Основы делопроизводства

А. Е. РыбАков

ОСНОВЫ  
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Утверждено Министерством образования Республики Беларусь 
в качестве учебника для учащихся учреждений образования, 
реализующих образовательные программы 
профессионально-технического образования по специальности 
«Документоведение, информационное  
и организационное обслуживание»

3-е издание, исправленное

Минск
РИПО
2016

УДК  005.92(075.32)
ББК  65.050.2я722

Р93

А в т о р: 
директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт  
документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук,  
доцент А. Е. Рыбаков.

Рецен з ен т : 
цикловая комиссия специальности «Документоведение и документационное 
обеспечение управления» УО «Минский государственный колледж  
электроники» (Г. Д. Пешкова).

Все права на данное издание защищены. Воспроизведение всей книги или 
любой ее части не может быть осуществлено без разрешения издательства.

Рыбаков, А. Е.

Р93 
Основы делопроизводства : учеб. / А. Е. Рыбаков. – 3-е изд., 
испр. – Минск : РИПО, 2016. – 319 с. 

ISBN 978-985-503-606-8.

Учебник содержит материал по изучению правил подготовки и 
оформления служебных документов, организации их оперативного 
хранения и использования. Первое издание вышло в 2007 г. Новое издание переработано в соответствии с изменениями в законодательстве 
Республики Беларусь по вопросам информации, документации и делопроизводства.  В  нем учтены новейшие теоретические исследования и 
методические разработки по документоведению и архивному делу.
Предназначен для учащихся учреждений профессионально-техничес кого образования, изучающих дисциплины документоведческого 
цикла. Может быть использован в практической деятельности работниками служб документационного обеспечения управления, кадровых 
служб, другими специалистами, занятыми составлением и оформлением документов, а также в учреждениях среднего специального образования.
УДК 005.92(075.32)
ББК 65.050.2я722

ISBN 978-985-503-606-8                   © Рыбаков А. Е., 2010
© Оформление. Республиканский институт
профессионального образования, 2016

ВВЕДЕНИЕ

В любой организации, независимо от ее функций, специфики деятельности, организационно-правовой формы и ведомственной подчиненности, создается большое количество 
документов. Основное назначение документа – зафиксировать 
и передать информацию, необходимую для осуществления 
управленческих функций. Однако документирование управленческой деятельности – это лишь одна из задач, стоящих 
перед организациями в области работы с документами. Ежедневно им приходится решать комплекс вопросов, связанных 
с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, 
передачей в архив либо уничтожением и др. Вся эта совокупность работы с документами, начиная с момента их создания 
(получения) до передачи на хранение в архив или уничтожения, определяется понятием делопроизводство.
Делопроизводство – это самостоятельный участок управленческой деятельности организации наряду с такими, как 
финансирование, работа с кадрами, материально-техническое 
обеспечение и др. Без правильной постановки делопроизводства невозможно справиться с потоком документированной 
информации, быстро найти необходимый документ и навести 
по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.
Термин делопроизводство появился на территории Беларуси в конце XVIII – начале XIX в. одновременно с введением 
русского языка в учреждениях государственного управления 
и внедрением российских принципов работы с документами. Корни этого термина уходят в XVI–XVII вв. В центральных органах управления Российского государства – приказах – «производством дел» на зывался процесс рассмотрения  

Основы делопроизводства

и решения тех или иных вопросов. Поскольку «производство 
дел» фиксировалось письменно, сформированные вместе документы учреждений по отдельным вопросам получили название дел, а работу по их оформлению и совокупность самих 
дел учреждения до передачи в архив стали называть делопроизводством.
В белорусском языке понятию делопроизводство соответствует термин справаводства. Происходит он от слова «справа» – так в XV–XVIII вв. в Великом княже стве Литовском 
(ВКЛ), основу которого составляли белорусские земли, назывался процесс рассмотрения какого-либо вопроса и документальная фиксация принятого решения. Однако специального 
термина, обозначавшего всю совокупность работы с документами и синонимичного рус скому термину «делопроизводство», 
в то время не возникло. Связано это было с особенностями 
государ ственного устройства ВКЛ, которые повлияли на процессы составления документов и правила работы с ними. В 
ВКЛ не сложились какие-либо специальные учре ждения центрального управления, и длительное время большинство дел 
решалось великим князем и панами, которые, приняв решение, давали указание писарю или секретарю, находившемуся 
при них, составить соответ ствующий документ. «Справой», 
«справлением» документа решение вопроса обыкновенно и 
ограничивалось. Поэтому в XV–XVIII вв. на территории Беларуси не возникло такого понятия, как дело, в значении совокупности документов, собравшихся в про цессе рассмотрения 
того или иного вопроса. 
Термин справаводства вошел в белорусский язык в 20-е гг. 
ХХ в., когда в связи с образованием БССР и проведением политики белорусизации в государственные учреждения был 
возвращен национальный язык и началась активная разработка современной белорусской делопроизводственной терминологии.
Начиная с 70-х гг. ХХ в. для обозначения комплекса работ с 
документами в организациях используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ), связанный с созданием 
автоматизированных систем управ ления документами. Пред

