Кадровику о приказах. Унифицированные формы: просто о сложном

Москва

ИНФРА-М

2011

Библиотека журнала

“Трудовое право Российской Федерации”

кадровику
о приказах

унифицированные формы:

просто о сложном

И.В. Журавлева, М.В. Журавлева 

УДК 651.4/8
ББК 65.050.2
 
Ж91

Журавлева И.В., Журавлева М.В.
Кадровику о приказах. Унифицированные формы: просто о сложном. — М.: ИНФРА-М, 2011. — 182 с. — (Б-ка журн. «Трудовое 
право Российской Федерации». Вып. 1(202)).

ISBN 978-5-16-004790-4

В книге известных авторов — юристов с большим опытом практической работы в 

кадровой службе — детально рассмотрены как общие правила оформления всех реквизитов кадровых приказов, включенных в альбом унифицированных форм, так и сложные 
случаи оформления таких приказов. Авторы дают юридически грамотные, отработанные 
и выверенные на практике рекомендации по оформлению кадровых приказов.

Книга будет полезна не только сотрудникам кадровых и HR-служб, но и бухгалтерам, 

секретарям, а также всем, в чьи обязанности входит оформление или иные виды работы 
с кадровыми приказами.

Этой книгой начинается серия, в которой в дальнейшем будут даны рекомендации по 

подготовке приказов по личному составу, оформляемых в произвольной форме, а также 
приказов по основной деятельности, проекты которых готовятся в кадровой службе.

ББК 65.050.2 

ISBN 978-5-16-004790-4 
© Журавлева И.В., Журавлева М.В., 2011

Ж91

Библиотека журнала  
«Трудовое право Российской Федерации»

УчредИтель  
ООО «Издательский дом ИНФрА-М»
Свидетельство о регистрации  
средства массовой информации Минпечати РФ: № 015422
Главный редактор Прудников В.М.

Выпуск 1(202)
Оригинал-макет подготовлен в «Издательстве ИНФРА-М»

Подписано в печать 25.12.2010
Формат 60×88/16. Бумага офсетная. Гарнитура Newton  
Печать офсетная. Усл. печ. л. 11,27. Уч.-изд. л. 11,38.  
Тираж 500 экз. Заказ      
Цена свободная.

ТК 149250-9806-251210

Издательский Дом «ИНФРА-М» 
127282, Москва, ул. Полярная, д. 31в.
Тел.: (495) 380-05-40, 380-05-43.   Факс: (495) 363-92-12. 
E-mail: books@infra-m.ru    http://www.infra-m.ru



введение

В деятельности сотрудника кадровой службы организации одним 

из ключевых моментов всегда была, есть и будет работа по подготовке 
кадровых приказов, для которых Государственным комитетом России 
по статистике разработаны унифицированные формы — это приказы 
о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении, а 
также приказы о применении мер поощрения и о направлении в командировки.

Нельзя забывать, что в наши обязанности входит заполнение трудовых книжек работников, записи в которые мы вносим на основании 
приказов и в точном соответствии с ними. Трудовая книжка — это основной документ, которым подтверждается стаж работника. От того, 
насколько грамотно в них сделаны записи, зависит правильность подсчета пенсионного стажа, и, следовательно, оформление пенсии. 
Кроме этого, по трудовым книжкам до 31.12.2006 подсчитывался непрерывный стаж, а с 01.01.2007 учитывается страховой стаж, от которого зависит размер пособия по нетрудоспособности. Поэтому опытный кадровик особенно трепетно относится к заполнению трудовых 
книжек, записи в которые переносятся из приказов. Следовательно, и 
приказы также должны быть оформлены очень грамотно и строго соответствовать трудовому законодательству.

В этой книге будут рассмотрены как общие правила оформления 

всех реквизитов кадровых приказов, включенных в альбом унифицированных форм, так и сложные случаи оформления таких приказов.

Нельзя не заметить, что в действующем альбоме унифицированных форм, как и в прежнем, отсутствует форма приказа о применении 
(так же, как и о досрочном снятии) дисциплинарного взыскания; нет 
в альбоме и форм для приказов о работе с совмещением должностей 
или профессий, об отстранении от работы, об отзыве работника из 
отпуска и многих других, хотя такие приказы, несомненно, также относятся к документации по учету кадров. Такие приказы оформляются в произвольной форме. Однако есть и другой путь: в кадровой 
службе каждой отдельно взятой организации могут быть разработаны 
свои собственные (локальные) унифицированные формы этих приказов по аналогии с формами, разработанными Госкомстатом России. 
Такие локальные унифицированные формы оформляются в виде альбома, который утверждается приказом руководителя организации. 
Помимо кадровых приказов сотрудникам кадровой службы часто 
приходится готовить проекты приказов, которые относятся к группе 
приказов по основной деятельности, например приказ об утверждении штатного расписания или о внесении изменений (дополнений) в 
штатное расписание, приказ о подготовке графика отпусков и др. Для 
таких приказов также можно разработать свои формы – это очень 
удобно и заметно упрощает в дальнейшем работу кадровиков. О конструировании форм, подготовке и оформлении приказов по личному 
составу и по основной деятельности, проекты которых традиционно 



