Делопроизводство в кадровой службе

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
В КАДРОВОЙ
СЛУЖБЕ

Библиотека журнала
 «Трудовое право Российской Федерации»

Москва
ИНФРА-М
2004

6-е издание

Библиотека журнала
«Трудовое право Российской Федерации»

Учредитель – Издательский Дом «ИНФРА-М»

Свидетельство о регистрации
средства массовой информации № 015422

Главный редактор – Прудников В.М.
Выпуск 3(100), 2004 г.

Оригинал-макет подготовлен
в Издательском Доме «ИНФРА-М»

ЛР № 070824 от 21.01.93.

Сдано в набор 14.01.2004.
Подписано в печать 16.01.2004. Формат 84×108/32.
Бумага типографская №2. Гарнитура «NewtonC».
Печать офсетная. Усл. печ. л. 11,76. Уч.-изд. л. 15,62.
Тираж 4000 экз. Цена договорная. Заказ №       .

Издательский Дом «ИНФРА-М»
127214, Москва, Дмитровское ш., 107.
Тел.: (095) 485-71-77. Факс: (095) 485-53-18.
 E-mail: books@infra-m.ru
http://www.infra-m.ru

УДК 651.4/8
ББК 65.050.2
Д29

Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А.В. Верховцев.
– 6-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 224 с. – (Библиотека журнала «Трудовое право Российской Федерации». Вып. 3(100)).

ISBN 5-16-001829-8

В пособии рассмотрены основы организации делопроизводства в кадровой службе, состав кадровой документации, виды работ и нормативы численности сотрудников,
порядок заполнения типовых форм, оценка деятельности
кадров.  В шестом издании полностью переработан раздел
по ведению трудовых книжек с учетом последних изменений.
Рекомендуется работникам кадровых служб.

ББК 65.050.2

ISBN 5-16-001829-8
© Составление. Верховцев А.В., 1998,
2000, 2001, 2002, 2004

Д29

Оглавление

Введение .............................................................................. 5

1. Организация работы кадровой службы ............................. 6

1.1. Положение об отделе кадров ............................................ 6
1.2. Должностные инструкции сотрудников
отдела кадров ............................................................................ 8
1.3. Нормативы численности сотрудников
отдела кадров .......................................................................... 10
1.3.1. Организация труда ................................................. 10
1.3.2. Нормативы времени на отдельные
операции........................................................................... 12

2. Состав кадровой документации........................................37

3. Правила оформления управленческих документов ...........45

3.1. Состав реквизитов документов....................................... 45
3.2. Требования к оформлению реквизитов
документов .............................................................................. 46
3.3. Требования к бланкам документов и
оформлению документов ....................................................... 56
3.4. Требования к изготовлению, учету,
использованию и хранению бланков
с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации, гербов субъектов
Российской Федерации .......................................................... 59

4. Примеры документов, регламентирующих
управление персоналом ........................................................62

4.1. Правила внутреннего распорядка .................................. 62
4.2. Штатное расписание ....................................................... 63
4.3. Должностные инструкции .............................................. 64
4.4. Трудовой договор ............................................................. 66

5. Движение кадров .............................................................72

5.1. Порядок оформления документов при приеме
на работу .................................................................................. 72

5.2. Порядок учета кадров ...................................................... 75
5.3. Порядок оформления документов при переводе .......... 77
5.4. Расторжение трудового договора ................................... 79
5.5. Порядок подготовки проектов приказов
по личному составу................................................................. 85

6. Оценка деятельности рабочих кадров ..............................89

7. Ведение трудовой книжки ................................................92

7.1. Общие положения ........................................................... 92
7.2. Правила заполнения трудовой книжки ......................... 92
7.3. Вкладыш в трудовую книжку........................................ 102
7.4. Выдача трудовой книжки при увольнении.................. 102
7.5. Дубликат трудовой книжки .......................................... 103
7.6. Расчеты за трудовые книжки и их хранение ............... 104
7.7. Учет трудовых книжек ................................................... 105

8. Формирование и хранение документов
кадровой службы ............................................................... 106

9. Хранение дел ................................................................. 115

Приложения ...................................................................... 118

Список литературы............................................................ 223

Введение

Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное
либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменились структура и численный состав самой кадровой
службы.
Можно выделить три основные организационные формы
осуществления кадровой работы на любом предприятии:
самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю предприятия или его заместителю;
выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником предприятия;
выполнение функций кадровой службы сотрудником, основные обязанности которого не совпадают с возложенными
задачами по кадровой работе.

1. Организация работы
кадровой службы

Классическая форма организации кадровой службы на
предприятии – создание отдела кадров. Его численный состав и
структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей.
Организация любого подразделения предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.