Введение

полагалось, что он заменит термин делопроизводство, который 
считался устаревшим, не соответствующим реалиям времени. 
Однако в настоящее время оба термина употребляются как синонимы, хотя термин ДОУ чаще используется в случаях, когда 
речь идет о современных компьютерных технологиях работы 
с документами, с целью выделения именно информационнотехнологической составляющей этой работы.
В последнее время для обозначения деятельности по документированию и организации работы с документами все 
более широкое распространение получает термин управление 
документами. Под управлением документами понимается совокупность действий по созданию, получению, включению в 
систему, использованию, хранению и уничтожению документов в организации, а также контроль за этими действиями. 
Отличительной особенностью управления документами является создание нормативной среды, регламентирующей соответствующие вопросы, а само управление документами является 
частью управления (менеджмента) организацией в целом.
На текущем этапе в законодательстве Беларуси термины 
делопроизводство, ДОУ, управление документами рассматриваются как синонимы. Это позволяет уравнять традиционно употребляемое понятие законодательство в сфере делопроизводства 
с понятием законодательство по управлению документами. Это, 
в свою очередь, позволяет рассматривать законодательство в 
сфере архивного дела и делопроизводства как составную часть 
нормативной среды по управлению документами.

Глава 1  
ДЕлОПРОИЗвОДСТвО в СОвРЕМЕННЫХ УСлОвИЯХ

1.1. ОРГаНИЗацИЯ УПРавлЕНИЯ в УчРЕжДЕНИИ, ОРГаНИЗацИИ, 
На ПРЕДПРИЯТИИ И ЕГО ДОкУМЕНТацИОННОЕ ОбЕСПЕчЕНИЕ

Управление – это совокупность действий, выбранных на 
основании определенной информации и направленных на 
поддержание или оптимизацию функционирования объекта в 
соответствии с имеющейся программой или целью функционирования.
Управление представляет собой целенаправленное воздействие управляющей части, в качестве которой выступает аппарат управления, на управляемую путем выдачи командной 
информации, решений. Иными словами, суть управления заключается в принятии решений на основе получения и переработки информации и передаче их управляемым объектам. 
Задачи управления осуществляет аппарат управления. В 
широком смысле он представляет собой систему органов государственного управления, совокупность учреждений и организаций, обеспечивающих управление какой-либо сферой 
или областью деятельности. В узком значении под аппаратом 
управления понимается совокупность работников (руководителей, специалистов, технических исполнителей) какого-либо 
учреждения или организации, осуществляющих управленческую деятельность.
В настоящее время управленческие решения принимаются 
преимущественно в виде документов, полученных на основе 
переработки информации, поступающей как от управляемой 
части, так и от других, смежных систем управления (преимущественно также в виде документов).

Глава 1. Делопроизводство в современных условиях

Механизм управления может быть представлен схематически.

УПРАВЛЯЮЩАЯ ЧАСТЬ

УПРАВЛЯЕМАЯ ЧАСТЬ

ИНФОРМАЦИЯ
ИНФОРМАЦИЯ

Рис. 1. Схема механизма управления

Информационные процессы, в которых документированная информация (документация) играет решающую роль в 
сравнении с бездокументными связями (как в количественном, 
так и в качественном, в том числе правовом, отношении), служат приводными ремнями между управляющей и управляемой 
частями механизма управления (рис. 1).
Исторически сложились две формы управления организациями разных уровней: единоличная и  коллегиальная. 
Единоличная форма управления. Решающее значение в принятии управленческих решений принадлежит руководителю 
организации. Принцип единоначалия применяется в управлении большинством организаций (например, промышленными предприятиями, учреждениями образования, научноисследовательскими организациями и др.). 
Коллегиальная форма управления. Управленческие решения принимаются совместно всеми уполномоченными членами соответствующего руководящего органа. Этот принцип 
управления характерен для ряда государственных органов (например, Совета Министров, областных, районных, городских 
исполнительных комитетов), а также кооперативных организаций (например, колхозов).
Практика показала, что наиболее оптимальным является 
сочетание этих двух форм управления. Например, если управление организацией осуществляется по прин ципу единоначалия, то при руководителе, как правило, действуют различные  

