Основы делопроизводства

ОСНОВЫ 
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

А.М. АСАЛИЕВ
И.И. МИРОНОВА
Е.А. КОСАРЕВА
Г.Г. ВУКОВИЧ

2-е издание, исправленное и дополненное

Рекомендовано 
Учебно-методическим объединением вузов России 
по образованию в области экономики 
и экономической теории, национальной экономики 
и экономики труда в качестве учебного пособия 
для студентов высших учебных заведений, обучающихся 
по направлению подготовки 38.03.01 «Экономика»
(квалификация (степень) «бакалавр»)

Москва
ИНФРА-М
2020

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

УДК 651(075.8)
ББК 65.050.2я73
 
А 90

Асалиев А.М.
А 90  
Основы делопроизводства : учебное пособие / А.М. Асалиев, 
И.И. Миронова, Е.А. Косарева, Г.Г. Вукович. — 2-е изд., испр. и доп. — 
Москва : ИНФРА-М, 2020. — 146 с. — (Высшее образование: Бакалавриат). — DOI 10.12737/24426.

ISBN 978-5-16-015831-0 (print)
ISBN 978-5-16-108215-7 (online)
В учебном пособии освещены проблемы составления и оформления документов, а также организации и технологии работы с документами на всех 
этапах — от их получения до передачи на архивное хранение, представлены классификация систем документации, нормативно-методическая база 
делопроизводства. Материал изложен с учетом внедрения в сферу управления компьютерных технологий. Основан на изучении практики делопроизводства государственных и коммерческих предприятий и фундаментальных работ в данной области.
Соответствует требованиям федеральных государственных образовательных стандартов высшего образования последнего поколения.
Для студентов экономических факультетов вузов, изучающих такие 
дисциплины, как «Делопроизводство и корреспонденция», «Информационные технологии управления», «Культура бизнеса» и др. Окажет помощь 
любому работнику управленческого аппарата, работа которого связана 
с документами.

УДК 651(075.8)
ББК 65.050.2я73

Р е ц е н з е н т ы:
Задорожная Л.И., доктор экономических наук, профессор (Майкопский государственный технологический университет);
Строителева Т.Г., доктор экономических наук, профессор (Алтайский государственный университет)

ISBN 978-5-16-015831-0 (print)
ISBN 978-5-16-108215-7 (online)

© Асалиев А.М., Миронова И.И., 
Косарева Е.А., Вукович Г.Г., 2014
© Асалиев А.М., Миронова И.И., 
Косарева Е.А., Вукович Г.Г., 2017, 
с изменениями

ВВЕДЕНИЕ

Базисом информационной среды предприятия, организации или 
учреждения служат документы. Информация, содержащаяся в них, 
будет обладать юридической силой и может быть применена в профессиональной деятельности лишь при выполнении обязательных 
делопроизводственных операций. Работа с документами требует решения широкого спектра вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив или уничтожением. Высокая 
организация работы позволит справиться с потоком документов, 
найти требуемый документ, оперативно навести по нему справки, 
а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность. 
Современное производство и бизнес диктуют жесткие требования 
в области документационного обеспечения управления (ДОУ). Сегодня все документопотоки в организации рассредоточиваются по 
структурным подразделениям для их обязательного исполнения, поэтому знания специфики ДОУ необходимы каждому. Молодой специалист кроме знаний и навыков составления документов должен 
иметь представление об особенностях взаимодействия и движения 
документов на предприятии. Руководителям, которые, как правило, 
не являются конкретными исполнителями оформления документов, 
необходимо не только знать структуру документа, но и четко представлять, посредством издания какого документа и каким способом 
можно разрешить конкретную административную ситуацию. 
Таким образом, сегодня все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса. Специалист должен уметь 
создавать документы в соответствии с нормами, государственными 
стандартами, законами РФ, методическими рекомендациям Росархива, различных министерств, ведомств и организаций. Важно также 
помнить, что создание и исполнение документа предполагает выполнение работником конкретного производственного задания, а содержащаяся в документе информация зачастую предопределяет развитие 
производственного или управленческого процесса. Оформленный 
должным образом документ не только обеспечивает оперативность 
работы, но и создает организации репутацию серьезного делового 
партнера. С внедрением в делопроизводство новых технологий актуализируются знания об организации делопроизводства без бумажных носителей. При этом необходимы современные технические 
средства, дополнительные знания о создании, использовании, хра

нении документов на машинных носителях. Приоритетными становятся выработка инновационных подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и соблюдение этических 
норм работы в информационном пространстве. Кроме того, необходимо трансформировать психологию отношения к документу и документообороту, четко детерминировать критерии ценности документа, 
сформулировать новые правила работы с документами и научиться 
следовать им. Приобрести программный продукт и объединить в общую сеть персональные компьютеры предприятия недостаточно, всем 
участникам делопроизводственного процесса следует усвоить единые 
правила, порядок и нормы, которые во многом предстоит еще создать 
и внедрить. 
Все эти вопросы рассмотрены в данном учебном пособии.
В процессе изучения дисциплины «Делопроизводство» формируются следующие компетенции обучающегося:
а) общекультурные:
 
