Kind regards: Деловая переписка на английском языке

Много лет я обучаю тех, кому приходится регулярно писать 
электронные письма. Мои ученики — умные, амбициозные, 
образованные люди, которые отлично справляются 
со своими служебными обязанностями. Им мешает лишь 
неумение хорошо писать.

Освоив основные приемы составления электронных 
писем, они продолжают успешно делать карьеру и часто 
получают поощрения за блестящее владение словом.

Им посвящается эта книга.

Dawn-Michelle Baude, Ph.D.
Executive 
Guide

to E-mail Correspondence

Pompton Plains, NJ

Дон-Мишель Бод
Kind 
regards

Деловая переписка 
на английском языке

Перевод с английского

Москва
2016

УДК 651.75:811.111
ББК 65.291.34:81.43.21-68
 
Б75

Перевод Татьяны Гутман

Бод Д.-М.

Б75  
Kind regards: Деловая переписка на английском языке / ДонМишель Бод. — Пер. с англ. — М. : Альпина Паблишер, 2016. — 318 с.

ISBN 978-5-9614-5033-0

Умение вести деловую переписку по электронной почте на английском языке — одна из ключевых компетенций в бизнесе. От способности четко, грамотно и убедительно сформулировать мысль, от знания 
этикета деловой переписки может зависеть очень многое.
Дон-Мишель Бод, специалист по коммуникациям с мировым именем, 
на конкретных примерах из практики топ-менеджеров, маркетологов, 
специалистов по HR, юристов и многих других рассказывает об основах и тонкостях составления электронных писем на английском языке. 
К концу книги вы не только сможете написать четко структурированное 
послание, но и обогатите ваш лексикон новыми словами и выражениями.

УДК 651.75:811.111
ББК 65.291.34:81.43.21-68

ISBN 978-5-9614-5033-0 (рус.)
ISBN 978-1-5641-4910-7 (англ.)

Все права защищены. Никакая часть этой книги 
не может быть воспроизведена в какой бы то ни было 
форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных 
сетях, а также запись в память ЭВМ, для частного 
или публичного использования, без письменного 
разрешения владельца авторских прав. По вопросу организации доступа к электронной библиотеке 
издательства обращайтесь по адресу mylib@alpina.ru

© Dawn-Michelle Baude, Ph.D., 2007
Original English language edition published 
by Career Press, Inc., 220 West Parkway, Unit 12, 
Pompton Plains, NJ 07444 USA. All rights reserved
© Издание на русском языке, перевод, 
оформление. ООО «Альпина Паблишер», 2016

Содержание

Введение ..........................................................................................................7

Глава первая
Начинаем с азов ........................................................................................19

Глава вторая
Обмен информацией .............................................................................. 37

Глава третья
Щекотливые ситуации ............................................................................61

Глава четвертая
Производители и поставщики............................................................ 87

Глава пятая
Продажи и маркетинг .............................................................................117

Глава шестая
Работа в команде ....................................................................................147

Глава седьмая
Работа с персоналом.............................................................................173

Глава восьмая
Управление .............................................................................................. 201

Глава девятая
Сделки и контракты ...............................................................................231

Глава десятая
Юридические вопросы ...................................................................... 249

Глава одиннадцатая
О личном на рабочем месте .............................................................273

Краткий грамматический справочник ................................................ 295

Благодарности .............................................................................................315

Об авторе ......................................................................................................317

Введение

E-mail и письмо на бумаге — разные вещи
Не следует думать, что e-mail — обычное письмо, написанное на компьютере. Это не так. Электронные письма позволяют людям стремительно обмениваться информацией. 
Обычно e-mail вызывает мгновенную реакцию, например 
ответное сообщение.
Над бумажным письмом можно поразмыслить не спеша. 
Оно не требует от адресата немедленных действий. Получив такое письмо, не нужно бросаться к столу, чтобы тотчас 
ответить отправителю. На него можно не ответить вовсе. 
E-mail — это трансакция, бумажное письмо — рефлексия.

Не просто прямоугольник
Электронное письмо отображается в четко очерченном 
окне. Окно находится на экране монитора, который ограничен рамкой корпуса. Эти границы и рамки заставляют 
сосредоточиться на тексте, поэтому чтение e-mail вызывает 
у нас совершенно иные чувства, нежели чтение письма 
на бумаге. Кромка листа бумаги или книжной страницы 
не бросается в глаза, не мешает поднять взгляд, отвлечься, задуматься.

Здесь должно быть нечто важное
Рамки и кромки приковывают наше внимание к экрану, 
не давая отвести взгляд от текста. Границы заставляют 
глаза скользить по строчкам, а не блуждать по сторонам. 
Текст не отпускает нас, и эта цепкость влияет на восприятие — читая электронное письмо, мы рассчитываем получить важную информацию сразу, не сходя с места. И если 
письмо не оправдывает ожиданий, мы огорчаемся или 
злимся.

