Стилистика служебных документов

-¬¡ ©¡¡
«¬ª°¡--¤ª©œ§¸©ª¡
ª¬œ£ªžœ©¤¡
-ÁÌÄÛ
ÊÍÉʾ¼É¼
¾

¿ÊÀÏ
Т.Н. ЗАЙЦЕВА
Т.П. КОВИНА
СТИЛИСТИКА 
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ
Москва
ИНФРА-М
202 
5

УДК 81`38 
+35.077.1(075.32)
ББК 81.055.5 
:60.844я723
 
З 
-17
А в т о р ы:
 
Зайцева Т.Н., кандидат филологических наук, доцент, доцент кафедры исторических наук и архивоведения Московского государственного лингвистического университета;
 
Ковина Т.П., кандидат филологических наук, доцент, доцент кафедры иностранных языков Московского государственного технологического университета «СТАНКИН»
Р е ц е н з е н т ы:
 
Щербина С.И., доктор филологических наук,  
доцент, профессор кафедры иностранных языков Московского государственного технологического университета «СТАНКИ 
Н»;
 
Михалёв Г.И., кандидат филологических наук,  
доцент, доцент Академии базовой подготовки Российского университета транспорта
Зайцева Т.Н.
З 
-17  
Стилистика служебных документов : учебное пособие / Т.Н. Зайцева, Т.П. Ковина. — Москва : ИНФРА-М, 2025. — 25 
4 с. — (Среднее 
профессиональное образование). 
ISBN 978-5-16-020369-0 (print)
ISBN 978-5-16-112936-4 (online)
Учебное пособие включает справочный теоретический материал и разнообразные упражнения для практических занятий по стилистике служебных 
документов — одному из разделов учебных дисциплин «Русский язык в профессиональной деятельности», «Профессиональная этика и основы делового 
общения», «Русский язык и культура речи», а также других дисциплин, связанных с теорией и практикой современной служебной коммуникации. Также даны 
вопросы для обсуждения, задания для самостоятельной работы, списки рекомендуемой литературы и нормативных актов, приложение. 
Содержание обусловлено требованиями профессиональных стандартов 
к языковой подготовке специалиста по документационному обеспечению 
управления организацией.
Соответствует требованиям федеральных государственных образовательных стандартов среднего профессионального образования.
Предназначено для студентов средних учебных заведений, обучающихся 
по направлению подготовки 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение», материал будет полезен слушателям курсов повышения квалификации, а также всем, кто интересуется вопросами культуры деловой речи.
УДК 81`38 
+35.077.1(075.32)
ББК 81.055.5 
:60.844я723
ISBN 978-5-16-020369-0 (print)
ISBN 978-5-16-112936-4 (online)
© Зайцева Т.Н., Ковина Т.П., 
202 
 
4

 
Предисловие
Предлагаемое пособие для практических занятий предназначено для аудиторных и внеаудиторных занятий с обучающимися 
по программам среднего профессионального образования очной, 
очно-заочной и заочной формах обучения, в том числе при использовании дистанционных образовательных технологий. 
Цель пособия — рассмотреть специфику письменной формы деловой коммуникации, жанровые особенности официально-деловых 
текстов, дать общие сведения о законодательной базе служебной 
документации.
Теоретический раздел содержит основные сведения по стилистике и грамматике деловой речи, правила составления деловых 
писем и служебных документов. Практический раздел решает комплекс учебных задач:
1) представить язык как систему;
2) показать функционально-стилистическую дифференциацию 
языка;
3) выявить и показать специфику официально-делового стиля; 
4) научить анализировать деловой (служебный) текст с точки 
зрения его жанровой и стилистической принадлежности; 
5) выработать практические навыки составления и редактирования текстов с соблюдением норм официально-делового стиля;
6) познакомить с нормативно-правовой базой служебных докумен 
тов.
Структура и содержание пособия ориентированы на тематику 
следующих учебных дисциплин: «Русский язык в профессиональной деятельности», «Профессиональная этика и основы делового общения», «Русский язык и культура речи» и др. 
В условиях расширения и углубления деловых контактов, актуализации вопросов эффективного речевого поведения в деловой 
сфере повышены требования к документообороту организаций, 
к лингвистической компетенции специалистов в сфере документационного обеспечения управления, в связи с этим предлагаемые 
в рамках той или иной темы материалы помогут обучающемуся 
закрепить на практике приемы создания служебных документов 
с учетом актуальных требований законодательных актов. 
В результате освоения данных материалов обучающийся должен: 
• 
знать отличительные черты жанров официально-делового 
стиля, способы создания служебных текстов, средства языка, используемые в деловой коммуникации в письменной и устной 
форме;
3

• 
уметь оформлять документы с учетом жанра; 
• 
владеть навыками создания служебной документации в соответствии с законодательно-правовой базой, применять полученные знания в обеспечении документооборота организации.
Учитывая содержательный аспект учебного пособия, следует отметить, что оно не является оригинальным научным изданием, так 
как в ходе подготовки материалов авторы-составители опирались 
на существующие учебники по деловой коммуникации, научные 
статьи, положения законов и т.д. Использованные источники указаны в конце книги.
4

Глава 1.  
ЯЗЫК И РЕЧЬ. СТИЛИ РЕЧИ. 
ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ РЕЧИ
1.1. Язык и речь
1.2. Понятие о современном литературном языке
1.3. Языковая норма
1.4. Функциональные стили языка
1.5. Особенности официально-делового стиля
1.1. ЯЗЫК И РЕЧЬ
Понятия «язык» и «речь» неоднозначны, хотя соотносятся как 
синонимы; речь связана с языком, но не отождествляется с ним.
Язык — это естественная система знаков, объективное, исторически сложившееся явление духовной жизни общества. Язык 
служит средством хранения и передачи информации о менталитете 
нации, особенностях культуры и истории народа. Язык реализуется 
в речи и через нее выполняет свое важное назначение как средства 
коммуникации.
Термин «речь» используется в двух значениях. Во-первых, речью 
называется один из видов деятельности человека — общение с другими людьми. В этом смысле речь — это конкретная деятельность, 
которая выражается либо в устной, либо в письменной форме. Вовторых, речью называется результат такой деятельности — текст 
(доклад, статья, сообщение и др.).
Речь конкретна и индивидуальна, а язык — явление общее и абстрактное. Изучением языка как системы и ее реализации в речи 
занимались многие ученые, например Н.Д. Арутюнова, И.А. Бодуэн 
де Куртенэ, М.М. Бахтин, В.А. Бондарко, В.В. Виноградов, Г.О. Винокур, В. фон Гумбольдт, Г.А. Золотова, П.А. Лекант, М.Н. Кожина, А.А. Потебня, Г.Я. Солганик, Ф. де Соссюр, Д.Н. Шмелев, 
Л.В. Щерба и др.
Основными функциями языка являются:
1)	 когнитивная (т.е. познавательная) — связывает язык с мыслительной деятельностью индивида;
2)	 коммуникативная — дает возможность людям понять друг 
друга и организовать работу во всех сферах деятельности;
3)	 побудительная (эмоциональная) — призвана выражать отношение к содержанию речи, реализуется в средствах интонации 
и оценки.
5

Есть и другие функции:
•	
информационная — передача информации, сообщение о мыслях, намерениях людей;
•	
агитационная — побуждение к действию, призыв, просьба;
•	
эмотивная — непосредственное выражение чувств и эмоций;
•	
метаязыковая — использование языка для описания предметов (например, для определения понятия, характеристики объекта изучения и т.п.).
В речевой деятельности человека функции языка проявляются 
в различных сочетаниях с преобладанием одной из них. 
1.2. ПОНЯТИЕ О СОВРЕМЕННОМ ЛИТЕРАТУРНОМ ЯЗЫКЕ
Современным принято называть язык, общепонятный его носителям и используемый для коммуникации на конкретном историческом этапе. Вопрос о хронологических границах применительно 
к современному русскому литературному языку рассматривают 
с двух сторон. 
В широких границах принято считать «современным» язык 
«от Пушкина до наших дней», т.е. это язык от первой трети XIX в. 
до наших дней, и в узких границах — язык конца XX — начала 
XXI в. 
В предисловии к  «Российской грамматике» (1755) М.В.  Ломоносов отмечал, что человеческое общество без языка «подобно 
несобранной машине», части которой «лежали бы врозь, в бездействии», если бы каждый человек не мог изъяснять своих понятий 
другому, то сама жизнь людей была бы бесполезной, «едва ли 
не хуже жизни диких зверей, рассыпанных по лесам и пустыням». 
Вот почему невозможно, чтобы каждый член общества говорил, 
как ему заблагорассудится, «кто во что горазд», ведь тогда само общение было бы затруднено, поэтому в период становления и развития языка возникло понятие литературного языка, т.е. общепринятого и общепонятного для всех говорящих.
Для литературного языка характерны:
—	 развитая письменность;
—	 общепринятая норма, т.е. определенные правила употребления всех языковых элементов;
—	 стилевая дифференциация языкового выражения, т.е. наиболее типичное и целесообразное, упорядоченное языковое выражение, обусловленное ситуацией общения.
6

