами образовательных организаций высшего и среднего профессионального образования, обучающимися по направлениям подготовки «Документоведение и архивоведение», «Менеджмент», «Информационная безопасность», по специальностям
«Документоведение и документационное обеспечение управления», «Менеджмент организации», «Организация и технология защиты информации», а также при повышении квалификации специалистов по защите информации.

Цель дисциплины — формирование целостной системы зна
ний о правилах и принципах конфиденциального делопроизвод

ства, представления о роли и значении конфиденциального делопроизводства в системе защиты конфиденциальной информации, понимания основных принципов и требований к защите
конфиденциальной информации.

Задачи дисциплины:
• сформировать у студентов знание основного понятийного

аппарата дисциплины;

• ознакомить студентов с видами конфиденциальной инфор
мации и особенностями конфиденциального делопроизводства;

• сформировать у студентов базовые навыки организации ра
боты с конфиденциальными документами на всех этапах их прохождения на предприятии;

• ознакомить студентов с основами законодательства в облас
ти защиты конфиденциальной информации.

В результате изучения дисциплины студент должен:
знать
• общие принципы организации конфиденциального дело
производства;

• технологию работы с конфиденциальными документами;
• основные положения нормативных правовых актов в сфере

защиты конфиденциальной информации, в том числе конфиденциального делопроизводства;

уметь
• создать или совершенствовать существующую в организа
ции систему конфиденциального делопроизводства;

• применять в работе основные способы обеспечения инфор
мационной безопасности;

• осуществлять оформление, учет, хранение, тиражирование,

передачу, уничтожение конфиденциальных документов, контроль за их сохранностью;

владеть
• методами защиты конфиденциальной информации;
• навыками работы с конфиденциальными документами.
Автор выражает благодарность О.Ю. Митченко за ценные со
веты в области делопроизводства.

4
Предисловие

СУЩНОСТЬ И ОСОБЕННОСТИ
КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1. Понятие конфиденциального документа

Делопроизводством называется деятельность, обеспечиваю
щая документирование, документооборот, оперативное хранение
и использование документов в текущей деятельности организации. Исходя из положений ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», документирование — это запись информации на носителе по установленным
правилам. Документооборот означает движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправки. Под оперативным хранением документов понимается хранение документов в структурном подразделении организации до их передачи в архив данной организации или
уничтожения. Использование документов подразумевает их применение в культурных, научных, политических, экономических
целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Конфиденциальное делопроизводство — это деятельность,

обеспечивающая не только документирование и организацию работы с конфиденциальными документами, но и защиту содержащейся в них информации от несанкционированного доступа
и использования (рис. 1.1).

Словосочетание «конфиденциальный документ» является

производным от понятия «документ». Образно выражаясь, если
документ – это какое-то блюдо, то конфиденциальный документ – это блюдо, приправленное специями.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8—2013, документом называется зафик
сированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Основываясь на определении термина «документ», приведен
ном выше, можно предложить следующую формулировку понятия «конфиденциальный документ». Конфиденциальный документ — это зафиксированная на носителе конфиденциальная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Слово
«идентифицировать»
происходит
от
латинского

identifico (отождествляю) и означает признать тождественность,
отождествить объекты, опознать по определенным признакам.
Свойство идентификации документированной информации придается реквизитами.

Реквизиты (от лат. requisitum – необходимое) – это обязатель
ные элементы оформления официальных документов, т.е. обязательные сведения, которые должны содержаться в документе для
признания его действительным. Такими сведениями, как правило, являются название и адрес организации, составившей документ, регистрационный номер и дата регистрации документа,
подписи ответственных лиц. Требования к бланкам документов,
состав реквизитов документов и требования к их оформлению определяются стандартами на различные системы документации,
например ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Отсутствие одного или нескольких реквизитов влечет за собой недействительность документа.

6
Глава 1. Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства

Конфиденциальное делопроизводство

Документирование

Документооборот

Оперативное хранение документов

Использование документов

Защита информации

Рис. 1.1. Направления деятельности по обеспечению конфиденциального

делопроизводства

Среди реквизитов, позволяющих идентифицировать конфи
денциальную информацию, необходимо в первую очередь отметить гриф конфиденциальности (реквизит, свидетельствующий о
конфиденциальности информации, содержащейся в документе,
проставляемый на самом документе и в сопроводительной документации к нему).

