Приемы проектирования объектов баз данных в системе управления базами данных Access

Московский государственный технический университет  
имени Н. Э. Баумана 
 
 
 
 
А.В. Брешенков, А.М. Губарь  
 
 
 
Приемы проектирования объектов баз данных  
в системе управления базами данных Access 
 
 
Учебное пособие 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1 

Б87 
УДК 681.5(075.8) 
ББК 32.973.26-018.2 
Б87 
 
Издание доступно в электронном виде на портале ebooks.bmstu.ru  
по адресу: http://ebooks.bmstu.ru/catalog/255/book1343.html 
 
Факультет «Информатика и системы управления» 
Кафедра «Компьютерные системы и сети» 
 
Рекомендовано Редакционно-издательским советом  
МГТУ им. Н.Э. Баумана в качестве учебного пособия 
 
 
Брешенков, А. В. 
Приемы проектирования объектов баз данных в системе 
управления базами данных Access : учебное пособие / А. В. Брешенков, А. М. Губарь. — Москва : Издательство МГТУ им. Н. Э. Баумана, 2015. — 88, [6] с. : ил. 
ISBN 978-5-7038-4297-3 
Рассмотрены отдельные приемы проектирования основных объектов 
баз данных с помощью системы управления базами данных Microsoft 
Access, которые недостаточно полно изложены в известной авторам литературе. Использован опыт, приобретенный при разработке реальных программных приложений. Содержание учебного пособия соответствует разделу курса лекций по дисциплине «Базы данных», который авторы читают 
в МГТУ им. Н. Э. Баумана. 
Для студентов 2-го и 3-го курсов МГТУ им. Н. Э. Баумана, обучающихся по направлению подготовки бакалавров в области информатики и 
вычислительной техники. 
 
УДК 681.5(075.8) 
ББК 32.973.26-018.2 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
© МГТУ им. Н. Э. Баумана, 2015 
© Оформление. Издательство 
ISBN 978-5-7038-4297-3  
 
    МГТУ им. Н. Э. Баумана, 2015 
 
 
2 

 
Предисловие 
В настоящем учебном пособии рассмотрены приемы проектирования основных объектов баз данных (БД) с использованием 
системы управления базами данных (СУБД) Microsoft Access версии 2002. Использование большей части описанных приемов возможно в предыдущих версиях Microsoft Access и обеспечено в последующих его версиях. СУБД Microsoft Access 2002 взята за 
основу рассмотрения в связи с тем, что в последних версиях нет 
принципиальных нововведений. Более того, в Microsoft Access 
2007 не реализованы некоторые возможности предыдущих версий 
(в частности, средства репликации), поэтому большинство предприятий, исходя из различных соображений, не спешит закупать 
последние версии отмеченной СУБД. 
Вопросы проектирования объектов баз данных рассмотрены в 
пособии в объеме, необходимом для описания приемов, тем более 
что проектированию объектов БД в Microsoft Access посвящено 
немало специальной литературы, например [1, 2]. 
Относительная компактность материала достигнута благодаря 
отсутствию подробного описания хорошо известных приемов работы, которые характерны для всех приложений Microsoft Office и 
известны большинству пользователей.  
Порядок описания приемов проектирования объектов БД (таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов) соответствует порядку 
использования этих средств при создании реальных БД. 
Учебное пособие содержит большое количество рисунков, иллюстрирующих разработанные авторами БД. Эти рисунки позволяют изучить большинство описанных приемов проектирования 
даже при отсутствии компьютера.  
В результате изучения материалов пособия студенты научатся: 
– воспринимать математические, естественно-научные, социально-экономические и профессиональные знания, самостоятельно 
приобретать и применять их при решении базовых профессиональных и социальных задач; 
3 

– анализировать требования к проекту и готовить договор и 
техническое задание на разработку автоматизированной информационной системы; 
– разрабатывать архитектуру системы с указанием технических 
и программных средств, ручных операций и связей между ними; 
– проектировать программные компоненты с учетом требований разрабатываемых интерфейсов и с использованием современных инструментальных средств; 
– реализовывать архитектурные решения и проводить оценку 
полученных решений и проектов компонентов на соответствие 
требованиям технического задания и стандартам; 
– формулировать новые задачи анализа и синтеза сложных 
проектных решений; 
– выявлять и конкретизировать поставленную задачу, принимать верные решения на основе имеющихся знаний, умений и 
навыков;  
– самостоятельно выбирать способ решения проблемы из альтернативных вариантов на основе выявления и устранения противоречий в системе. 
 
