Документационное обеспечение управленческой деятельности

Министерство образования и науки Российской Федерации
НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ





                Л.Н. ЮДИНА




ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Утверждено Редакционно-издательским советом университета в качестве учебного пособия






НОВОСИБИРСК

2011

ББК 60.844я73 Ю 163



Рецензенты:
Сидоровнина И.А., канд. экон. наук, доцент; Яцко В.А., канд. техн. наук, доцент






       Юдина Л.Н.
Ю 163 Документационное обеспечение управленческой деятельности: учеб. пособие / Л.Н. Юдина. - Новосибирск: Изд-во НГТУ, 2011.-54 с.
         ISBN978-5-7782-1740-9
         В учебном пособии обобщены и систематизированы вопросы теории и практики современного документоведения и делопроизводства. Рассмотрены современная нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами. Дана характеристика особенностей подготовки, оформления и ведения внутренних и внешних документов, раскрыты способы и методы документационного обеспечения управления и делопроизводства. Представлена информация, необходимая для подготовки служебных документов и ведения переписки. В конце пособия представлены образцы заполнения бланков.
         Пособие адресовано студентам специальности 080502.








ISBN 978-5-7782-1740-9

ББК 60.844я73

                       © Юдина Л.Н.,2011
                      © Новосибирский государственный технический университет, 2011

Оглавление


Введение...................................................
Тема 1. Информация.........................................
    1.1. Понятие информации................................
    1.2. Классификация управленческой информации...........
Тема 2. Документы..........................................
    2.1. Документ и понятие делопроизводства...............
    2.2. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ)...................................
    2.3. Унификация и стандартизация документов............
    2.4. Классификация документов..........................
Тема 3. Организационно-распорядительные документы..........
    3.1. Организационные документы.........................
    3.2. Распорядительные документы........................
Тема 4. Делопроизводство по личному составу................
    4.1. Заявление.........................................
    4.2. Приказы по личному составу........................
    4.3. Трудовая книжка...................................
    4.4. Личные карточки...................................
    4.5. Личное дело.......................................
Тема 5. Информационно-справочные документы.................
    5.1. Протоколы.........................................
    5.2. Акты..............................................
    5.3. Докладная записка.................................
    5.4. Объяснительная записка............................
    5.5. Справки...........................................
    5.6. Письмо............................................
    5.7. Т елеграммы.......................................
    5.8. Телефонограмма....................................
    5.9. Телефакс (факс)...................................
    5.10. Расписка.........................................
Библиографический список...................................
Приложения.................................................

4
5
5
6
8
8

10
11
16
17
17
20
23
24
24
25
26
27
30
30
32
34
35
35
37
40
40
41
42
43

44

            ВВЕДЕНИЕ


   В любой сфере общественной деятельности, и в первую очередь производственной, особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается. Среди действующих унифицированных систем документооборота особое место для реализации общей для всех органов управления функции - организации системы и процессов управления, касающейся непосредственно организации самого управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, принадлежит системе организационно-распорядительной документации.

            Тема 1. ИНФОРМАЦИЯ


        1.1. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ

   Для нормального функционирования и развития предприятия необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией о рыночной ситуации в целом, включая сведения о потребителях, сырье, конъюнктуре рынка, конкурентах, новых технологиях и т. д.
   В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» понятие «информации» определено как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».
   Важная роль информации в управлении объясняется тем, что управленческий процесс, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для принятия управленческого решения.
   Беспрерывное создание и использование информации во всех сферах жизни общества приводит к большому многообразию информационных массивов, имеющих существенные видовые различия. Можно выделить, например: управленческую, научно-техническую, медицинскую, дипломатическую, военную, гидрометеорологическую информацию и другие виды.
   К информации в системе управления предъявляются следующие требования:
   —    достоверность - информация должна быть без ошибок и объективно отражать процессы производства и управления;
   —    своевременность, оперативность - информация должна поступать в сроки, обеспечивающие своевременное принятие управленческих решений;
   -    достаточность, полнота - она должна иметь достаточный для принятия решения объем;


5

   —     краткость - информация должна предоставляться в сжатой форме, которая позволяет принимать решения быстро и легко;
   -     экономичность - затраты на сбор, обработку, передачу и хранение информации должны быть минимальными.

        1.2.        КЛАССИФИКАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

   Классифицировать информацию, используемую для управления, можно по самым разнообразным признакам. Наиболее часто применяются следующие принципы классификации.
   1.     По различным аспектам управления (характеру возникающих задач): организационно-экономическую, собственно управленческую, технико-технологическую, социально-психологическую.
   2.   По характеру восприятия человеком:
   •     визуальную (зрительную), передаваемую видимыми образами и символами;
   •    аудиальную, передаваемую звуками;
   •    тактильную, передаваемую ощущениями;
   •    органолептическую, передаваемую запахами и вкусами;
   •     машинную, выдаваемую и воспринимаемую средствами вычислительной техники;
   •    комбинированные формы, например аудиовизуальную.
   3.   По форме представления:
   •     знаковую информацию, которая выражается в цифровой, буквенной и кодированной форме;
   •     аналоговую, или непрерывную форму представления информации - это величина, характеризующая процесс, не имеющий перерывов или промежутков (температура тела человека, скорость автомобиля на определенном участке пути и т. и.);
   •    образную.
   4.   По источникам возникновения: внешняя; внутренняя.
   5.   По времени использования:
   •     постоянную информацию, которая является относительно стабильной (например, нормы, нормативы, стандарты, численность и состав работающих);
   •     переменную информацию, связанную с возникновением новых обстоятельств, новых возможностей и ограничением. Пример переменной информации - объем выручки, число клиентов.

6