готовятся кадровой службой, и для которых нет унифицированных 
форм, о правилах разработки локального альбома унифицированных 
форм для таких приказов, о том, какой программный инструментарий 
для этого удобно использовать, — будет рассказано в следующих книгах этой серии.

Но самые главные вопросы кадрового учета решаются все же изданием приказов, которые оформляются по существующим унифицированным формам. Поэтому первая книга серии посвящена именно таким приказам.

И, прежде всего, мы должны иметь верное представление о том, 

чем является приказ по своей сути, и каково его место в системе распорядительных документов, а также о том, какие еще существуют разновидности распорядительных документов.

Глава 1.

Приказ и еГо место в системе 
расПорядительных документов

В соответствии с п. 2.1.4 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), «… приказы издают во всех 
случаях, когда необходимо принять… индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения 
постановлений, решений и приказов».

Согласно п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций по разработке 

инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 
2009 г. № 76 (далее – Методические рекомендации по разработке 
инструкций по делопроизводству), приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения 
персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы, рассчитанные на 
разовое выполнение.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 утверждены унифицированные формы приказов (распоряжений) о приеме на работу, о переводе, предоставлении отпуска, поощрении, направлении в командировку и увольнении работников.

При этом приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. 
Именно приказами руководителя организации в основном и оформляется распорядительная деятельность работодателя.

Чаще всего специалисты по делопроизводству используют следующее определение приказа:



Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации1 (учреждения, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных 
задач, стоящих перед данной организацией.

Из этого определения следует, что приказ всегда имеет только одного автора, и издавать (подписывать) приказ имеет право только руководитель организации (либо индивидуальный предприниматель). 
Правом издания приказов наделяются руководители организаций любой формы собственности и организационно­правовой формы независимо от вида деятельности. При этом руководитель организации 
принимает решения в пределах полномочий, предоставленных ему 
уставом юридического лица.

В сложившейся практике распорядительной деятельности в организациях правом подписи приказов наделяются также руководители 
обособленных структурных подразделений, филиалов и представительств. Для этого либо издается приказ руководителя организации о 
передаче соответствующих полномочий, либо выдается доверенность 
на право подписания приказов и других документов (например, трудовых договоров с работниками, трудовых книжек и др.).

Кроме того, в соответствии с ч. 6 ст. 20 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ; Кодекс, Трудовой кодекс) право 
издания приказов может быть делегировано иному должностному 
лицу (например, директору по персоналу) с целью оптимизации административно­распорядительной деятельности. Право руководителя 
организации делегировать часть своих полномочий подтверждена 
также Постановлением Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 № 2 
(в ред. от 28.12.2006) «О применении судами РФ Трудового кодекса 
РФ», в котором указано, что представителем работодателя, который 
вправе подписывать трудовые договоры с работниками, а, следовательно, и приказы по личному составу, может являться лицо, которое 
в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами, 
учредительными документами юридического лица (организации) 
либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с 
этим лицом трудового договора наделено полномочиями по найму работников.

Приказы не должны противоречить законодательству, указам и 

распоряжениям Президента, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, другим нормативным правовым 
актам России и ее субъектов.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных 

документов, образующихся в процессе деятельности государственных 
органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения2 (далее – Перечень) приказы делятся на три группы (см. табл. 1).

 
 А теперь – и индивидуальным предпринимателем.

 
 Утвержден приказом Минкультуры России от 5.08.00 № 558.



I. Приказы по основной (профильной) деятельности отражают управленческие решения по вопросам:

создания, реорганизации или ликвидации организации;
организации работы предприятия и его структурных подразделений;
утверждения и изменения структуры и штатов организации;
делегирования полномочий;
распределения зон ответственности;
аттестации работников организации;
информационного и документационного обеспечения деятельности;
утверждения и/или введения в действие различных организационно­правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, инструкций по видам деятельности1, правил, регламентов и др.);
утверждения внутренних типовых форм документов;
создания временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (например, комиссий)

и другим (не имеющим прямого отношения к деятельности кадровой службы, и поэтому не включенным в этот перечень).

Приказы по основной (профильной) деятельности издаются также, когда требуется довести до сведения работников и организовать 
исполнение и соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов, в том числе локальных, или решений, принятых вышестоящими организациями.

Помимо этого, приказами по основной (профильной) деятельности оформляются утверждение штатного расписания, итоги работы, результаты ревизий и другие аспекты деятельности организации.

II. Приказы по административно-хозяйственным вопросам. Для того 
чтобы наши читатели­кадровики имели представление о том, что это 
такое, поясним, что такими приказами регламентируются, в частности:

нормы расхода материалов;
порядок проведения инвентаризации;
режим доступа в здания и отдельные помещения организации;
выполнение ремонтных работ в помещениях

и другие вопросы.

III. Приказы по личному составу, определяющие правовое положение и условия труда работников:

о приеме на работу;
о переводе на другую работу;
о перемещении в другое подразделение или на другое рабочее 
место;

 
 Например, Инструкция по кадровому делопроизводству.

—
—

—
—
—
—
—

—

—
—

—
—
—
—

—
—
—



об отпусках;
об увольнении с работы;
о поощрении;
о дисциплинарных взысканиях;
о поручении дополнительной работы (совмещение должностей 
и  др.);
о направлении в командировки

и некоторые другие.
Таблица 

Фрагмент Перечня типовых управленческих архивных документов, 

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов 

местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Номер 
статьи
Вид документа
Срок хранения 

документа*
Примечания



3
4

. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

.. Руководство

9
Приказы, распоряжения; документы 
(справки, сводки, информации, доклады) 
к ним:

() Присланные  
для сведения –  
до минования 
надобности
() О дисциплинарных 
взысканиях, 
ежегодных 
оплачиваемых 
отпусках, отпусках в 
связи с обучением, 
дежурствах, 
краткосрочных 
внутрироссийских 
и зарубежных 
командировках – 5 л.

а) по основной (профильной) деятельности
Пост.** ()

б) по личному составу (прием, 
перемещение, совмещение, перевод, 
увольнение; аттестация, повышение 
квалификации, присвоение званий 
(чинов); изменение фамилии; поощрения, 
награждения; оплата труда, премирование, 
различные выплаты; все виды отпусков 
работников с тяжелыми, вредными и 
опасными условиями труда, отпуска по 
уходу за ребенком, отпуска без сохранения 
содержания (заработной платы); дежурства 
по профилю основной деятельности; 
длительные внутрироссийские и 
зарубежные командировки, командировки 
для работников с тяжелыми, вредными и 
опасными условиями труда)

75 л. () ЭПК

в) по административно-хозяйственным 
вопросам
5 л.

* 
Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся 
источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть 
менее десяти лет.
 
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
 
Отметка «ЭПК« означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения 
«постоянно».
** 
Здесь и далее звездочки <**> означают, что при ликвидации организаций, не являющихся 
источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

кадровые приказы подразделяются на две группы в зависимости от 

сроков хранения этих документов (см. табл. 2).

—
—
—
—
—

—



Таблица 
сроки хранения кадровых приказов

Срок хранения

75 лет
5 лет

Приказы:
— о приеме на работу;
— о переводе на другую работу;
— об увольнении;
— о перемещении в другое структурное 
подразделение или на другое рабочее место;
— о совмещении;
— об аттестации;
— о повышении квалификации;
— об изменении фамилии (имени, отчества);
— о поощрении и награждении;
— об оплате труда, премировании и иных 
выплатах работникам, в том числе об 
установлении надбавки к окладу;
— о предоставлении всех видов отпусков 
работникам с тяжелыми, вредными и опасными 
условиями труда;
— о предоставлении отпуска по уходу за 
ребенком;
— о предоставлении отпуска без сохранения 
заработной платы;
— о направлении работников в длительные 
внутрироссийские и зарубежные командировки, 
а также о направлении в командировки 
работников с тяжелыми, вредными и опасными 
условиями труда
и другие.

Приказы:
— о применении и досрочном снятии 
дисциплинарных взысканий;
— о предоставлении ежегодных оплачиваемых 
отпусков;
— о предоставлении учебных отпусков;
— о дежурствах, не связанных с основной 
(профильной) деятельностью организации;
— о краткосрочных внутрироссийских и 
зарубежных командировках;

Курсивом выделены приказы, для которых Госкомстат разработал 

унифицированные формы и о которых пойдет речь в этой книге1. 
Кроме того, нельзя не заметить, что некоторые из этих приказов могут быть оформлены и как по основной деятельности (например, приказы об изменении окладов и о выплате премий).

