Документоведение

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ 
 
 
РОСТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ «РИНХ» 
 
 
 
 
 
 
 
Димитриева Л.Л. 
 
 
 
 
 
 
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ 
 
Учебное пособие 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ростов-на-Дону  
2007 

 
- 2 -
УДК 651 (075) 
Д 44 
 
Д 44 
Димитриева, Л.Л. Документоведение : учеб. пособие / Л.Л. Димитриева. 
– Ростов н/Д: Изд-во РГЭУ «РИНХ», 2007. – 102 с.  
 
ISBN 978-5-7972-1179-2 
 
 
Учебное пособие содержит текст лекций, программу курса, задание к зачету, экзаменационные вопросы и литературу для углубленного изучения по 
дисциплине. Текст лекций излагает теоретические основы делопроизводства, 
которыми, как минимум, должен владеть будущий экономист и специалист по 
защите информации. 
Учебное пособие предназначено для студентов заочной и заочнодистанционной формы обучения по специальностям «Прикладная информатика», «Организация и технология защиты информации». 
 
Рецензенты: 
Щербаков С.М., Родина О.Р. 
 
 
 
Утверждено в качестве учебного пособия редакционно-издательским советом РГЭУ «РИНХ».  
 
 
УДК 651 (075) 
Д 44 
 
ISBN 978-5-7972-1179-2 
 
 
 
 
 
© Димитриева Л.Л., 2007 
© Ростовский государственный  
экономический университет «РИНХ», 2007 

 
- 3 -
СОДЕРЖАНИЕ 
Раздел 1. Текст лекций 
4
Введение 
4
Тема 1. Делопроизводство в древности 
6
Тема 2. Делопроизводство XVII–XX вв. 
9
Тема 3. Технология работы с документами 
16
Тема 4. Классификация и оформление служебных документов 
24
Тема 5. Служебные документы 
31
Тема 6. Деловые письма 
35
Тема 7. Правила оформления текстовых документов 
40
Тема 8. Язык и стиль служебных документов 
49
Тема 9. Типичные ошибки в языке и стиле делового письма 
54
Раздел 2. Программа и задание  
58
Программа курса 
58
Задание к зачету 
60
Библиографические записи 
61
Приложения 
62
Приложение А Требования к оформлению реквизитов ОРД 
62
Приложение Б Пример оформления журналов регистрации документов 
69
Приложение В Пример Сводки о состоянии исполнительской дисциплины 
70
Приложение Г Пример Номенклатуры дел и описи номенклатуры дел 
71
Приложение Д Пример Акта о выделении документов к уничтожению 
73
Приложение Е Примеры оформления служебных документов 
74
Приложение Ж Пример оформления Представления 
85
Приложение И Пример оформления Акта 
86
Приложение К Пример оформления Справки 
87
Приложение Л Пример оформления Протокола 
88
Приложение М Пример оформления телефонограммы 
89
Приложение Н Примеры оформления деловых писем 
90
Приложение П Правила оформления титульного листа 
96
Приложение Р Пример оформления реферата 
97
Приложение С Пример оформления содержания 
98
Приложение Т Пример оформления страницы текстового документа 
99
Приложение У Примеры оформления библиографических записей по ГОСТ 7.12003 
100
Приложение Ф Контрольный текст 
101
 

 
- 4 -
РАЗДЕЛ 1. ТЕКСТ ЛЕКЦИЙ 
  
ВВввееддееннииее 
 
Документоведением называют деятельность человека по разработке и 
оформлению документов, их движению, учету и хранению. Компьютерное документоведение предполагает использование современных ЭВМ для автоматизации деятельности человека на всех стадиях работы с документами. Документоведение – это одна из областей знаний, которая характеризуется своим понятийным аппаратом. Наиболее важные понятия документоведения будут рассмотрены ниже.  
Часть документоведения, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации 
хранения документов относят к архивному делу. 
Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», 
«способ доказательства». Это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает 
одновременно и как предмет труда, и как его результат. 
Важнейшей функцией документа является информационная. В документе 
фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. 
Документ обладает также организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов. 
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов, не 
говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т.д.). 
Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус 
управленческих кадров, повышает престиж организации. 
Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере 
человеческой деятельности, называют системой документации. Рационально 
организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым 
правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). 
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях, в фирмах является ее документирование. 

