Документоведение

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ  
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 
 
РОСТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ 
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ (РИНХ) 
 
 
 
 
 
 
 
 
Мисиченко Н.Ю., Веретенникова Е.Г.,  
Кудинова Г.Н.  
 
 
 
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ 
 
 
 
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ 
 
 
для направлений  
10.03.01 «Информационная безопасность», 
38.03.02 «Менеджмент» 
 
 
 
 
 
 
Ростов-на-Дону 
Издательско-полиграфический комплекс 
2021 
 

 
УДК 002:001 (075) 
ББК 73я73 
М 65  
 
 
Мисиченко, Н.Ю. 
М 65 Документоведение : учеб. пособие / Н.Ю. Мисиченко,  
Е.Г. Веретенникова, Г.Н. Кудинова. – Ростов-на-Дону :  
Издательско-полиграфический комплекс Рост. гос. экон. ун-та 
(РИНХ), 2021. – 142 с.  
 
 
ISBN 978-5-7972-2907-0 
 
 
Учебное пособие содержит текст лекций, практические задания, литературу для углубленного изучения дисциплины. В тексте лекций освещены теоретические основы документирования, которыми должен владеть 
будущий менеджер, экономист. В пособии представлены задания для 
практических работ, задания для самостоятельной работы студентов всех 
форм обучения.  
Предназначено для направлений 10.03.01 «Информационная безопасность», 38.03.02 «Менеджмент». Пособие может использоваться и для 
иных направлений и специальностей.   
УДК 002:001 (075) 
ББК 73я73 
 
 
Рецензенты: 
Рутта Н.А., доцент, зав. кафедрой экономики и управления 
Южно-Российского гуманитарного института  
Щербаков С.М., профессор, зав. кафедрой информационных систем  
и прикладной информатики РГЭУ (РИНХ) 
 
Утверждено в качестве учебного пособия учебно-методическим  
советом РГЭУ (РИНХ). 
 
 
ISBN 978-5-7972-2907-0 
© Ростовский государственный 
экономический университет  
(РИНХ), 2021 
© Мисиченко Н.Ю., Веретенникова Е.Г., 
Кудинова Г.Н., 2021 

ОГЛАВЛЕНИЕ 
 
1 
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ........................................... 5 
2 
РАЗВИТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДРЕВНЕЙ РУСИ ........................ 8 
3 
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО VII-XX ВВ.  ........................................................ 12 
4 
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА  
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ............................................................................. 20 
5 
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА  
НА ПРЕДПРИЯТИИ ................................................................................... 22 
6 
СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА  
И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ...................................... 32 
7 
КЛАССИФИКАЦИЯ И ОФОРМЛЕНИЕ  
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ ................................................................ 37 
8 
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ  
И СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ...................................................... 41 
9 
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА ................................................................................. 50 
10 ЯЗЫК И СТИЛЬ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ .................................. 55 
11 ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ЯЗЫКЕ И СТИЛЕ  
ДЕЛОВОГО ПИСЬМА ............................................................................... 61 
12 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ  
ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ .................................................................. 65 
 
ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ  
ДЛЯ ОСВОЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ ................................................................ 84 
 
ТЕМАТИКА РЕФЕРАТОВ ............................................................................. 103 
 
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЕ ЗАПИСИ ............................................................ 105 
 
ПРИЛОЖЕНИЯ ............................................................................................... 106 
ПРИЛОЖЕНИЕ А Требования к оформлению 
реквизитов документов  .............................................. 107 
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Пример оформления журналов  
регистрации документов ............................................. 121 
ПРИЛОЖЕНИЕ В Пример Сводки о состоянии  
исполнительской дисциплины .................................. 122 

ПРИЛОЖЕНИЕ Г Пример Номенклатуры дел  
и описи номенклатуры дел ......................................... 123 
ПРИЛОЖЕНИЕ Д Пример Акта о выделении документов  
к уничтожению .............................................................. 125 
ПРИЛОЖЕНИЕ Е Примеры оформления  
служебных документов ................................................ 126 
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж Пример оформления Представления 
(на угловом бланке)  ..................................................... 129 
ПРИЛОЖЕНИЕ И Пример оформления Акта 
(на угловом бланке)  ..................................................... 130 
ПРИЛОЖЕНИЕ К Пример оформления Справки 
(на угловом бланке)  ..................................................... 131 
ПРИЛОЖЕНИЕ Л Пример оформления Протокола 
(на угловом бланке)  ..................................................... 132 
ПРИЛОЖЕНИЕ М Пример оформления Телефонограммы 
(на угловом бланке)  ..................................................... 133 
ПРИЛОЖЕНИЕ Н Примеры оформления деловых писем ..................... 134 
ПРИЛОЖЕНИЕ П Пример оформления титульного листа ................... 137 
ПРИЛОЖЕНИЕ Р Пример оформления реферата ................................... 138 
ПРИЛОЖЕНИЕ С Пример оформления содержания .............................. 139 
ПРИЛОЖЕНИЕ Т Пример оформления страницы  
текстового документа .................................................. 140 
ПРИЛОЖЕНИЕ У Контрольный текст ...................................................... 141 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ 
 
