Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ 
В СОЦИАЛЬНО-КУЛЬТУРНОМ СЕРВИСЕ И ТУРИЗМЕ

И.А. ГУЩИНА
Н.А. ЗАЙЦЕВА 
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ 
ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ 
В СОЦИАЛЬНО-КУЛЬТУРНОМ 
СЕРВИСЕ И ТУРИЗМЕ
Учебное пособие
Рекомендовано УМО учебных заведений 
Российской Федерации по образованию 
в области сервиса и туризма 
Минобрнауки России в качестве учебного 
пособия для студентов высших учебных 
заведений, обучающихся по направлениям
подготовки «Сервис» и «Туризм» 
МОСКВА  АЛЬФА-М  ИНФРА-М  2015

УДК 35.077:338.48(075.8)
ББК 65.052:65.050.2я73
          Г98
Рецензенты:
В.В. Довгалевский (Российский государственный университет  туризма и сервиса),
О.И. Елизарова (Московский государственный университет печати)
Г98
Гущина, И.А. 
Документационное обеспечение управления в социальнокультурном сервисе и туризме : учебное пособие / И.А. Гущина, Н.А. Зайцева. – М. : Альфа-М : ИНФРА-М, 2015. – 240 с. – 
(Высшее образование: бакалавриат).
ISBN 978-5-98281-152-3 (Альфа-М)
ISBN 978-5-16-003439-3 (ИНФРА-М, print)
ISBN 978-5-16-103051-6 (ИНФРА-М, online)
Рассматриваются вопросы подготовки, оформления и ведения всех видов 
внутренних документов, кадровой документации, внешней деловой переписки. 
Основное внимание уделяется организационно-распорядительным документам 
на предприятиях социально-культурного сервиса и туризма. Приводятся образцы документов, используемых в управленческой деятельности, контрольные вопросы, задания и тесты. Пособие разработано с учетом  поправок к Трудовому 
кодексу и других изменений.
Для студентов вузов, обучающихся по направлениям подготовки «Сервис» 
и «Туризм», а также  практических работников индустрии туризма и гостеприимства.
УДК 35.077:338.48(075.8)
ББК 65.052:65.050.2я73 
© Гущина И.А., Зайцева Н.А., 2014
© «Альфа-М» : «ИНФРА-М», 2014
ISBN 978-5-98281-152-3 (Альфа-М)
ISBN 978-5-16-003439-3 (ИНФРА-М, print)
ISBN 978-5-16-103051-6 (ИНФРА-М, online)

ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время функционируют организа#
ции разных форм собственности – государственные, совмест#
ные, кооперативные, частные, акционерные и проч., которые
занимаются промышленным и сельскохозяйственным произ#
водством, торговлей, образованием, посредническими услуга#
ми и т.д. Возникающие в процессе их деятельности проблемы и
вопросы могут решаться в ходе телефонных переговоров, на
деловых встречах, совещаниях, т.е. путем личных контактов и в
результате делового общения. Кроме того, они могут решаться
письменным путем, т.е. посредством документов.
При этом возникает множество документов, так как без до#
кументов не обходится ни одна организация, ни одно ее под#
разделение. Документы формируют юрист, бухгалтер, эконо#
мист, инженер, менеджер и другие специалисты и отражают
специфику их работы. Поэтому обычно их называют специаль#
ными документами (финансовые, первичные учетные, расчет#
но#денежные, отчетно#статистические и т.п.).
Еще одна большая группа документов возникает независи#
мо от специфики деятельности организации. С их помощью
оформляется распорядительная и исполнительная деятель#
ность аппарата предприятия, т.е. решаются вопросы управ#
ления предприятием. Это организационно#распорядительные
документы.
Итак, управление организацией неизбежно требует соз#
дания многих видов управленческих документов, без которых
невозможно решать задачи планирования, финансирования,
кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативно#
го управления, кадрового обеспечения деятельности организа#
ции и т.п.
Именно документы служат основным доказательством того
или иного факта при решении хозяйственных споров с партне#
рами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении
трудовых конфликтов с работниками организации.