 
 
 
 
4 

 
1. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ 
1.1. Назначение ключевого поля 
В большинстве случаев разработчики БД для создания таблиц 
используют режим «Создание таблиц» в режиме конструктора. 
После выбора соответствующей позиции сформируется окно конструктора таблиц (рис. 1.1). 
 
 
 
 
Рис. 1.1. Окно конструктора таблиц 
 
В этом окне можно определить поля и их свойства, как, например, на рис. 1.2. 
5 

 
 
Рис. 1.2. Поля таблицы в режиме конструктора таблиц 
 
Как правило, каждая таблица должна включать ключевое поле. 
Часто для этого используют суррогатный ключ типа «счетчик». Но 
такого рода ключ обычно не несет информационной нагрузки и, к 
тому же, занимает память. Поэтому, если это возможно, рекомендуется назначать ключ на основе полей таблицы. Для назначения 
ключа нужно выбрать поле и щелкнуть по кнопке 
. Однако, 
выбрав в качестве ключевого поля поле «Фамилия», мы можем не 
обеспечить одно из главных требований к ключу — уникальность. 
Действительно, в организациях нередко работают однофамильцы. 
В данном случае в качестве ключа разумнее выбрать три поля — 
«Фамилия», «Имя», «Отчество».  
 
 
 
Рис. 1.3. Первичный ключ, сформированный из трех полей 
 
Использование нескольких полей в качестве первичного ключа 
допустимо во всех СУБД. Для назначения трех полей в качестве 
ключа необходимо, удерживая клавишу Shift, выделить с помощью мыши нужные поля, а затем щелкнуть по кнопке 
. В результате окно конструктора примет вид, показанный на рис. 1.3. 
6 

1.2. Условие на значение 
При проектировании таблиц в свойствах полей можно заложить семантическую (смысловую) проверку правильности ввода 
данных. Например, значение поля «Дата начала работы» должно 
быть меньше текущей даты. На рис. 1.4 в строке «Условие на значение» такое требование задано. В строке «Сообщение об ошибке» 
содержится сообщение, которое будет выведено на экран, если 
введенное значение поля не удовлетворяет выражению в строке 
«Условие на значение». 
 
 
 
Рис. 1.4. Условие на значение 
 
Обратите внимание на то, что имя поля взято в квадратные 
скобки. В квадратные скобки заключаются имена полей, имеющие 
пробел. Функция Date() возвращает текущую дату.  
7 

Выражение или текст, размещаемые в области ввода, в системе 
Access могут не умещаться в отведенной области. Для их просмотра и редактирования можно нажать клавиши Shift+F2. После этого 
область ввода существенно увеличится (рис. 1.5). 
 
 
 
Рис. 1.5. Область ввода 
 
 
 
Рис. 1.6. Реакция системы на ошибочную дату 
 
Посмотрим, как реагирует система на неправильное назначение даты начала работы. Для этого откроем таблицу в режиме ввода данных и введем неправильную дату. Реакция системы показана 
на рис. 1.6. 
8 

1.3. Подстановки 
Еще один способ исключения ошибок ввода при проектировании БД на этапе создания таблиц — это использование мастера 
подстановок. На рис. 1.7 приведен список типов полей, которые 
разработчик может назначить выбранному полю. 
Ранее для поля «Должность» 
был выбран тип «Текстовый». Это 
оправданно, когда число должностей не фиксировано, но если в 
организации определен список 
возможных должностей, имеет 
смысл предоставить пользователю БД возможность выбора из 
списка. 
Это 
облегчит 
работу 
пользователя и сведет к минимуму возможность ошибок ввода. 
После выбора мастера подстановок будет выполнен первый шаг 
работы мастера (рис. 1.8). 
 
 
Рис. 1.7. Список типов полей 
 
 
 
Рис. 1.8. Первый шаг работы мастера подстановок 
9 

Здесь возможен выбор способа получения значений для выбора — из существующей таблицы или из фиксированного набора значений. Предположим, что будет задействован список фиксированных значений. Тогда второй шаг работы мастера будет 
выглядеть следующим образом (рис. 1.9). 
 
 
 
Рис. 1.9. Второй шаг работы мастера подстановок 
 
В поля «Столбец1» введем возможные должности (рис. 1.10). 
 
 
 
Рис. 1.10. Список должностей 
 
На следующем шаге мастера будет предоставлена возможность 
ввода подписи для столбца подстановок (рис 1.11). 
После щелчка по кнопке «Готово» система вернется в режим 
конструктора таблицы (рис. 1.12). 
После щелчка по вкладке «Подстановка» на экране появится введенный ранее список подстановок. Его можно редактировать. Для 
этого удобно, как говорилось ранее, выделить область «Источник 
строк» и одновременно нажать клавиши Shift+F2 (рис. 1.13). 
10