Управленческая документация в отрасли бытового обслуживания населения

МИНИСТЕРСТВО БЫТОВОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ 

НАСЕЛЕНИЯ 
РСФСР 
МОСКОВСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ 
ИНСТИТУТ 

О. Я. ГОЙХМАН 

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ 
В ОТРАСЛИ 
БЫТОВОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ 
НАСЕЛЕНИЯ 

Учебное пособие по дисциплине 
^Делопроизводство и корреспонденция» 

Москва 1987 

Рецензенты: 

Т. В. Гордиенко, к. ф. н., доцент, зав. кафедрой 
«Иностранные языки» Московского технологического института; 

П. В. Веселое, к. ф. н.; 

В. И. Перехода, начальник информационного отдела Гипротеатра Министерства культуры СССР. 

ГОИХМАН О. Я. 

Управленческая 
документация 
в отрасли 
бытового обслуживания населения: 
Учебное пособие. М.: МТИ, 1987. 

Рассмотрен- порядок составления 
основных 
видов управленческих документов, приведен материал , по языку и стилю, по разработке и редактированию текстов, содержащих 
отраслевую 
тематику. 
, 
4 

Предназначено для студентов вузов бытового 
обслуживания, изучающих курс «Делопроизводство и корреспонденция». 

© Московский технологические институт, 1987 год. 

ОГЛАВЛЕНИЕ 

,Введение 
. 
. Ч 
• • 
.
.
•
•
.
.
. 
4 

Глава I 

ДОКУМЕНТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ 
ПРЕДПРИЯТИИ 
И ОРГАНИЗАЦИИ БЫТОВОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ 
НАСЕЛЕНИЯ 

Необходимость унификации документации 
. . . . 
6 
Унифицированные системы документации 
. 
. . . 
12 

Глава II 

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ 
ПО БЫТОВОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ 
НАСЕЛЕНИЯ 

Основные положения системы 
. • •• 
17 

Методика обследования документооборота 
. 
. 
. 
. 1 9 

Состав УСД БОН 
Ч 
. 4 
. . . 
. 2 5 

Формуляр-образец системы 
. 
.
.
.
.
.
.
.
. 
27 

Глава III 

СОСТАВЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 
Основные реквизиты документа . 
. 38 

Текст документа. Язык и стиль 
. • 
. 49 

Глава IV 

ИЗУЧЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 
Приказ 
. 
. 
56 

Протокол 
. 
, 
. 
. 59 

Акт 
62 

Справочно-информационная документация 
. 
. 6 3 

- ПРИЛОЖЕНИЕ 1 . 
. 
70 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 
71 

ПРИЛОЖЕНИЕ 3 
. 75 

ЛИТЕРАТУРА 
. 
. 
78 

3 

ВВЕДЕНИЕ 

В Основных направлениях экономического и социального развития СССР ма Шб-'-ШО №Д«[ и на «период до 2000 
года подчеркнута необходимость совершенствования управления. Это потребует повышения экономичности, оперативности, эффективности управленческого труда, что в немалой 
степени зависит от умения 
работать 
с документной 
информацией. 

Объем информации, необходимой 
для принятия 
оптимальных управленческих рёшёййй, возрастает из года в год 
во всех отраслях народного хозяйства, в том числе и в бытовом обслуживании населений. Вместе с тем существенное 
Сокращение аппарата управления, которое произойдет после 
перехода предприятий и организаций бытового 
обслуживания на полный хозрасчет и самофинансирование, не решит 
всех вопросов по упорядочению 
документопотоков. 
Более 
того, в связи с действующей в стране системой обязательной 
статистической, финансовой и иной отчетности, а также других форм документирования, через которые 
проводятся 
в 
Жизнь управленческие решения, 
нагрузка 
по выполнениюделопроизводственных операций 
работниками 
управления 
может возрасти. 

В свете этого актуальной становится задача повышения 
йроизводительности труда в управлении за счет механизации 
и автоматизации делопроизводственных процессов, 
внедрения в практику современных методов и форм работы с документами. Поэтому важным моментом в деле перестройки 
. управления отраслью является 
обучение 
управленческого 
персонала навыкам ведения делопроизводства. 

Предъявляя особые требования к управленческим кадрам, В. И. Ленин писал, что они «должны выдержать испы
4 

тание на знание основ теории по вопросу о нашем госаппарате, на знание основ науки управления, делопроизводства 
и т. д...» (Ленин В. И. Полн. собр. соч., т. 45, с. 394). 

Надо сказать, что современный вуз дает в целом студенту 
теоретические з'нания в области управления, однако необходимость обучения основам делопроизводства явно недооценивается, хотя в общем объеме управленческого труда делопроизводственные операции составляют 
25—40% и более. 
•Количество же создаваемых документов 
давно 
превысило 
60 млрд. листов в. год. 

В Московском технологическом институте накоплен опыт 
преподавания дисциплины «Делопроизводство и корреспонденция», которая знакомит студентов с теорией и практикой 
документирования и основами организации работы с документами в процессе осуществления управленческих функций. 

