Делопроизводство: документационное обеспечение управления

делопроизводство:
документационное
обеспечение  управления

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Второе издание

Ю.а. панасенко 

Москва 
РИОР 
2009

УДК  651.51.8(075.8) 
ББК  65.050я73 
 
П16 

ISBN 978-5369-00141-7

УДК 651.51.8(075.8)
ББК 65.050я73

©  Панасенко Ю.А., 2005, 2007, 2009

Панасенко Ю.А.
Делопроизводство: документационное обеспечение управления: 
Учеб. пособие. – 2-е изд. — М.: РИОР,  2009. — 113 с.

ISBN 978-5369-00141-7
В краткой и доступной форме рассмотрены все основные вопросы, предусмотренные государственным образовательным стандартом и учебной программой по дисциплине «Делопроизводство: 
документационное обеспечение управления».
Пособие позволит быстро получить основные знания по предмету, 
а также качественно подготовиться к зачету и экзамену.
Рекомендуется всем изучающим дисциплину «Делопроизводство: 
документационное обеспечение управления» в средних и высших 
учебных заведениях.

П16

Оригиналмакет подготовлен в Издательском Доме РИОР.

Подписано в печать 20.06.2008.
Формат 70х100/32. Бумага типографская. Гарнитура «Newton».  
Печать офсетная. Усл. печ. л. 4,5. Уч.изд. л. 4,9.  
Доп. тираж 3000 экз. Заказ  
Цена свободная.

Издательский Дом РИОР
127282, Москва, ул. Полярная, д. 31в.
Email: info@rior.ru
www.rior.ru

Тема 1.
Общая харакТерисТика 
дОкуменТациОннОгО Обеспечения 
управления

1. 
ИсторИя развИтИя научных представленИй  
о документацИонном обеспеченИИ управленИя

Термин «делопроизводство» первоначально появляется 
в устной речи (предположительно в XVII в.) и относится к 
процессу решения (производства) дела — «дело производить» (решать вопрос). При решении любого вопроса появлялись документы, которые закрепляли достигнутую 
договоренность, принятое решение (ибо устное слово 
кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято). Уже в XVI в. слово «дело» употребляется в значении «собрание документов, относящихся  
к какому-либо делу, вопросу». Впервые это зафиксировано 
в документах в 1584 г.
В России к началу XVII в. первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались 
органы государственной власти. Документы имели форму 
свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже  
сотни метров. При Петре I было введено коллежское  
делопроизводство, более прогрессивное по сравнению  
с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, 
существовала должность секретаря, появилась журнальная форма регистрации документов. В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность  
в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось  
исполнительное делопроизводство. Появились бланки 
служебных документов, началось внедрение механизации 
конторского труда.
В годы советской власти процесс делопроизводства 
был адаптирован к централизованному управлению  

народным хозяйством. Был установлен единый порядок 
документирования, внедрены стандартные требования  
к форме и структуре документов, установлен типовой  
состав их информационных элементов. Была предпринята 
попытка внедрения Единой государственной системы  
делопроизводства (ЕГСД). Чтобы иметь возможность применять средства вычислительной техники, в ряде отраслей 
были освоены унифицированные системы документации, 
пригодные и для традиционных методов обработки документов.

2. 
современное состоянИе документацИонного 
обеспеченИя управленИя

Современное делопроизводство определяется стандартом как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь 
процесс с момента появления документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. 
Параллельно с термином «делопроизводство» используется термин «документационное обеспечение управления». Это связано с внедрением компьютерных систем 
управления, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для унификации терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе, относящихся к делопроизводству, аналогично 
стало использоваться понятие «документационное обеспечение управления», которое, по существу, является  
синонимом понятия «делопроизводство». Например, в названиях таких нормативных документов, как «Государственная Система документационного обеспечения  
управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству 
в федеральных органах исполнительной власти».
Информационно-документационное обеспечение управления — более широкий термин, подразумевает помимо 
традиционной работы с документами информационное 
обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных. 
Поэтому информационно-документационное обеспечение 

управления любой фирмы, учреждения, организации, 
предприятия рассматривается как важнейшая обслуживающая функция управления. От ее рациональной организации зависят быстрота принятия решения, доведение его 
до исполнителя, своевременный контроль за исполнением 
и в конечном счете получение экономического эффекта 
от деятельности фирмы, организации, предприятия.

3. 
понятИе И значенИе документа  
в управленческой деятельностИ

Документ возник прежде всего как способ фиксирования информации для придания ей юридической силы 
(от латинского documentum — доказательство, свидетельство). Документ — результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности  
и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- 
и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном 
материале (бумаге, фотопленке и т.п.). Чтобы документ 
имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. 
Это подчеркнуто и в определении термина «документ»  
в Федеральном законе «Об информации, информатизации 
и защите информации»: «документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем 
документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее 
материальный носитель».
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации 
любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая 
взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, выступает 
как доказательство их исполнения и источник для обобщений, а также как материал для справочно-поисковой 
работы. В управленческой деятельности документ — это 

еще предмет и результат труда, так как принятое решение 
записывается, закрепляется в документе.
Все формы управленческой деятельности выражаются 
в соответствующих документах: планирование — в под- 
готовке различных планов, учет — в виде составления  
и обработки статистической, бухгалтерской и оперативнотехнической документации; руководство — в издании  
распорядительных документов; инструктирование — в выпуске инструкций, методических указаний; контроль —  
в сборе сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, 
документация, будучи тесно связана со всеми формами 
управленческой деятельности, используется аппаратом 
управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование 
во многих случаях является обязательным, предписывается 
законом и актами государственного управления.

