Организация делопроизводства и персональный менеджмент: применение компьютерного тренинга

ОРГАНИЗАЦИЯ 
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 
И ПЕРСОНАЛЬНЫЙ 
МЕНЕДЖМЕНТ: 
ПРИМЕНЕНИЕ 
КОМПЬЮТЕРНОГО 
ТРЕНИНГА

Рекомендовано Научно-методическим советом 
по заочному экономическому образованию 
в качестве учебного пособия для студентов 
высших учебных заведений, обучающихся 
по специальности 080507 «Менеджмент организации» 
и 080504 «Государственное и муниципальное управление»

Москва
ВУЗОВСКИЙ УЧЕБНИК
2009

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

И.Н. ВАСИЛЬЕВА,  Л.А. ГАЛКИНА, 
Д.Б. ГРИГОРОВИЧ,  И.Ю. ЮРТАЕВ

УДК  651(075.8)
ББК  65.050.2я73
 
В19

А в т орский коллекти в:
к. т. н., проф. И.Н. Васильева (введение, главы 1, 2, п. 3.1.1, 
глоссарий, приложение, электронный компонент — разработка 
исходных материалов); к. э. н. И.Ю. Юртаев (главы 1, 2); 
к. э. н. Д.Б. Григорович (глава 1, п. 3.2, электронный компонент — 
программная реализация); Л.А. Галкина (рекомендации по работе 
с учебным пособием, глава 1, п. 3.1.2, п. 3.2, электронный компонент — 
разработка сценария)

Васильева И.Н., Галкина Л.А., Григорович Д.Б, Юртаев И.Ю.
Организация делопроизводства и персональный менеджмент: 
применение компьютерного тренинга: Учеб. пособие. — М.: 
Вузовский учебник, 2009. — 104 с.

ISBN 978-5-9558-0101-8

Pассмотрены вопросы применения активных методов обучения в

области делопроизводства. В качестве примера предлагается интерактивный компьютерный тренинг, в котором реализован сценарий 
действий по составлению деловых писем в условиях конкретной производственной ситуации. Тренинг записан на компакт-диске, являющемся неотъемлемой частью пособия.
Данное учебное пособие подготовлено в соответствии с программами по дисциплинам «Организация делопроизводства и персональный менеджмент» и «Документационное обеспечение управления», 
учитывающими требования государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования по специальностям 
080507 «Менеджмент организации» и 080504 «Государственное и 
муниципальное управление».
Пособие может быть полезно менеджерам, бухгалтерам, секретарям-референтам и всем тем работникам, которые по роду своей 
деятельности сталкиваются с подготовкой и оформлением служебных 
писем.
ББК 65.050.2я73

ISBN 978-5-9558-0101-8 
© ООО «Издательский дом 
 
«Вузовский учебник», 2009

B19

ВВЕДЕНИЕ

Я слушаю и забываю, 
я вижу и запоминаю,
я делаю и понимаю.

Конфуций

В современных условиях с развитием научно-технического прогресса увеличивается объем информации, обязательной для 
усвоения. Известно, что информация быстро устаревает и нуждается в обновлении. Отсюда следует, что обучение, ориентированное главным образом на запоминание и сохранение материала в 
памяти, только отчасти может удовлетворять современным требованиям. Характерными качествами современного выпускника любого образовательного учреждения должны быть компетентность 
и мобильность. Поэтому процесс подготовки специалистов требует 
коренного изменения стратегии и тактики обучения в вузе. В этой 
связи акценты при изучении учебных дисциплин переносятся на 
сам процесс познания, эффективность которого полностью зависит от познавательной активности студента. Таким образом, возникает проблема формирования таких способов обучения, которые 
позволили бы студенту самостоятельно усваивать постоянно обновляющуюся информацию, способствовали бы получению таких 
знаний, которые, сохранившись и после завершения образования, 
обеспечивали бы человеку возможность не отставать от набирающего темпы научно-технического прогресса. Следовательно, необходимы новые методы и подходы в обучении, которые позволили бы 
ему самостоятельно находить нужную информацию и овладевать 
ею. Известно, что знания, которые получены самостоятельно методом проб и ошибок, усваиваются лучше. Роль педагога в данном 
случае должна свестись к тому, чтобы направить изыскания студента в нужное русло, а не давать знания в готовом виде, подвести 
итог проделанной им самостоятельной работы, указать на ошибки. 
Достижение подобной результативности обучения зависит от методики преподавания и использования таких приемов преподнесения 
материала, которые были бы направлены на развитие мыслительной творческой деятельности самого учащегося.
Использование активных методов обучения обусловлено также 
тем, что в настоящее время происходит приближение уровня подготовки специалистов к мировым образовательным стандартам. 
Кроме того, активные методы обучения способст вуют более глубокому изучению вузовских дисциплин, а анализ конкретных ситуаций — приобретению практических навыков. Отсюда — наличие 
острой необходимости применения в учебном процессе активных 
методов обучения (АМО) наряду с традиционными методами.
Активные методы оказывают большое влияние на подготовку 
студентов к будущей деятельности, вооружают их знаниями, необходимыми специалисту в его квалификации. Они способствуют 