1.2. Виды и специфика защиты
конфиденциальной информации

Что же такое конфиденциальная информация? В

соответствии со ст. 5 Федерального закона от 27 июля 2006 г.
№ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (приложение П1.1) вся информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на две группы: общедоступную информацию и информацию ограниченного доступа
(рис. 1.2). При этом под доступом к информации подразумевается
возможность ее получения и использования.

К общедоступной информации относятся общеизвестные

сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен.
Соответственно информация ограниченного доступа – такая информация, к которой имеет доступ ограниченный круг лиц.

Ранее, до выхода в свет указанного выше закона, согласно ст.

10 утратившего силу Федерального закона от 20 февраля 1995 г.
№ 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» информация ограниченного доступа в свою очередь подразделялась на информацию, составляющую государственную тайну, и конфиденциальную информацию. В ныне действующем законе такая четкая классификация отсутствует, как, впрочем, и
само понятие «конфиденциальная информация». В законе содержится лишь определение термина «конфиденциальность информации», означающего «обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не
передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя». Поэтому далее под термином «конфиденциальная информация» будет пониматься информация с ограниченным дос
1.2. Виды и специфика защиты конфиденциальной информации
7

тупом, не содержащая сведений, составляющих государственную
тайну.

Кроме того, Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188

«Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (приложение П1.2) определены семь видов такого рода информации. К ней, в частности, относятся:

сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни

гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих рас
8
Глава 1. Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства

Рис. 1.2. Виды информации

пространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства,

сведения о лицах, в отношении которых в соответствии с Федеральными законами от 20 апреля 1995 г. № 45-ФЗ «О государственной защите судей, должностных лиц правоохранительных
и контролирующих органов» и от 20 августа 2004 г. № 119-ФЗ
«О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства», другими нормативными
правовыми актами Российской Федерации принято решение
о применении мер государственной защиты, а также сведения
о мерах государственной защиты указанных лиц, если законодательством Российской Федерации такие сведения не отнесены
к сведениям, составляющим государственную тайну;

служебные сведения, доступ к которым ограничен органами госу
дарственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна);

сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ

к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской
Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная,
адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров,
почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к ко
торым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна);

сведения о сущности изобретения, полезной модели или про
мышленного образца до официальной публикации информации
о них;

сведения, содержащиеся в личных делах осужденных, а также све
дения о принудительном исполнении судебных актов, актов других органов и должностных лиц, кроме сведений, которые являются общедоступными в соответствии с Федеральным законом от
2 октября 2007 г. № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».

В указанном нормативном акте термин «конфиденциальная

информация» (или «конфиденциальные сведения») прямо не используется, в нем речь идет о сведениях конфиденциального характера, хотя словосочетания «конфиденциальная информация»
(или «конфиденциальные сведения») и «информация (сведения)

1.2. Виды и специфика защиты конфиденциальной информации
9

конфиденциального характера» обозначают по сути одно и то же.
Если исходить из того, что слово «конфиденциальный» происходит от латинского «confidential» (доверие) и означает «доверительный, не подлежащий огласке», то соответственно термин «конфиденциальная информация» (или «информация конфиденциального характера») будет означать информацию, полученную в
ходе доверительных отношений, не подлежащую разглашению.
Это подразумевает следующее: «У нас с тобой доверительные отношения, т.е. мы доверяем друг другу. Например, ты доверил мне
какую-то информацию и можешь быть уверен в том, что эта информация не будет известна никому до тех пор, пока ты сам не
разрешишь мне этого сделать».

Рассмотрим подробнее перечисленные выше виды конфиден
циальной информации.

Под персональными данными в соответствии со ст. 3 Федераль
ного закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»
(приложение П1.3) ранее понималась «любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой
информации физическому лицу (субъекту персональных данных),
в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место
рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».

После внесения 25 июля 2011 г. в указанный выше Закон из
менений, вступивших в силу в январе 2012 г., термин «персональные данные» определяется как «любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)».

Согласно положениям ст. 6 указанного закона, обработка пер
сональных данных, включая их сбор, запись, систематизацию,
накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление,
доступ),
обезличивание,
блокирование,
удаление,

уничтожение, осуществляется с согласия субъектов персональных данных. Как указано в ст. 9 закона, «согласие на обработку
персональных данных может быть дано субъектом персональных
данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом».

10
Глава 1. Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства