Все о кадровом учете на предприятии (в организации, учереждении)

Москва
ЮСТИЦИНФОРМ
2011

М. Ю. Рогожин

ВСЁ О КАДРОВОМ УЧЕТЕ
НА ПРЕДПРИЯТИИ
(В ОРГАНИЗАЦИИ, 
УЧРЕЖДЕНИИ)

УНИВЕРСАЛЬНЫЙ СПРАВОЧНИК

Серия «Деловая библиотека»

 
Рогожин, М. Ю.
 
Всё о кадровом учете на предприятии (в организации, учреждении). 
Универсальный справочник / М. Ю. Рогожин. — М. : Юстицинформ, 
2011. — 176 с. — (Серия «Деловая библиотека»).

ISBN 978-5-7205-1078-7.

В универсальном справочнике освещены ключевые вопросы кадрового учета на предприятии (в организации, учреждении). Рассматриваются основные 
виды учета и применяемые при этом документы (учетные формы).
Основное внимание уделено ведению первичного кадрового учета на основе 
издаваемых работодателем приказов (распоряжений). Кроме того, в книге рассмотрена организация ведения учета в области охраны труда, воинского учета, 
учета рабочего времени и расчетов по оплате труда.
 Читатели также найдут актуальную информацию о порядке учета дел, 
образующихся в кадровом делопроизводстве, и об особенностях проверки 
состояния кадрового учета Федеральной инспекцией труда.
Издание предназначено для руководителей предприятий (организаций, 
учреждений), их заместителей по вопросам кадровой работы, сотрудников 
кадровых служб (отделов, групп, бюро), менеджеров по кадрам (персоналу), сотрудников подразделений делопроизводства (документационного обеспечения 
управления), лиц, обучающихся (в том числе в порядке повышения квалификации) по соответствующим специальностям, а также для всех интересующихся 
проблематикой кадрового учета.

УДК 331.108.2+349.2
ББК 65.050.2:67.405
          Р59

ISBN 978-5-7205-1078-7

Р59

УДК 331.108.2+349.2
ББК 65.050.2:67.405

© ЗАО «Юридический Дом «Юстицинформ», 2011

ГЛАВА 1
Кадровый учет 
как неотъемлемая составляющая 
документирования кадровой работы. 
Основные направления кадрового учета 
на предприятии 
(в организации, учреждении). 
Первичный и вторичный кадровый учет. 
Персональный и сводный кадровый учет. 
Основные правила ведения учетной 
документации

Кадровый учет  — это комплекс мероприятий по обработке сведений о работниках, содержащихся в документах, применяемых предприятием (организацией, учреждением)1 в процессе документирования кадровой работы, а также учетных данных соответствующих 
документов. В свою очередь, под обработкой сведений (учетных данных) понимается их получение, хранение, комбинирование и передача разрешенным пользователям в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами и локальными нормативными актами, действующими на данном предприятии.
 Сведения о работнике включают его персональные данные, а также иные сведения, необходимые работодателю в связи с трудовыми отношениями (в том числе до их установления)2 и касающиеся конкретного работника. Подчеркнем, что обработка сведений, относящихся 
к персональным данным работника, должна производиться работодателем с соблюдением положений Федерального закона от 27 июля 
2004 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» и ст. 86 Трудового кодекса РФ (см. рис. 1.1). Что касается учетных данных о документах, 
содержащих сведения о работнике, то они в общем случае включают:

1  Далее, за исключением случаев, оговоренных особо, под термином «предприятие» следует также понимать организацию или учреждение.

2  На этапе принятия работодателем мотивированного решения о принятии 
работника на работу.

Глава 1. Кадровый учет как неотъемлемая составляющая документирования 
кадровой работы. Основные направления кадрового учета на предприятии…

наименование вида документа;
заголовок к тексту документа;
регистрационный номер документа;
дату документа;
место составления (издания) документа.
В зависимости от вида документа для учета могут использоваться 
и некоторые иные сведения, обеспечивающие безошибочную идентификацию документа в качестве такового — например, сведения о 
лице, выдавшем соответствующий документ, сведения о сроке действия документа и т.п.