• владение основными методами, способами и средствами 
получения, хранения, переработки информации, навыками 
работы с компьютером как средством управления информацией;
 
• способность работать с информацией в глобальных компьютерных сетях;
б) профессиональные:
 
• способность применять нормативные правовые акты, реализовывать нормы материального и процессуального права 
в профессиональной деятельности;
 
• владение навыками подготовки юридических документов;
 
• способность правильно и полно отражать результаты профессиональной деятельности в юридической и иной документации;
 
• способность преподавать правовые дисциплины на необходимом теоретическом и методическом уровне.
В результате освоения дисциплины студент должен:
знать:
 
• терминологию, основные понятия и определения, связанные с дисциплиной;
 
• унифицированные формы документов;
 
• классификацию документов в соответствии с их назначением;
уметь:
 
• использовать полученные знания при освоении учебного 
материала последующих дисциплин, а также в последующей 
профессиональной деятельности;

 
• классифицировать документы в соответствии с их назначением;
 
• применять компьютерные технологии при работе с документами;
иметь навыки:
 
• поиска необходимой информации в библиотечном фонде, 
справочной литературе или в сети Интернет;
 
• устной и письменной коммуникации в профессиональной 
сфере.
Сегодня рынок книжной продукции заполнен учебной и справочной литературой по делопроизводству, однако представленная в них 
информация не всегда актуальна и достоверна. Некоторые издания 
содержат сведения и примеры, противоречащие государственным 
стандартам РФ, инструкциям Росархива и нарушающие тем самым 
традиции отечественного делопроизводства. Подобная ситуация создает трудности для самостоятельного изучения дисциплины. Рациональные формы и методы создания обработки документов, оправдавшие себя на практике, могут быть доведены до уровня общей 
нормы лишь при условии, что все участники процесса будут строго 
соблюдать единые правила и нормы ДОУ. 
В контексте сказанного актуальной задачей становится изучение 
основных норм делопроизводства. Поскольку вузы готовят руководителей и исполнителей, остро встает вопрос о том, что специалист 
с высшим образованием должен получить глубокие знания и навыки 
в области документоведения независимо от специальности. 

Глава 1. 
СОВРЕМЕННОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ 
РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Ключевые слова: стандартизация, документационное обеспечение управления, 
документирование, официальные документы, юридическая сила документа, система документации, стандартизация, классификация документов.

1.1. 
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 
И ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ 

Нормативно-методическая база делопроизводства представляет 
собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, 
обработки, хранения и использования документов в деятельности 
учреждения, а также работу службы делопроизводства — ее структуру, функ ции, штаты, техническое обеспечение и др.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает:
 
• законодательные акты РФ в сфере информатизации и документации;
 
• указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
 
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, служб, агентств и др.);
 
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
 
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические материалы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
 
• государственные стандарты на документацию;
 
• унифицированные системы документации;
 
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
 
• Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
 
• требования к документам и службам документационного обеспечения;
 
• нормативные документы по организации управленческого труда 
и охране труда;
 
• нормативные документы по организации архивного хранения 
документов.

В Российской Федерации отсутствует единый орган, который несет полную юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Эта ответственность возложена 
на ряд органов государственной власти и управления в соответствии 
с их функциональными обязанностями.
Существенная роль в управлении документацией в различных 
ее аспектах принадлежит Федеральному архивному агентству (Росархиву), которое занимается сбором и хранением документов. Будучи центральным органом федеральной исполнительной власти, 
оно несет ответственность за рационализацию делопроизводства 
в стране.
Росархив разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства в целом и по конкретным направлениям 
работы с управленческой документацией в частности. Указания Государственной архивной службы по вопросам делопроизводства касаются всех организаций независимо от системы хозяйствования 
и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохранения.
Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) несет ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм, их информационных элементов, систем документации, а также за координацию проводимых 
работ по унификации форм документов, обращающихся в различных 
сферах деятельности.
Таким образом, Росархив и Росстандарт — основные ведомства, 
регулирующие документацию в общегосударственном масштабе. Они 
функционируют в тесном контакте при решении ключевых вопросов 
управления документацией и совершенствования делопроизводства. 
Документационное обеспечение — важнейший аспект деятельности любого предприятия, учреждения, организации. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических и юридических лиц.
Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских 
взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Основные из них:
 
• Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-I «О государственной тайне»;
 
• Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации 
в Российской Федерации»;
 
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, 
информационных технологиях и о защите информации»;
 
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле 
в Российской Федерации».