4. 
сИстема документацИИ, основные направленИя 
совершенствованИя документацИИ

Система документации — совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере  
человеческой деятельности. Унифицированная система 
документации (УСД) — рационально организованный 
комплекс взаимосвязанных документов, созданный по 
единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности. 
Основное направление совершенствования документации — унификация и стандартизация. Суть унификации 
сводится к сокращению неоправданного многообразия 
документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, 
учету и хранению.
Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются «образец, 
эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как 
нормативно-технический документ устанавливает комплекс 

норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом». Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). Ответственность за 
нормативное закрепление конкретных унифицированных 
форм, их информационных элементов и систем документации возложена на Федеральное агентство по техническому 
регулированию и метрологии (Ростехрегулирование). 
Результатом работы по унификации документов могут 
быть:
• общероссийские унифицированные формы;
• отраслевые унифицированные формы;
• унифицированные формы документов предприятия.

5. 
состав управленческИх документов

Основные группы документов:
• организационные документы предприятия (устав,  
учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, 
правила внутреннего трудового распорядка);
• распорядительные документы предприятия (приказы 
по основной деятельности, распоряжения, решения);
• документы по личному составу предприятия (приказы 
по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, 
личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, 
трудовые книжки);
• финансово-бухгалтерские документы предприятия 
(главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, 
счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, 
кассовые книги и др.);
• информационно-справочные документы предприятия 
(акты, письма, факсы, справки, телефонограммы,  
докладные записки, протоколы и др.).
• нормативные документы государственных органов — 
документы, регулирующие различные вопросы деятельности предприятия (налоги, охрана окружающей 
среды и т.п.), которые поступают от государственных и 
муниципальных организаций. 

В самостоятельную группу также можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Все перечисленное выше относится к организационнораспорядительным документам (ОРД). Исключение — 
финансово-бухгалтерские документы со специфическими 
особенностями составления и обработки, что регламентируется специальными инструкциями.
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится 
по формуляру-образцу. Отличаются только заголовочные 
части внутренних и внешних документов предприятия. Во 
внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации. На внутренних документах они не указываются.

6. 
общегосударственные норматИвные  
И методИческИе документы

Общегосударственные нормативно-методические  
документы по организации делопроизводства должны 
быть в каждой организации.
К ним относятся:
Нормативные и методические акты по делопроизводству:
• Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды 
и формы документов, используемых в гражданских 
правоотношениях, основные виды и формы договоров;
• Федеральный закон «Об информации, информатизации 
и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ, 
который установил основные понятия (например,  
информация, документированная информация, информационные технологии, ресурсы, системы, конфиденциальная и персональная информация и др.);
• Государственная система документационного обес- 
печения управления. Основные положения. Общие 
требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991;
• Общероссийский классификатор управленческой  
документации (ОКУД). Является составной частью 

Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, относится к унифицированным системам документации 
и формам документов, разрешенных к применению  
в народном хозяйстве. Объектами классификации по 
ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, 
межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) — 
разработчиками унифицированных систем документации (УСД). В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, 
входящих в унифицированные системы документации;
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. — М., 2001. Инструкция предназначена не только для федеральных 
органов исполнительной власти, она может быть  
полезна для службы делопроизводства организации 
любой формы собственности;
• ГОСТ Р 6.30–2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные 
документы: постановления, распоряжения, приказы, 
решения, протоколы, акты, письма и др. документы, 
включенные в ОКУД (класс 0200000);
• Основные правила работы архивов организации. — М., 
2002;
• Перечень документов с указанием сроков хранения 
(типовой или ведомственный);
• Типовое положение о ведении делопроизводства по 
предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях 
и организациях. В этом акте описаны принципиальные 
положения по организации работы с этой категорией 
документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, 
сроки хранения дел, ведение аналитической справки 
по обращениям. Методика, изложенная в Положении, 

может быть использована для организации работы  
с любыми документами частных лиц.
Кроме того, обработка определенной категории документов регламентируется специальными актами, такими, как:
• Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ  
«О бухгалтерском учете»;
• Положение по ведению бухгалтерского учета и бух- 
галтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом 
Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34;
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек.
Нормативы времени на работу с документами:
• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на 
работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства 
труда РФ от 25 ноября 1994 г. № 72. — М., 1995;
• Нормы времени на работы по автоматизированной  
архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 10 сентября 1993 г. 
№ 152. — М., 1993;
• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов 
исполнительной власти, утвержденные постановлением 
Министерства труда РФ от 26 марта 2002 г. № 23;
• Единые нормы времени (выработки) на машинописные 
работы, утвержденные постановлением Госкомтруда 
СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г.  
№ 189/11-64. — М., 1988;
• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на 
работы по комплектованию и учету кадров. — М., 1991.

Тема 2.
пОрядОк сОсТавления дОкуменТОв

7. 
требованИя к тексту

Приступая к составлению документа, руководствуются 
следующими правилами.