Документационное обеспечение управления в таможенных органах (с применением электронного обучения). Часть 2

Государственное казенное образовательное учреждение
высшего образования
«Российская таможенная академия»
В.А. МАТВЕЕВА
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ 
ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ 
В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ 
(С ПРИМЕНЕНИЕМ 
ЭЛЕКТРОННОГО ОБУЧЕНИЯ)
Курс лекций
В 2 частях
Часть 2
Москва
2022

УДК 005.92
ББК 65
 
М33
Д о п у щ е н о
координационным учебно-методическим советом 
Российской таможенной академии к использованию в учебном процессе
Р е ц е н з е н т
Л.А. КАЗАКОВА, начальник отдела архивной обработки документов Управления делами 
ФТС России, полковник таможенной службы
Э к с п е р т
О.Е. КУДРЯВЦЕВ, заведующий кафедрой информатики и информационных таможенных 
технологий Ростовского филиала Российской таможенной академии, д-р физ.-мат. наук, 
доцент
Матвеева В.А.
М33  
Документационное обеспечение управления в таможенных органах (с применением электронного обучения): курс лекций: в 2 ч. Ч. 2 / В.А. Матвеева. М.:
РИО Российской таможенной академии, 2022. 210 с.
ISBN 978-5-9590-1269-4 (ч. 2)
ISBN 978-5-9590-1130-7
Курс лекций подготовлен в помощь слушателям дополнительной профессиональной программы «Документационное обеспечение управления в таможенных органах» 
на основе лекций, прочитанных автором в системе дистанционного обучения Академии 
в 2020–2021 гг. В издание вошли лекции к разделам 5 и 6 ДПП «Управление документами в таможенном органе» (в рамках темы 5.1 «Основные задачи и функции, выполняемые ОДО в таможенных органах» рассматривается функция по организации работы
архива управленческих документов) и «Экспертиза ценности документов».
Особое внимание уделено научно-методическим принципам, критериям и методам 
отечественного архивоведения, истории становления архивной работы в таможенных 
органах, их взаимодействию с государственными архивами, организации и проведению 
экспертизы ценности, составлению номенклатур дел, а также проблемам долгосрочного 
хранения электронных архивных документов.
Может быть полезен также для студентов всех форм обучения, изучающих дисциплины «Основы документооборота в таможенных органах», «Документационное обеспечение управления», «Основы документационного обеспечения управления в таможенных 
органах».
УДК 005.92
ББК 65
ISBN 978-5-9590-1269-4 (ч. 2)
ISBN 978-5-9590-1130-7
© Российская таможенная академия, 2022

СОДЕРЖАНИЕ
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ..............................................................................5
ПРЕДИСЛОВИЕ...............................................................................................9
Л е к ц и я  7
ОСНОВЫ АРХИВОВЕДЕНИЯ...................................................................14
Контрольные вопросы..............................................................................55
Тестовые задания......................................................................................56
Л е к ц и я  8
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ АРХИВНОГО ДЕЛА
В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ....................................................................58
Контрольные вопросы............................................................................ 113
Тестовые задания.................................................................................... 114
Л е к ц и я  9
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – ОСНОВА
ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ФОНДА ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА........... 117
Контрольные вопросы............................................................................159
Тестовые задания....................................................................................160
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.............................................................................................163
ПРИЛОЖЕНИЯ ...........................................................................................165
П р и л о ж е н и е  1
ДПП «Основы архивного дела в таможенных органах»
Т е м а : Организация размещения и обеспечения
 
 сохранности архивных документов.......................................167
П р и л о ж е н и е  2
ДПП «Основы архивного дела в таможенных органах»
Т е м а : Описание и учет документов в архиве
 
таможенного органа...............................................................171

П р и л о ж е н и е  3
ГОСТ Р 7.0.97–2016. СИБИД. Организационно-распорядительная 
документация. Требования к оформлению документов.............................181
П р и л о ж е н и е  4
Фрагмент технического задания «Автоматизированная система учета
и контроля исполнения документов в подразделениях ФТС России
и таможенных органах» (программная задача «Хранение данных»).......195
П р и л о ж е н и е  5
ДПП «Основы архивного дела в таможенных органах»
Т е м а : Исполнение запросов социального характера
 