закреплению профессиональных знаний, умений и навыков у студентов, стимулируют развитие творческих способностей, активизируют мышление.
Основной особенностью активных методов обучения является 
обеспечение прямых и обратных связей по взаимодействию обучаемого с преподавателем или при ролевом коллективном обучении — друг с другом.
Активные методы обучения отличаются от любых других методов тем, что они способствуют более эффективному обучению за 
счет повышения интереса и мотивации к нему у учащихся.
Об их преимуществе по сравнению с традиционными свидетельствуют также следующие данные: в памяти человека запечатлевается до 90% того, что он делает; до 50% того, что он видит и 
только 10% — того, что слышит.
Разработке и применению активных методов обучения в различных областях знаний посвящены исследования многих ученых, 
однако до сих пор отсутствуют литературные данные по использованию АМО в преподавании дисциплин, в которых изучаются 
вопросы делопроизводства.
В данной работе авторами разработана и описана деловая ситуация с элементами ролевой игры, в которой участвуют студенты 
четвертого и пятого курсов специальностей «Менеджмент организации» и «Государственное и муниципальное управление», изучающие дисциплины «Организация делопроизводства и персональный 
менеджмент» и «Документационное обеспечение управления».
Работа с любым документом требует максимума внимания, 
четкости и оперативности. Уровень оформления документа служит одним из показателей культуры управления. В документе не 
должно быть смысловых ошибок и стилистических погрешностей, 
искажающих его содержание и затрудняющих его восприятие. 
Документ должен быть правильно оформлен и содержать необходимые и правильно проставленные реквизиты.
Служебное письмо является одним из самых распространенных 
документов, применяемых в управленческой деятельности. Несмотря на это, как показала практика, составление и правильное 
оформление этого документа оставляет желать лучшего. Поэтому 
деловая ситуация посвящена практическому вопросу составления 
и оформления делового письма. Деловая ситуация с элементами 
ролевой игры выполняет не только контролирующую функцию, но 
и обучающую, так как студентам после выполнения всех необходимых операций демонстрируется правильно составленный и оформленный документ, с которым они могут сравнить результаты своей 
деятельности.
Данное учебное пособие может быть полезным не только студентам и преподавателям вузов, но и представлять интерес для 
менеджеров, бухгалтеров, юристов, финансистов, налоговиков, 
секретарей-референтов, работников делопроизводст венных служб 
и всех тех работников, которые по роду своей деятельности сталкиваются с подготовкой и оформлением служебных писем.

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ 
С УЧЕБНЫМ ПОСОБИЕМ

Настоящее учебное пособие является комплексным и 
состоит из книжного и электронного компонентов.
Книжный компонент издан типографским способом и содержит теоретический материал, приложение, глоссарий и список рекомендуемой литературы.
Электронный компонент учебника, записанный на компактдиске, является неотъемлемой частью комплексного учебника.
В электронный компонент учебника включены интерактивные 
гипертекстовые материалы, которые не могут быть представлены 
в печатном формате. Основным из них является ситуационный 
тренинг по составлению деловых писем с элементами ролевой 
игры как активного метода обучения.
Соответственно, главным содержимым электронного компонента является интерактивная компьютерная реализация данного тренинга. Описание компьютерного тренинга и порядка работы с ним 
приведены в п. 3.2 книжного компонента настоящего пособия.
Помимо тренинга по составлению деловых писем, в электронный компонент включены:
• 
справочная информация, относящаяся непосредственно к данному тренингу;
• 
дополнительные материалы, с помощью которых пользователь может расширить свои познания в рассматриваемой 
предметной области и закрепить усвоение понятийной базы 
дисциплины.
В справочную информацию входят:
• 
краткое описание цели данного тренинга и реализованных в 
нем деловых ситуаций;
• 
персональный состав виртуальных фирм, задействованных в 
предлагаемом сценарии делового взаимодействия, с указанием 
фамилий и должностей их сотрудников.
К дополнительным материалам относятся:
• 
нормативные документы;
• 
ссылки на тематические интернет-ресурсы;
• 
интерактивный терминологический кроссворд.
Вышеперечисленные справочные и дополнительные материалы встроены в интерфейс компьютерной реализации тренинга и 
могут быть вызваны в любой момент при работе с ним.
Рекомендуемый порядок работы с учебным пособием следующий.
Материал книжного компонента рекомендуется изучать последовательно, после чего следует переходить к компьютерному тренингу.