Дополнительные сведения
Кратко представим процесс становления русского литературного 
языка.
Ранний период древнерусского литературного языка (XI–XIV вв.) 
определяется историей и культурой Киевской Руси. Древнерусский литературный язык развивался благодаря существованию двух мощных 
источников:
1)	древнерусской устной поэзии, превращавшей разговорный язык 
в обработанный поэтический язык (например, «Слово о полку Игореве»);
2)	старославянского языка, пришедшего на Киевскую Русь вместе 
с церковной литературой (отсюда второе название — церковно-славянский язык).
С XIV в., когда выделяется великорусская народность и начинается 
собственная история русского языка, литературный язык развивается 
на основе московского КОЙНЕ (средство общения, главным образом 
устного, обеспечивающее постоянную коммуникативную связанность 
некоторого региона). В московский период происходит явное сближение 
литературного языка с разговорной речью, что особенно полно проявилось в деловых текстах.
 В  литературном языке XVII  в. наблюдается значительная  пестрота  (используются народно-разговорные, книжно-архаические 
и заимствованные из других языков элементы), и в то же время появляется явное стремление к упорядочению этой «языковой пестроты», 
т.е. к языковой нормализации. 
Одним из первых «нормализаторов» русского языка следует считать 
А.Д. Кантемира (1703–1768). Так, А.Д. Кантемир говорил о необходимости освободить русский язык от ненужных слов иноязычного происхождения, что звучит весьма актуально и в наши дни, а также от архаичных (устаревших) элементов письменности.
Поэт В.К. Тредиаковский пытался решить кардинально проблему 
того времени отказаться от церковно-книжных (устаревших) выражений и заложить основы литературного языка на базе народной речи. 
Однако только в произведениях М.В. Ломоносова закладываются серьезные научные основы нормированной литературной речи. М.В. Ломоносов разработал теорию о трех стилях (высоком, среднем и низком), 
ограничил использование старославянизмов, непонятных и усложняющих речь, особенно язык официальной и деловой литературы.
С XVIII в. отмечается тенденция, которая, можно сказать, действует 
и в наши дни: обогащение русского языка за счет западноевропейских 
языков — польского, французского, голландского, итальянского, немецкого и английского. Особенно это проявилось при формировании 
терминологии.
В XIX в. новый подход к языку был сформулирован А.С. Пушкиным: 
истинный вкус, изящество языка выявляются «не в безотчетном отвержении такого-то слова, такого-то оборота, а в чувстве соразмерности 
и сообразности». Именно в творчестве А.С. Пушкина завершается формирование русского литературного языка.
7

 
1.3. ЯЗЫКОВАЯ НОРМА
Литературный язык — форма исторического существования национального языка, принимаемая его носителями за образцовую. 
Это высшая форма национального русского языка и вместе с ним — 
неотделимое от него понятие «норма». 
Языковая норма — это принятые в общеязыковой практике 
на том или ином историческом этапе развития языка правила произношения, словообразования, словоупотребления и построения 
предложений, а также написания (орфографические правила). Языковая норма складывается исторически, определяется, с одной стороны, особенностями национального языка, с другой — развитием 
общества и его культурой.
Норма стабильна для определенного периода и в то же вре
 
мя динамична — изменчива во времени. Изменяется норма 
под влиянием внутренних факторов (развития самого языка) 
и внешних (меняющихся требований в развивающемся обществе). 
Колеблется и изменяется норма в результате взаимодействия 
разных стилей, взаимодействия литературного языка и диалектов, 
просторечия,  
взаимодействия нового и старого.
Эти колебания создают вариантные нормы. Массовая распространенность варианта, его регулярное употребление и взаимодействие с аналогичными образцами литературного языка постепенно 
превращают вариант в норму.
Нормы современного русского языка едины. 
 
1.4. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ СТИЛИ ЯЗЫКА
В зависимости от условий общения разграничиваются стили:
1) разговорный;
2) книжные.
Для разговорного стиля характерна неофициальная обстановка. Для книжных стилей — официальная.
В зависимости от целей речи книжные стили делятся на:
1) научный;
2) официально-деловой;
3) публицистический;
4) художественный.
Каждый функциональный стиль представляет собой сложную 
структуру, которая охватывает все языковые уровни:
1) орфоэпический;
2) лексико-фразеологический;
3) морфологический;
4) синтаксический.
8