Работодатель при обработке персональных данных работника обязан 
соблюдать следующие общие требования:
1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных 
нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой 
работы и обеспечения сохранности имущества;
2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ и соответствующими федеральными законами;
3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках 
и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных 
убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных 
с вопросами трудовых отношений, работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;
5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях 
или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных соответствующими федеральными законами;

Глава 1. Кадровый учет как неотъемлемая составляющая документирования 
кадровой работы. Основные направления кадрового учета на предприятии…

6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;
7) защита персональных данных работника от неправомерного их 
использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за 
счет его средств в порядке, установленном соответствующими федеральными законами;
8) работники и их представители должны быть ознакомлены под 
роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;
9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;
10) работодатели, работники и их представители должны совместно 
вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

Рис. 1.1.

Обратимся далее к рассмотрению основных направлений кадрового учета. К таким направлениям, на наш взгляд, необходимо отнести следующие:
1. Первичный и вторичный учет сведений об основных составляющих трудовых отношений: приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпусков, направлении в командировки, применении мер поощрения и наказания, а также увольнении.
2. Персональный и сводный кадровый учет.
3. Учет в области охраны труда.
4. Воинский учет.
5. Учет по иным (обособленным) вопросам кадровой работы.
6. Учет документов, регламентирующих кадровую работу (работу 
отдела кадров или специально уполномоченного работника — например, менеджера по кадрам).
Как видим, для отдельных направлений характерно разделение 
учета по функциям — к примеру, на первичный и вторичный, персональный и сводный.
Поясним, что первичный кадровый учет основывается на первичных документах, т.е. документах, в которых впервые зафиксированы 

Глава 1. Кадровый учет как неотъемлемая составляющая документирования 
кадровой работы. Основные направления кадрового учета на предприятии…

соответствующие сведения (например, о приеме работника на работу), вторичный — на документах, в которых те же сведения зафик-
сированы повторно, но по иным учетным признакам (перегруппированы), в ином объеме (представлены выборочно) и т.п. Различаются также формы первичных и вторичных документов (см. далее).
Наконец, персональный кадровый учет нацелен на учет сведений 
(учетных данных) об отдельном работнике (относящимся к этому 
работнику документам), сводный учет — о двух и более работниках, 
как правило, относящихся в соответствии с установленными учетными признаками к определенной категории работников: рабочим, 
служащим, а из числа служащих — к руководящим работникам, специалистам, техническим исполнителям и т.д.
 Единых правил ведения журналов (книг) учета в настоящее время нет, однако соответствующие правила содержатся в некоторых 
нормативных правовых актах (см. в этой связи рис. 1.1)1. Пример 
оформления журнала (книги) учета представлен на рис. 1.3.
Конкретные требования к организации кадрового учета по соответствующим направлениям рассматриваются далее. Начнем с документов первичного кадрового учета.

Основные правила ведения журналов (книг) учета:
1. Применяемые предприятиями (организациями, учреждениями) 
журналы (книги) учета должны быть прошнурованы, а страницы — пронумерованы и скреплены печатью и подписью уполномоченного лица.
2. Форма учетного документа должна быть предварительно включена в альбом форм документов предприятия.
3. Правила оформления заголовков на титульном и оборотном листах, 
а в необходимых случаях — и конкретные формулировки записей определяются в инструкции по делопроизводству или ином аналогичном локальном нормативном акте предприятия.
4. Записи в учетных документах ведутся аккуратно — перьевой или 
гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Слова в составе записей пишутся полностью, за исключени
1  См., например, Правила ведения журналов, утв. постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Глава 1. Кадровый учет как неотъемлемая составляющая документирования 
кадровой работы. Основные направления кадрового учета на предприятии…

