Основы деловой (служебной) письменной речи в сфере управления

ОСНОВЫ ДЕЛОВОЙ 
(СЛУЖЕБНОЙ) 
ПИСЬМЕННОЙ РЕЧИ 
В СФЕРЕ УПРАВЛЕНИЯ

С.Ю. КАБАШОВ

Москва
ИНФРА-М
2020

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Рекомендовано Межрегиональным учебно-методическим советом 
профессионального образования в качестве учебного пособия 
для учебных заведений, реализующих программу 
среднего профессионального образования 
по укрупненным группам специальностей 
38.02.00 «Экономика и управление», 40.02.00 «Юриспруденция»
 (протокол № 8 от 29.04.2019)

УДК 808.5(075.32)
ББК 81.2Рус-5я723
 
К12

Кабашов С.Ю.

К12  
Основы деловой (служебной) письменной речи в сфере управления : 

учебное пособие / С.Ю. Кабашов. — Москва : ИНФРА-М, 2020. —
163 с. — (Среднее профессиональное образование).

ISBN 978-5-16-015439-8
Учебное пособие посвящено теоретическим и практическим вопросам 

культуры деловой (служебной) письменной речи, составлению и редактированию текстов и оформлению деловых (служебных) документов. Рекомендации сопровождаются примерами, демонстрирующими способы 
правки тех или иных видов ошибок.

Для студентов учреждений среднего профессионального образования, 

обучающихся по укрупненным группам специальностей 38.02.00 «Экономика и управление», 40.02.00 «Юриспруденция». Будет также полезно как 
руководство для подготовки нормативных правовых актов органов государственной власти и местного самоуправления, для практической деятельности гражданских и муниципальных служащих, менеджеров и всех, 
кто составляет документы и работает с ними в системе традиционного 
и электронного документооборота.

УДК 808.5(075.32)
ББК 81.2Рус-5я723

Р е ц е н з е н т ы:

Захарова И.А., кандидат филологических наук, доцент, заведующий 

отделом редактирования и перевода нормативных правовых актов Секретариата Государственного Собрания – Курултая Республики Башкортостан; 

Фаткуллина Ф.Г., доктор филологических наук, профессор, заведу
ющий кафедрой русской и сопоставительной филологии Башкирского государственного университета

ISBN 978-5-16-015439-8
© Кабашов С.Ю., 2020

Предисловие

Культура речи является важным условием карьерного успеха государственного гражданского и муниципального служащего. Правильность, выразительность и точность письменной речи — необходимые атрибуты лингвистической компетенции чиновника1.
Деятельность государственных и муниципальных органов в определяющей степени сопровождается созданием документов — основных носителей управленческого решения.
Деловой (служебный) документ одновременно управляет действиями людей и является источником права, поэтому при его 
составлении необходимо уделять особое внимание точности, обеспечивающей однозначное понимание текста с тем, чтобы не допустить присутствия коррупциогенных факторов.
Составление деловых (служебных) документов и работа с ними 
в рамках установленных правил делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, которыми должны обладать 
все государственные гражданские и муниципальные служащие. 
К сожалению, анализ действующих современных правовых актов 
свидетельствует об отсутствии у многих служащих, даже имеющих 
большой стаж службы, практических навыков разработки и редактирования текстов документов.
Ошибки в оформлении реквизитов и текста документа приводят 
к целому ряду проблем. Составителю документа всегда следует помнить, что если он хотя бы раз допустит неточность или фактическую 
ошибку, то в дальнейшем все подготовленные им материалы будут 
вызывать недоверие у адресата, в итоге репутация органа власти, 
представившего документ, будет подорвана, а управление в целом 
потеряет эффективность.
Неграмотно составленный правовой документ требует неоправданно много времени для чтения и понимания, становится 
причиной неверного исполнения управленческого решения, в результате чего может возникнуть уголовная, административная, 
дисциплинарная ответственность. В связи с этим следует признать 
необходимость для всех служащих повышения уровня грамотности 
и овладения профессиональными навыками редактирования текстов.

1 
Формирование культуры письменной речи // Высшее образование 
в России. 2009. № 11. С. 162.

