Справочник кадровика
Оформление трудовой книжки: руководство для кадровика
В данном справочнике рассматриваются ключевые аспекты ведения трудовых книжек в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Издание предназначено для работников кадровых служб предприятий всех форм собственности и содержит подробные рекомендации по оформлению трудовых книжек, включая примеры формулировок записей.
Общие положения и нормативная база
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Ведение трудовых книжек обязательно для работодателей (за исключением работодателей – физических лиц), проработавших в организации свыше пяти дней, если работа является для работника основной. Сведения вносятся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республик в составе РФ, установивших свой государственный язык, оформление может вестись на двух языках. Важно помнить о сроках выдачи копий и выписок из трудовой книжки по запросу работника (не позднее трех дней). Даты во всех разделах трудовых книжек указываются арабскими цифрами.
Заполнение сведений о работнике
На первой странице (титульном листе) трудовой книжки указываются полные данные о работнике, включая фамилию, имя, отчество, дату рождения, образование, профессию и/или специальность. Записи производятся на основании подтверждающих документов (паспорта, диплома и т.д.). Подпись работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, обязательны, как и печать организации. Изменения в записях о ФИО и дате рождения вносятся на основании соответствующих документов, с указанием их реквизитов на внутренней стороне обложки. Дополнения в сведениях об образовании и профессии производятся путем добавления новых данных без зачеркивания старых.
Заполнение сведений о работе
В разделе "Сведения о работе" указывается полное и сокращенное наименование организации. Записи о приеме, переводах и увольнениях должны быть точными и соответствовать приказам (распоряжениям). При указании должности следует руководствоваться штатным расписанием и квалификационными справочниками. При присвоении работнику нового разряда (класса, категории) также делается соответствующая запись. Записи о работе по совместительству вносятся по желанию работника. При изменении наименования организации делается отдельная запись. Особое внимание уделяется порядку внесения записей о периодах, не включаемых в непрерывный трудовой стаж, и его восстановлению.
Заполнение сведений о награждении
В разделе "Сведения о награждении" указываются сведения о наградах и поощрениях работника. Записи производятся в соответствии с документами, подтверждающими награждение.
Заполнение сведений об увольнении
Запись об увольнении должна содержать точную формулировку причины увольнения со ссылкой на соответствующий пункт статьи Трудового кодекса РФ. Приводятся примеры заполнения при увольнении по различным основаниям, включая соглашение сторон, истечение срока трудового договора, увольнение по собственному желанию, по инициативе работодателя, в связи с переводом, по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, а также по дополнительным основаниям, предусмотренным законодательством.
Внесение изменений и исправлений
Неточные или неправильные записи в трудовой книжке не зачеркиваются. Изменения производятся путем признания недействительными предыдущих записей и внесения правильных. В случае утраты трудовой книжки выдается дубликат.
Выдача трудовой книжки
При увольнении работнику выдается трудовая книжка с внесенными записями, заверенными подписью работодателя, печатью организации и подписью работника. При задержке выдачи трудовой книжки работодатель несет ответственность за невыплаченный заработок.
Учет и хранение
В организации ведутся приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и книга учета движения трудовых книжек. Бланки хранятся как документы строгой отчетности. Невостребованные трудовые книжки хранятся в течение 2 лет в кадровой службе, затем в архиве в течение 50 лет.
- Среднее профессиональное образование
- 40.02.02: Правоохранительная деятельность
- 40.02.04: Юриспруденция
- ВО - Бакалавриат
- 38.03.01: Экономика
- 38.03.03: Управление персоналом
- 38.03.04: Государственное и муниципальное управление
- 40.03.01: Юриспруденция
- 41.03.06: Публичная политика и социальные науки
- 44.03.05: Педагогическое образование (с двумя профилями подготовки)
- 46.03.02: Документоведение и архивоведение
- ВО - Магистратура
- 38.04.03: Управление персоналом
- 40.04.01: Юриспруденция
- ВО - Специалитет
- 40.05.01: Правовое обеспечение национальной безопасности
- 40.05.02: Правоохранительная деятельность
- 40.05.03: Судебная экспертиза
СПРАВОЧНИК КАДРОВИКА: ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ Москва ИНФРА-М 2004 Библиотека журнала "Кадровая служба предприятия"
УДК 349.2
ББК 67.405
С74
Справочник кадровика: оформление трудовой книжки. – М.:
ИНФРА-М, 2004. – 151 с. — (Б-ка журн. «Кадровая служба
предприятия»). — (Справочник кадровика. Вып. 4(22)).