Дополнительные сведения 
Стиль  (греч.)  — это разновидность языка, которая обслуживает 
какую-либо сторону общественной жизни. Он называется функциональным, так как выполняет в обществе в каждом конкретном случае 
определенную функцию.
Функциональные стили связаны с  языковой нормой. Различные 
функциональные стили обладают неодинаковыми стилевыми нормами. 
Изучением этой проблемы занимается стилистика. Термин «стилистика» происходит от греческого слова «stylos», стиль — так называли 
палочку, сделанную из дерева, кости или металла, острый конец которой использовался для нанесения текста на покрытую воском дощечку, а противоположный плоский конец применялся для стирания 
написанного. Позже стилем стали называть почерк, манеру письма, 
способы и приемы индивидуального использования языковых средств. 
Суть стилистики заключается в умении по-особому выражать свою 
мысль с помощью различных языковых средств, что позволяет отличать один стиль от другого.
Стиль — это исторически сложившаяся в определенное время в конкретном обществе разновидность литературного языка, которая представляет собой относительно замкнутую систему языковых средств, 
постоянно и осознанно использующихся в различных сферах жизни. 
Стиль проявляется в соотношении цели и задач создания текста (речи) 
с учетом адресата, области, ситуации, в которой этот текст (речь) будет 
использоваться, и выбора языковых средств в соответствии с нормативными правилами. 
По мнению В.В. Виноградова, каждый стиль языка является более 
или менее устойчивой системой на данном этапе развития литературного языка. Стили языка — категория историческая; они изменяются, 
развиваются, появляются и исчезают.
Современная система стилей в русском языке сложилась постепенно, 
в процессе формирования русского литературного языка.
1.5. ОСОБЕННОСТИ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ
Официально-деловой стиль — один из функциональных стилей 
литературного языка, обслуживающий сферу письменных официально-деловых отношений. Официально-деловой стиль отражают 
тексты, созданные в административной, правовой, канцелярской 
и дипломатической сферах деятельности общества. Задачи стиля — 
дать указания, предписания, распоряжения и др.
Характер деловых отношений обусловливает высокий уровень 
стандартизации и  унификации языковых средств. Особенности 
деловых текстов связаны с предъявляемыми к ним требованиями: 
точности, логичности, краткости. 
Официально-деловому стилю свойственны стилистическая 
однородность текста, тенденция к  использованию нейтральных 
9

элементов и штампов, использование специфической деловой лек 
-
сики, преобладание для называния действий отглагольных сущес 
-
твительных, причастий и деепричастий, большая частотность родительного падежа, тенденция к отказу от лично-указательных 
местоимений, усложненность конструкций, сложноподчиненные 
предложения с союзами со значением причины, цели, следствия, 
условия, пассивные конструкции и сложные предлоги.
Дополнительные сведения 
Официально-деловой стиль русского языка восходит к языку московских приказов XVI–XVII вв. Большое влияние на развитие деловой 
речи оказали петровские реформы, в связи с которыми в официальную 
речь вошли слова, заимствованные из разных европейских языков. Существенные изменения в лексике и стилистике официально-деловой 
речи произошли после событий октября 1917 г. и 1990 г. после распада 
СССР.
Н.С. Валгина в книге «Теория текста» отмечала, что официальноделовой стиль — наиболее замкнутая среди других стилей функциональная система, наиболее стабильная, традиционная и стандартизованная. Это не значит, что официально-деловому стилю чужда 
эволюция: он подвергается изменениям под влиянием социально-исторических сдвигов в обществе.
В настоящее время официально-деловой стиль стремится к достаточно отточенной форме изложения, регламентированности, стабильности и высокой информативности речевых средств.
Унификация разных видов деловых текстов оправдывается и экономически (проще для составителя), и психологически (легче воспринимается), и технически (облегчается машинная обработка). Унификация 
осуществляется на основании инструктивных материалов, ГОСТов.
Внутристилевыми чертами официально-делового стиля являются: однозначность, точность, лаконичность формулировок, что определяется 
назначением документов — информировать о бесспорных фактах.
Точность и четкость формулировок, нормализация и стандартизация средств выражения абсолютно необходимы в деловых документах, поскольку они рассчитаны на однозначность восприятия, 
не допускающего инотолкования. С одной стороны, стандартность 
и единообразие речевых средств обусловлены повторяемостью деловых ситуаций. Так рождаются речевые стереотипы, шаблоны. 
Без этого многие деловые документы теряют юридическую силу. 
С другой стороны, именно стереотипность речевых средств, типовое 
оформление бумаг являются почвой для появления штампов. Когда 
типичные для официальной речи обороты выходят за пределы деловых документов, они воспринимаются как канцеляризмы, придающие речи сухость, казенность.
10