Перед погружением в предлагаемые ситуации рекомендуется 
проверить усвоение понятийной базы учебного пособия с помощью 
интерактивного терминологического кроссворда, обратившись к 
дополнительному материалу электронного компонента. Если какие-то термины вызывают затруднения, рекомендуется повторно 
обратиться к тем фрагментам книжного компонента, в которых 
рассматриваются эти понятия.
После успешного решения терминологического кроссворда следует приступать к непосредственному выполнению заданий тренинга. При возникновении в ходе выполнения тренинга вопросов, 
касающихся порядка работы с ним или описания интерфейса, необходимо пользоваться встроенными справочными материалами, 
а также обращаться к п. 3.2 книжного компонента.
Обращаться к нормативным документам и интернет-ссылкам 
следует по мере необходимости.

1 МЕТОДОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ 
КОМПЬЮТЕРНЫХ ТРЕНИНГОВ 
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

1.1. 
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ДЕЛОВЫЕ ИГРЫ 
И СИТУАЦИОННЫЕ ПРАКТИКУМЫ 
КАК СРЕДСТВА АКТИВИЗАЦИИ ПРОЦЕССА 
ОБУЧЕНИЯ

Сколько существует человечество, столько для него 
являются актуальными проблемы обучения. Во все времена 
педагоги (от древнегреческого παιδαγωγο′  — «ведущий ребенка») пытались добиться наилучшего усвоения знаний обучаемыми. Также давно было замечено, что один из подходов, 
способствующих этому, является обучение субъекта через его 
активную самостоятельную деятельность. В современном понимании активные методы обучения (или методы активного обучения) — это «совокупность педагогических действий и 
приемов, направленных на организацию учебного процесса и 
создающего специальными средствами условия, мотивирующие 
обучающихся к самостоятельному, инициативному и творческому освоению учебного материала в процессе познавательной 
деятельности» [13]. К принципам активного обучения можно 
отнести проблемность, самостоятельность, индивидуализацию 
обучения в сочетании с элементами взаимообучения, адекватность и практическую направленность учебно-познавательной 
деятельности, творческий и исследовательский подход к изучаемым проблемам, мотивацию, состязательность.
Применительно к высшему профессиональному образованию следует отметить, что использование активных методов в 
процессе обучения в вузе способствует преодолению стереотипов в обучении, выработке новых подходов к профессиональным ситуациям, повышению качества обучения.
Активные методы оказывают большое влияние на подготовку студентов к будущей деятельности, вооружают их знаниями, 
необходимыми специалисту в его квалификации. Однако их 
ценность состоит не только в более эффективном и прочном 
усвоении знаний. Активные методы обучения способствуют 

развитию творческих способностей студентов, активизируют их мышление. Они способствуют не только приобретению 
профессиональных знаний, но и формированию необходимых 
умений и навыков у студентов. В конечном счете применение 
таких методов служит одним из эффективных инструментов 
формирования компетенций — как профессиональных, так и 
универсальных.
С развитием общества формы и методы активного обучения трансформировались и совершенствовались. К настоящему 
времени сложилась следующая классификация АМО по характеру учебно-познавательной деятельности (рис. 1.1) [8].