ISBN 5-16-001910-3
Даны рекомендации по ведению трудовых книжек и приведены
подробные примеры формулировок записей при приеме на работу,
при увольнении, перемещении.
Для работников кадровых служб предприятий всех форм
собственности.
ББК 67.405
ISBN 5-16-001910-3 © Оформление. ИНФРА-М, 2004
С74
1. Общие положения Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» утверждены Правила, устанавливающие порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 16 июня 2004 г. в трудовой книжке делается запись: «16.06.2004».
1. Общие положения С В Е Д Е Н И Я О Р А Б О Т Е ТК № 0000000 № Дата Сведения о приеме на работу, Наименование, зачисло месяц год переводе на другую постоянную дата и номер документа, пиработу, квалификации, увольнении на основании которого си (с указанием причин и ссылкой внесена запись на статью, пункт закона) 1 2 3 4 16 06 2004 Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п. Примеры неправильного внесения записи в трудовую книжку: С В Е Д Е Н И Я О Р А Б О Т Е ТК № 0000000 № Дата Сведения о приеме на работу, Наименование, зачисло месяц год переводе на другую постоянную дата и номер документа, пиработу, квалификации, увольнении на основании которого си (с указанием причин и ссылкой внесена запись на статью, пункт закона) 1 2 3 4 Пр. от 01.03.2004 № 12-к С В Е Д Е Н И Я О Р А Б О Т Е ТК № 0000000 № Дата Сведения о приеме на работу, Наименование, зачисло месяц год переводе на другую постоянную дата и номер документа, пиработу, квалификации, увольнении на основании которого си (с указанием причин и ссылкой внесена запись на статью, пункт закона) 1 2 3 4 Расп. от 02.03.2004 № 66
Общие положения 5 С В Е Д Е Н И Я О Р А Б О Т Е ТК № 0000000 № Дата Сведения о приеме на работу, Наименование, зачисло месяц год переводе на другую постоянную дата и номер документа, пиработу, квалификации, увольнении на основании которого си (с указанием причин и ссылкой внесена запись на статью, пункт закона) 1 2 3 4 Пер. на должность фин. директора Приказ от 01.03.2004 № 12-к Правильная запись вносится следующим образом: С В Е Д Е Н И Я О Р А Б О Т Е ТК № 0000000 № Дата Сведения о приеме на работу, Наименование, зачисло месяц год переводе на другую постоянную дата и номер документа, пиработу, квалификации, увольнении на основании которого си (с указанием причин и ссылкой внесена запись на статью, пункт закона) 1 2 3 4 Приказ от 01.03.2004 № 12-к С В Е Д Е Н И Я О Р А Б О Т Е ТК № 0000000 № Дата Сведения о приеме на работу, Наименование, зачисло месяц год переводе на другую постоянную дата и номер документа, пиработу, квалификации, увольнении на основании которого си (с указанием причин и ссылкой внесена запись на статью, пункт закона) 1 2 3 4 Распоряжение от 02.03.2004 № 66 С В Е Д Е Н И Я О Р А Б О Т Е ТК № 0000000 № Дата Сведения о приеме на работу, Наименование, зачисло месяц год переводе на другую постоянную дата и номер документа, пиработу, квалификации, увольнении на основании которого си (с указанием причин и ссылкой внесена запись на статью, пункт закона) 1 2 3 4 Переведен на должность Приказ от 01.03.2004 № 12-к финансового директора
1. Общие положения В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись. С В Е Д Е Н И Я О Р А Б О Т Е ТК № 0000000 № Дата Сведения о приеме на работу, Наименование, зачисло месяц год переводе на другую постоянную дата и номер документа, пиработу, квалификации, увольнении на основании которого си (с указанием причин и ссылкой внесена запись на статью, пункт закона) 1 2 3 4 16. 01 03 2004 Принят менеджером в коммерПриказ от 01.03.2004 ческий отдел № 876-к 17. 01 03 2004 Запись за №16 недействительна, Приказ от 01.03.2004 принят старшим менеджером № 876-к в коммерческий отдел С В Е Д Е Н И Я О Р А Б О Т Е ТК № 0000000 № Дата Сведения о приеме на работу, Наименование, зачисло месяц год переводе на другую постоянную дата и номер документа, пиработу, квалификации, увольнении на основании которого си (с указанием причин и ссылкой внесена запись на статью, пункт закона) 1 2 3 4 16. 01 03 2004 Принят менеджером в коммерПриказ от 01.03.2004 ческий отдел № 876-к 17. 01 03 2004 Запись за № 16 недействиПриказ от 01.03.2004 тельна, принят менеджером № 876-к в отдел рекламы
