Документационное обеспечение управления

НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ 

АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ 

ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Учебное пособие 

Новосибирск 2014

УДК 35.077(075)
ББК  65.291.212.8,я73

Д 638

Кафедра менеджмента

Составитель канд. экон. наук, доц. С.Г. Чернова

Рецензент канд. экон. наук О.В. Ожогова

Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / Но
восиб. гос. аграр. ун-т, Экон. фак.; сост. С.Г. Чернова. – Новосибирск: 
ИЦ «Золотой колос», 2014. – 106 с.

В учебном пособие изложен материал, помогающий студентам ос
воить теоретические и практические навыки создания и оформления 
важнейших документов. 

Предназначено для студентов очной формы обучения по специ
альности  080114 – Экономика и бухгалтерский учет (в сельском хозяйстве) СПО.

Утверждено и рекомендовано к изданию методическим советом 

экономического факультета (протокол № 2  от  14 февраля 2014 г.). 

©  Новосибирский государственный 

аграрный университет, 2014

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ..............................................................................5

ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО 
      ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ .....................................6

ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ ....8

РЕКВИЗИТЫ ПО ГОСУДАРСТВЕННОМУ ОТРАСЛЕ      ВОМУ СТАНДАРТУ (ГОСТ Р.6.30-2003) .....................11

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ 
      И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ .............................12

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ 
      ДОКУМЕНТОВ ................................................................16

КЛАССИФИКАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕН      ТАЦИИ ..............................................................................30

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ ..............................32

Устав .................................................................................32
Протокол ...........................................................................33
Инструкция ......................................................................37
Коллективный договор ....................................................40

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ .............................53

Приказ ...............................................................................54
Указание ...........................................................................56
Распоряжение ...................................................................56
Постановление .................................................................58
Решение ............................................................................59

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ...60

Докладная записка ...........................................................60
Объяснительная записка .................................................61
Служебная записка ..........................................................61

Акт ....................................................................................62
Справка .............................................................................66
Деловая переписка...........................................................66

ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ........................71

Приказ о приеме работника на работу ..........................72
Заявление ..........................................................................73
Характеристика ................................................................73
Автобиография ................................................................74
Трудовой договор  ...........................................................75
Трудовая книжка ..............................................................83
Вкладыш в трудовую книжку .........................................85
Личное дело .....................................................................86
Личная карточка ..............................................................86
Обходной лист .................................................................91

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ................91

Порядок первичной обработки документов .................91
Правила регистрации и индексирования документов .....93

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ .........................95
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ .......................................................97
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ ..........................................99
ПОДГОТОВКА К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ ..........................100

Экспертиза ценности документов ................................100
Оформление дел ............................................................103
Оформление обложки дел .............................................103
Составление описей ......................................................104

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК .................................105

ВВЕДЕНИЕ

В любых организациях всю работу, связанную с доку
ментами и информацией, выполняют делопроизводственные службы управления, в обязанности которых входит: 
регистрация, оформление, составление, сортировка, сбор, 
отправление, контроль, учет, тиражирование и хранение 
всех видов документов. Любая проверка в любой организации начинается и кончается проверкой документации. От 
наличия и правильности оформления документов судят о 
работе сотрудников, служб и в целом об организации.

Все это называется делопроизводством, а документа
ционное обеспечение управления – это один из его компонентов. Документационное обеспечение управления – это 
деятельность, осуществляемая посредством фиксации информации на различных носителях в соответствии с установленными порядками и правилами.  Делопроизводство – это 
отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами 
(ГОСТ 51141-98). Слово «делопроизводство» появилось несколько веков назад и означало «дело производить» (делать 
дело), т. е. решать вопрос, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение. Уже в XVI в. употребляется слово «дело» как собрание документов, относящихся к 
какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово 
«дело» зафиксировано в документах в 1594 г.

Делопроизводство регламентировано законодательны
ми и нормативно-методическими актами.

Сегодня обязательность документирования информации 

определена Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации». В нем указано: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. 

Документирование информации осуществляется в порядке, 
устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ».

В январе 2002 г. вышли Федеральный закон №1-ФЗ 

от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи» и 
постановление Правительства РФ № 65 от 28.01.2002 
«О федеральной целевой программе “Электронная Россия 
(2002–2010 гг.)”», предусматривающие «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйственными субъектами, органами государственной власти и органами местного 
самоуправления».