Активные методы обучения

Неимитационные
Имитационные

Неигровые
Игровые

Рис. 1.1. Классификация активных методов обучения

К неимитационным методам относятся такие формы самостоятельной работы, как выполнение курсовой или дипломной 
работы, производственная практика. Далее эта группа АМО 
рассматриваться не будет.
К неигровым имитационным методам относятся проведение 
ситуационного анализа (case-study), действия по заданной инструкции. С некоторыми оговорками к ним можно отнести и использование тренажеров.
К игровым имитационным методам относятся:
• игровые приемы и процедуры;
• игровые ситуации и ролевые игры;
• дидактические игры;
• деловые игры.
Игровые приемы и процедуры предполагают реализацию в 
игровой форме единичных принципов активного обучения с 
использованием отдельных средств его активизации.
Игровые ситуации предусматривают совместное использование некоторых принципов активного обучения, для которых 

характерно погружение обучаемых в конкретную ситуацию или 
проблему. Типичные примеры игровых ситуаций — это дискуссионные занятия, ролевые игры, тренинги в игровой форме.
Если игровая ситуация используется в качестве основы, 
но деятельность участников формализована, т.е. предусмотрен жесткий порядок действий обучаемого, регламент, то такое средство активного обучения можно охарактеризовать как 
дидактическую игру.
К деловым играм относятся комплексные средства учебного 
назначения, в которых максимально сочетаются различные принципы активного обучения. Деловая игра должна предусматривать наличие цели, правил, системы оценки результатов, ролей, 
модели (сценария). Как и другие средства активного обучения, 
она должна иметь практическую направленность.
Деловая игра характеризуется следующими основными признаками [6]:
• моделирование процесса труда (деятельности) руководящих 
работников и специалистов предприятий и организаций по 
выработке управленческих решений;
• реализация процесса «цепочки решений». Поскольку в деловой игре моделируемая система рассматривается как динамическая, это приводит к тому, что игра не ограничивается решением одной задачи, а требует «цепочки решений». 
Решение, принимаемое участниками игры на первом этапе, 
воздействует на модель и изменяет ее исходное состояние. 
Измененное состояние включается в игровой комплекс, 
и на основе полученной информации участники игры вырабатывают решение на втором этапе игры и т.д.;
• распределение ролей между участниками игры;
• различие ролевых целей при выработке решений, которые 
способствуют возникновению противоречий между участниками, конфликта интересов;
• наличие управляемого эмоционального напряжения;
• взаимодействие участников, исполняющих те или иные 
роли;
• наличие общей игровой цели у всего игрового коллектива;
• коллективная выработка решений участниками игры;
• многоальтернативность решений;
• наличие системы индивидуального или группового оценивания деятельности участников игры.

В табл. 1.1 даны различные определения понятия «деловая 
игра». Общим во всех приведенных определениях является то, 
что деловая игра предусматривает диалоговое взаимодействие 
обучаемого с имитационной моделью тех или иных реальных 
процессов. Кроме того, в ряде определений подчеркивается 
возможность компьютерной реализации деловой игры. Остановимся подробнее на этом ключевом моменте, распространяющемся и на другие формы и методы активного обучения.
Действительно, развитие техники и инновационных технологий (прежде всего компьютерных и телекоммуникационных) 
значительно увеличили возможности применения активных методов обучения в учебном процессе. Инновационные подходы 
к организации активного обучения предусматривают создание 
и использование компьютерных игр и тренингов образовательной 
направленности.

Т а б л и ц а   1.1

Различные определения понятия деловой игры 
и их характерные особенности

Определение
Характерные 
особенности
Источник 
информации

Деловая игра в широко распространенном, обычном понимании — это метод имитации принятия управленческих решений 
в различных производственных 
ситуациях путем игры по заданным правилам группы людей 
или человека с ЭВМ в диалоговом режиме

Подчеркивается 
роль компьютерной 
программы и диалогового режима 
взаимодействия 
студента с компьютером в ходе игры

[6]

Деловая игра — это имитация 
на модели производственной, 
хозяйственной и организационной деятельности в учебных 
и исследовательских целях

Подчеркивается 
не только учебная, 
но и исследовательская цель 
деловой игры

Деловые игры / 
Под ред. 
В.Н. Бур кова. 
Препринт. М.: 
Институт проблем управления, 1977

Деловая игра — это имитация 
реальных производственноэкономических процессов 
с целью формирования у обучаемых экономического мышления

Акцент делается 
на развитие у обучаемых экономического мышления

Козленко Н.Н. 
Деловые игры 
в принятии 
управленческих 
решений. М.: 
ВЗПИ, 1992