Основы делопроизводства

совещательные органы, способствующие выработке оптимальных управленче ских решений (коллегии в министерствах, дирекции на промышленных предприятиях, ученые советы в 
научно-исследовательских организациях). Если в управлении 
организацией доминирует принцип коллегиальности, то решение оперативных управленческих задач, как правило, возлагается на руководителя коллегиального органа (председателя исполнительного комитета, колхоза), который уполномочен 
принимать самостоятельные управленче ские решения в рамках своей компетенции.
Сочетание принципов единоначалия и коллегиально сти в 
управлении характерно также для акционерных обществ, когда 
определяющие решения относительно стратегии развития организации принимаются на собрании акционеров, заседании 
совета директоров, а оперативное управление осуществляется 
единолично специально уполномоченным руководителем (директором, генеральным директором).
Форма управления оказывает определяющее влияние на 
состав документов, применяемых в управленческой дея тельности организации, формы документирования и ве дение делопроизводства в целом. Например, в учреждениях с единоличной формой управления издаются такие виды распорядительных документов, как приказы и  указания. Управленческая 
деятельность коллегиальных органов находит отражение в постановлениях и  решениях.
Совершенствование управления представляет собой решение комплекса различных задач, в число которых входит 
создание эффективного ДОУ. Непрерывное усло жнение производства, расширение его масштабов вызывают рост объема 
информации, необходимой для успе шного управления. На 
практике подавляющая часть информации фиксируется в документах. Данные исследований, проводимых на промышленных предприятиях, показывают, что нередко на документирование уходит более одной трети всего рабочего времени 
управленческих работников в структурных подразделениях 
(отделах, цехах и т. п.). 
Особое значение в настоящее время приобретает качество 
документа как носителя управленческой информации. На пер

Глава 1. Делопроизводство в современных условиях

вый план выдвигается требование повышения информативности и принципиального единства, унификации документов 
как по форме, так и по содержанию. Результатом неупорядоченности процессов документообразования зачастую является 
низкое качество документа, что снижает его действенность в 
осуществлении управленческих процессов. 

1.2. СлУжба ДОкУМЕНТацИОННОГО ОбЕСПЕчЕНИЯ  
УПРавлЕНИЯ, ЕЕ фУНкцИИ И СТРУкТУРа

Служба ДОУ играет важную роль в совершенствовании 
процессов управления. Она осуществляет следующие основные функции: внедрение государственных нормативов и 
разработок по совершенствованию документирования; разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной 
специфики; контроль за соблюдением нормативных правовых 
актов по делопроизводству; экс педиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и 
учетно-справочную работу; контроль исполнения документов; 
формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для 
использования; оформление, издание и рассылку документов; изготовление, копирование и размножение документов; 
организационное и методическое руководство и контроль за 
работой с документами в структурных подразделениях организации.
Работа службы ДОУ регламентируется положением, которое определяет статус этой службы, отражает ее место в системе управления, раскрывает ее внутреннюю организацию. 
На основе положения определяется штатная численность работников службы, организуется ее повседневная деятельность, 
устанавливается степень ответственности работников за выполнение поставленных перед ними задач и возложенных на 
них функций. Положение позволяет полно и обоснованно 
оценивать результаты работы службы ДОУ. 
Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную 
загрузку сотрудников, распределение работ по сложности  

Основы делопроизводства

выполнения и квалификации исполнителей. Должностные 
инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и 
утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.
Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинен ного непосред ственно руководителю организации. 
В зависимости от объема документооборота и структуры 
организации служба ДОУ может иметь следующие названия: 
управление делами, канцелярия, общий отдел и др. 
Управления делами могут включать в себя следующие 
подразделения: канцелярию (бюро правительст венной переписки, экспедицию, машинописное бюро, ко пировальномножительное бюро), инспекцию при ру ководителе, секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты 
заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершен ствования работы с документами, 
отдел писем (жалоб) и центральный архив.
В канцелярию могут входить: подразделения по учету и регистрации документов, контролю и совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, 
экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировальномножи тель ное бюро, архив.
В состав общего отдела могут включаться: канцелярия, 
группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), 
копировально-множительная служба, бюро машинописи и 
стенографии, архив.
В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции 
выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

1.3. ДОкУМЕНТ как МаТЕРИальНЫй НОСИТЕль  
ИНфОРМацИИ

В различных источниках (нормативных правовых актах, 
стандартах, толковых словарях) можно найти более ста разных определений термина документ. Какое из них правильное