Делопроизводством называют деятельность человека по 
разработке и оформлению документов, их движению, учету и 
хранению. Компьютерное делопроизводство предполагает использование современных IT-технологий для автоматизации деятельности человека на всех стадиях работы с документами. Делопроизводство – это одна из областей знаний, которая характеризуется своим понятийным аппаратом.  
Документирование – это создание документа с использованием различных методов, способов и средств закрепления информации на материальном носителе. При создании документов 
используется совокупность методов, способов и средств документирования. 
Метод документирования – это прием или совокупность 
приемов фиксирования информации на материальном носителе с 
помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.п.). 
Способ документирования – это действие или совокупность 
действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, тиснение, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, 
электронный, механический, ручной и др.). 
Средства документирования – это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа. Номенклатура средств составления, копирования и размножения документов включает 
ручные, механизированные и автоматизированные приспособления, начиная с гусиного пера и заканчивая вводно-выводными 
устройствами ЭВМ. 
Методами документирования определяется специфика знаковой системы записи информации на носителе. Способы и средства документирования в своей совокупности являются основой 
видового разнообразия документов. 
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или формирования в дело. 

Значение оптимальной организации документооборота в документационном обеспечении управления в настоящее время 
необычайно велико. Основными требованиями к организации документооборота являются: оперативность прохождения документов; исключение лишних инстанций прохождения и действий с 
документами; максимальное единообразие в порядке прохождения документов и в процессе их обработки. 
Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства» – это материальный объект 
с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени 
и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда и как его результат. 
Важнейшей функцией документа является информационная 
функция. В документе фиксируются факты, события, явления 
практической и мыслительной деятельности человека. 
Документ обладает организационной функцией. С помощью 
документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для 
организации и координации их деятельности. Внешние связи 
предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная 
функция документов. 
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении 
спорных вопросов, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально – заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т.д.). 
Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. 
Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного 
уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, 
повышает престиж организации. 
Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называют 
системой документации. Рационально организованный комплекс 
взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и 
требованиям, и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). 

Обязательным условием организационной и управленческой 
деятельности на предприятиях, в учреждениях, фирмах является ее 
документирование. Организация и управление характеризуются 
разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации. 
Совершенствование делопроизводственных процессов достигается разными способами, главным из которых является 
унификация форм документов, приемов фиксирования информации и ее обработки. 
Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно 
понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, 
составляющих какой-либо комплекс или систему. 
Основная цель унификации управленческой документации – 
создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов 
должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Экономическая эффективность унификации документов достигается в 
результате снижения затрат на составление, изготовление и 
оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за 
счет совершенствования системы управления, выражающийся в 
повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к 
единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и 
операций по обработке, учету и хранению. 
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, 
обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в документоведении. Результаты разработки при этом 
оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предприятий, фирм, учреждений и организаций (СТП). 
 

2 РАЗВИТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДРЕВНЕЙ РУСИ 
 
По археологическим находкам можно установить, что первые письменные документы появились в период с 911 по 945 года. Они касались договоров киевских князей с Византией. Кроме 
того, в это время составляли письменные завещания и подорожные грамоты купеческих кораблей. В период правления Владимира Святославовича (978-1015 гг.) в Киеве существовало учебное заведение для детей бояр и детей старших дружинников. Из 
числа выпускников лучшие отбирались на должность печатников 
(хранителей княжеской печати) и металлников (судейских секретарей, писцов и дьяков) для ведения делопроизводства князей и 
феодалов. Наиболее распространенным видом документов были 
грамоты (уставные, вкладные, купеческие и т.д.). Документы 
хранились в центральных храмах городов. Места хранения документов назывались «ларем», а лицо ответственное за хранение – 
ларником. Кроме храмов, местами хранения документов были 
также гостиные дворы и монастыри. 
Практически до конца 14 века основным материалом для 
письма был пергамен. Пергамен – это, выделанная особым образом, 
телячья или баранья кожа. Иначе пергамен ещё называли «хартией» 
или «телятиной». Лучший пергамен привозили из Греции.  
Самой древней формой документа, распространенной в 
Древней Руси, была грамота. Грамота представляла собой отдельный вид пергамена шириной 15-17 сантиметров. Документ 
имел форму столбца, один лист пергамена подклеивался к другому. Если документ терял ценность, то пергамен счищали, 
подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали 
для записи информации. Документы писались сплошным текстом 
без разделения на слова. Из знаков препинания к концу 14 века 
стали использовать только точку. 
Приказное делопроизводство XV-XVII в. 
Система государственного делопроизводства начала формироваться в период создания русского централизованного государства. По мере превращения Московского княжества в Великорусское государство усложнялись административные задачи. От