 
- 5 -
Организация и управление характеризуются разнообразием и повторимостью 
рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда 
большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации. 
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия 
документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. 
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную 
для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в документоведении. Результаты разработки при этом 
оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), 
отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предприятий, фирм, учреждений и 
организаций (СТП)1. 
Накоплен большой опыт разработки унифицированных систем документации. В настоящее время действует ГОСТ P 6.30-20032 на требования по 
оформлению организационно-рапорядительной документации. Имеется опыт 
создания других систем унифицированной документации (финансовой, торговой, научно-технической и др.). 
В учебном пособии освещены вопросы истории делопроизводства, технологии работы с документами, особое место отведено рассмотрению правил 
составления организационно-распорядительной документации и текстовых документов, даны основные сведения по языку и стилю служебных документов и 
о типичных ошибках, допускаемых при их составлении.  
 
                                                 
1 ГОСТ Р 1.0-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения. 
2 ГОСТ P 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной 
документации. Требования к оформлению документов. 

 
- 6 -
ТТееммаа  11..  ДДееллооппррооииззввооддссттввоо  вв  ддррееввннооссттии  
ВВооппррооссыы::  
11..11..  РРааззввиит
тииее  ддееллооппррооииззввооддсст
твваа  вв  ДДррееввннеейй  РРууссии..  
11..22..  ППррииккааззннооее  ддееллооппррооииззввооддсст
тввоо  1155––1177  вввв..  
 
1.1. Развитие делопроизводства в Древней Руси 
 
По археологическим находкам можно установить, что первые письменные документы появились в период с 911 по 945 года. Они касались договоров 
киевских князей с Византией. Кроме того, в это время составляли письменные 
завещания и подорожные грамоты купеческих кораблей. В период правления 
Владимира Святославовича (978–1015 гг.) в Киеве существовало учебное заведение для детей бояр и детей старших дружинников. Из числа выпускников 
лучшие отбирались на должность печатников (хранителей княжеской печати) и 
металлников (судейских секретарей, писцов и дьяков) для ведения делопроизводства князей и феодалов. Наиболее распространенным видом документов 
были грамоты (уставные, вкладные, купеческие и т.д.). Документы хранились в 
центральных храмах городов. Места хранения документов назывались «ларем», 
а лицо ответственное за хранение – ларником. Кроме храмов, местами хранения 
документов были также гостиные дворы и монастыри. 
Практически до конца 14 века основным материалом для письма был пергамен. Пергамен – это выделанная особым образом телячья или баранья кожа. 
Иначе пергамен еще называли «хартией» или «телятиной». Лучший пергамен 
привозили из Греции.  
Самой древней формой документа, распространенной в Древней Руси, 
была грамота. Грамота представляла собой отдельный вид пергамена шириной 
15–17 сантиметров. Документ имел форму столбца, один лист пергамена подклеивался к другому. Если документ терял ценность, то пергамен счищали, 
подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи 
информации. Документы писались сплошным текстом без разделения на слова. 
Из знаков препинания к концу 14 века стали использовать только точку. 
 
1.2. Приказное делопроизводство 15–17 вв. 
 
Система государственного делопроизводства начала формироваться в период создания русского централизованного государства. По мере превращения 
Московского княжества в Великорусское государство усложнялись административные задачи. Отдельные части управления, находившиеся по приказу князя 
в ведении того или иного лица, превращался в постоянные присутственные 
места – избы или приказы. Деятельность приказов («Большой казны», «посоль