1.1. Положение об отделе кадров

Положение об отделе кадров должно состоять из следующих разделов:
общие положения;
задачи;
структура;
функции;
взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;
права;
ответственность.
В разделе “Общие положения” закрепляется подчиненность
отдела конкретному должностному лицу руководства предприятия.
Раздел “Задачи” должен содержать четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из
которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.
В разделе “Структура” следует указать порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.
В разделе “Функции” рассматриваются функциональные
обязанности в области кадровой работы, в частности:
разработка планов комплектования кадров в соответствии
с программой развития предприятия;
оформление приема, перевода и увольнения работников в
соответствии с трудовым законодательством;
учет личного состава предприятия;

хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
контроль за исполнением руководителями подразделений
приказов и распоряжений по работе с личным составом;
изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия
с целью их рационального использования;
создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
работа по созданию резерва на выдвижение;
подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;
подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
подготовка материалов для представления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;
принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
осуществление контроля и инструктажа работников отдела кадров;
организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
Раздел “Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия” должен содержать перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из
отдела кадров в другие подразделения.
От производственных подразделений отдел кадров получает
заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.
Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия,
увольнении рабочих и служащих, изменении правил внутреннего
трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.
От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание,
расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате
для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.
В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель
учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении
и увольнении материально ответственных лиц, листы временной
нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении,
увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы по личному составу.
В разделе “Права” следует отразить основные полномочия,
которыми наделен отдел кадров, в частности:
право требовать от всех подразделений предприятия представления необходимых для полноценной работы отдела кадров
материалов;
право принимать работников предприятия по вопросам
приема, перемещения и увольнения;
право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;
право требовать от других подразделений обязательного
выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением
об отделе кадров.
В разделе “Ответственность” следует подчеркивать полную
ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела,
которая устанавливается должностными инструкциями [23].

1.2. Должностные инструкции сотрудников
отдела кадров

Любая должностная инструкция работника предприятия
имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.
Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:
руководство работой отдела;
обеспечение выполнения работ;
разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций и т.п.;
обеспечение рационального использования материальных,
финансовых и технических средств;
проведение работ по защите информации, составляющей
государственную, коммерческую и служебную тайну;
обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;
создание условий для роста и повышения квалификации
персонала;
контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;
внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной
и трудовой дисциплины;

обеспечение составления установленной отчетности.
Начальник отдела кадров должен знать:
постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов,
касающиеся деятельности отдела;
нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;
основы экономики, организации труда и управления;
законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
В бюджетных организациях существуют определенные требования к квалификации по разрядам оплаты. Общим требованием является наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет.
Присвоение 8-го разряда возможно при выполнении должностных обязанностей начальника отдела кадров организации,
отнесенной к III группе по оплате труда руководителей;
9–10-го разряда – при выполнении должностных обязанностей начальника отдела кадров организации, отнесенной ко
II группе по оплате труда руководителей;
11–12-го разряда – при выполнении должностных обязанностей начальника отдела кадров организации, отнесенной к
I группе по оплате труда руководителей.
Для коммерческих организаций такие требования могут
служить ориентиром при установлении размера заработной
платы.
В полноценном отделе кадров средней по масштабам организации в штатном расписании следует предусмотреть следующие должности:
начальник отдела кадров;
инспектор по кадрам;
психолог;
специалист по кадрам;
дежурный бюро пропусков;
табельщик.
Перечень их должностных обязанностей, требования к знаниям и квалификации по разрядам оплаты труда приведены в
Приложении 1 [14].
Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.

1.3. Нормативы численности сотрудников
отдела кадров

Для установления необходимого количества сотрудников
отдела кадров рекомендуется использовать Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров, которые
предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий.
Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы
рабочих и служащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава,
составление справок, разработка планов и расчет численности,
табельный учет, работа в бюро пропусков и пр.
Работы по комплектованию и учету кадров выполняет инспектор по кадрам, по табельному учету – табельщик, в бюро
пропусков – дежурный бюро пропусков.
При разработке норм в них учтено время, затрачиваемое на
получение заданий, консультации, согласования и другие работы, связанные с выполнением задания.
Нормативная численность работников (Ч), необходимых
для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров,
определяется по формуле:

  
Ч = Т(1) × К(1)
Ф(п)
,

где
Т(1) – суммарная трудоемкость нормируемых работ,  рассчитанная по данным нормам за год (квартал), ч;
К(1) – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных нормативами
(К(1) принимается равным до 1,25);
Ф(п)– полезный фонд рабочего времени одного работника
за год (квартал), ч.
Пример расчета численности работников, занятых комплектованием и учетом кадров, приводится в Приложении 2.
Нормами времени не учитывается выполнение работ, не
входящих в должностные обязанности исполнителей (канцелярские, машинописные работы).

1.3.1. Организация труда

Деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями,
разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационны