Делопроизводство в таможенных органах

РОСТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ (РИНХ) 
 
ФАКУЛЬТЕТ КОММЕРЦИИ И МАРКЕТИНГА 
 
 
 
 
 
 
Л.Х. Попова  
 
 
 
 
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО  
В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ 
 
 
 
 
 
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ростов‐на‐Дону 
2010 
 

УДК 651 (075) + 339.5 (075) 
 
 
П 58 
Попова, Л.Х. Делопроизводство в таможенных органах : учеб. пособие / Л.Х. Попова ; Рост. гос. эконом. ун-т (РИНХ). – Ростов н/Д, 
2010. – 206 с. 
 
ISBN 978-5-7972-1487-8 
 
 
Настоящее учебное пособие является третьим изданием, дополненным и пересмотренным в соответствии с новым ГОСТ Р 6.30-2003 и приказом ФТС России № 160 
от 18.10.2004 (с дополнениями и изменениями 2008 г.) «Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах». 
Пособие предназначено для студентов очной и заочной форм обучения по специальности 080115 «Таможенное дело» в помощь при изучении дисциплины «Таможенное делопроизводство».  
Цель пособия состоит в изучении общих требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных органах, 
приобретение практических навыков в области делопроизводства.  
Таможенное делопроизводство – одна из дисциплин учебного плана специальности 
таможенное дело, поэтому знание делопроизводства всегда поможет найти достойную 
работу при любой общественно-политической ситуации. 
Основными задачами изучения дисциплины являются: 
– ознакомление с идеологией современного ведения делопроизводства; 
– изучение особенностей ведения делопроизводства в управленческой деятельности таможенных органов и предприятий;  
– составление документов и правила их оформления;  
– организация работы с документами (прием, обработка документов, контроль их 
исполнения, систематизация и формирование документов в дела). 
В курсе рассматриваются образцы различных управленческих документов, отвечающих современным требованиям на основе ГОСТ Р 6.30-2003. 
 
 
Рецензенты: Таранов П.В., Межаев Р.М. 
 
 
Утверждено в качестве учебного пособия Редакционно-издательским советом РГЭУ (РИНХ) 
УДК 651 (075) + 339.5 (075) 
ISBN 978-5-7972-1487-8 
 
© Ростовский государственный 
экономический университет (РИНХ), 2010 
© Попова Л.Х., 2010 

СОДЕРЖАНИЕ 
 
Введение .................................................................................................................. 6 
1. 
Общие положения документационного обеспечения ..................................... 7 
2. 
Документ и его функции ...................................................................................... 10 
3. 
Оформление документов на основе ГОСТ Р 6.30-2003 .................................. 14 
4. 
Требования оформлению бланков ..................................................................... 24 
5. 
Виды административно-управленческих документов................................... 28 
5.1. Организационно-распорядительные документы.................................................. 28 
5.2. Информационно-справочные документы ............................................................. 36 
5.3. Документы по личному составу............................................................................. 54 
6. 
Организация документооборота и исполнения документов......................... 63 
6.1. Документы, передаваемые электронной почтой (ЭП)......................................... 63 
6.2. Прием и обработка документов, поступающих по каналам  
электронной почты и факсимильной связи...........................................................
 
68 
6.3. Работа с обращениями граждан ............................................................................. 69 
6.4. Поисковая система по документам........................................................................ 76 
6.5. Регистрация входящих документов....................................................................... 78 
6.6. Регистрация исходящих документов..................................................................... 79 
6.7. Регистрация внутренних документов.................................................................... 82 
6.8. Контроль исполнения документов......................................................................... 84 
6.9. Организация работы с документами в структурных подразделениях.  
Работа исполнителей с документами.....................................................................
 
89 
7. 
Формирование и оформление дел в делопроизводстве  
и передача их в архив таможенного органа .....................................................
 
91 
7.1. Номенклатура дел.................................................................................................... 91 
7.2. Формирование и оформление дел.......................................................................... 97 
7.3. Организация хранения документов в соответствии 
с номенклатурой дел ...............................................................................................
 
104
7.4. Организация проведения экспертизы ценности документов.............................. 106
7.5. Комплектование архива. Подготовка и порядок передачи 
документов в архив..................................................................................................
 
117
7.6. Организация документов в архиве......................................................................... 124
7.7. Опись дел.................................................................................................................. 138
7.8. Использование документов архива........................................................................ 141
7.9. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение........................ 148
 
Заключение ............................................................................................................. 154
 
Список литературы............................................................................................... 156
 
Краткий словарь терминов ................................................................................. 160
 
Приложения............................................................................................................ 179
 