Введение
Многие виды управленческих документов организация обя#
зана предъявлять при проверках государственной налоговой
службой, при комплексных документальных ревизиях, прово#
димых аудиторами.
Документы организации, отражающие производственно#
хозяйственную деятельность, представляют определенную ис#
торическую ценность; они относятся к памятникам культурно#
го наследия нашего времени, являются частью Архивного фон#
да России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое
значение имеют документы по личному составу, отражающие
трудовую деятельность работника.
Более половины рабочего времени управленческий персо#
нал затрачивает на занятия с документами, причем в делопро#
изводстве сложно механизировать труд и здесь преобладают
ручные операции. Во многих странах предпринимаются по#
пытки переложить делопроизводство на «плечи» машин, одна#
ко они, как правило, ограничиваются технологией прохожде#
ния и контроля документов, что, разумеется, очень важно, но
вникнуть в суть документа, использовать его в своей работе по#
могают только интеллект и высокий уровень профессиональ#
ной подготовки.
Руководитель организации несет персональную ответст#
венность за документальный фонд организации и должен быть
знаком с Основами законодательства России об Архивном
фонде РФ и архивах. Так, правительство Москвы в июне 1993 г.
приняло постановление «Об утверждении программы и основ#
ных направлений совершенствования архивного дела», а в ок#
тябре 1993 г. Мэром Москвы было издано распоряжение «Об ут#
верждении штрафных санкций, налагаемых объединением
“Мосгорархив”, за нарушение действующего законодательст#
ва по архивному делу».
Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен за утрату
(гибель или незаконное уничтожение) документов постоянно#
го и долговременного хранения (в том числе при ликвидации и
реорганизации учреждений и предприятий); до 35 минималь#
ных окладов – за несвоевременную передачу документов в го#
сударственный архив; до 28 минимальных окладов – за несо#
блюдение сроков упорядочения документов и т.д.

Введение
7
Таким образом, знание вопросов документационного обес#
печения управления поможет предпринимателю работать без
внешних (с государственными органами и партнерами) и внут#
ренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внима#
ние на решении задач производственно#хозяйственной дея#
тельности, конкурентной борьбы, получения максимальной
прибыли, развития организации.
Система документирования предполагает следование тре#
бованиям и нормам создания документа, закрепленным зако#
нодательными актами, Государственной системой документа#
ционного обеспечения управления (ГС ДОУ), инструкциями и
ведомственными нормативными документами о делопроиз#
водстве.
Организация документационного обеспечения управления
в каждой отрасли имеет некоторые особенности, связанные с
конкретными процедурами реализации требований и норм,
определенных законодательными актами.
В туризме вся документация может быть разделена на три
группы:
 документация, связанная с управлением предприятием тури#
стской индустрии;
 документация, связанная с технологическими процессами
деятельности предприятия;
 документация, связанная с туристами, гостями средств разме#
щения и т.п.
В настоящем учебном пособии рассмотрены только основ#
ные вопросы, относящиеся к первой группе документации, т.е.
связанные с организацией документооборота по управлению
предприятиями социально#культурного сервиса и туризма, при#
ведены примеры деятельности по документационному обеспече#
нию управления турфирмами и гостиницами. Вопросы туропе#
рейтинга в данном пособии не рассматривались, поскольку
они заслуживают отдельного глубокого и всестороннего иссле#
дования в рамках дисциплины «Документационное обеспече#
ние туристской деятельности».
В приложениях представлены образцы документов и дру#
гой документации, используемой в социально#культурном сер#
висе и туризме.