 
- 7 -
ского», «разбойного», «холопьего» и т.д.) определялась высшим правительственным учреждением – «Боярской думой». 
Приказные судьи занимались распорядительной деятельностью. В ведении приказов находились воеводы, управляющие территориями и выполняющие предписания центральных властей. Воеводы имели свою приказную избу 
(канцелярию) и помощников – меньших воевод и дьяков. В приказной избе 
хранилась городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. 
Приказная изба имела подразделения – «столы». Так, Нижегородская изба состояла из 4 столов(1663 г.): Денежного, Судного, Сыскного и поместного, Ямского. 
Приказы и приказные избы представляли собой «присутствие», канцелярию и архив. Документы размещались на столах, на скамьях и в сундуках. В 
помещениях, в которых велась работа, принимались посетители.  
Часть приказов относилась к органам территориального управления, а 
часть ведала отдельными отраслями. Общее количество приказов в 17 веке составляло от 40 до 70. 
Приказ возглавлял приказной судья. В его ведении находилось 1–3 дьяка. 
В ведении дьяков находились подъячьи, которые, в зависимости от знаний, 
стажа и опыта, делились на «старых», «средних» и «молодых». Структурными 
подразделениями приказов были столы или повытья. Деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному признаку. Дьяки и подъячьи 
занимались делопроизводством, отправляли в приказ челобитные, доклады, доношения, хранили дела и вели письмоводство. Старшим подъячьим и подъячьим средней руки доверялась более сложная работа: подготовка решений, хранение дел, опечатывание архивных сундуков. 
Подъячьи, допускающие ошибки, подвергались наказаниям: их избивали 
батогами и лишали жалованья. 
В 15 веке дорогостоящий пергамен вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западно-европейских стран. Со второй половины 17 века 
началось изготовление бумаги из тряпья и чернил из дубильных веществ. Текст 
на бумаге был особенно стойким и не выцветал, и именно поэтому документы 
этого периода хорошо читаются.  
До второй половины 19 века писали гусиными перьями, которые затем 
были вытеснены металлическими.  
В делопроизводстве приказов продолжала использоваться столбцовая 
форма документа – свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. 
Особенно большими были важные государственные акты. Сохранились грамоты длиной до 309 метров.  
Текст на таком свитке писался с одной стороны, другая же служила для 
пометок, рецензий и адресов. Документы хранились в свитках или рулонах. Для 
особо важных документов изготавливались футляры, но чаще всего свитки 
хранились в сундуках. Пользоваться такими свитками было крайне неудобно, 
так как тратилось много времени на свертывание и развертывание свитка, а 

 
- 8 -
вследствие того, что склейка была непрочной, документ быстро изнашивался. В 
17 веке по указу Петра I столбцовая форма делопроизводства была отменена. 
Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно 
однообразным: грамоты, приговоры, наказы, доклады, отписки, памятки, челобитные. 
Грамоты – это царские указы, посылаемые из приказов на места боярам, 
воеводам, приказным людям. 
Отписки – это документы, поступающие в приказы от воевод.  
Приказы представляли царю отписки или доклады. Воеводам и другим 
местным начальникам царь давал наказы. 
Приказы обменивались памятками. Обращения граждан оформлялись в 
виде челобитных. 
В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов не 
выделялось из текста (обращение, адресат, дата документа, обозначение автора 
и собственно содержание документов составляли сплошной текст). 
Подготовкой дел к рассмотрению занимались столы (подразделения приказов). Дьяк или старший подьячий составляли проект ответного документа. Докладчиком по делу был дьяк. Если в ходе обсуждения думные дьяки вносили коррективы, то после вынесения решения дьяк «чернил» документ (исправлял его).  
Младший подьячий переписывал документ набело. Подьячий «справлял», 
т.е. сверял беловик с черновиком. Удостоверял его своей подписью, подтверждая соответствие беловика черновику. Юридическую силу документ получал 
после «приписи» (подписи) дьяка. Руководители приказов (судьи) своих подписей на документах не ставили. Царь и бояре собственноручно подписывались 
только на договорных грамотах, заключенных с другими государствами. 
Подпись дьяка выполнялась следующим образом: если документ состоял 
из нескольких листов, дьяк приписывал документ «на каждой склейке», проставлял на ней по одному слогу своей фамилии. При этом буквы должны были 
захватить оба листа. Все это выполнялось для предохранения документов от 
фальсификации и подлога. 
Во время приказного делопроизводства документы начали хранить не 
только в кулях, мешках и сундуках, но и в шкафах для хранения документов, а 
сундуки снабжались замками. 
  