Мастерство и ответственность составителя правового документа 
формируются знаниями и постепенно приобретаемым практическим опытом.
Затрагивая проблему языка чиновников, можно уверенно говорить о том, что халатное отношение должностных лиц к культуре 
письменной речи способно замедлить процесс развития России 
и формирования ее динамических способностей, которые так 
важны в условиях нестабильности и непредсказуемости современного мира.
Цель настоящего учебного пособия — изложить основные 
принципы составления текстов управленческих документов и представить рекомендации по их лингвистической экспертизе и последующему редактированию.
Задачи учебного пособия включают: формирование общей лингвистической компетенции и навыков профессиональной коммуникации в сфере управления; рассмотрение особенностей языка 
правовых и деловых (служебных) документов; ознакомление 
со стилистическими нормами письменной речи с упором на деловые (служебные) тексты; изучение основных положений техники 
деловой (служебной) письменной речи с целью формирования 
навыков написания текстов официального делового стиля; выработку навыков использования правил подготовки правовых актов 
и управленческих документов, ведения деловой переписки.
В результате изучения курса «Основы деловой (служебной) 
письменной речи в сфере управления» студент должен:
знать :
 
• традиции письменного речевого поведения в деловом (служебном) коммуникативном пространстве;
 
• формы и методы логического, аргументированного и ясного изложения информации средствами письменной речи;
 
• основные жанры официально-делового стиля, содержание 
и структуру функционально-стилистического пространства делового (служебного) языка, композицию документного текста;
 
• нормативные словари и справочники русского языка;
 
• когнитивные особенности восприятия и продуцирования текста 
деловых (служебных) документов;
 
• специфику редакторской работы с текстами правовых актов 
и деловой (служебной) документации;
уметь:
 
• продуцировать письменный текст с соблюдением требований 
официального делового стиля;

• использовать особенности языка деловых (служебных) документов: стилистически маркированную лексику и терминологию, речевые клише и штампы, устойчивые обороты, графические сокращения и аббревиатуры, глагольное управление, 
безличные и пассивные конструкции, аналитические глагольно-именные сочетания, правила употребления прописных 
и строчных букв;
 
• устанавливать логические связи между частями текста правовых 
актов, деловых (служебных) документов;
 
• находить и исправлять ошибки при работе над текстами правовых актов, деловых (служебных) документов;
 
• применить официальный стиль в деловой (служебной) переписке 
в соответствии с коммуникативными условиями и уровнем восприятия письменной речи предполагаемыми получателями корреспонденции;
владеть:
 
• способностью разрабатывать письменные тексты правовых 
актов, деловых (служебных) документов на бумажных и электронных носителях, отвечающие требованиям логичности, аргументированности, ясности;
 
• стилистическими навыками официальной деловой письменной 
речи;
 
• стойким навыком обращения к словарно-справочной литературе при оформлении письменного текста документов в сфере 
управления;
 
• методами редактирования текстов правовых актов и деловых 
(служебных) документов с использованием современных информационных технологий.
Материал пособия направлен на практическое освоение принципов составления и редактирования текстов деловых (служебных) 
документов. Он состоит из нескольких блоков, посвященных способам обнаружения и устранения типичных ошибок на различных 
языковых уровнях: лексическом, морфологическом, синтаксическом.
Процесс изучения материала в пособии направлен на формирование общекультурных, общепрофессиональных и профессиональных компетенций, необходимых для осуществления деятельности на различных должностях в сфере управления и подразумевающих:
 
• умение логически верно, аргументированно и ясно строить 
устную и письменную речь;

 
• способность участвовать в разработке нормативных правовых 
актов в соответствии с профилем своей профессиональной деятельности;
 
• способность правильно и полно отражать результаты профессиональной деятельности в юридической, экономической 
и иной документации;
 
• навыки делового общения и публичных выступлений, ведения 
переговоров, совещаний, деловой переписки и поддержания 
электронных коммуникаций;
 
• умение разрабатывать методические и справочные материалы 
по вопросам деятельности лиц на должностях федеральной государственной гражданской службы, государственной службы 
субъектов Российской Федерации и муниципальной службы, 
лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, замещающих государственные должности субъектов 
Российской Федерации, должности муниципальной службы, 
административные должности в государственных и муниципальных предприятиях и учреждениях, в научных и образовательных организациях, политических партиях, общественнополитических, коммерческих и некоммерческих организациях.
Учебное пособие состоит из семи глав. В первой изложены основные признаки официально-делового стиля — экстралингвистические и лингвистические особенности. Вторая глава посвящена 
типам ошибок в употреблении лексических средств. В третьей представлены типичные морфологические ошибки, способы их обнаружения и устранения. В четвертой главе рассматриваются нормы 
употребления синтаксических средств. Пятая затрагивает проблемы 
обеспечения коммуникативной эффективности, связности текста 
документа. В шестой обобщаются методы организации деловой 
(служебной) переписки в традиционной и электронной форме. 
В седьмой главе приводится информация о принципах и методах 
лингвистической экспертизы текстов документов.
Настоящее учебное пособие адресовано студентам, обучающимся по юридическим и управленческим образовательным 
программам. Материалы пособия станут важной методической основой для всех, кто изучает дисциплины «Русский язык и культура 
речи», «Деловой русский язык», «Юридическая техника», «Разработка управленческих решений», «Редактирование служебных текстов», «Деловые коммуникации» и др. 
Рекомендации, содержащиеся в пособии, будут полезны государственным гражданским и муниципальным служащим, а также 
всем, у кого профессиональная деятельность связана со сферой 
управления.