ПРЕДИСЛОВИЕ 
Достижения науки и техники, бурное развитие научно-технической 
революции воздействуют на все сферы человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, 
повышения качества и эффективности управленческого труда.  
Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненного коллектива сотрудников. В понятие «стиль 
руководителя» включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его 
отношение к риску и к ошибкам, понимание чувств других людей.  
Большое внимание в пособии уделяется вопросам организации службы делопроизводства и архива. В частности, рассматриваются оправдавшая себя на практике система классификации и хранения документов и 
дел, порядок регистрации и хранения их в архиве. 
Рассмотрен практический опыт работы со служебной перепиской. 
Деловую переписку, как известно, следует применять лишь в тех случаях, когда нет условий для личного общения, невозможно использовать 
технические средства коммуникации, а также тогда, когда составление 
письменного документа предписано указаниями руководителя учреждения 
или проистекает из требований руководящих документов. Но ведь таких 
ситуаций в жизни возникает множество, и в каждой из них нужно принять 
верное решение. Очень часто носителем решения выступает именно письменный документ: приказ, распоряжение, указание и т.п., и это налагает 
огромную ответственность на разработчиков и исполнителей документов. 
В других случаях мы используем письменные документы в качестве источника информации для подготовки последующих решений. К числу их 
следует отнести различные служебные записки, справки и некоторые другие. 

Значит, ответственность за полноту и глубину изучения содержания этих документов полностью ляжет на плечи тех, кому они были адресованы. 
На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение 
термина «документ» как «способ доказательства». 
Руководители таможенных органов и предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском 
потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности таможенных органов. 
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление 
документов по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. 
Учебное пособие содержит материал по двум неразрывно связанным 
компонентам делопроизводства: 
- составление документов и правила их оформления; 
- организация работы с документами (прием, обработка документов, контроль их исполнения, систематизация и формирование документов в дела). 
Требования к оформлению документов даны на основе ГОСТ Р 6.30-2003. 
Рекомендации по составлению документов носят универсальный характер и могут быть применены при их составлении. 
В учебном пособии приведены образцы документов и краткий словарь 
терминов, используемых в сфере управления и делопроизводства.  

ВВЕДЕНИЕ 
Предлагаемое учебное пособие содержит необходимую информацию 
о документировании деятельности и работе с документами в соответствии 
с требованиями действующих законодательных актов и нормативнометодических материалов. Управление в таможенных органах или на предприятиях неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности и т.п. 
Так, деятельность таможенных органов фиксируется в протоколах; 
распорядительная деятельность руководителя – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных 
комиссий – в актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, переписке и т.д. 
Унифицированная система организационно-распорядительной документации занимает особое место и применяется при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играет 
большую роль среди всех других систем управленческой документации.  
В настоящем пособии рассматривается организационнораспорядительная документация (ОРД), включающая следующие группы 
документов: 
Организационно-распорядительные документы; 
Информационно-справочные документы; 
Документы по личному составу. 
В пособии описывается состав и правила оформления реквизитов ОРД, 
приводятся формуляры основных ОРД и примеры их составления, рассматривается технология ведения делопроизводства в таможенных органах. 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ  
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 
Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях таможенных органов единой системы 
делопроизводства, методическое руководство работой с документами и 
обучение сотрудников основам делопроизводства возлагаются на отдел 
(отделение, группу) документационного обеспечения. 
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в отделах таможенных органов возлагается на их руководителей. 
Руководитель отдела определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения. 
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций 
допускается с разрешения руководства таможенных органов или отделов. 
При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику. 
Под документационным обеспечением управления понимается создание 
документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций. 
Порядок работы с секретными документами, документами с грифом 
«Для служебного пользования» (включая правила учета, хранения и использования печатей, штампов, бланков) и другой специфической документацией регламентируется специальными нормативными актами. 
Задачи, функции, порядок работы отдела (отделения, группы) документационного обеспечения регламентируются положением. 

Права, обязанности и ответственность сотрудников делопроизводства 
определяются должностными инструкциями, которые должны быть 
оформлены в соответствии с приказом ФТС РФ.  
Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или 
коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между региональными таможенными управлениями и ФТС России, таможнями, таможенными постами и сторонними организациями. 
Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают следующие ненормативные правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией. 
Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Запрещается применять в этих целях такой вид документов 
как письма. 
Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, 
телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных 
мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих 
нормативных актов по данному вопросу. 
В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами. 

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. 
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и.т.д.), а также при использовании ПК. 
Нормативно-методическая база делопроизводства – обеспечивается совокупностью законов, нормативно-правовыми актами и методическими документами, регламентирующими технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а 
также регламентирующие работу службы делопроизводства – ее структуру, 
функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. 
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя: 
• законодательные акты Российской Федерации в сфере информации 
и документации; 
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном 
уровне; 
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и 
ведомственного характера; 
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти 
субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства; 
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий. 

• государственные стандарты на документацию; 
• унифицированные системы документации; 
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; 
• государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного 
обеспечения (ГСДОУ); 
• нормативные документы по организации управленческого труда и 
охране труда; 
• нормативные документы по организации архивного хранения документов. 
Таможенные органы реализуют свою деятельность на основе Федерального закона РФ и таможенного кодекса РФ. 
 
2. ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ 
Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. 
Функции документа: 
информационная (фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека); 
организационная (обеспечивается воздействие на группы людей для 
организации и координации их деятельности); 
коммуникативная (внешние связи предприятий и организаций); 
юридическая (доказательства при рассмотрении спорных вопросов, 
договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые 
акты органов государственного управления и т.д.);