Kind regards

Мотылек-однодневка
Щелчок мышью, и строка в списке превращается в письмо. 
Еще щелчок, окно закрывается, и письмо исчезает. Электронное письмо эфемерно, и поэтому оно не позволяет 
тратить время попусту. Либо оно сразу сообщает нечто 
важное, либо просто не имеет смысла.

Нет пышной риторике!
Поскольку электронное и бумажное письма доносят информацию по-разному, писать их тоже нужно по-разному. 
Меняется все: компоновка текста, построение фраз 
и даже лексика. В деловом электронном письме неуместны длинные тяжеловесные абзацы — лучше разбить текст 
на фрагменты поменьше. Выражения и обороты, привычные 
в бумажной корреспонденции, в e-mail выглядят странно. 
К примеру, вместо слов «yours very truly» лучше написать 
просто «regards». Умение эффективно донести информацию 
в деловой переписке гораздо важнее красивого слога и соблюдения социальных условностей.

Адресату нужно помочь
Помогите получателю побыстрее увидеть главное. Расположите текст так, чтобы человек сразу нашел то, что его 
интересует. Простая структура помогает ориентироваться 
в тексте, не тратя времени попусту.

Беглый просмотр
При беглом просмотре адресат останавливается на отдельных фрагментах текста. Одни фразы он прочитывает внимательно, другие пропускает. В таком режиме чтения человек 
ищет конкретную информацию, игнорируя остальной текст. 
К примеру, получив от турагента e-mail с описанием маршрута, вы пробегаете его глазами, ища цену авиабилетов. 
Умение сделать письмо удобным для просмотра — весьма 
востребованный навык.

 
Введение 
9

Побольше свободного места!
Когда человек просматривает письмо, его глаза перемещаются по тексту. Там, где есть важная информация, они 
напрягаются, где ее нет — отдыхают.
Плотный текст мешает глазам двигаться. Они не могут 
перескакивать с одного на другое, им попросту некуда перескакивать. Читателю приходится изучать фразу за фразой, не пропуская ни слова. Это требует много времени 
и сил.
Различия ускоряют дело. Если фрагменты текста перемежаются участками белого фона, читатель летит на всех 
парах. Чередование текста и пустого пространства помогает 
управлять концентрацией внимания. Глаза легко выхватывают из текста значимые детали, а не бредут по нему, уныло 
преодолевая строку за строкой.

Пустоты исполнены смысла
Белый фон не лишен содержания. Он полон смысла. Он 
говорит читателю, что тема меняется, далее последует другая мысль, будет приведен пример, сделано сравнение или 
выдвинуто возражение. Пустое пространство наряду с напечатанным текстом помогает адресату искать информацию.

Сначала о главном
Читательский опыт учит нас выделять в тексте главное. Первая фраза в деловом письме важнее четвертой в третьем абзаце. А начало абзаца важнее, чем его середина или конец.
Мы пробегаем глазами начало абзаца, чтобы решить, 
нужно ли читать его целиком. А взглянув на первое предложение, решаем, прочесть письмо сразу или отложить 
на потом.

Как строить абзац
Абзац делового письма часто начинается с общей или 
самой важной мысли и затем переходит к частностям или 
второстепенным вопросам. Самая значимая фраза идет 

Kind regards

первой. Другие фразы развивают и конкретизируют основную мысль, приводя сравнения или дополнительные 
аргументы в ее поддержку.
Разумеется, не каждый абзац письма подчиняется этим 
правилам. Изложение не всегда идет от общего к частному 
или от главного к менее важному. Но в любом случае адресат первым делом смотрит на начало абзаца. Ведь с того 
момента, как мы научились читать, нас приучают обращать 
внимание на первое предложение. И мы привыкли делать 
именно так.

Привычка — вторая натура
Вы хотите заострить внимание адресата на конкретной детали? Упомяните ее в начале письма или первой фразе 
одного из абзацев. Если вам хочется завуалировать замечание, которого не избежать, спрячьте его в четвертом 
предложении третьего абзаца.

Огласите предмет разговора
Самая важная фраза e-mail — та, что стоит в начале. Именно она пробуждает интерес или навевает скуку. Больше 
того, она может напрочь отбить у адресата желание читать 
письмо. Поэтому в первой фразе нужно сообщить основную 
тему. Читателю хочется побыстрее ухватить суть дела. Иногда, чтобы определить предмет обсуждения, нужна пара 
фраз, но лучше уложиться в одно предложение.

Четко изложите суть дела
Начните с выводов, а потом дайте пояснения.

 
■
Если вы отвечаете на письмо, сразу напишите, что вы 
решили, а потом приведите свои аргументы.

 
■
Если вы сообщаете свежие новости, сначала обрисуйте 
ситуацию в двух словах, а потом излагайте подробности.

 
■
Если у вас есть вопрос, задайте его сразу.

 
■
Если адресат попросил вас дать ответ, напомните ему 
об этом в начале письма.