Глава 2 
все нЮансы оФормления кадровых Приказов 
с Применением униФицированных Форм

§ 1. альбом унифицированных форм по учету труда

Государственным комитетом по статистике Российской Федерации 5 января 2004 года2 были утверждены унифицированные формы 
документов по учету труда и его оплаты. Эти формы во многом повторяют прежние, утвержденные постановлением Госкомстата России от 

 
Как уже было сказано выше, о приказах по личному составу, для которых не имеется унифицированных форм, будет рассказано в следующих книгах этой серии.

 
Постановление Госкомстата России от 5 января 004 г. №  «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».



6 апреля 2001 г. № 26. Однако унифицированные формы 2001 года 
были разработаны под формулировки КЗоТ РФ и не вполне соответствовали принятому в 2002 году Трудовому кодексу РФ. Унифицированные формы в действующем альбоме сделаны с учетом положений 
нового Трудового кодекса. Многие практики говорят о том, что и эти 
унифицированные формы нуждаются в усовершенствовании, однако 
ни Росстат, который является преемником Госкомстата, ни какойлибо другой орган сегодня не имеет полномочий по утверждению или 
изменению унифицированных форм, поэтому работать с имеющимися формами нам придется, по всей видимости, очень долго, и никаких 
изменений в них ожидать не приходится1.

Постановлением Госкомстата предписано: «Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные 
в п. 1.12 настоящего постановления, на организации, независимо от 
формы собственности, осуществляющие деятельность на территории 
Российской Федерации, в п.1.23 – на организации, независимо от 
формы собственности, осуществляющие деятельность на территории 
Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений».

Таким образом, все организации – государственные и частные, 

коммерческие и некоммерческие, российские и с участием иностранного капитала, независимо от организационно­правовой формы4, – 
обязаны применять в работе унифицированные формы по учету труда. За этим строго следит государственная инспекция труда. А в последнее время и государственная налоговая инспекция стала требовать, 
чтобы кадровые приказы оформлялись с использованием унифицированных форм из альбома. Налоговой инспекцией уже неоднократно были наказаны организации, издающие приказы в произвольной 
форме или использующие старые унифицированные формы. При 
этом приводился следующий довод: приказы, сделанные не по действующим формам, считаются не изданными вообще. К работодателям были применены административные взыскания за то, что ими не 
издаются приказы, служащие основанием для денежных выплат ра 
См. письмо Минфина России от 04.05.009 № 07-0-0/4, в котором сказано: «До 
004 года функция по разработке и утверждению унифицированных форм первичных 
учетных документов осуществлялась Государственным комитетом Российской Федерации по статистике (Постановление Правительства Российской Федерации от 0.0.00 
№ 85). Однако в ходе административной реформы данная функция признана решением 
Правительства Российской Федерации избыточной, подлежащей упразднению (протокол 
от 8..003 № 47). В связи с этим осуществление данной функции не предусмотрено 
Положением о Федеральной службе государственной статистики, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 0.06.008 № 40. Таким образом, 
ни Минфин России, ни Росстат в настоящее время не имеют полномочий разрабатывать и 
утверждать формы первичных учетных документов и не имеют полномочий давать разъяснения по их применению».

 
См. приложение .

3 
См. приложение .

4 
Открытое акционерное общество; закрытое акционерное общество; общество с ограниченной ответственностью, полное товарищество, производственный кооператив; потребительский кооператив и другие (см. Гражданский кодекс Российской Федерации, 
часть ).

ботникам, следовательно, эти выплаты необоснованно учитываются в 
расходах по оплате труда.

Как и прежде, в Альбом включены унифицированные формы для 

приказов

о приеме на работу:
№ Т­1: «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;
№ Т­1а: «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;
о переводе на другую работу:
№ Т­5: «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую 
работу»;
№ Т­5а: «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;
об отпусках:
№ Т­6: «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
№ Т­6а: «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;
об увольнении:
№ Т­8: «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) 
трудового договора с работником (увольнении)»;
№ Т­8а: «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) 
трудового договора с работниками (увольнении)»;
о командировании
№ Т­9: «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку);
№ Т­9а: «Приказ (распоряжение) о направлении работников в 
командировку;
о поощрении:
№ Т­11: «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;
№ Т­11а: «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

§ 2. Порядок работы с унифицированными формами

Кадровику, работающему с унифицированными формами, необходимо знать, что Госкомстат России 24 марта 1999 г. постановлением 
№ 20 утвердил «Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации»1 (далее – Порядок применения форм), 
в соответствии с которым строится работа с унифицированными формами, в том числе и с формами кадровых документов. Причем действие Порядка применения форм распространяется как на унифицированные формы, принятые ранее, чем сам Порядок применения 
форм, так и на формы, принятые впоследствии. Согласно этому документу, в унифицированные формы допускается вносить различные изменения, в частности:

 
 См. приложение 3.

•
—
—

•
—

—

•
—

—

•
—

—

•
—

—

•
•
•