Федеральный закон «О стандартизации в Российской Федерации» 
устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, 
предприятий и предпринимателей, общественных объединений, 
и определяет меры государственной защиты интересов потребителей 
и государства посредством разработки и применения нормативных 
документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля 
и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, 
ответственность за нарушение положений Закона, а также порядок 
финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях 
и о защите информации» регулирует три группы отношений: 1) отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, 
передачу, производство и распространение информации; 2) отношения, возникающие при применении информационных технологий 
и средств их обеспечения; 3) отношения, возникающие при защите 
информации.
Информационные отношения возникают, изменяются и прекращаются в информационной сфере и регулируются информационноправовыми нормами. Они являются разновидностью правовых отношений и выражают все основные признаки правового отношения: 
первичность информационно-правовых норм; идеологический (мировоззренческий) характер; волевой характер; двусторонний или многосторонний характер; взаимосвязанный, корреспондирующий характер отношений сторон; наличие информационной правосубъектности сторон в информационных отношениях; регулирующую роль.
Субъекты информационного права — это физические лица; юридические лица всех форм собственности; органы государственной 
власти; должностные лица; общественные организации; другие субъекты, признаваемые субъектами права.
В информационных правоотношениях основными объектами являются разнообразные информационные ресурсы: печатные издания, 
газеты, журналы, книги, аудио- и аудиовизуальные материалы, рекламная продукция, компьютерные программы, базы и банки данных, 
информационные сети и системы, средства связи и т.п. 
Документированная информация — особая организационная 
форма выражения информации. Форма выражения информации 
или документирование информации определяется назначением, 
содержанием самого документа. Требования, установленные Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для 
федеральных органов исполнительной власти, определяются 

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. 
Термины и определения». Обладатель информации вправе: разрешать 
или ограничивать доступ к информации, определять порядок и условия такого доступа; использовать информацию, в том числе распространять ее, по своему усмотрению; передавать информацию 
другим лицам по договору или на ином установленном законом 
основании; защищать установленными законом способами свои 
права в случае незаконного получения информации или ее незаконного использования иными лицами; осуществлять иные действия с информацией или разрешать осуществление таких действий.
Обладатель информации при осуществлении своих прав обязан: 
соблюдать права и законные интересы иных лиц; принимать меры 
по защите информации; ограничивать доступ к информации, если 
такая обязанность установлена федеральными законами.
Развитие отдельных положений Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» нашло выражение в Указе Президента РФ от 20.01.1994 № 170 «Об основах государственной политики в сфере информатизации», постановлениях Правительства РФ от 01.12.1994 № 1319 «Об информационном 
обеспечении предпринимательства в Российской Федерации», 
от 12.01.1996 № 11 «Об улучшении информационного обеспечения 
населения Российской Федерации» и др.
Закон РФ «О государственной тайне» регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, 
их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» направлен на совершенствование организации архивного дела в стране, 
предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, 
продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; 
регулирует формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивает 
сохранность архивных документов, их всестороннее использование 
в интересах граждан, общества и государства; определяет понятия 
основных терминов архивного дела, устанавливает право собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему управления архивным делом в Российской Федерации, порядок 
хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; определяет ответственность за нарушение законодательства 
об Архивном деле в Российской Федерации и принципы международного сотрудничества в области архивного дела.
Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным 
органом исполнительной власти, осуществляющим функции по вы

работке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, 
а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению 
федеральным имуществом в этой сфере.
В соответствии с Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» руководство деятельностью 
Росархива осуществляет Президент РФ.
В пределах своих полномочий Росархив, в частности:
1) организует:
 
• хранение, комплектование, учет и использование документов 
Архивного фонда Российской Федерации, в том числе мониторинг 
состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;
 
• информационное обеспечение деятельности Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, государственных органов и органов местного самоуправления на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
 
• обеспечение в соответствии с требованиями законодательства 
Российской Федерации доступа граждан Российской Федерации, 
иностранных граждан и лиц без гражданства, государственных 
органов, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам, находящимся на хранении в подведомственных организациях, в том числе 
с использованием информационных поисковых систем;
 
• исполнение запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, организаций и общественных 
объединений на основе документов Архивного фонда Российской 
Федерации и других архивных документов;
 
• исполнение запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, связанных с реализацией их 
законных прав и свобод, оформление в установленном порядке 
архивных справок, направляемых в иностранные государства;
 
• подготовку подведомственными организациями документальных 
публикаций, историко-документальных выставок, научно-справочных изданий на основе документов Архивного фонда Российской Федерации;
 
• работу подведомственных организаций по рассекречиванию в установленном порядке носителей сведений, составляющих государственную тайну;
 
• выдачу в установленном порядке заключений о возможности временного вывоза за пределы Российской Федерации документов 
Архивного фонда Российской Федерации;