Общие положения 7 В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». С В Е Д Е Н И Я О Р А Б О Т Е ТК № 0000000 № Дата Сведения о приеме на работу, Наименование, зачисло месяц год переводе на другую постоянную дата и номер документа, пиработу, квалификации, увольнении на основании которого си (с указанием причин и ссылкой внесена запись на статью, пункт закона) 1 2 3 4 16. 01 03 2004 Принят менеджером в коммерческий Приказ от 01.03.2004 отдел № 876-к 17. 10 06 2004 Уволен по сокращению штата Приказ от 05.06.2004 работников организации, пункт 2 № 1027-к статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации 18. 11 11 2004 Запись за № 16 недействительна, Приказ от 11.11.2004 восстановлен на прежней работе № 1198-к С В Е Д Е Н И Я О Р А Б О Т Е ТК № 0000000 № Дата Сведения о приеме на работу, Наименование, зачисло месяц год переводе на другую постоянную дата и номер документа, пиработу, квалификации, увольнении на основании которого си (с указанием причин и ссылкой внесена запись на статью, пункт закона) 1 2 3 4 16. 01 03 2004 Принят менеджером в коммерческий Приказ от 01.03.2004 отдел № 876-к 17. 10 06 2004 Переведен на должность агента Приказ от 05.06.2004 коммерческого отдела № 1027-к 18. 11 11 2004 Запись за № 16 недействительна, Приказ от 11.11.2004 восстановлен на прежней работе № 1198-к
1. Общие положения При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения. С В Е Д Е Н И Я О Р А Б О Т Е ТК № 0000000 № Дата Сведения о приеме на работу, Наименование, зачисло месяц год переводе на другую постоянную дата и номер документа, пиработу, квалификации, увольнении на основании которого си (с указанием причин и ссылкой внесена запись на статью, пункт закона) 1 2 3 4 16. 01 03 2004 Принят менеджером в коммерческий Приказ от 01.03.2004 отдел № 876-к 17. 10 06 2004 Уволен по сокращению штата Приказ от 05.06.2004 работников организации, пункт 2 № 1027-к статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации 18. 10 11 2004 Запись за №16 недействительна, Приказ от 10.11.2004 уволен по соглашению сторон, № 1179-к пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат».
Общие положения 9 Герб Российской Федерации Дубликат ТРУДОВАЯ КНИЖКА Фамилия Петров Имя Леонид Отчество Петрович Дата рождения 23 мая 1980 года (число, месяц, год) Образование высшее Профессия, специальность инженер Дата заполнения 1 марта 2004 года (число, месяц, год) Подпись владельца книжки Петров М.П. Подпись лица ответственного за ведение трудовых книжек Семенова _______________________________ (разборчиво) На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Герб Российской Федерации Взамен выдан дубликат ТК № 0000000 ТРУДОВАЯ КНИЖКА Фамилия Петров Имя Леонид Отчество Петрович Дата рождения 23 мая 1980 года (число, месяц, год) Образование Высшее Профессия, специальность менеджер Дата заполнения 1 марта 2004 года (число, месяц, год) Подпись владельца книжки Петров М.П. Подпись лица ответственного за ведение трудовых книжек Семенова _______________________________ (разборчиво)
2. Заполнение сведений о работнике 2. Заполнение сведений о работнике Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом: фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.); запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.); запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.); профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.