в таможенном органе.............................................................197
П р и л о ж е н и е  6
Экспорт номенклатуры дел в Excel из АС «УКИД-2»................................200
П р и л о ж е н и е  7
Формирование справочника «Номенклатура дел» в АС «УКИД-2»........202

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ
БД
База данных
БСЭ
Большая советская энциклопедия
ВНИИДАД
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
ГАРФ
Государственный архивный фонд Российской Федерации
ГАУ СССР
Главное архивное управление при Совете Министров 
СССР
ГИС
Государственная информационная система
ГОСТ
Государственный стандарт
ГТК России
Государственный таможенный комитет Российской Федерации
ГТУ МВТ СССР
Главное таможенное управление Министерства внешней 
торговли СССР
ГУАД
Главное управление архивным делом в Народном комиссариате по просвещению
ГУГТК СССР
Главное управление государственного таможенного контроля при Совете Министров СССР
ДОУ
Документационное обеспечение управления
ДПП
Дополнительная профессиональная программа
ЕГАФ
Единый государственный архивный фонд России
ЕКС
Единый квалификационный справочник
ИИ
Искусственный интеллект
ИС
Информационная система
ИСО
Международная организация по стандартизации
КС
Квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и других служащих
МГИАИ (ныне – 
ИАИ)
Московский государственный историко-архивный институт (ныне – Историко-архивный институт)

МСА
Международный совет архивов
МЭДО
Межведомственная система электронного документооборота
НИОКР
Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы
НИР
Научно-исследовательская работа
НК РФ
Налоговый кодекс Российской Федерации
НПА
Нормативные правовые акты
НСА
Научно-справочный аппарат
НСИ
Нормативно-справочная информация
НТД
Научно-техническая документация
ОДО
Отдел документационного обеспечения
ОКУД
Общероссийский классификатор управленческой документации
ОРД
Организационно-распорядительная документация
ПО
Программное обеспечение
Правила 2015
Правила организации хранения, комплектования, учета 
и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах 
государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
Правила делопроизводства 2019
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления
Правила ГА 2020
Правила организации хранения, комплектования, учета 
и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах 
государственной власти, органах самоуправления и организациях
Правила НТД
Правила организации хранения, комплектования, учета 
и использования НТД в органах государственной власти, 
органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях
ПЭП
Простая электронная подпись
РГАДА
Российский государственный архив древних актов

РГАНТД
Российский государственный архив научно-технической 
документации
РГГУ
Российский государственный гуманитарный университет
РГИА
Российский государственный исторический архив
РОПУ
Региональное оперативно-поисковое управление
РСФСР
Российская Советская Федеративная Социалистическая 
Республика
РТУ
Региональное таможенное управление
РЭБОТИ
Региональное таможенное управление радиоэлектронной 
безопасности объектов таможенной инфраструктуры
СД
Система документации
СИБИД
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
СМИ 
Средства массовой информации
СМЭВ
Единая система межведомственного электронного взаимодействия
СП
Структурное подразделение
СХЭД
Система хранения электронных документов
СЭД
Система электронного документооборота
ТК РФ
Трудовой кодекс Российской Федерации
ТК СССР
Таможенный кодекс СССР
ТФТ
Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов 
УКЭП
Усиленная квалифицированная электронная подпись
УНЭП
Усиленная неквалифицированная электронная подпись
УПК РФ
Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации
УСД
Унифицированная система документации
УЦ
Удостоверяющий центр
ФГИС
Федеральная государственная информационная система
ФЗ
Федеральный закон
ФНС России
Федеральная налоговая служба