Глава 1 . 
ПИСЬМЕННЫЙ ДЕЛОВОЙ ТЕКСТ СЛУЖЕБНЫХ 
ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЙ 
И МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ: ОСНОВНЫЕ 
ХАРАКТЕРИСТИКИ

1.1. ПРОИСХОЖДЕНИЕ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ 
ПИСЬМЕННОСТИ В РОССИИ

В сфере управления документами, журналистике и политической деятельности письменный язык имеет различные характерные особенности (лексические, морфологические, синтаксические) и требует разных правил оформления текста. Система речевых 
средств, принятых в той или иной области общения и деятельности 
человека, называется функциональным стилем.
Официально-деловой стиль письменности исторически сформировался в сфере управления социально-правовыми отношениями.

Обширная терминосистема лексикона, повышенный уровень унификации и стандартизации, связность, последовательность, бесстрастность, 
информационная емкость всех частей текста, особое внимание к уточнениям — вот основные черты языка деловых (служебных) документов.

Элементы официально-делового стиля письменности сформировались в глубокой древности в силу необходимости письменного закрепления законодательных правил при написании различных уставных и духовных грамот князей и бояр, сделок, челобитных1. Созданный в органах управления особый стиль, претерпев 
на разных исторических этапах множество изменений, сохраняет 
сегодня свои основные отличительные черты2.
Широкое распространение деловых документов началось 
в Древней Руси после введения в IX в. христианства и распространения письменности. Древняя Русь в конце IX в. уже имела письменность и придавала большое значение договорам. Почти во всех 
рукописных списках «Повести временных лет» под 898 г. записано: 

1 
Берков П.Н. О переходе скорописи XVIII в. в современное русское письмо // 
Исследования по отечественному источниковедению: Сб. статей, посвященных 75-летию профессора С.Н. Валка. М., 1964. С. 36.
2 
Колтунова М.В. Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет: учеб. 
пособие для вузов. М., 2002. С. 15.

«яже грамота есть в Руси и в болгарех дунайских»1. Одними из первых 
письменных документов, о которых упоминается в ле  тописи, являются тексты договоров русских князей с византийскими императорами 907, 911, 944 и 971 гг. Слово грамота («деловая бумага» или 
«письменное послание») фиксируется в договоре Игоря с греками 
от 945 г., его же (в значении «письмо», «послание») использовал 
князь Владимир Мономах в послании своему двоюродному брату 
Олегу Святославовичу: «да се ти написа (х) зане принуди мя снъ 
твои… послуша (х) съна своего написа (х) ти грамоту»2. А в XI в. 
был разработан и записан один из первых известных сводов законодательства Киевской Руси «Русская Правда». Видимо, многие 
письменные памятники светского характера возникли в ту эпоху, 
когда на Руси при князьях появился некий вид канцелярии, подразумевающий ведение светской учетной записи и переписки3. Судя 
по летописи, этот факт следует отнести ко времени Ярослава Муд рого. Продолжая дело формирования аппарата управления из грамотных мужей по византийскому образцу, Ярослав «собра писце 
многы… и списаша книгы многы»4. До наших дней также дошел 
древнейший правовой документ — грамота великого князя киевского Мстислава Владимировича и сына его Всеволода, данная 
новгородскому Юрьеву монастырю в 1130 г. Эта и другие княжеские грамоты завершаются обязательной стандартной фразой, в которой обозначается, кто скрепляет грамоту своим именем и кто был 
свидетелем написания договора. Уже в XV в. входит в правило указание сведений о том, кто писал текст грамоты, а с XVII–XVIII вв. 
эта информация становится обязательным реквизитом делового 
документа5.
В XV–XVII вв. для управления государственными делами существовали специальные присутственные места — приказы6. Характерными особенностями официального стиля тогда были само уничижение адресанта, восхваление адресата, растянутость предложений и их структурных частей, которые начинались обычно 
союзом «и», а заканчивались глаголом-сказуемым.

1 
ПСРЛ. Т. 1. Стб. 26.
2 
Там же. Стб. 253.
3 
Кабашов С.Ю. Государственный аппарат России. Дружинно-княжеский период. М., 2017. С. 147.
4 
ПСРЛ. Т. 1. Стб. 152.
5 
Кабашов С.Ю. Организация работы с обращениями граждан в истории 
России. М., 2010. С. 19, 36.
6 
Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной 
России. М., 2008. С. 68.