ем тех, для которых в соответствии с правилами ведения учетных документов предусмотрены сокращения (как правило, общеупотребимые).
5. Все вносимые в учетные документы записи нумеруются в прямом 
возрастающем порядке.
6. Исправление записей в учетных документах допускается двумя 
способами1:
а) в учетных документах, не содержащих графы «Примечание», — внесением в следующую свободную строку формулировки «Запись под номером таким-то ошибочна», заверенной подписью лица, внесшего запись, 
после чего (в следующую свободную строку) вносится правильная запись;
б) в учетных документах, содержащих графу «Примечание», — внесением формулировки «Запись ошибочна» в графу «Примечание» строки, содержащей неправильную запись, заверенной подписью лица, внесшего запись. Правильная запись и в этом случае вносится в следующую 
свободную строку.

Рис. 1.2.

1  В обоих случаях ошибочная запись не зачеркивается, а расположение записей в строке производится строго в пределах, отведенных для вписывания 
соответствующих данных в столбцы (ячейки) строки, без пересечения ограничительных линий.

Глава 1. Кадровый учет как неотъемлемая составляющая документирования 
кадровой работы. Основные направления кадрового учета на предприятии…

Наименование предприятия (организации, учреждения)

ЖУРНАЛ (КНИГА) УЧЕТА
________________________________________________________
(наименование вида (функциональной группы) документов)

Начат:     «___» _________ 20 __ года
Окончен:«___» _________ 20 __ года

Ответственный за ведение:
________________________________
________________________________

…
____________________________________________________

(оборотная сторона последнего листа журнала)

В настоящем журнале (книге) пронумеровано, прошнуровано и 
скреплено печатью «Для документов» _______________________
_________________________________________________ листов. 

(указывается цифрами и прописью)
Наименование должности уполномоченного лица _____________

Подпись ______________ 
И.О. Фамилия _________________

«_____» _______________ 20____ года

Рис. 1.3.

ГЛАВА 2
Приказ (распоряжение) по кадрам 
как основной документ первичного 
кадрового учета

 В соответствии с Указаниями по применению и заполнению 
форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, основным документом первичного кадрового учета является приказ (распоряжение) по кадрам. 
Этим же постановлением утверждены формы следующих приказов 
(распоряжений) по кадрам:
приказ (распоряжение) о приеме на работу (формы № Т-1(1а))1;
приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (формы 
№ Т-5(5а));
приказ (распоряжение) о предоставление отпуска (формы 
№ Т-6(6а));
приказ (распоряжение) о направлении в командировку (формы 
№ Т-9(9а));
приказ (распоряжение) о поощрении (формы № Т-11(11а));
приказ (распоряжение) об увольнении (формы № Т-8(8а)).
Отметим, что в приведенном перечне отсутствует форма приказа 
(распоряжения) о наказании, хотя ч. 6 ст. 193 ТК РФ и предусмотрена 
обязательность его издания работодателем при применении к работнику дисциплинарного взыскания (см. далее). Кроме того, из ч. 2 ст. 194 
ТК РФ вытекает обязательность издания работодателем приказа (распоряжения) о снятии с работника дисциплинарного взыскания (см. далее).

2.1. Учет приема на работу

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (формы № Т-1(1а)) 
применяется для оформления и учета работников, принимаемых на 
работу в соответствии с трудовым договором. Напомним, что в соответствии со ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом 
(распоряжением).

1  Форма приказа (распоряжения) с литерой «а» применяется в целях документирования приема на работу, перевода на работу и т.д. двух и более работников.

Глава 2. Приказ (распоряжение) по кадрам как основной 
документ первичного кадрового учета

Рис. 2.1. 

 
-1 
05.01.2004 
1 
 
0301001 

((, )) 
 

 

() 
(, , ) 

() 

((, ), , () ) 

(, ) 

 
. 
. 
() 
() 

. 
. 
 
() 

 
 
 
(-) 
 
 
 

 
 
 
: 
«__» _________ 20__ . 
___ 
 
 


() 
() 
() 

()
 
 
: 
 
« __ » ____________ 20 __ . 
 
()