Глава 1. ДОКУМЕНТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ 
ПРЕДПРИЯТИИ И ОРГАНИЗАЦИЙ 
БЫТОВОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ НАСЕЛЕНИЯ 

Необходимость унификации документации 

В отрасли бытового обслуживания населения на разных 
уровнях управления обращается большое количество бухгалтерских, плановых и других документов. В управлениях и 
На предприятиях минбытов союзных 
республик 
ежегодно 
создается множество специфических и не всегда оправданных документов. Разобщенность документальных систем, невозможность обработки этих групп документов средствами 
АСУ сдерживают внедрение технического прогресса в отрасли. 

Так, количество документов, используемых в районных, 
городских производственных управлениях, специализированных объединениях, комбинатах, фабриках, технико-экономических бюро, домах моделей, 
учебных 
комбинатах, ПТУ, 
колеблется от 100 до 300 наименований, из которых удельный вес плановых документов составляет около 15%; отчетных — 55—60%, учетных — 20%. Среди отчетной документации около 70% составляет документация, 
утвержденная 
центральными органами управления 
(ЦСУ СССР); около 
3% — документация, утвержденная вышестоящими организациями (минбыты союзных республик); 
неутвержденная 
документация в общем объеме составляет около 27—30%, в 
состав ее в основном входит справочный материал для различных отделов предприятия, 
объединения, 
управления и 
т. п. Среди учетной документация, утвержденная центральными органами, составляет около 25%, вышестоящими организациями — около 18—20%, неутвержденная — около 60%. 
В основном неутвержденная учетная документация представ
6 

Необходимость унификации 
документации 

ляет собой справочный материал, используемый для составления различными отделами предприятия, управления, объединения отчетной документации. 

Анализ показал, что основная часть неутвержденных форм 
изготовляется на пишущих машинах. Это приводит к нестабильности формы документа, так как заполняющий 
такие 
документы персонал стремится, как правило, 
субъективно 
учитывать многие встречающиеся специфические особенности производственных процессов. Кроме того, при ручном заполнении нередко обозначения отдельных реквизитов в документах проставляются по-разному и, в частности, указывается различное количество значащих 
цифр до и после 
.запятой, вводится различное сокращение полных 
наименований реквизитов, а запись их выполняется с различной степенью разборчивости, в некоторых случаях для одних и тех 
же предметов используются различные единицы измерения, 
а в ряде случаев вообще не проставляется единица измерения. В АСУ такие явления недопустимы. 

Все изложенное привело 
к необходимости 
проведения 
работ по унификации документации, обращающейся в отрасли бытового обслуживание населения. 

Информационное обеспечение отрасли бытового обслуживания населения представляет собой комплекс взаимосвязанных систем документации; которые отражают специфику выполнения управленческих функций. С точки зрения технолологии, процесс управления представляет прежде всего получение, хранение и переработку разнообразной информации. 
Основной же формой 
информационного 
обеспечения 
при 
этом является документ. 

Разделение труда, специализация производства, усложне-. 
ние задач управления объективно определили необходимостьспециализации отдельных систем документации. Каждая из. 
них, отражая общие закономерности образования, 
общесистемные требования к документам, к составу и формированию реквизитов и показателей, обеспечивает также взаимосвязь между отдельными системами документации. 

В нашей стране создан целый ряд систем документации, 
построенных как по функциональному, так и по отраслевому 
принципу, 
но во всех случаях 
отвечающих 
требованиям 
внедрения автоматизированных систем управления 
(АСУ). 
Дальнейшее развитие систем документации тесно связано с 

7 

/ 

Документная информация предприятий и 
организаций 

бытового обслуживания 
населения 

современными задачами унификация и стандартизации, совершенствованием классификации самих систем и докумен-" 
тов внутри них, определением оптимального состава видов 
и разновидностей документов в системах, разработкой единой системы расположения реквизитов и показателей, (формуляра-образца), машиноориентацяей форм документов и др. 

В основу классификации систем заложен 
принцип распределения их по функциям управления. 
Функциональные 
системы документации имеют массовый характер, свойственный всем учреждениям, организациям и предприятиям страны. Классификация 
систем 
документации, 
унификация и 
стандартизация форм документов* проводятся в последние годы в Дамках Общегосударственной автоматизированной системы свода и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГЛС). 
В связи 
с этим для документной совместимости автоматизированных 
систем управления различного уровня при их объединении 
в ОГЛС признано целесообразным 
перейти 
от локального 
проектирования унифицированных форм документов к созданию унифицированных систем документации (УСД), построенных на единых методических принципах и требованиях. 
Это вызвано тем? обстоятельством, что- внедрение ОГАС не 
дает ожидаемого экономического эффекта без создания полноценной информационно-документальной базы АСУ. 

Научно-методическое руководство и координацию работ 
по созданию УСД дйя АСУ всех уровней осуществляет Госстандарт. Разработку же конкретных стандартов и необходимых методических материалов, входящих в УСД по определенному виду деятельности, а также создание их на основе 
унифицированных форм документов, которые обеспечивают 
функционирование АСУ всех уровней, осуществляют главные 
(ведущие) министерства, ведомства. 

ОсиовополагающйМи стандартами, которые регламентируют принципы разработки УСД, являются ГОСТ 6.10.1—80 
«УСД. Основные положения» 
и 
ГОСТ 6.10.2—83 «УСД. 
Термины и определения». 

ГОСТ 6.10.1—80 устанавливает общие требования к УСД, 
ориентируя йх на использование в АСУ; уровни унифицированных форм документации; основные требования к составу 
данных, включая определение состава реквизитов и показа