РОЛЬ И МЕСТО ИНФОРМАЦИОННО
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
В РАБОТЕ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Нормативнометодическая
база документационного обеспечения
управления
Делопроизводство (документационное обеспече
ние управления ДОУ) сегодня определяется стандартом как «от#
расль деятельности, обеспечивающая документирование и ор#
ганизацию работы с документами», т.е. весь процесс от момен#
та создания документа до его уничтожения или передачи на
хранение в архив.
Общее методическое руководство постановкой делопроиз#
водства в нашей стране, как и в большинстве цивилизованных
стран мира, осуществляют архивные органы, поскольку наи#
более ценные документы после их использования в оператив#
ной работе передаются на постоянное хранение в государст#
венные архивы.
Процесс делопроизводства определяется нормативно#ме#
тодической базой на основе законов, нормативных правовых
документов, методических документов:
Нормативнометодическая база делопроизводства включает
в себя:
 Законодательные акты Российской Федерации в сфере инфор#
мации и документации.
 Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и рас#
поряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы
документационного обеспечения на федеральном уровне.
 Правовые акты федеральных органов исполнительной власти
субъектов РФ (министерств, комитетов, служб, агентств и т.д.)
как общеотраслевого, так и ведомственного характера.

1.2. Основные понятия о документе, системах документации
9
 Государственная система документационного обеспечения
управления. Основные положения. Общие требования к доку#
ментам и службам документационного обеспечения.
 Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и
ведомствах Российской Федерации.
 ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документа#
ции. Унифицированная система организационно#распоряди#
тельной документации. Требования к оформлению докумен#
тов. (Утвержден постановлением Госстандарта России от
03.03.03 №65#ст и введен в действие 01.07.2003.)
 ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Терми#
ны и определения. (Утвержден постановлением Госстандарта
России от 27.02.98 №28.)
 Основные правила работы ведомственных архивов.
 Перечень документов, образующихся в деятельности органи#
заций (типовой или ведомственный), с указанием сроков хра#
нения.
 Типовое положение о ведении делопроизводства по предложе#
ниям, заявлениям и жалобам граждан в государственных орга#
нах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.
1.2. Основные понятия о документе,
системах документации
Документ – это зафиксированная на матери#
альном носителе информация с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать.
Чтобы выработать определенные принципы в составлении,
оформлении, способах, формах и методах работы с различны#
ми документами, необходимо провести их классификацию.
Классифицирование документов – это деление документов
на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Документы принято подразделять по следующим признакам:
 по видам – организационно#правовые, распорядительные, спра#
вочно#информационные, справочно#аналитические, плано#
вые, отчетные, документы по личному составу (кадровые доку#
менты).

Глава 1. Роль и место документационного обеспечения в работе
 по форме изложения – индивидуальные, типовые, трафарет#
ные;
 по содержанию – простые (рассматривают один вопрос),
сложные (рассматривают несколько вопросов);
 по происхождению – официальные, личные;
 по месту происхождения – внешние (пришедшие из других ор#
ганизаций или от частных лиц), внутренние (созданные внутри
организации);
 по срокам хранения – постоянные, временные (до 10 лет и
свыше 10 лет);
 по гласности – документы ограниченного доступа (с грифами
«ДСП», «КТ», «Сов. секретно», «Конфиденциально»), доку#
менты без ограничения доступа;
 по средствам фиксации информации – рукописные, машино#
писные, электронные, графические, кино#, фото#, фонодоку#
менты;
 по юридической значимости – оригиналы (подлинники), ко#
пии, дубликаты, черновики, выписки;
 по срочности – срочные, несрочные.
Унификация документов – установление единого комплек#
са видов и разновидностей документов для аналогичных
управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил
их составления, оформление и создание трафаретных текстов.
Документация создается практически во всех сферах жизни
общества и отличается большим разнообразием (управленче#
ская, научная, конструкторская, технологическая и др.).
Основную часть официальной документации составляет
документация, используемая при реализации функций управ#
ления.
Управленческая документация имеет универсальный харак#
тер и создается в деятельности всех органов государственной
власти и местного самоуправления, коммерческих и неком#
мерческих организаций. Данный вид документации подразде#
ляется на отдельные системы.
Система документации – это совокупность документов,
взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения,
вида, сферы деятельности, единых требований к их оформле#
нию.