ЦГАНХ СССР 
(ныне – РГАЭ)
Центральный государственный архив народного хозяйства 
СССР (ныне – Российский государственный архив экономики)
ЦИТТУ
Центральное информационно-техническое таможенное 
управление
ЦТУ
Центральное таможенное управление
ЦЭК
Центральная экспертная комиссия
ЦЭКТУ
Экспертно-криминалистическое таможенное управление 
Федеральной таможенной службы
ЦЭПК
Центральная экспертно-проверочная комиссия при Росархиве
ЭД
Электронный документ
ЭДО
Электронный документооборот
ЭК
Экспертная комиссия
ЭП
Электронная подпись
ЭПК
Экспертно-проверочная комиссия
ЭРКК
Электронная регистрационно-контрольная карточка
ЮЛ
Юридическое лицо
PDF
Portable Document Format (межплатформенный открытый 
формат электронных документов)

Посвящается 
В.К. Боярову, А.Д. Матвееву
ПРЕДИСЛОВИЕ
В часть 2 курса лекций1 планировалось включить лекции, которые были 
прочитаны в рамках модулей 5 «Управление документами в таможенном 
органе» и 6 «Экспертиза ценности документов» дополнительной профессиональной программы (ДПП) «Документационное обеспечение управления в таможенных органах». Но жизнь, как обычно, внесла свои коррективы. Что же произошло почти за два года с момента выхода части 1 курса 
лекций и что повлияло на содержание части 2?
Пандемия короновируса и, как следствие, переход на работу в дистанционном формате привели не только к стиранию рамок между рабочим 
и личным временем, но и к востребованности юридически значимого электронного документооборота и электронных документов, резкому увеличению интереса и спроса на них со стороны работодателей, обострив тем 
самым вопрос неурегулированности правовых отношений в сфере работы 
с документируемой информацией. На первый план вышла проблема долговременной сохранности электронных архивных документов, которая пока 
не решена ни с правовой точки зрения, ни методически, ни организационно: фондообразователи решают ее исходя из своих представлений и возможностей.
Нерешенные проблемы (особенно в свете принятых программных документов по цифровизации различных сторон жизнедеятельности общества) 
становятся критичными и заставляют законодателей и других регуляторов 
активнее работать по поиску решений, которые бы устраивали и государство, и бизнес.
В качестве примера такой активности можно привести:
–– принятый Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений».
1 Часть 1 была издана в 2020 г.

Он позволяет создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые 
документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе;
–– законопроект № 1173189–7 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов 
конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных 
и (или) материальных дубликатов документов», который вносит изменения в ряд федеральных законов, включая Федеральный закон от 22.10.2004
№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
–– утвержденную Концепцию развития электронного документооборота 
в хозяйственной деятельности (принята на заседании президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения 
предпринимательской деятельности);
–– проекты нормативных правовых актов Минцифры России, Минэкономразвития России, разрабатываемые в рамках реализации национальной 
программы «Цифровая экономика Российской Федерации», и др.
Пока законодатели и другие регуляторы решают проблемы (среди которых – придание статуса юридически значимого документа архивному электронному документу), процесс перехода на электронный документооборот 
(как внутренний, так и межкорпоративный/межведомственный) набирает 
скорость, что приводит к усложнению и изменению состава документального, а в дальнейшем и архивного фонда организаций: все большая часть 
документов создается и хранится в различных специализированных информационных системах (например, бухгалтерского, кадрового учета) в виде 
баз данных, регистров, реестров (например, реестр таможенного перевозчика, реестр таможенных представителей). К электронным документам также 
можно отнести системы мгновенных сообщений на корпоративных порталах, 
а использование такого способа коммуникации, как видео-конференц-связь, 
заставляет обратить внимание на организацию работы с аудиовизуальными документами. Заметим, что значительная часть из названных документов 
под контроль СЭД (в традиционном понимании) не подпадает и не включается в документальный фонд, что противоречит его определению: «документы, созданные и полученные в процессе деятельности любой организации, 
образуют ее документальный фонд».
Рано или поздно настанет момент, когда нужно будет проводить экспертизу ценности названных документов, а значит быть готовыми в дальнейшем 
к передаче их на хранение в собственный архив или в государственный (планируется, например, что федеральные органы исполнительной власти могут начать передавать на постоянное хранение свои электронные архивные