 
- 9 -
ТТееммаа  22..  ДДееллооппррооииззввооддссттввоо  VVIIII––XXXX  вввв..    
ВВооппррооссыы::  
22..11..  ССиисст
тееммаа  ккооллллеежжссккооггоо  ддееллооппррооииззввооддсст
твваа..  
22..22..  ССиисст
тееммаа  ммиинниисст
тееррссккооггоо  ддееллооппррооииззввооддсст
твваа  XXIIXX  ––  ннаачч..  XXXX  вввв..  
22..33..  О
Оррггааннииззаацциияя  ддееллооппррооииззввооддсст
твваа  вв  11991177––11994411  гггг..  
22..44..  ИИсст
тоорриияя  ууппррааввллеенниияя  ддееллооппррооииззввооддсст
тввоомм  вв  11994455––11999900--хх  гггг..  
22..55..  ННооррммаат
тииввнноо--ммеет
тооддииччеессккааяя  ббааззаа  ссооввррееммееннннооггоо  ддееллооппррооиизз-ввооддсст
твваа..  
 
2.1. Система коллежского делопроизводства 
 
В результате административных реформ Петра I сложилась новая система 
учреждений (вместо приказов и воевод). 
1. В центре: сенат, синод, кабинет и коллегии. 
2. На местах: губернатор, воевода, комиссары и другие органы. 
Всего за 1718–1720 гг. вместо упраздненных приказов было создано двенадцать коллегий (иностранных дел, военная, камер-коллегия и др.). 
В 1699 г. Петр I ввел в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издал приказы об отмене столбцовой формы и переходе к тетрадной. 
Тетради состояли из четырех листов, сложенных пополам и сшитых нитками. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу.  
Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, 
затем законодательной основой документа стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720 г.  
Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской, т.к. основным в новых учреждениях стал коллегиальный 
способ принятия решений присутствием коллегий, в состав которых входили 
президент, вице-президент, два-три советника и асессоры. 
В это время делопроизводственная деятельность становится обязанностью канцелярии. Глава канцелярии – секретарь – составлял самые важные бумаги и нес ответственность за организацию делопроизводства коллегии: подготовку дел к слушанию, докладыванию дел на заседании коллегии, ведение 
справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печатей коллегии. 
В состав канцелярии входили: нотариус, актуариус, регистратор, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (устный перевод), вахмистр (сторож). 

 
- 10 -
Генеральный регламент устанавливал, что в первую очередь должны рассматриваться государственные дела (на их решение отводилась неделя), а затем 
частные (в течение шести месяцев). 
Наиболее тщательно в генеральном регламенте были проработаны вопросы регистрации документов, правильное ведение которой обеспечивало сохранность документов, быстрое их нахождение, контроль за движением документов и их исполнением. 
Новшеством было введение подписи руководителя присутственного места 
на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопросов. 
Петр I впервые стал лично подписывать издаваемые им указы. 
В коллежском делопроизводстве возникли новые виды документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, заимствованные в западном делопроизводстве: рапорт, протокол, регламент, журнал, инструкция и др. 
Существенные изменения претерпели и формы документов. Для многих 
из них разрабатываются «генеральные формуляры» – образцы. В коллежском 
делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом дата документа, которая пишется под текстом с левой стороны и имеет следующую форму: Марта 24 дня 1723 года. 
Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа. В некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания: Рапорт о получении приказа. 
Кроме даты и названия документа выделяется ряд реквизитов, отражающих различные стадии работы над документом: подписи, отметки о согласовании, регистрационные номера, отметка о контроле, отметка о направлении в 
дело и т.д. 
Генеральный регламент устанавливал порядок использования печати. 
Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей. Стремлением сохранять в тайне государственные дела были продиктованы введение присяги для государственных чинов и запрет на хранение служебных документов 
дома. Особо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение 
тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их 
смысла. Были предусмотрены следующие виды наказания: смертная казнь, 
ссылка на галеры с вырезанием ноздрей, конфискация имущества, денежные 
штрафы, лишение чина и т.д. 
В целом, изменения в организации делопроизводства коллегий привели к 
значительному увеличению письменной работы. Даже расширенные штаты 
канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките. 
Реформа Петра I затронула только центральный уровень государственного управления, почти не отразившись на местных учреждениях. Завершила эту 
реформу Екатерина II, издавшая в 1775 году документ «Учреждение для управления губерний». Губернская реформа Екатерины II установила единообразие 
устава губерний, разграничив административные, судебные и финансовые уч