дельные части управления, находившиеся по приказу князя в ведении того или иного лица, превращался в постоянные присутственные места-избы или приказы. Деятельность приказов 
(«Большой казны», «посольского», «разбойного», «холопьего» 
и т.д.) определялась высшим правительственным учреждением – 
«Боярской думой». 
Приказные судьи занимались распорядительной деятельностью. В ведении приказов находились воеводы, управляющие 
территориями и выполняющие предписания центральных властей. Воеводы имели свою приказную избу (канцелярию) и помощников – меньших воевод и дьяков. В приказной избе хранилась городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба имела подразделения – «столы». Так, Нижегородская изба состояла из 4 столов (1663 г.): Денежного; Судного; Сыскного и поместного; Ямского. 
Приказы и приказные избы представляли собой «присутствие», канцелярию и архив. Документы размещались на столах, 
на скамьях и в сундуках. В помещениях, в которых велась работа, 
принимались посетители.  
Часть приказов относилась к органам территориального 
управления, а часть ведала отдельными отраслями. Общее количество приказов в 17 веке составляло от 40 до 70. 
Приказ возглавлял приказной судья. В его ведении находилось 1-3 дьяка, а к концу 17 века и более. В ведении дьяков находились подъячьи, которые, в зависимости от знаний, стажа и 
опыта, делились на «старых», «средних» и «молодых». Структурными подразделениями приказов были столы или повытья. 
Деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному признаку. Дьяки и подъячьи занимались делопроизводством, отправляли в приказ челобитные, доклады, доношения, 
хранили дела и вели письмоводство. Старшим подъячьим и подъячьим средней руки доверялась более сложная работа-подготовка 
решений, хранение дел, опечатывание архивных сундуков. 
Подъячьи, допускающие ошибки, подвергались наказаниям: 
их избивали батогами и лишали жалованья. 
В 15 веке дорогостоящий пергамен вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран. Со 

второй половины 17 века началось изготовление бумаги из тряпья и чернил из дубильных веществ. Текст на бумаге был особенно стойким и не выцветал, и именно поэтому документы этого 
периода хорошо читаются.  
До второй половины 19 века писали гусиными перьями, которые затем были вытеснены металлическими.  
В делопроизводстве приказов продолжала использоваться 
столбцовая форма документа – свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Особенно большими были важные государственные акты. Сохранились грамоты длиной до 309 метров.  
Текст на таком свитке писался с одной стороны, другая же 
служила для пометок, рецензий и адресов. Документы хранились 
в свитках или рулонах. Для особо важных документов изготавливались футляры, но чаще всего свитки хранились в сундуках. Но 
пользоваться такими свитками было крайне неудобно, так как 
тратилось много времени на свертывание и развертывание свитка, а вследствие того, что склейка была непрочной, документ 
быстро изнашивался. В 17 веке по указу Петра I столбцовая форма делопроизводства была отменена. 
Видовой состав документов приказного делопроизводства 
был довольно однообразным: грамоты, приговоры, наказы, доклады, отписки, памятки, челобитные. 
Грамоты – это царские указы, посылаемые из приказов на 
места боярам, воеводам, приказным людям. 
Отписки – это документы, поступающие в приказы от  
воевод.  
Приказы представляли царю отписки или доклады. Воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы. 
Приказы обменивались памятками. Обращения граждан 
оформлялись в виде челобитных. 
В документах приказного делопроизводства большинство 
реквизитов не выделялось из текста (обращение, адресат, дата 
документа, обозначение автора и собственно содержание документов составляли сплошной текст). 
Подготовкой дел к рассмотрению занимались столы (подразделения приказов). Дьяк или старший подьячий составляли 
проект ответного документа. Докладчиком по делу был дьяк. Ес