Возьмем для примера фрагмент челобитной Ивана Пересветова 
(XVI в.): «Государю благоверному великому царю и великому князю 
Ивану Васильевичу всея Руси бьет челом холоп твой государев Ивашко 
Семенов сын Пересветова, чтобы еси, государь, пожаловал холопа 
своего, велел службишка посмотрити… и ты, государь, образцы 
службы моей смотрел, и Михаилу Юрьевичу меня, холопа своего, приказал и образец службы моей Михаилу же дал…»1.
Письменный язык, используемый дьяками и подьячими для 
составления документов в XV–XVII вв., уже более формализован, 
чем обычная разговорная речь. В нем применяются определенные 
стандартные шаблоны, которые стали устойчивыми канцеляризмами (сия дана в том, учинить расправу, отдать под суд, дать очную 
ставку, взять на поруки и др.).
Приказное делопроизводство допетровской России выработало 
единые подходы к составлению письменных документов и про цедуре их обработки. Унификация текстов княжеских грамот, царских 
указов приговоров Боярской думы, челобитий, начавшаяся еще 
в Древней Руси, продолжилась в последующие исторические эпохи.
В Петровскую эпоху реформ с 1708 г. вводится гражданский алфавит. Старая азбука стала употребляться только в церковно-служебных книгах. Размежевание церковной и светской письменности 
сыграло прогрессивную роль и прежде всего создало условия для 
развития всех письменных стилей, в том числе и канцелярско-делового. «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720 г. 
для организации коллежского делопроизводства, содержал уже завершенную систему норм документирования и документооборота. 
Формы документов, согласно «Генеральному регламенту», в обязательном порядке включали утвержденные требования к оформлению, сословно-этикетные правила обращения к адресату с указанием звания, титула, чина, единообразный порядок самонаименования автора и наименования учреждений2.
Официально-деловая письменность государственных учреждений начинает постепенно освобождаться от традиционных церковнославянских элементов, в лексику делового языка проникает 
значительное число иностранных терминов (апелляция, реляция, 
губерния, протокол и т.п.). В этот период активно формируются 
устойчивые, шаблонные, речевые средства — так называемые кан
1 
Челобитная Ивашки Пересветова // Чтения в Императорском обществе 
истории и древностей российских при Московском университете. Книга 
четвертая. Часть II. Материалы историко-литературные. М., 1902. С. 13.
2 
Вельбрехт В.Н. Общие основания русского делопроизводства с приложением основных его форм. СПб., 1854. С. 22–23.

целяризмы1. Большие по размерам предложения, включающие 
до 100 и более слов, наполняются новыми словами и своеобразными оборотами, документы приобретают характерную структуру, 
включая начала и концовки.

Служебная переписка в XIX в. в рамках министерского делопроизводства 
получила значительное распространение, превзойдя в объеме документооборота другие виды служебных документов. Вся документация, включая 
прошения, уже составлялась на служебных бланках с определенным набором реквизитов.

Манифест Александра I «Общего учреждения министерств» 
в 1811 г. закрепил унификацию текста служебных документов 
в качестве основной формы делопроизводства. Прочно укрепились такие черты канцелярского стиля, как структурная организация текста, обезличенный характер повествования, громоздкий 
синтаксис, преобладание именительного и родительного падежей, 
стандартизированные шаблоны. В результате реформы делопроизводства губернских учреждений в период царствования Николая I 
возникла необходимость внесения изменений в канцелярский 
стиль, что стало рассматриваться как задача государственной важности2.
Развитие делопроизводства во второй половине XIX — начале 
XX в. характеризуется тенденцией приближения официально-делового стиля письменности к другим стилям литературного языка, 
чему в немалой степени способствовала русская художественная 
литература.
В советское время усложнение экономики и управления отраслями народного хозяйства потребовало дальнейшей унификации форм и текстов документов. Так, в Постановлении Совета 
Обороны РСФСР от 8 декабря 1918 г. записано: «Чрезмерно разросшуюся ведомственную переписку и тормозящую работу канцелярскую волокиту в центре и на местах пресечь в корне. Распоряжения центральной власти исполнять быстро, без промедления, 
заменяя переписку переговорами по телефону, “деловые бумаги” 
телефонограммами»3. В документах государственных учреждений 

1 
Никитин О.В. Деловая письменность в истории русского языка (XI–
XVIII вв.). Лингвистические очерки: монография. 2-е изд., стер. М., 2011. 
С. 173.
2 
Колтунова М.В. Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет: учеб. 
пособие для вузов. М., 2002. С. 16.
3 
Декреты Советской власти. Т. 4. 10 ноября 1918 г. — 31 марта 1919 г. М., 
1968. С. 164–166.