Основные федеральные законы для ведения делопро
изводства: ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ Об архивном деле 
в Российской Федерации, ФЗ от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ 
«О персональных данных».

ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА 
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО 

ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Вся документационная деятельность в любой органи
зации или фирме ведется  согласно законам, постановлениям Президента или Правительства Российской Федерации, а также нормативно-правовым документам и ГОСТам, 
(рис. 1).

Регламентация документирования ведется в нескольких 

направлениях:

– законодательное регулирование;   
– стандартизация;
– нормативно-методические документы общегосудар
ственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Рос
сийской Федерации. Они могут содержать отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению 
служебных документов или могут быть целиком посвящены
данным вопросам.

Законы Российской 
Федерации 

Указы Президента  
и постановления
Правительства РФ 

Нормативно-правовые 
акты  федеральных 
органов исполнительной 
власти 

Нормативная 
документация, 
согласно которой 
оформляются 
документы 

Нормативная 
документация 
по организации 
делопроизводства 

Нормативная 
документация  
по организации 
архивного 
хранения 

 
Нормативнометодические 
документы 

Рис. 1. Законодательная база делопроизводства

Процесс делопроизводства определяется нормативно-ме
тодической базой на основе:

– законов;
– нормативных правовых актов;
– методических документов.
Нормативно-методическая база делопроизводства вклю
чает в себя:

– законодательные акты Российской Федерации в сфере 

информации и документации;

– указы и распоряжения Президента РФ, постановле
ния и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие 
вопросы документационного обеспечения на федеральном 
уровне;

– правовые акты федеральных органов исполнительной 

власти субъектов Российской Федерации (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и 
ведомственного характера;

– правовые акты нормативного и инструктивного харак
тера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

– государственные стандарты на документацию; 
– унифицированные системы документации;
– общероссийские классификаторы технико-экономиче
ской и социальной информации.

ГОСУДАРСТВЕННЫЕ 

СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

Документирование управленческой деятельности ох
ватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) 
и оформлению по установленным правилам информации, 
необходимой для осуществления управленческих действий.

Состав управленческих документов определяется компе
тенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил 
документирования управленческих действий на всех уровнях 
управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением 
(ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

ГСДОУ – это научно упорядоченный комплекс правил, 

нормативов и рекомендаций, определяющих и регламентирующих делопроизводственные процессы в учреждениях, 
организациях и предприятиях.

Основные положения ГСДОУ распространяются на 

организационно-распорядительную документацию, а на 

остальную (плановую, статистическую, бухгалтерскую, кадровую и т.д.) –  в части, касающейся общих принципов работы с документами и подготовки их к сдаче в архив.

Унифицированные системы документации (УСД) – это 

комплекс взаимоувязных документов, созданных по единым 
правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью 
средств вычислительной техники, так и при традиционных 
методах обработки информации. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны 
соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям 
(уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

Унификация документов  заключается в установлении 

единообразия состава и форм управленческих документов, 
фиксирующих осуществление однотипных управленческих 
функций.

Стандартизация документов – это форма юридическо
го закрепления проведения унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: 
государственные (ГОСТ), отраслевые  (ОСТ), республиканские (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокраще
ния количества применяемых документов, типизации их 
форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным 
функциям управления, более эффективного использования 
вычислительной техники.

Работа по унификации включает:
– разработку унифицированной системы документове
дения (УСД), которая осуществляется министерствами и ве

домствами, ответственными за соответствующие системы 
документации;

– внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД 

в рамках республиканских и отраслевых УСД;

– ведение УСД и Отраслевого классификатора технико
экономической информации (ОКТЭИ) с целью поддержания 
достоверности информации и ее дальнейшего развития;

– разработку комплекса отраслевых унифицирован
ных форм документов, отражающих специфику отрасли 
и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

– разработку  отраслевых  классификаторов  технико-эко
номической  информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унифи
кацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная 
организация по координации внедрения и ведения УСД и 
ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу 
проводит головная организация по внедрению и ведению 
УСД и ОКТЭИ в отрасли. 

Составив текст документа, его надо правильно офор
мить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определен ГОСТ Р 6.30-2003. 

По определению специалистов (документоведов),  до
кумент представляет собой результат отображения фактов, 
событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документированная информация (документ) – зафик
сированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа — обязательный элемент оформ
ления официального документа. Документ, зафиксировав 
(отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее со