Основы делопроизводства

Москва

ИНФРА-М

2014

ОСНОВЫ 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

А.М. Асалиев, И.И. Миронова
Е.А. Косарева, Г.Г. Вукович

Рекомендовано 

Учебно-методическим объединением вузов России 

по образованию в области экономики 

и экономической теории, национальной экономики 

и экономики труда в качестве учебного пособия 

для студентов высших учебных заведений, обучающихся 

по направлению 38.03.01 (080100) «Экономика»,

квалификация (степень) — «бакалавр»

А 90

УДК 651(075.8)
ББК 65.050.я73

А 90

Подписано в печать 25.02.2014. 

Формат 60 ×88/16. 

Бумага офсетная. Гарнитура «Newton». Печать офсетная.

Усл. печ. л. 8,82. Уч.-изд. л. 9,72 

Тираж 2000 экз. Заказ №                

Цена свободная. 

TK 256700-12853-250214

ООО «Научно-издательский центр ИНФРА-М»

127282, Москва, ул. Полярная, д. 31В, стр. 1

Тел.: (495) 380-05-40, 380-05-43. Факс: (495) 363-92-12

E-mail: books@infra-m.ru        http://www.infra-m.ru

Основы делопроизводства: Учеб. пособие / А.М. Асалиев, 

И.И. Миронова, Е.А. Косарева, Г.Г. Вукович. — М.: ИНФРА-М, 
2014. — 144 с. — (Высшее образование: Бакалавриат). — DOI 10.12737/2928 
(www.doi.org)

ISBN 978-5-16-009465-6 (print)
ISBN 978-5-16-100596-5 (online)
В учебном пособии освещены проблемы составления и оформления доку
ментов, а также организации и технологии работы с документами на всех 
этапах — от их получения до передачи на архивное хранение, представлены 
классификация систем документации, нормативно-методическая база делопроизводства. Материал изложен с учетом внедрения в сферу управления компьютерных технологий. Издание основано на изучении практики делопроизводства 
государственных и коммерческих предприятий и фундаментальных работ в данной области.

Для студентов экономических факультетов вузов, изучающих такие дисцип
лины, как «Делопроизводство и корреспонденция», «Информационные технологии управления», «Культура бизнеса» и др. Учебное пособие окажет помощь 
и любому работнику управленческого аппарата, работа которого связана с документами.

УДК 651(075.8)
ББК 65.050.я73

Р е ц е н з е н т ы :
Л.И. Задорожная, д-р экон. наук, проф., Майкопский государственный технологический университет;
Т.Г. Строителева, д-р экон. наук, проф., Алтайская академия экономики и права

ФЗ 
№ 436-ФЗ
Издание не подлежит маркировке 
в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 11

ISBN 978-5-16-009465-6 (print)
ISBN 978-5-16-100596-5 (online) 
© Коллектив авторов, 2014

ВВЕДЕНИЕ

Базисом информационной среды предприятия, организации или 

учреждения служат документы. Информация, содержащаяся в них, 
будет обладать юридической силой и может быть применена в профессиональной деятельности лишь при выполнении обязательных 
делопроизводственных операций. Работа с документами требует решения широкого спектра вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив или уничтожением. Высокая 
организация работы позволит справиться с потоком документов, 
найти требуемый документ, оперативно навести по нему справки, 
а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность. 

Современное производство и бизнес диктуют жесткие требования 

в области документационного обеспечения управления (ДОУ). Сегодня все документопотоки в организации рассредоточиваются по 
структурным подразделениям для их обязательного исполнения, поэтому знания специфики ДОУ необходимы каждому. Молодой специалист, кроме знаний и навыков составления документов, должен 
иметь представление об особенностях взаимодействия и движения 
документов на предприятии. Руководителям, которые, как правило, 
не являются конкретными исполнителями оформления документов, 
необходимо не только знать структуру документа, но и четко представлять, посредством издания какого документа и каким способом 
можно разрешить конкретную административную ситуацию. 

Таким образом, сегодня все служащие являются участниками еди
ного делопроизводственного процесса. Специалист должен уметь 
создавать документы в соответствии с нормами, государственными 
стандартами, законами РФ, методическими рекомендациям Росархива, различных министерств, ведомств и организаций. Важно также 
помнить, что создание и исполнение документа предполагает выполнение работником конкретного производственного задания, а содержащаяся в документе информация зачастую предопределяет развитие 
производственного или управленческого процесса. Оформленный 
должным образом документ не только обеспечивает оперативность 
работы, но и создает организации репутацию серьезного делового 
партнера. С внедрением в делопроизводство новых технологий актуализируются знания об организации делопроизводства без бумажных носителей. При этом необходимы современные технические 
средства, дополнительные знания о создании, использовании, хра

нении документов на машинных носителях. Приоритетными становятся выработка инновационных подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и соблюдение этических 
норм работы в информационном пространстве. Кроме того, необходимо трансформировать психологию отношения к документу и документообороту, четко детерминировать критерии ценности документа, 
сформулировать новые правила работы с документами и научиться 
следовать им. Приобрести программный продукт и объединить в общую сеть персональные компьютеры предприятия недостаточно, всем 
участникам делопроизводственного процесса следует усвоить единые 
правила, порядок и нормы, которые во многом предстоит еще создать 
и внедрить. 

Все эти вопросы рассмотрены в данном учебном пособии.
В процессе изучения дисциплины «Делопроизводство» формиру
ются следующие компетенции обучающегося:

а) общекультурные:

• владение основными методами, способами и средствами 

получения, хранения, переработки информации, навыками 
работы с компьютером как средством управления информацией;

• способность работать с информацией в глобальных компью
терных сетях;

б) профессиональные:

• способность применять нормативные правовые акты, реа
лизовывать нормы материального и процессуального права 
в профессиональной деятельности;

• владение навыками подготовки юридических документов;
• способность правильно и полно отражать результаты про
фессиональной деятельности в юридической и иной документации;

• способность преподавать правовые дисциплины на необ
ходимом теоретическом и методическом уровне.

В результате освоения дисциплины студент должен:
а) знать:

• терминологию, основные понятия и определения, связан
ные с дисциплиной;

• унифицированные формы документов;
• классификацию документов в соответствии с их назначени
ем;

б) уметь:

• использовать полученные знания при освоении учебного 

материала последующих дисциплин, а также в последующей 
профессиональной деятельности;

• классифицировать документы в соответствии с их назна
чением;

• применять компьютерные технологии при работе с докумен
тами;

в) иметь навыки:

• поиска необходимой информации в библиотечном фонде, 

справочной литературе или в сети Интернет;

• устной и письменной коммуникации в профессиональной 

сфере.

Сегодня рынок книжной продукции заполнен учебной и справоч
ной литературой по делопроизводству, однако представленная в них 
информация не всегда актуальна и достоверна. Некоторые издания 
содержат сведения и примеры, противоречащие государственным 
стандартам РФ, инструкциям Росархива и нарушающие тем самым 
традиции отечественного делопроизводства. Подобная ситуация создает трудности для самостоятельного изучения учебных пособий. 
Рациональные формы и методы создания обработки документов, 
оправдавшие себя на практике, могут быть доведены до уровня общей 
нормы лишь при условии, что все участники процесса будут строго 
соблюдать единые правила и нормы ДОУ. 

В контексте сказанного актуальной задачей становится изучение 

основных норм делопроизводства. Поскольку вузы готовят руководителей и исполнителей, остро встает вопрос о том, что специалист 
с высшим образованием должен получить глубокие знания и навыки 
в области документоведения независимо от специальности. 

Глава 1. 
СОВРЕМЕННОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ 
РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Ключевые слова: стандартизация, документационное обеспечение управления, 

документирование, официальные документы, юридическая сила документа, система документации, стандартизация, классификация документов.

1.1. 
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 
И ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ 

Нормативно-методическая база делопроизводства представляет 

собой совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает:

• законодательные акты РФ в сфере информатизации и докумен
тации;

• указы и распоряжения Президента, постановления и распоряже
ния Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (ми
нистерств, ведомств, служб, агентств и др.);

• правовые акты органов представительной и исполнительной влас
ти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

• правовые акты нормативного и инструктивного характера, мето
дические материалы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и со
циальной информации;

• Государственную систему ДОУ (ГСДОУ);
• требования к документам и службам документационного обеспе
чения;

• нормативные документы по организации управленческого труда 

и охране труда;

• нормативные документы по организации архивного хранения 

документов.

В Российской Федерации отсутствует единый орган, который не
сет полную юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Эта ответственность возложена 
на ряд органов государственной власти и управления в соответствии 
с их функциональными обязанностями.

Существенная роль в управлении документацией в различных ее 

аспектах принадлежит Государственной архивной службе России 
(Росархиву), которая занимается сбором и хранением документов. 
Будучи центральным органом федеральной исполнительной власти, 
она несет ответственность за рационализацию делопроизводства 
в стране.

Росархив разрабатывает нормативы и рекомендации по органи
зации делопроизводства в целом и по конкретным направлениям 
работы с управленческой документацией в частности. Указания Государственной архивной службы по вопросам делопроизводства касаются всех организаций независимо от системы хозяйствования 
и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохранения.

Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации не
сет ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм, их информационных элементов, систем документации, а также за координацию проводимых работ по унификации форм 
документов, обращающихся в различных сферах деятельности.

Таким образом, Росархив и Комитет РФ по стандартизации — ос
новные ведомства, регулирующие документацию в общегосударственном масштабе. Они функционируют в тесном контакте при 
решении ключевых вопросов управления документацией и совершенствования делопроизводства. 

Документационное обеспечение — важнейший аспект деятель
ности любого предприятия, учреждения, организации. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических и юридических лиц.

Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) устанавливает виды и разновид
ности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских 
взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Основные из них — 
Закон РФ «О стандартизации»; Федеральный закон «Об информации, 
информатизации и защите информации»; Федеральный закон «Об 
участии в международном информационном обмене»; Закон РФ 
«О государственной тайне»; Закон РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах».

Закон РФ «О стандартизации» от 10 июня 1993 г. № 5154-1 (с изм. 

от 25 июля 2002 г.) устанавливает правовые основы стандартизации 
в Российской Федерации, обязательные для всех государственных 

органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных 
объединений, и определяет меры государственной защиты интересов 
потребителей и государства посредством разработки и применения 
нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает 
порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по 
стандартизации и их применение, осуществление государственного 
контроля и надзора за соблюдением требований государственных 
стандартов, ответственность за нарушение положений Закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые 
другие аспекты.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации 

и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-Ф3 (в ред. от 10 января 2003 г. № 15-ФЗ) информационные ресурсы являются объектами 
отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается 
правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности порядок документирования информации; 
право собственности на отдельные документы и отдельные массивы 
документов, категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Документирование информации (обязательное условие для вклю
чения ее в информационные ресурсы) производится в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за 
организацию делопроизводства, стандартизацию документов, их 
массивов, безопасность РФ. Информационные ресурсы могут быть 
государственной и негосударственной собственностью и находиться 
в собственности граждан, органов государственной власти, органов 
местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми пра
вами, предусмотренными законодательством РФ, в том числе имеет 
право назначать лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами или оперативное управление ими; устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним; определять 
условия распоряжения документами при их копировании и распространении.

Граждане, органы государственной власти, органы местного са
моуправления, организации и общественные объединения обязаны 
представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Развитие отдельных положений данного закона нашло выражение 

в Указе Президента «Об основах государственной политики в сфере 

информатизации» от 20 января 1994 г., постановлениях Правительства 
«Об информационном обеспечении предпринимательства в РФ» от 
1 декабря 1994 г., «Об улучшении информационного обеспечения 
населения РФ» от 12 января 1996 г. и др.

Федеральный закон «Об участии в международном информационном 

обмене» от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ ориентирован на формирование 
условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного 
пространства, на защиту интересов РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц в условиях международного информационного обмена.

Закон РФ «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485 

регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений 
к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.

Закон РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах», принятый Верховным 

Советом РФ 7 июля 1993 г., направлен на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулирует формирование, 
организацию хранения, учет, использование архивов и архивных 
фондов и управление ими, обеспечивает сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства; определяет понятия основных терминов архивного дела, характеризует состав Архивного фонда РФ в его государственной и негосударственной частях, устанавливает право 
собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему управления архивным делом в РФ, порядок хранения, 
комплектования, учета и использования архивных документов; определяет ответственность за нарушение законодательства об Архивном 
фонде РФ и архивах и принципы международного сотрудничества 
в области архивного дела.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства 

в Российской Федерации осуществляют архивные органы, поскольку 
наиболее ценные документы после использования их в оперативной 
работе передаются на хранение в государственные архивы. В Положении «О федеральной архивной службе России», утвержденном 
постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 
1998 г. № 1562, определены главные задачи Росархива: развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской 
Федерации делопроизводства, в том числе государственной системы 
делопроизводства и унифицированных систем документации; осуществление межотраслевого организационно-методического руко

водства и контроль за организацией документов в делопроизводстве 
федеральных органов государственной власти; проверка выполнения 
организациями независимо от их ведомственной подчиненности 
требований законодательства в области организации документов 
в делопроизводстве. Росархиву предоставлено право утверждать типовые перечни документов, подлежащих передаче на постоянное 
хранение, и типовые перечни с указанием сроков хранения документов; согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам 
организации документов в делопроизводстве; разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве. 

Общегосударственные нормативно-методические документы по 

организации делопроизводства должны быть в каждой организации. 

Государственная система документационного обеспечения управления. В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ — системы положений, детерминирующих основные правила работы с документами 
в организациях. Система состоит из нормативной и методической 
частей. В нормативной части определяются ключевые задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок 
подготовки и оформления документов; этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, 
информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов для передачи в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация 
хранения документов. Новую систему отличает единый комплекс 
автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения 
и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах (зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ) включает 
общий порядок подготовки и оформления документов и особенности 
подготовки отдельных видов документов. В ней подробно описаны 
процедура регистрации документов, построение поисковых систем 
для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление 
дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на 
архивное хранение. В приложении к Инструкции представлены формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению,